Platforma Elektronicznych Faktur w zamówieniach publicznych od 18.4.2019 r.

Usługi są świadczone równolegle przez dwóch Brokerów PEF na podstawie umów zawartych z Ministerstwem Przedsiębiorczości i Technologii, przez Infinite IT Solutions Sp. z o.o. z Lublina, a także przez Konsorcjum PEFEXPERT (Softiq Sp. z o.o. z Gliwic, Edison S.A. z Krakowa, Euvic Sp. z o.o. z Gliwic oraz MedApp S.A. z Krakowa).

PEF jest platformą wpierającą proces obsługi zamówień publicznych w fazie po udzieleniu zamówienia i obsługuje 6 usług: zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, fakturę, fakturę korygującą i notę księgową. Proces można rozpocząć na dowolnym etapie (od etapu zamówienia do faktury korygującej). Nie jest obowiązkowe wystawienie żadnego dokumentu. Obowiązek dotyczy natomiast odbioru przez zamawiających dokumentu faktury ustrukturyzowanej. Został on ustanowiony bowiem przez ustawę z 9.11.2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. poz. 2191; dalej: ElFaktZamPubU) do postępowań wszczętych od 18.4.2019 r. o wartości przekraczającej 30 000 euro, a od 1.8.2019 r. także do zamówień publicznych z art. 4 pkt 8 ZamPublU, tj. o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro. W przypadku innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych – stosownie do art. 4 ust. 4 ElFaktZamPubU – zamawiający i wykonawca mogą je wysyłać i odbierać za pośrednictwem platformy, jeżeli druga strona wyrazi na to zgodę.

Ponadto z art. 12 ust. 2 ElFaktZamPubU wynika, że przepisów tej ustawy nie stosuje się do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy (tj. przed 18.4.2019 r. ) i umów zawartych w wyniku takich postępowań.

Na stronie internetowej https://efaktura.gov.pl/ zarówno zamawiający, jak i wykonawcy mogą znaleźć pomocne informacje odnośnie do funkcjonowania PEF, z których kluczowe przedstawiamy poniżej. Do rozpoczęcia korzystania z PEF niezbędne jest założenie konta. Korzystać z PEF możesz także przez podłączenie swojego systemu ERP za pomocą nowoczesnego API, jak również pobierając i instalując aplikację PEF na swoim komputerze. Posiadanie konta na Platformie PEF jest ustawowym obowiązkiem zamawiającego.

Jak się zarejestrować na PEF?

W procesie rejestracji, osoba rejestrująca musi podpisać oświadczenie, że jest upoważniona do utworzenia Konta Podmiotu danej organizacji. Do podpisania oświadczenia wykorzystywany jest Profil Zaufany (w przyszłości będą możliwe również inne metody uwierzytelniania). Dostęp do PEF jest możliwy także dla wielu użytkowników w ramach jednego Konta Podmiotu. Każdy użytkownik posiada swój indywidualny login i hasło w ramach tego Konta. System PEF umożliwia dla jednej organizacji tworzenie dodatkowych skrzynek (dedykowanych dla jednostek/wydziałów/komórek organizacyjnych). Ponadto każda jednostka organizacyjna może zarejestrować swoje Konto Podmiotu. W tym celu musi się posłużyć NIP-em do rozliczeń VAT jednostki nadrzędnej (np. Urzędu Miasta) oraz indywidualnym identyfikatorem (np. NIP lub GLN), który będzie wykorzystywany do automatycznego adresowania dokumentów na PEF. W przypadku chęci wykorzystania numeru GLN każda jednostka musi samodzielnie pozyskać taki numer.

Powiadomienie o dokumencie w PEF

Podkreślić należy, że w celu ułatwienia korzystania z PEF wysyła ona e-mail do użytkownika o pojawieniu się nowego dokumentu na jego koncie. Użytkownik ma możliwość włączenia lub wyłączenia opcji takich powiadomień. Niestety PEF nie wystawia urzędowych poświadczeń odbioru. Jeżeli na fakturze znajdą się błędy. np. nieprawidłowa kwota lub nieprawidłowe dane (np. adres odbiorcy), PEF umożliwia przesłanie faktury korygującej.

Wypełnianie i opisywanie faktur

Platforma przewiduje możliwość zaimportowania danych z pliku xml zgodnego ze specyfikacją PEF automatycznie przez API lub przez ręczne wpisanie bezpośrednio na PEF. Trzeba przy tym pamiętać, że PEF służy do wysyłania dokumentów elektronicznych „do bram urzędu”, a dalsze obiegi dokumentów muszą być realizowane w systemach tych urzędów. Platforma PEF automatycznie wiąże dokumenty na podstawie uzupełnionych przez użytkownika ich identyfikatorów (np. numer kontraktu lub numer dokumentu).

Wdrożenie systemu teleinformatycznego do kompleksowej obsługi postępowania przed sądami administracyjnymi

Z uzasadnienia do przygotowanych zmian wynika, że trwają prace nad systemem teleinformatycznym, który będzie wykorzystywany przez wszystkie sądy administracyjne w Polsce do obsługi tego postępowania. System ten umożliwi stronom i uczestnikom postępowania m.in. korzystanie z elektronicznej komunikacji z sądem w ich sprawach. Sądom zaś zapewni możliwość prowadzenia akt w postaci elektronicznej, a przede wszystkim pozwoli na optymalizację efektywności pracy sędziów i pracowników sądów administracyjnych. Istotną zmianą będzie także m.in. ujednolicenie systemu prawnego dotyczącego informatyzacji postępowania sądowego. Zmiany obejmą też np. formę, w jakiej dokumenty sądowe można utrwalać w przypadku akt sprawy prowadzonej w elektronicznej postaci.

Pisma w postępowaniu sądowym i orzeczenia będą mogły być doręczane w formie dokumentu elektronicznego zawierającego dane z systemu teleinformatycznego sądu, również notatki urzędowe, protokoły oraz wyroki i ich uzasadnienia (opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym) będą mogły być utrwalane w systemie teleinformatycznym sądu.

W projekcie ustawy wprowadzono przepis przejściowy (art. 5), zgodnie z którym do postępowań sądowoadministracyjnych, wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ustawy nowelizującej, będzie się stosować przepisy dotychczasowe, z tym że w postępowaniach tych strona może dokonać wyboru wnoszenia pisma strony za pośrednictwem systemu teleinformatycznego sądu obsługującego postępowanie sądowe oraz ich doręczania przez sąd za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Stypendia sportowe dla studentów – nowe rozporządzenie

W Dz.U. z 2019 r. pod poz. 637 opublikowano rozporządzenie MSWiA z 19.3.2019 r. w sprawie stypendiów ministra właściwego do spraw wewnętrznych przyznawanych studentom za znaczące osiągnięcia naukowe lub sportowe.

Stypendium na dany rok akademicki może być przyznane studentowi, który zaliczył rok studiów w poprzednim roku akademickim i jest wpisany w danym roku akademickim na kolejny rok studiów przewidziany w planie studiów albo został przyjęty na studia drugiego stopnia, a także uzyskał w okresie studiów znaczące osiągnięcia m.in. sportowe.

Wyróżniono następujące rodzaje znaczących osiągnięć sportowych:

1) zajęcie w klasyfikacji indywidualnej albo drużynowej we współzawodnictwie sportowym objętym programem igrzysk olimpijskich, igrzysk paraolimpijskich lub igrzysk głuchych, w których działają polskie związki sportowe, o których mowa w ustawie z 25.6.2010 r. o sporcie (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1263 ze zm.; dalej: SportU), co najmniej:

a) szesnastego miejsca w igrzyskach olimpijskich, igrzyskach paraolimpijskich lub igrzyskach głuchych,

b) ósmego miejsca w mistrzostwach świata,

c) szóstego miejsca w mistrzostwach Europy,

d) trzeciego miejsca w młodzieżowych mistrzostwach świata lub Europy,

e) pierwszego miejsca w mistrzostwach Polski rozgrywanych w kategorii seniora,

f) miejsc, o których mowa w lit. b-e, w zawodach organizowanych dla osób niepełnosprawnych;

2) zajęcie w rywalizacji indywidualnej albo drużynowej w sportach, w których działają polskie związki sportowe, o których mowa w SportU, co najmniej trzeciego miejsca w:

a) uniwersjadzie,

b) akademickich mistrzostwach świata,

c) akademickich mistrzostwach Europy,

d) Europejskich Igrzyskach Studentów.

MSWiA przyznaje w danym roku nie więcej niż 8 stypendiów. Stypendium przyznaje się w wysokości nieprzekraczającej 15 000 zł. Wypłata stypendium przez uczelnię następuje jednorazowo na rachunek bankowy wskazany przez studenta albo w innej uzgodnionej formie.

Postępowanie w sprawach dokonywania wpisów do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą – zmiany

Z dniem 2.4.2019 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Zdrowia z 29.3.2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych objętych wpisem do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą oraz szczegółowego trybu postępowania w sprawach dokonywania wpisów, zmian w rejestrze oraz wykreśleń z tego rejestru (Dz.U. poz. 605).

Rozporządzenie zawiera zbliżoną regulację do rozporządzenia Ministra Zdrowia z 29.9.2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych objętych wpisem do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą oraz szczegółowego trybu postępowania w sprawach dokonywania wpisów, zmian w rejestrze oraz wykreśleń z tego rejestru (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 325 ze zm.).

Zmiany dotyczą w szczególności sprecyzowania danych, jakie powinien zawierać wniosek o wpis fizjoterapeuty do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą oraz danych zawartych w księdze rejestrowej praktyki fizjoterapeutycznej.

Hipoteka na użytkowaniu wieczystym

Stan faktyczny

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (dalej: PFRON) udzielił w 1997 r. pożyczki na kwotę 1,3 mln zł spółce O. Pożyczka ta została zabezpieczona hipoteką na nieruchomości, którą spółka miała w użytkowaniu wieczystym. Hipotekę wpisano też do księgi wieczystej.

Obciążone tak prawo użytkowania wieczystego spółka sprzedała 3 lata później Lechowi S.

Spółka O. początkowo spłacała pożyczkę, ale pojawiły się problemy finansowe. W 2005 r. długi spółki przejęła osoba fizyczna – Urszula F. Jednak mimo przejęcia długu i zawarcia ugody pomiędzy PFRON i panią F. pożyczka nadal nie była terminowo spłacana. Ostatecznie PFRON skierował sprawę do sądu i uzyskał wyrok zasądzający od pani F. należności z tytułu niespłaconej pożyczki.

Gdy o całej sprawie dowiedział się aktualny użytkownik wieczysty nieruchomości po spółce O. – Lech S. natychmiast złożył w sądzie wieczystoksięgowym wniosek o wykreślenie hipoteki. Twierdził on, że wskutek przejęcia długu spółki O. przez Urszulę F. doszło do wygaśnięcia hipoteki. Zdaniem pana S., w chwili przejęcia długu posiadał on już status osoby trzeciej w stosunku tak do pani F. (która przejęła do spłaty dług spółki O.), jak do PFRON-u (z którym żadnych umów nie zawierał, ani nie był jego dłużnikiem), a ponadto nie wyraził zgody na dalsze trwanie zabezpieczenia. Zgodnie bowiem z art. 525 KC, jeżeli wierzytelność była zabezpieczona poręczeniem lub ograniczonym prawem rzeczowym ustanowionym przez osobę trzecią, poręczenie lub ograniczone prawo rzeczowe wygasa z chwilą przejęcia długu, chyba że poręczyciel lub osoba trzecia wyrazi zgodę na dalsze trwanie zabezpieczenia.

Jednak to nie Lech P. był osobą ustanawiającą zabezpieczenie hipoteczne. Nabył on jedynie obciążoną już wcześniej nieruchomość od spółki O., która była zarówno dłużnikiem osobistym (w związku z umową pożyczki), jak i hipotecznym dla PFRON-u.

Stanowisko sądu I i II instancji

Dlatego też sąd I instancji oddalił powództwo, natomiast rozpoznający apelację Sąd Okręgowy w P. postanowił zadać Sądowi Najwyższemu pytanie prawne: czy ograniczone prawo rzeczowe (hipoteka) ustanowione przez dłużnika, będącego użytkownikiem wieczystym nieruchomości, na zabezpieczenie wierzytelności wygasa w przypadku gdy dochodzi następnie do przejęcia długu, a w chwili tego przejęcia użytkownikiem wieczystym obciążonej nieruchomości jest już inna osoba, która nie wyraża zgody na dalsze trwania zabezpieczenia?

Stanowisko Sądu Najwyższego

Sąd Najwyższy w odpowiedzi wydał uchwałę, w której stwierdził, że hipoteka ustanowiona przez dłużnika na użytkowaniu wieczystym nie wygasa z chwilą przejęcia długu, gdy użytkowanie wieczyste zostało zbyte na rzecz osoby trzeciej.

Zasiedzenie gruntu przez gminę bez formalnego wywłaszczenia

Stan faktyczny

Około 1967 r. Zakład Doskonalenia Zawodowego (dalej: ZDZ) w Warszawie, nabył, znajdującą się w stołecznej dzielnicy Bródno, działkę od prywatnego właściciela. Na tej działce został zbudowany warsztat i inne pomieszczenia Zakładu.

Na początku lat 1970-tych rozpoczęto budowę osiedla Bródno. Ponieważ działka ZDZ znajdowała się na terenie przyszłego osiedla, miała zostać przeznaczona pod zabudowę. Ówczesna stołeczna rada narodowa wszczęła procedurę wywłaszczeniową, której jednak nie dokończono. Ostateczna decyzja o nacjonalizacji gruntu nigdy nie została wydana.

Mimo to działka została częściowo zajęta – warsztat rozebrano, w jednym miejscu posadowiono węzeł cieplny, pozostała część nieruchomości nie była zabudowana. Kilkanaście lat później miasto wydzierżawiło część gruntu pod pawilony handlowe. Nadal jednak sprawa własności działki nie została uregulowana.

Wreszcie około 2012 r. miasto zdecydowało się wystąpić na drogę sądową w celu uregulowania statusu nieruchomości i ostatecznego pozyskania prawa własności działki należącej do ZDZ.

Jednak gdy ZDZ dowiedział się o tym, błyskawicznie wszczął procedurę windykacyjną, żądając zwrotu całej nieruchomości. To postępowanie zawieszono, z uwagi na toczącą się sprawę o zasiedzenie, z wniosku miasta Warszawy.

Miasto jednak sprawę o zasiedzenie całkowicie przegrało – żaden sąd nie uwzględnił wniosku ani apelacji, a SN oddalił skargę kasacyjną.

Stanowisko Sądu Najwyższego

Sąd Najwyższy w całości podzielił opinię sądów niższych instancji, że miasto w gruncie rzeczy nie udowodniło tego, że wykonywało władztwo nad gruntem tak jak właściciel, czyli było przez wszystkie wskazane we wniosku lata (w praktyce od 1974 r. do co najmniej 2004 r.) posiadaczem samoistnym. Wręcz przeciwnie, SN wskazał, że w gruncie rzeczy postępowanie dotyczące wywłaszczenia prowadzone blisko 50 lat temu, nie miało na celu usunięcia z działki właściciela, czyli ZDZ. Zgodnie bowiem z ówcześnie obowiązującym art. 35 ustawy z 1958 r. o zasadach i trybie wywłaszczania nieruchomości, organy administracji państwowej, instytucje i przedsiębiorstwa państwowe mogły za zezwoleniem władz gminnych, miejskich lub dzielnicowych zakładać i przeprowadzać na nieruchomościach – zgodnie z zatwierdzoną lokalizacją szczegółową – ciągi drenażowe, przewody służące do przesyłania płynów, pary, gazów, elektryczności oraz urządzenia techniczne łączności i sygnalizacji, a także inne podziemne lub nadziemne urządzenia techniczne niezbędne do korzystania z tych przewodów i urządzeń. Osobom upoważnionym przez właściwy organ, instytucję lub przedsiębiorstwo państwowe przysługiwało prawo dostępu do tych przewodów i urządzeń w celu wykonywania czynności związanych z ich konserwacją. Zdaniem SN takie zajęcie działki w istocie nie miało na celu pozbawienia ZDZ własności, a jedynie ograniczenie korzystania z gruntu. To oznacza, że efektem podjętych przed kilkudziesięciu laty decyzji mogło być jedynie co najwyżej ustanowienie służebności na gruncie ZDZ.

Deklaracja na podatek leśny – projekt rozporządzenia

Projekt rozporządzenia określa wzór:

1. informacji o lasach (IL-1) – załącznik nr 1;
2. załącznika do informacji o lasach – dane o przedmiotach opodatkowania podlegających opodatkowaniu (ZIL-1) – załącznik nr 2;
3. załącznika do informacji o lasach – dane o przedmiotach opodatkowania zwolnionych z opodatkowania (ZIL-2) – załącznik nr 3;
4. załącznika do informacji o lasach – dane pozostałych podatników (ZIL-3) – załącznik nr 4;
5. deklaracji na podatek leśny (DL-1) – załącznik nr 5;
6. załącznika do deklaracji na podatek leśny – dane o przedmiotach opodatkowania podlegających opodatkowaniu (ZDL-1) – załącznik nr 6;
7. załącznika do deklaracji na podatek leśny – dane o przedmiotach opodatkowania zwolnionych z opodatkowania (ZDL-2) – załącznik nr 7.

Deklaracja na podatek od nieruchomości – projekt rozporządzenia

Projekt rozporządzenia określa wzór:

1. informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych (IN-1) – załącznik nr 1;
2. załącznika do informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych – dane o przedmiotach opodatkowania podlegających
3. opodatkowaniu (ZIN-1) – załącznik nr 2;
4. załącznika do informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych – dane o przedmiotach opodatkowania zwolnionych z opodatkowania (ZIN-2) – załącznik nr 3;
5. załącznika do informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych – dane pozostałych podatników (ZIN-3) – załącznik nr 4;
6. deklaracji na podatek od nieruchomości (DN-1) – załącznik nr 5;
7. załącznika do deklaracji na podatek od nieruchomości – dane o przedmiotach opodatkowania podlegających opodatkowaniu (ZDN-1) – załącznik nr 6;
8. załącznika do deklaracji na podatek od nieruchomości – dane o przedmiotach opodatkowania zwolnionych z opodatkowania (ZDN-2) – załącznik nr 7.

Deklaracja na podatek rolny – projekt rozporządzenia

Projekt rozporządzenia określa wzory:

1. informacji o gruntach (IR-1) – załącznik nr 1;
2. załącznika do informacji o gruntach – dane o przedmiotach opodatkowania podlegających opodatkowaniu (ZIR-1) – załącznik nr 2;
3. załącznika do informacji o gruntach – dane o przedmiotach opodatkowania zwolnionych z opodatkowania (ZIR-2) – załącznik nr 3;
4. załącznika do informacji o gruntach – dane pozostałych podatników (ZIR-3) – załącznik nr 4;
5. deklaracji na podatek rolny – załącznik nr 5;
6. załącznika do deklaracji na podatek rolny – dane o przedmiotach opodatkowania podlegających opodatkowaniu (ZDR-1) – załącznik nr 6;
7. załącznika do deklaracji na podatek rolny – dane o przedmiotach opodatkowania zwolnionych z opodatkowania (ZDR-2) – załącznik nr 7.

KIO. Ocena dopuszczalności złożenia oferty „elektronicznej” uprzednio opatrzonej własnoręcznym podpisem

Stan faktyczny

Zamawiający prowadzi przetarg nieograniczony na budowę magistralnej sieci ciepłowniczej. Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie art. 10a ust. 5 ZamPublU w związku z art. 66 i art. 60 KC oraz art. 14 ust. 1 ZamPublU przez ich błędną wykładnię polegającą na uznaniu, że możliwe jest wyrażenie przez wykonawcę oświadczenia woli w postaci oferty w rozumieniu art. 10a ust. 5 ZamPublU (sporządzenie oferty), zanim oświadczenie wykonawcy uzyska postać elektroniczną i zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w konsekwencji niewłaściwe zastosowanie powołanych powyżej przepisów polegające na uznaniu, że odwołujący sporządził ofertę już w momencie jej podpisania własnoręcznym podpisem przez osoby uprawnione do reprezentacji odwołującego i w ten sposób ta oferta uzyskała „byt prawny”.

W przedmiotowym postępowaniu wzór formularza ofertowego stanowił załącznik Nr 1 do SIWZ, został udostępniony w formacie edytowalnym (doc.), a na jego ostatniej stronie znajdowało się miejsce na pieczątkę i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawcy. Odwołujący złożył ofertę w postępowaniu za pośrednictwem systemu ePUAP. Oferta dotarła do zamawiającego w postaci elektronicznej w formacie pdf oraz została opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez odpowiednio umocowaną osobę. Ten plik powstał przez zeskanowanie do formatu pdf wypełnionego formularza oferty, który przed wykonaniem skanu został parafowany, ostemplowany oraz podpisany własnoręcznie przez osobę, która później opatrzyła przygotowany skan kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Stanowisko odwołującego

Odwołujący wskazał, że przepisy ZamPublU nie zawierają definicji oferty. Przyjmuje się zatem, że na mocy art. 14 ust. 1 ZamPublU pojęcie oferty określa art. 66 KC, zgodnie z którym jest to oświadczenie woli zawarcia umowy zawierające istotne postanowienia tej umowy. Z tej przyczyny wyrażenie woli zawarcia umowy należy rozpatrywać w pierwszej kolejności przez pryzmat art. 60 KC. Zgodnie z tym przepisem, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). Gdy zaś obowiązują zastrzeżone wyjątki, wola osoby nie może zostać ujawniona przez każde zachowanie, lecz dopiero z chwilą spełnienia wszystkich przesłanek przepisu konstytuującego wyjątek. Powszechnie uznaje się, że art. 60 KC wyraża zasadę swobody formy oświadczenia woli (por. np. wyrok SN z 22.2.2017 r., IV CSK 179/16). Z tej przyczyny wszelkie przepisy o formie traktowane są jako wyjątek od zasady swobody formy. Regulacja zawarta w art. 10a ust. 5 ZamPublU jest więc niczym innym jak wyjątkiem, o którym mowa w 60 KC. Dlatego oferta w rozumieniu art. 10a ust. 5 ZamPublU, jako oświadczenie woli, może zostać po raz pierwszy ujawniona w rozumieniu art. 60 KC (tj. sporządzona w rozumieniu art. 10a ust. 5 ZamPublU) dopiero wtedy, gdy spełnione zostaną wszystkie przesłanki z art. 10a ust. 5 ZamPublU. Wszystkie wcześniejsze zachowania osoby lub osób chcących ujawnić wolę zawarcia umowy, które poprzedzają opatrzenie jej postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, są zachowaniami prawnie nieistotnymi, którym ustawa nie przyznaje żadnej wagi prawnej. Potwierdza to dodatkowo art. 10a ust. 5 ZamPublU, który wyraźnie stwierdza, że oferta bez postaci elektronicznej i bez podpisu kwalifikowanego jest nieważna.

W opinii odwołującego, zachowanie polegające na przygotowaniu i wydrukowaniu przyszłego tekstu oferty w postaci papierowej oraz opatrzenie takiej postaci papierowej własnoręcznym podpisem w rozumieniu art. 78 KC jest zachowaniem, które zgodnie z art. 60 KC nie ujawnia (jeszcze) w sposób dostateczny odpowiedniej woli osoby zamierzającej złożyć ofertę, skoro do jej ujawnienia art. 10a ust. 5 ZamPubU wymaga nadania oświadczeniu postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Na osi czasu zachowanie osoby własnoręcznie podpisującej wydrukowany tekst przyszłej oferty jest w tej fazie „niczym” w rozumieniu prawnym. Na tym etapie wola wywołania skutku prawnego jeszcze nie jest ujawniona w rozumieniu art. 60 KC, a tym samym oferta jeszcze nie istnieje w jakiejkolwiek postaci. Nie można więc twierdzić, że na tym etapie istnieje jakaś „pierwotna postać oferty”, o której mowa w informacji zamawiającego o odrzuceniu oferty. Pierwotnie oferta powstaje bowiem dopiero z chwilą zakończenia czynności polegającej na opatrzeniu kwalifikowanym podpisem elektronicznym postaci elektronicznej oświadczenia woli, gdyż ta czynność jest ostatnią konieczną czynnością, którą należy wykonać, aby oświadczenie woli ujawnić (wyrazić, sporządzić).

Zdaniem odwołującego zamawiający słusznie zauważa, że „ustawodawca nie przewidział formy scalania tych dwóch, odrębnych form w kolejny byt prawny”. Ustawodawca takiego scalania nie przewidział, ponieważ o żadnym „scalaniu” nie może być mowy z przyczyn czysto logicznych. Scalić można bowiem jedynie byty istniejące, a skoro oferta przed opatrzeniem jej postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym jeszcze nie istnieje w rozumieniu prawnym, nie można jej z niczym scalać. Nie jest więc poprawne wyciąganie wniosku z art. 78 oraz 78¹ KC, że niedopuszczalne jest nadawanie postaci elektronicznej podpisanym wydrukom papierowym, ponieważ ustawa wręcz wymaga, aby na ostatnim etapie wyrażania woli, wola ta uzyskała postać elektroniczną i dodatkowo została opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wcześniej bowiem ustawodawca nie uznaje woli za ujawnioną w rozumieniu art. 60 KC, a tym samym oferta nie jest jeszcze wyrażona (sporządzona w rozumieniu art. 10a ust. 5 ZamPublU).

Przenosząc powyższe rozważania na grunt niniejszej sprawy, odwołujący stwierdził, iż formularz oferty w postaci papierowego wydruku, własnoręcznie podpisany w jego imieniu, nigdy nie został w niniejszej sprawie złożony w rozumieniu art. 61 § 1 KC. W takiej formie odwołujący nie wprowadził go do obrotu w tym celu, aby w tej postaci doszedł do zamawiającego w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z jego treścią. Papierowy wydruk opatrzony własnoręcznym podpisem osób reprezentujących odwołującego nie został złożony w rozumieniu art. 61 § 1 KC ani tym bardziej nie został wprowadzony do środka komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 61 § 2 KC, co jest zdaniem odwołującego technicznie w ogóle niemożliwe. Powyższa forma oświadczenia woli nigdy więc nie doszła do zamawiającego w rozumieniu art. 61 § 1 KC, a tym samym nie może być przedmiotem jego rozważań i faktem uzasadniającym odrzucenie oferty.

Stanowisko KIO

Izba uznała, że w przedmiotowej sprawie odwołujący sporządził ofertę zgodnie z art. 10a ust. 5 ZamPublU. Nie ma przy tym znaczenia wcześniejsze wydrukowanie, przygotowanego na potrzeby postępowania, formularza ofertowego i podpisanie go przez upoważnioną osobę przez złożenie przez nią podpisu własnoręcznego. Jak wskazano powyżej, brak zachowania formy przewidzianej w art. 10a ust. 5 ZamPublU sankcjonowany jest nieważnością czynności wykonawcy, tym samym oferta będąca przecież oświadczeniem woli w rozumieniu art. 60 KC, sporządzona w postaci papierowej, jest nieważna. W związku z tym nie może ona wywoływać żadnych skutków prawnych, w tym także być uznana za oryginał oferty. Oryginał oferty został sporządzony dopiero po spełnieniu wymogów określonych w art. 10a ust. 5 ZamPublU, tj. po nadaniu ofercie postaci elektronicznej i opatrzeniu jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W ocenie KIO, zaprezentowana powyżej wykładnia art. 10a ust. 5 ZamPublU tworzy funkcjonalną i logiczną całość z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 27.6.2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1320 ze zm.). To rozporządzenie odnosi się do oświadczeń wskazanych w art. 10a ust. 5 ZamPublU, w tym do oferty wyłącznie w § 3, który dotyczy wymagań przekazywania tych oświadczeń za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Wskazany przez zamawiającego § 5 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia, w którym jest mowa o elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia nie odnosi się do oferty. Takie rozumienie tych przepisów wynika z tego, że sama ZamPublU w swojej treści wszędzie, gdzie odwołuje się do oferty, używa właśnie tego określenia i nie stosuje go zamiennie z określeniem oświadczenie. Dodatkowo wskazano, że oferta nie może stanowić dokumentu lub oświadczenia w rozumieniu art. 25 ust. 1 ZamPublU, ponieważ pogląd przeciwny kłóciłby się z całą logiką stosowania ZamPublU, która przejawia się choćby w art. 26 ust. 1 ZamPublU. W art. 26 ust. 1 ZamPublU wyraźnie rozdzielono ofertę od dokumentów lub oświadczeń w rozumieniu art. 25 ust. 1 ZamPublU składanych na żądanie zamawiającego przez wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, po złożeniu oferty lub w art. 26 ust. 3 ZamPublU, który w przypadku utożsamienia oferty z ww. dokumentami i oświadczeniami dawałby możliwość jej uzupełnienia, co rażąco kłóciłoby się z przepisami ZamPubU dotyczącymi chociażby braku możliwości negocjowania treści oferty.

Abstrahując od podanych powyżej argumentów, KIO wskazała, że w jej ocenie niedopuszczalna jest ekstensywna wykładnia jednoznacznych przepisów ww. rozporządzenia w stosunku do przepisu ZamPublU (w tym wypadku art. 10a ust. 5 ZamPublU), gdyż przepis ustawy jako nadrzędny w stosunku do przepisu rozporządzenia, nie może być interpretowany rozszerzająco przez nadanie mu znaczenia niewynikającego z ustawy przez przepis rozporządzenia.

Jak rozumieć postać elektroniczną oferty

Odnosząc się do kwestii dotyczącej postaci elektronicznej podkreślono, że pomimo tego, iż art. 10a ust. 5 ZamPublU stanowi przepis szczególny w stosunku do art. 78¹ § 1 KC, to oba te przepisy używają tego samego określenia, tzn. postać elektroniczna, i nie różnicują wymagań co do jego rozumienia w kontekście sporządzenia oferty (oświadczenia woli). Wobec faktu, że ustawodawca nie wprowadził żadnych ograniczeń odnośnie sposobu sporządzenia dokumentu w postaci elektronicznej, w tym pliku w formacie .pdf, a w szczególności nie wykluczył sporządzenia takiego pliku przez zeskanowanie do niego wydrukowanego dokumentu, KIO, przyjmując stanowisko odwołującego za własne, stwierdziła, że odmówienie ofercie odwołującego przymiotu dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej nie znajduje podstawy prawnej i stanowi naruszenie art. 10a ust. 5 ZamPublU.

Ponadto KIO wskazała, że wzór formularza ofertowego został co prawda udostępniony przez zamawiającego w formacie edytowalnym (doc.), niemniej na jego ostatniej stronie znajdowało się wykropkowane miejsce z adnotacją Pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy . Taka konstrukcja formularza mogła skłonić niektórych wykonawców, którzy przygotowując oferty w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego są w dość szczególny sposób wyczuleni na stosowany przez niektórych zamawiających przesadny formalizm przy badaniu i ocenie ofert, do sporządzenia oferty w sposób dokonany przez odwołującego. Niemniej sposób procedowania odwołującego przy sporządzaniu oferty w przedmiotowym postępowaniu z przyczyn opisanych powyżej nie dawał zamawiającemu podstaw do odrzucenia oferty odwołującego na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 ZamPublU i stanowił co najwyżej pewne wypaczenie idei elektronizacji, która docelowo powinna zakładać przyspieszenie i uproszczenie komunikacji pomiędzy zamawiającym, a wykonawcami przez całkowite „wyeliminowanie papieru” z postępowania przetargowego. Proces elektronizacji zamówień publicznych nie jest celem samym sobie, a ma jedynie docelowo właśnie tę komunikację usprawnić w sposób, który nie narusza przepisów ZamPublU, a szczególnie zasad określonych w jej art. 7. Tym samym KIO uznała, że odwołanie należy uwzględnić i w związku ze stwierdzonymi naruszeniami art. 10a ust. 5, art. 89 ust. 1 pkt 1 i art. 7 ust. 1 ZamPublU nakazała zamawiającemu unieważnienie czynności odrzucenia oferty odwołującego oraz dokonanie ponownej oceny ofert w postępowaniu z uwzględnieniem oferty odwołującego.

Linia orzecznicza

W zakresie objętym omówionym wyrokiem KIO, tj. oceny dopuszczalności złożenia skanu oferty, mamy do czynienia z początkiem kształtowania się linii orzeczniczej, niestety niejednolitej, co wskazuje na konieczność indywidualnego podejścia do tego zagadnienia. Niemniej jednak można już przywołać następujące wnioski natury ogólnej: