Potwierdzenie kandydata do pracy o przekazaniu mu we właściwym czasie informacji o wysokości wynagrodzenia należy przechowywać w części B akt osobowych.
Od 24.12.2025 r. obowiązuje przepis art. 183ca Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawcę do przekazania kandydatowi do pracy informacji o wynagrodzeniu, jakie będzie on otrzymywał po zatrudnieniu na danym stanowisku. Informacja ta powinny być przekazana osobie ubiegającej się o zatrudnienie z takim wyprzedzeniem by mogła się z nimi zapoznać i podjąć świadome i przejrzyste negocjacje. Może to nastąpić w ogłoszeniu o naborze na stanowisko, przed rozmową kwalifikacyjną, albo przed nawiązaniem stosunku pracy. Przepisy nie wskazują, że pracodawca powinien pobierać od kandydata potwierdzenie, że otrzymał on w odpowiednim czasie informację o wysokości proponowanego wynagrodzenia. Jednak aby udowodnić, że obowiązek ten został terminowo wykonany, pracodawca powinien pobrać od kandydata potwierdzenie. Dokument ten bez wątpienia powinien być przechowywany w aktach osobowych pracownika.
Zgodnie z § 3 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, akta osobowe pracownika składają się z 5 części i obejmują w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy), a w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym wymienione szczegółowo w formie listy.
Rozpatrywany dokument, tj. potwierdzenie przez kandydata, że otrzymał we właściwym czasie informację o wysokości proponowanego mu wynagrodzenia nie należy do danych osobowych kandydata, nie jest też związany z badaniem okresowym zdolności do pracy. Nie należy go zatem umieszczać w części A akt osobowych. Z kolei w części B umieszcza się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, a do tej kategorii można zaliczyć omawiany dokument. Wydaje się zatem, że część B akt osobowych jest właściwym miejscem na przechowywanie potwierdzenia, że kandydat otrzymał informację o wynagrodzeniu przed nawiązaniem stosunku pracy.
