Obowiązek przekazania kontrahentowi ksiąg rachunkowych

Zgodnie z art. 13 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1) dziennik,

2) księgę główną,

3) księgi pomocnicze,

4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Plik JPK KR odpowiadać ma zawartości ksiąg rachunkowych. Węzeł JPK PD jest plikiem wypełnianym ręcznie (choć można ten proces zautomatyzować) i nie wchodzi bezpośrednio w zakres ksiąg rachunkowych. Jego obowiązek przekazywania do Krajowej Administracji Skarbowej wynika z przepisów o podatku dochodowym. Jego ustalenie powinno być możliwe na podstawie bazy, tj. ksiąg rachunkowych.

W praktyce warto uregulować w treści umowy kwestię, która dotyczy zakresu danych przekazywanych kontrahentowi.

Brak kosztów przejazdu w delegacji służbowej przy przemieszczaniu się pieszo

Podróż służbowa polega na wykonywaniu – na polecenie pracodawcy – zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub siedziba pracodawcy (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). Pojęcie to stanowi wyznacznik kwalifikowania wyjazdów jako podróży służbowych oraz odróżnienia ich od sytuacji, które nie mogą być za takie uznane. Prawidłowa kwalifikacja wyjazdu decyduje o przysługujących pracownikowi świadczeniach oraz o stosowaniu wobec nich zwolnień podatkowo-ubezpieczeniowych.

Jak podkreślił SN w wyroku z 22.2.2008 r. (I PK 208/07, Legalis), podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana:

1) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,

2) na polecenie pracodawcy,

3) w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.

Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie.

Przepisy nie przewidują żadnej minimalnej odległości dla uznania danej sytuacji za podróż służbową. Jeżeli jednostka będąca celem podróży jest położona poza miejscem pracy pracownika (przy punktowo określonym miejscu pracy – poza miejscowością, w której znajduje się to miejsce), wyjazd ten musi być kwalifikowany jako podróż służbowa. Bez znaczenia jest niewielka odległość. Istotny jest fakt realizacji – na polecenie pracodawcy – zadania służbowego poza miejscowością pracy. Jako miejscowość rozpoczęcia podróży mogła zostać wskazana miejscowość zamieszkania pracownika.

Pracownikowi przysługuje zwrot faktycznie poniesionych kosztów przejazdów w podróży, odbywanych środkiem transportu określonym przez pracodawcę. Przy wskazanej odległości nie można w praktyce mówić o wykorzystaniu środka transportu – pracownik nie poniósł żadnych wydatków, a zatem zwrot kosztów nie przysługuje.

Pracownik nie ma również prawa do ryczałtu na jazdy miejscowe, gdyż nie przysługuje on w przypadku nieponoszenia kosztów takich przejazdów.

Jeżeli pobyt w miejscu docelowym trwał co najmniej 8 godzin, pracownikowi przysługuje 1/2 diety.

Skutki wykreślenia z rejestru podatników VAT czynnych

Zgodnie z art. 96 ust. 9a pkt 3 VATU: „Wykreśleniu z urzędu z rejestru jako podatnik VAT podlega także podatnik, który składał przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1, 2 lub 3, w których nie wykazał sprzedaży, nabycia towarów lub usług ani importu towarów z kwotami podatku do odliczenia”.

Wykreślenie z rejestru podatników VAT czynnych nie oznacza utraty statusu podatnika w rozumieniu art. 15 VATU, lecz jedynie utratę formalnego statusu podatnika VAT czynnego, który wiąże się z określonymi obowiązkami ewidencyjnymi i sprawozdawczymi. Podatnik, który nadal wykonuje działalność gospodarczą, pozostaje podatnikiem VAT, jednak w sytuacji, gdy wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od VAT, funkcjonuje poza reżimem obowiązkowej rejestracji na potrzeby VAT.

Podatnik wykreślony z rejestru podatników VAT czynnych, który dokonuje wyłącznie dostaw nieruchomości objętych zwolnieniem od VAT, nie ma obowiązku ponownej rejestracji dla potrzeb VAT wyłącznie z tego powodu. Brak jest również obowiązku składania plików JPK V7, gdyż obowiązek ten dotyczy wyłącznie podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni. Tym samym sprzedaż zwolniona od VAT nie podlega raportowaniu w strukturze JPK w sytuacji braku rejestracji na potrzeby VAT.

Termin wejścia w życie regulaminu pracy lub wynagradzania

Regulamin wynagradzania i regulamin pracy (jak również zmiany tych regulaminów) wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Termin wejścia w życie zmian może być późniejszy (np. od początku nadchodzącego roku, od początku kwartału). Nie ma jednak możliwości skrócenia tego terminu, zmiany regulaminu (bądź nowy regulamin) nie może zacząć obowiązywać wcześniej. Nie ma przy tym znaczenia ewentualna zgoda pracowników, ich przedstawicieli lub związku zawodowego na takie wcześniejsze wprowadzenie regulaminu.

Obowiązek dostarczenia dokumentacji stażu pracy przy ustalaniu prawa do emerytury

Jednym z podstawowych założeń systemu ubezpieczeń społecznych jest ewidencjonowanie przebiegu ubezpieczenia na indywidualnych kontach ubezpieczonych. System ten umożliwia ustalanie prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości na podstawie danych zgromadzonych na tych kontach. Należy jednak zaznaczyć, że takie dane są gromadzone dopiero od 1.1.1999 r.

Na indywidualnym koncie ubezpieczonego – począwszy od 1.1.1999 r. – zapisywane są m.in. informacje o wysokości składek na ubezpieczenie emerytalne, które mają wpływ na wysokość przyszłej emerytury. Natomiast dla okresów sprzed 1.1.1999 r. brak jest pełnych danych o wysokości składek, ponieważ wcześniejszy system ubezpieczeń społecznych nie przewidywał prowadzenia indywidualnych kont ubezpieczonych.

Przed 1.1.1999 r. informacje dotyczące przebiegu ubezpieczenia oraz wysokości wynagrodzenia, od którego opłacane były składki, były gromadzone w ZUS jedynie w odniesieniu do niektórych ubezpieczonych, głównie osób prowadzących działalność gospodarczą oraz pracowników zatrudnionych u tzw. małych płatników składek, rozliczających się na podstawie deklaracji imiennych.

W związku z powyższym osoba ubiegająca się o świadczenie musi udokumentować wymagane okresy ubezpieczenia oraz wysokość osiąganych zarobków. Ustawodawca nałożył w tym zakresie określone obowiązki również na płatników składek, u których znajdują się niezbędne dane dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia pracowników.

W sprawach, w których do ustalenia wysokości emerytury konieczne jest przedłożenie dokumentacji, pracodawca ma obowiązek wystawienia odpowiednich dokumentów, takich jak świadectwo pracy czy zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Pracodawca powinien prowadzić rzetelną dokumentację pracowniczą, stanowiącą podstawę do sporządzania takich zaświadczeń. Z dokumentacji tej powinny wynikać m.in.:

1) okres i wymiar czasu pracy pracownika,

2) charakter wykonywanej pracy (w tym ewentualna praca w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze),

3) okresy urlopów bezpłatnych i wychowawczych,

4) okresy pobierania świadczeń z ubezpieczenia społecznego lub wynagrodzenia za czas choroby,

5) wysokość wynagrodzenia oraz innych świadczeń uwzględnianych w podstawie wymiaru emerytury.

Informacje te powinny znajdować się w dokumentacji pracowniczej, w szczególności w aktach osobowych.

Potwierdzenie okresów zatrudnienia, ubezpieczenia oraz innych okresów ma istotne znaczenie dla nabycia prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ustalenia ich wysokości. Jeżeli pracodawca już nie istnieje, dokumentacja może znajdować się w archiwach przechowujących akta zlikwidowanych zakładów pracy. W takiej sytuacji to osoba zainteresowana jest zobowiązana do uzyskania tych dokumentów i przedłożenia ich w ZUS.

Organ rentowy nie ma obowiązku poszukiwania dokumentów w imieniu wnioskodawcy – jego rolą jest rozpatrywanie wniosków oraz prowadzenie postępowań wyjaśniających na podstawie przedstawionych dowodów.

Otrzymanie dofinansowania na wydatki uprzednio odliczone w ramach ulgi termomodernizacyjnej

Zgodnie z art. 26h ust. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatnik, który po roku, w którym dokonał odliczeń, otrzymał zwrot odliczonych wydatków na realizację przedsięwzięcia termomodernizacyjnego, jest obowiązany doliczyć odpowiednio kwoty poprzednio odliczone do dochodu za rok podatkowy, w którym otrzymał ten zwrot. Na podstawie art. 11 ust. 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne przepis ten stosuje się odpowiednio do podatników opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Oznacza to, że kwotę wydatków uprzednio odliczonych w ramach ulgi termomodernizacyjnej w 2024 r., a następnie w kolejnym roku zwróconych w związku z otrzymaniem dotacji z programu „Mój Prąd”, podatnik powinien doliczyć do dochodu w zeznaniu PIT-37 składanym za 2025 r., jeżeli za ten rok również jest zobowiązany do jego złożenia. Natomiast w sytuacji, gdy w 2025 r. podatnik rozlicza się jedynie z działalności na ryczałcie, to obowiązany jest doliczyć uprzednio odliczoną kwotę wydatków do przychodu i wykazać ją w zeznaniu PIT-28 (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 26.3.2026 r., 0112-KDIL2-1.4011.217.2026.1.JK).

Wynajem domeny internetowej na rzecz zagranicznego kontrahenta a VAT

Przede wszystkim podkreślenia wymaga fakt, że podatnikiem VAT może być osoba, która nie prowadzi zarejestrowanej w CEIDG działalności gospodarczej, bowiem pojęcie działalności gospodarczej na gruncie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) jest inne, niż na gruncie przepisów ustawy prawo przedsiębiorców.

Zgodnie z art. 113 ust. 1 VATU zwalnia się od VAT sprzedaż dokonywaną przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, u którego wartość sprzedaży, z wyłączeniem kwoty VAT, nie przekroczyła w poprzednim ani w bieżącym roku podatkowym kwoty 240 000 zł. Przez sprzedaż rozumie się przy tym odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Analizując powyższe należy zatem zauważyć, że do limitu sprzedaży uprawniającej podatnika do zwolnienia od VAT nie wlicza się wartości usług świadczonych na rzecz kontrahentów poza terytorium kraju, czyli np. na rzecz kontrahentów z UE. Usługi takie również – co do zasady – nie są opodatkowane w Polsce. Mimo to podatnicy, którzy świadczą usługi na rzecz kontrahentów z UE, mają obowiązek rejestracji na potrzeby VAT UE przed dokonaniem pierwszej czynności (wykonaniem pierwszej usługi).

Usługi, dla których miejscem świadczenia jest terytorium innego państwa członkowskiego UE, świadczone na rzecz podatników zidentyfikowanych dla potrzeb podatku od wartości dodanej na terytorium innego państwa członkowskiego, wykazywane są zarówno w JPK VAT (poz. 11–12), jak i w informacji podsumowującej VAT UE.

Powoływanie, uprawnienia i odwoływanie społecznego inspektora pracy

Powołanie oraz cel działania SIP

Społeczna inspekcja pracy (SIP) jest służbą społeczną pełnioną przez pracowników, mającą na celu zapewnienie przez zakład pracy bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz ochronę uprawnień pracowniczych.

Społeczna inspekcja pracy reprezentuje interesy wszystkich pracowników w zakładach pracy i jest kierowana przez zakładowe organizacje związkowe.

Uprawnienia SIP

Społeczni inspektorzy pracy mają prawo:

1) kontrolować stan budynków, maszyn, urządzeń technicznych i sanitarnych oraz procesy technologiczne z punktu widzenia bezpieczeństwa i higieny pracy;

2) kontrolować przestrzeganie przepisów prawa pracy, w tym postanowień układów zbiorowych i regulaminów pracy, w szczególności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, młodocianych i osób niepełnosprawnych, urlopów i czasu pracy, świadczeń z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych;

3) uczestniczyć w kontroli przestrzegania w zakładzie pracy przepisów dotyczących ochrony środowiska naturalnego;

4) brać udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, zgodnie z przepisami prawa pracy;

5) brać udział w analizowaniu przyczyn powstawania wypadków przy pracy, zachorowań na choroby zawodowe i inne schorzenia wywołane warunkami środowiska pracy oraz kontrolować stosowanie przez zakłady pracy właściwych środków zapobiegawczych;

6) uczestniczyć w przeprowadzaniu społecznych przeglądów warunków pracy;

7) opiniować projekty planów poprawy warunków bezpieczeństwa i higieny pracy i planów rehabilitacji zawodowej oraz kontrolować realizację tych planów;

8) podejmować działania na rzecz aktywnego udziału pracowników zakładów pracy w kształtowaniu właściwych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy oraz oddziaływać na przestrzeganie przez pracowników przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;

9) wykonywać inne zadania określone w ustawie o społecznej inspekcji pracy i w przepisach szczególnych.

Wykonując swoje zadania, społeczny inspektor pracy ma prawo:

1) wstępu w każdym czasie do pomieszczeń i urządzeń zakładu pracy;

2) żądać od kierownika zakładu pracy oraz oddziału (wydziału) i od pracowników informacji oraz okazania dokumentów w sprawach wchodzących w zakres jego działania.

W ustawie opisano także działania, jakie może podejmować SIP w sytuacji stwierdzenia naruszenia przepisów BHP.

Odwołanie SIP

Społeczny inspektor pracy w razie niewywiązywania się ze swoich obowiązków może być (na zasadach określonych dla trybu powołania) odwołany przed upływem okresu 4 lat.

Takie odwołanie następuje na wniosek:

1) zakładowych organizacji związkowych;

2) co najmniej jednej piątej pracowników.

Zakład pracy nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę z pracownikiem pełniącym funkcję społecznego inspektora pracy w czasie trwania mandatu oraz w okresie roku po jego wygaśnięciu, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia. W takim wypadku rozwiązanie umowy o pracę może nastąpić po uprzednim uzyskaniu zgody statutowo właściwego organu zakładowej organizacji związkowej.

Zakład pracy nie może wypowiedzieć pracownikowi pełniącemu funkcję społecznego inspektora pracy warunków pracy i płacy na jego niekorzyść w okresie jego kadencji oraz rok po jej zakończeniu, chyba że wypowiedzenie stało się konieczne z przyczyn, o których mowa w art. 43 Kodeksu pracy.

Dodatkowe informacje

Zakład pracy jest zobowiązany założyć zakładową księgę zaleceń i uwag przeznaczoną do zapisów społecznego inspektora pracy. Taką księgę przechowuje się w miejscu ustalonym przez kierownika zakładu pracy oraz udostępnia do wglądu zakładowym organizacjom związkowym, organom samorządu załogi, organom Państwowej Inspekcji Pracy oraz innym organom nadzoru i kontroli warunków pracy. Zapis poczyniony przez SIP w tej księdze ma moc dokumentu urzędowego w postępowaniu przed organami państwowymi.

Zakład pracy jest obowiązany zapewnić społecznym inspektorom pracy odpowiednie warunki realizacji ich zadań. Także po stronie zakładu pracy są koszty związane z działalnością społecznej inspekcji pracy.

Warto pamiętać, że społeczny inspektor pracy ma prawo uczestniczyć w kontrolach przeprowadzanych w zakładzie przez inspektora pracy Państwowej Inspekcji Pracy oraz w podsumowaniu kontroli.

I na koniec, odpowiedzialność wykroczeniowa. Kto działając w imieniu zakładu pracy narusza przepisy ustawy o społecznej inspekcji pracy, a w szczególności uniemożliwia działalność społecznego inspektora pracy, podlega karze grzywny do 2500 zł. Tej samej karze podlega, kto nie wykonuje zalecenia zakładowego społecznego inspektora pracy.

Obowiązki administratora danych osobowych wynikające z RODO w związku z Krajowym Systemem e-Faktur

Wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rodzi nowe pytania w zakresie obowiązków wynikających z RODO.

Należy przede wszystkim rozróżnić status dwóch administratorów danych w kontekście KSeF. Zgodnie z art. 106nd ustawy o VAT, administratorem danych zawartych w Krajowym Systemie e-Faktur jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Powyższy przepis nie zwalnia jednak przedsiębiorcy (wystawcy faktury) z jego własnych obowiązków jako administratora danych osobowych swoich kontrahentów. Przedsiębiorca, decydując o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych (takich jak imię, nazwisko, adres, NIP osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), które umieszcza na fakturze, jest administratorem tych danych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO. Przesłanie faktury do KSeF jest jedną z operacji przetwarzania tych danych, realizującą obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych.

W związku z tym na przedsiębiorcy ciąży obowiązek informacyjny określony w art. 13 lub art. 14 RODO. Zgodnie z tymi przepisami, administrator musi poinformować osobę, której dane dotyczą, między innymi o swojej tożsamości, celach przetwarzania danych, podstawie prawnej, odbiorcach danych oraz o prawach przysługujących tej osobie (prawo dostępu, sprostowania, usunięcia danych itp.).

Kluczowym problemem jest techniczny aspekt realizacji tego obowiązku. Struktura faktury ustrukturyzowanej, zdefiniowana w schemacie logicznym FA VAT udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, nie przewiduje dedykowanego pola, w którym można byłoby zamieścić rozbudowaną klauzulę informacyjną RODO. Wszelkie pola w fakturze mają swoje z góry określone przeznaczenie i format, a dodawanie w nich treści informacyjnych mogłoby prowadzić do niezgodności pliku ze wzorcem i odrzucenia faktury przez system. Wobec braku możliwości technicznych umieszczenia obowiązku informacyjnego bezpośrednio w systemie KSeF, administrator (przedsiębiorca) powinien go zrealizować w inny, skuteczny sposób, poza systemem. RODO wymaga, aby informacja została przekazana osobie, której dane dotyczą, w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie. Najwłaściwszym momentem na spełnienie tego obowiązku jest chwila nawiązywania relacji handlowej, jeszcze przed wystawieniem pierwszej faktury lub najpóźniej w chwili jej wystawienia. Rekomendowane metody realizacji obowiązku informacyjnego to:

Należy podkreślić, że obowiązek informacyjny ma charakter jednorazowy. Jeżeli cele i zakres przetwarzania danych osobowych kontrahenta nie ulegają zmianie, nie ma potrzeby ponawiania klauzuli informacyjnej przy każdej kolejnej wystawianej fakturze. Wystawianie faktur w KSeF jest bowiem kontynuacją pierwotnego celu przetwarzania, którym jest realizacja umowy oraz wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze.

Noty obciążeniowe a KSeF

Noty księgowe (obciążeniowe, obciążeniowo–uznaniowe) wykorzystywane są w sytuacjach, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT, np. w celu obciążenia nierzetelnego kontrahenta karą umowną albo odsetkami od zobowiązań, które nie zostały opłacone w terminie, bądź też w celu rozliczenia zwrotu poniesionych kosztów. Nie są to dokumenty równoznaczne z fakturami.

Noty księgowe służą do dokumentowania określonych należności, przy czym należności te nie wynikają bezpośrednio z odpłatnej dostawy towarów czy świadczenia usług, lecz dotyczą innych opłat (np. przeniesienie części kosztów). Podkreślenia wymaga, że dokumenty niebędące fakturami nie są objęte obowiązkiem ich wystawiania poprzez KSeF. Ich przygotowanie następuje na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości.

Stanowisko takie potwierdzają organy podatkowe, m.in. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 29.5.2025 r. (0114-KDIP1-3.4012.383.2025.1.AMA), w której wskazano, że: