Podróż służbowa zleceniobiorcy
„Wysłanie” zleceniobiorcy w podróż służbową byłoby elementem kierownictwa charakterystycznego dla stosunku pracy, a co za tym idzie umowa mogłaby zostać uznana za wykonywaną na warunkach umowy o pracę – czyli zostać uznana za umowę o pracę. Na konieczność/możliwość wyjazdów wskazywać powinna treść umowy.
Wykonywanie zlecenia może wiązać się z koniecznością odbywania podróży. Nie mówimy tutaj o typowych podróżach służbowych, które to pojęcie przypisane jest zasadniczo do stosunku pracy, ale o niejako konieczności przemieszczania się związanego z realizowaną umową.
Przyjmuje się, że najbardziej istotną, podstawową wręcz cechą stosunku pracy jest podporządkowanie pracownika pracodawcy w toku pracy. Przez „kierownictwo pracodawcy” należy rozumieć możliwość wydawania wiążących poleceń w zakresie wykonywania pracy, przede wszystkim sposobu jej wykonywania. Wynika z niego obowiązek podporządkowania się przez pracowników przełożonym, pewnego rodzaju hierarchiczność występująca w związku z istnieniem stosunku pracy. Chodzić tu będzie przede wszystkim o możliwość zlecania „na bieżąco” pracy (zadań) do wykonania.
Zleceniobiorca może wyjeżdżać w celu wykonania umowy, zleceniodawca zobowiązany natomiast będzie do pokrycia kosztów tych wyjazdów (ponosi on koszty wykonania zlecenia – art. 742 Kodeksu cywilnego). Zwrot kosztów takich wyjazdów nie będzie jednak automatycznie obejmował wypłaty wszystkich świadczeń z katalogu świadczeń przewidzianych w przepisach o podróżach służbowych pracowników. Dla pełnego rozliczenia (poza kosztami bezpośrednio poniesionymi także diety i ryczałty) strony powinny umieścić stosowne zapisy w treści umowy.
Nie oznacza to jednak, że mogą one mieć taki charakter jak podróż służbowa, do odbycia której zobowiązany jest pracownik, w sytuacji gdy otrzyma takie polecenie. Przy umowie cywilnoprawnej wyjazd nie jest dodatkowym obowiązkiem zleceniobiorcy, ale obowiązkiem bezpośrednio wynikającym z zakresu, rodzaju wykonywanych w ramach umowy czynności. Istotne jest tutaj to, że o konieczności wyjazdu nie decyduje jednostronnie zleceniodawca – nie narzuca wyjazdu drugiej stronie już w toku wykonywania umowy. Obowiązek taki wynikać raczej będzie z konieczności prawidłowego wykonania zlecenia. Umowa powinna wskazywać na konieczność wyjazdów z dziećmi na zawody, konkursy, itp.
Jeżeli chodzi o rozliczenie godzin, to także należy to doregulować w umowie kształtując wynagrodzenie, np. wskazując, że w razie wyjazdu na takie wydarzenia stawka wynosi X za każdy dzień wyjazdu (dobrze byłoby także określić przy takim rozliczeniu pojęcie dnia – ile to godzin, czy ma to być doba kalendarzowa) albo każdą godzinę.
Odrębnie uregulować można zwrot ewentualnych kosztów albo wskazać na wyłączenie prawa do zwrotu jakichkolwiek kosztów (poza np. zapewnionym przez zleceniodawcę transportem).
Wykorzystanie przez pracownika pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego przed rozwiązaniem stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego
W opisanym przez Państwa przypadku nie mają Państwo czego rozliczać. W treści świadectwa pracy należy wpisać, że pracownik wykorzystał 26 dni urlopu wypoczynkowego (czyli zgodnie ze stanem faktycznym), aby ewentualny kolejny pracodawca wiedział, że w 2026 r. pracownikowi nie ma już urlopu wypoczynkowego do wykorzystania. Ponadto pracownikowi nie należy wypłacać żadnego ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy niewykorzystany w naturze.
Zgodnie z art. 153 § 2 Kodeksu pracy prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.
Powyższa regulacja oznacza, że Państwa pracownik (podobnie jak każdy inny), nabył prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego (26 dni) z dniem 1.1.2026 r. I gdyby chciał, to mógłby je od razu wykorzystać, o ile otrzymałby Państwa zgodę. Rozwiązanie stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego nic w tej kwestii nie zmieniło, gdyż pracownik i tak z dniem 1.1.2026 r. nabył prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Okoliczności rozwiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego wpływają jedynie na część urlopu wypoczynkowego, której pracownik nie zdążył wykorzystać przed tym rozwiązaniem stosunku pracy. Dlatego też w opisanym przez Państwa przypadku nie mają Państwo czego rozliczać. W treści świadectwa pracy należy wpisać, że pracownik wykorzystał 26 dni urlopu wypoczynkowego (czyli zgodnie ze stanem faktycznym), aby ewentualny kolejny pracodawca wiedział, że w 2026 r. pracownik nie ma już urlopu wypoczynkowego do wykorzystania. Ponadto pracownikowi nie należy wypłacać żadnego ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy niewykorzystany w naturze.
Absolutnie nie można pomniejszyć wynagrodzenia. Pomijając już fakt, że nie ma podstawy prawnej do podjęcia takiego działania, to pracownik otrzymał przysługujące mu wynagrodzenie urlopowe za wykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy, do którego nabył prawo w pełnym wymiarze już od 1 stycznia, i którego mu Państwo udzielili (pracownik przecież nie udał się się na urlop wypoczynkowy samowolnie) na własne ryzyko. Jakiekolwiek próby pomniejszenia przez Państwa wynagrodzenia pracownika będą zatem i nielegalne, i sprzeczne z zasadami współżycia społecznego.
Ewidencja korekt związanych z błędnym zaewidencjonowaniem kwot przy zastosowaniu kasy fiskalnej
Pomyłki polegające na zaewidencjonowaniu niewłaściwych kwot sprzedaży w kasie fiskalnej, inne niż oczywiste, podlegają ujęciu w odrębnej ewidencji, tzw. ewidencji pozostałych korekt, która jest podstawą do zmiany wartości sprzedaży detalicznej wynikającej z raportów okresowych „RO”. W przypadku błędów, które nie kwalifikują się jako oczywiste pomyłki, przepisy nie nakładają obowiązku ponownego ewidencjonowania transakcji poprzez kasę fiskalną w prawidłowej wysokości.
Zasady korekty sprzedaży dokonywanej przy zastosowaniu kas rejestrujących regulują przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
W § 3 ust. 2 i 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wyróżnia się dwa rodzaje ewidencji służących do korygowania sprzedaży zaewidencjonowanej przy użyciu kasy rejestrującej, tj. ewidencję zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług oraz ewidencję oczywistych pomyłek. Praktyka podatkowa dopuszcza jednak korzystanie z trzeciego rodzaju ewidencji, tzw. ewidencji „pozostałych” korekt (dla błędów innych, niż oczywiste).
W niniejszym stanie faktycznym przez pomyłkę podatnik zaewidencjonował niewłaściwą kwotę w kasie fiskalnej. Swój błąd wykrył dopiero w następnym miesiącu. Ujawnienie błędu po upływie miesiąca powoduje, że nie można mówić o wystąpieniu oczywistej pomyłki. Niniejsze zdarzenie nie podlega więc z tego powodu ujęciu w ewidencji oczywistych pomyłek.
Mimo, że błąd nie jest „oczywisty”, podatnik ma prawo (a wręcz obowiązek) skorygować sprzedaż, aby ewidencja VAT i zgromadzona dokumentacja odzwierciedlała faktyczny przebieg transakcji z kontrahentem.
Zaznaczyć należy, że błąd polegający na ujęciu niewłaściwej kwoty obrotu w urządzeniu rejestrującym – z wiadomych względów – nie podlega wpisaniu do ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji.
Pomyłki popełnione przy rejestrowaniu sprzedaży detalicznej przy zastosowaniu kasy fiskalnej, inne niż oczywiste, ujmowane są zatem przez podatników w trzeciego rodzaju ewidencji, tj. ewidencji pozostałych korekt. Sposób prowadzenia tego rejestru nie jest sztywno uwarunkowany obowiązującymi regulacjami, jednak wynika z praktyki podatkowej organów podatkowych, zawartej w indywidualnych interpretacjach.
W interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 13.8.2021 r. (0111-KDIB3-2.4012.375.2021.1.MN) wskazano, że:
Ewidencja pozostałych korekt nie ma określonego wzoru, ale powinna zawierać ona co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty wartości obrotu z kasy rejestrującej, a zapisy w niej widniejące powinny pozwalać na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego podatnika za konkretny okres rozliczeniowy.
Wpisanie do ewidencji pozostałych korekt błędnie zarejestrowanej kwoty sprzedaży w kasie fiskalnej umożliwi podatnikowi korektę zbiorczego raportu sprzedaży z kas rejestrujących „RO” za wskazany miesiąc. Należy podkreślić, że ewidencja korekt stanowi wyłączną podstawę do zmiany (modyfikacji) wartości sprzedaży zrealizowanej przez podatnika, wynikającej z okresowych raportów z kasy „RO”.
W przypadku oczywistej pomyłki, przepisy nakazują niezwłoczne ujęcie błędu w ewidencji i ponowne zaewidencjonowanie sprzedaży w prawidłowej wysokości (§ 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Z tego względu, że w przedstawionym stanie faktycznym nie doszło do oczywistej pomyłki, podatnik nie powinien ujmować ponownie w kasie fiskalnej tej transakcji, tym razem już we właściwej kwocie.
Wypowiedzenie umowy z powodu złożenia skargi do PIP
Naruszenia prawa pracy nie są objęte katalogiem naruszeń prawa wskazanym w przepisach o ochronie sygnalistów, a zatem wskazana w pytaniu osoba nie podlega ochronie na ich podstawie. Inną jednak kwestią jest to, czy wypowiedzenie uzasadnione złożeniem skargi do PIP „utrzyma się” w postępowaniu sądowym podjętym w związku z ewentualnym odwołaniem pracownika od wypowiedzenia.
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym m.in. pracownik. Naruszenie prawa w kontekście sygnalistów i ich ochrony definiuje art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów, jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1) korupcji,
2) zamówień publicznych,
3) usług, produktów i rynków finansowych,
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6) bezpieczeństwa transportu,
7) ochrony środowiska,
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9) bezpieczeństwa żywności i pasz,
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11) zdrowia publicznego,
12) ochrony konsumentów,
13) ochrony prywatności i danych osobowych,
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
W katalogu tym nie ma naruszeń prawa dotyczących prawa pracy. Zakładając, że skarga dotyczyła tej sfery, wskazana w pytaniu osoba nie jest sygnalistą w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów.
Oparcie wypowiedzenia na fakcie zgłoszenia skargi do PIP może być uznane za działanie stanowiące odwet za podjętą zgodnie z prawem reakcją pracownika na nieprawidłowości w zakresie objętym szeroko rozumianych praw pracowniczych. Uzasadnione wypowiedzenie mogłoby być, wówczas gdyby skarga była w oczywisty sposób niezgodna z rzeczywistością i miała na celu jedynie pokrzywdzenie pracodawcy. Po stronie pracownika musiałaby istnieć pełna świadomość, że wskazuje w niej nieprawdziwe sytuacje, okoliczności.
Przeszukanie samochodu pracownika w ramach działań kontrolnych
W mojej ocenie określenie „rzeczy osobiste” to rzeczy pracownika takie jak m.in. odzież, torba – rzeczy ruchome o mniejszej „skali” niż samochód, którego zakwalifikowanie do tej grupy mogłoby opierać się na zawartym w regulaminie dookreśleniu.
Uprawnienie pracodawcy do dokonywania przeszukania pracowników – szczególnie wnoszonych i wynoszonych toreb, plecaków, itp. – nie jest z reguły kwestionowane. Warunkiem, jaki byłby w tym zakresie konieczny, jest uregulowanie celów i zasad takiej kontroli w regulaminie pracy lub obwieszczeniu, w przypadku braku regulaminu. Należy jednak pamiętać o wcześniejszym dokonaniu oceny faktycznej potrzeby dokonywania takich działań oraz – w razie zdecydowania się na wprowadzenie przeszukań – stworzeniu procedur maksymalnie chroniących godność pracowników, jak też ich prywatność oraz ograniczających dostęp do danych osobowych (pamiętając przy tym, że podczas przeszukania możliwe jest natrafienie na dane wrażliwe – skierowanie do lekarza, recepta, leki, symbole religijne itp., a ich przetwarzanie przez pracodawcę dopuszczalne jest jedynie w oparciu o ustawę).
Uzasadnieniem wprowadzenia kontroli rzeczy pracowników jest przede wszystkim:
1) ochrona mienia pracodawcy, w szczególności odnośnie do prac związanych z dostępem do wartościowych przedmiotów, ale nie tylko (przykładowo, praca związana z produkcją drobnych przedmiotów na masową skalę, duże sklepy wielobranżowe w połączeniu z występującymi stratami wewnętrznymi);
2) ochrona tajemnic prawnie chronionych, w stosunku do tych grup pracowników, którzy mając do nich dostęp, mogą je uzewnętrznić, narażając pracodawcę na szkodę majątkową, utratę korzyści (np. wyniesienie i sprzedaż do konkurencji przygotowywanego projektu) lub odpowiedzialność prawną (np. dane osobowe);
3) uniemożliwienie wnoszenia na teren zakładu pracy przedmiotów niebezpiecznych, zakazanych w związku ze specyfiką pracy lub miejscem jej wykonywania (np. rzeczy zagrożone „samozapłonem”).
W tym kontekście kontrola samochodu jest uzasadniona tak samo jako kontrola innych rzeczy. Użyte jednak w regulaminie określenie „rzeczy osobiste” – w ocenie autora – nie obejmuje samochodu. Trafne byłoby wprost wskazanie na to.
Można byłoby dopuścić przeszukanie samochodu za zgodą pracownika, o ile zostałaby wyrażona w pełni dobrowolnie. Zgoda taka powinna być wyrażona w sposób umożliwiający jej późniejsze wykazanie przez pracodawcę.
Przy podejmowaniu działań kontrolnych wobec pracowników bezwzględnie pamiętać należy o zasadach:
- podstawach prawnych – ustaleniu zasad stosowania przeszukania w regulaminie pracy lub obwieszczeniu (w przypadku pracodawców, którzy nie wydają regulaminu),
- jawności, wyrażającej się w poinformowaniu pracowników, iż może być prowadzona kontrola, z przedstawieniem zakresu potencjalnej kontroli,
- poinformowania o uzasadnieniu stosowania kontroli, którym może być skonkretyzowany ważny interes pracodawcy;
- adekwatności (proporcjonalności) zastosowanych środków kontroli do uzasadnionych potrzeb pracodawcy, przy założeniu, że zakres kontroli powinien być możliwie minimalny, sposób przeprowadzania kontroli powinien być dostosowany do zagrożenia zaistniałego dla pracodawcy;
- upoważnieniu osób dokonujących kontroli do przetwarzania danych osobowych pracowników w zakresie wynikającym z zakresu i sposobu przeprowadzania kontroli,
- zachowania w tajemnicy informacji, jakie osoba kontrolująca uzyskała podczas kontroli.
Dopuszczalność umieszczania prywatnych fotografii w miejscu pracy w świetle RODO
RODO nie formułuje bezpośredniego zakazu umieszczania prywatnych zdjęć w miejscach pracy. Jednakże, eksponowanie fotografii, zwłaszcza przedstawiających osoby trzecie (np. członków rodziny), w miejscu dostępnym dla interesantów, może stanowić przetwarzanie danych osobowych (wizerunku) w sposób naruszający fundamentalne zasady RODO, w szczególności zasadę minimalizacji danych, ograniczenia celu oraz bezpieczeństwa i poufności. Kluczowa jest ocena ryzyka nieuprawnionego ujawnienia danych osobom postronnym, za co odpowiedzialność ponosi urząd jako administrator danych.
Zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 1 RODO, „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Wizerunek osoby fizycznej utrwalony na fotografii bezsprzecznie stanowi daną osobową, gdyż pozwala na jej bezpośrednią identyfikację.
Samo umieszczenie zdjęcia w miejscu pracy, w szczególności w pokoju, do którego dostęp mają osoby z zewnątrz (interesanci, inni pracownicy), jest formą przetwarzania danych osobowych, a konkretnie ich „ujawniania poprzez innego rodzaju udostępnianie”, co mieści się w definicji „przetwarzania” z art. 4 pkt 2 RODO. Każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO.
W kontekście zadanego pytania, kluczowe znaczenie mają następujące zasady:
- Zasada ograniczenia celu (art. 5 ust. 1 lit. b): dane muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach. Umieszczenie prywatnej fotografii rodziny w biurze służy celom osobistym pracownika. Ujawnianie wizerunku osób trzecich interesantom nie ma zatem żadnego uzasadnionego celu z perspektywy działalności administratora danych.
- Zasada minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c): dane muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Przetwarzanie (udostępnianie) wizerunku np. dziecka pracownika nie jest w żadnym stopniu niezbędne do realizacji jakichkolwiek zadań służbowych.
- Zasada integralności i poufności (art. 5 ust. 1 lit. f): dane muszą być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz nieuprawnionym dostępem. Publiczne eksponowanie zdjęcia w miejscu, gdzie przebywają osoby postronne, stwarza ryzyko niekontrolowanego dostępu do danych osobowych (np. poprzez sfotografowanie zdjęcia przez interesanta), co narusza zasadę poufności.
Ponadto, każde przetwarzanie danych musi opierać się na jednej z podstaw prawnych wymienionych w art. 6 ust. 1 RODO. W przypadku udostępniania wizerunku osób trzecich (np. współmałżonka, dzieci) jedyną potencjalną podstawą prawną mogłaby być ich zgoda. Pracownik, umieszczając zdjęcie, musiałby dysponować świadomą i dobrowolną zgodą każdej z osób na zdjęciu na upublicznienie ich wizerunku w miejscu pracy. W przypadku dzieci zgoda taka musiałaby być wyrażona przez przedstawiciela ustawowego.
W związku z powyższym, choć nie istnieje jednoznaczny przepis zakazujący posiadania zdjęcia, jego publiczne eksponowanie w pokoju pracowniczym jest praktyką ryzykowną z punktu widzenia ochrony danych osobowych. Aby zminimalizować ryzyko, Pracodawca powinien rozważyć wprowadzenie wewnętrznych regulacji w tym zakresie lub zalecić pracownikom, aby prywatne fotografie były przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym (np. w zamkniętej szafce, w portfelu).
Odpowiedzialność prezesa zarządu za zobowiązania spółki z o.o.
Tak, prezes zarządu odpowiada za zobowiązania, jeżeli jedynym wierzycielem jest Skarb Państwa.
Niestety, ale orzecznictwo jest w tym przypadku jednolite i niekorzystane dla członka zarządu. Sądy przyjmują, że jeżeli dłużnik nie wykonuje swoich wymagalnych zobowiązań, powinien taki wniosek zawsze złożyć, nawet jeżeli posiada tylko jednego wierzyciela. To, że wniosek będzie nieskuteczny, nie ma znaczenia, bo czym innym jest obowiązek zgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości, a czym innym to, czy wniosek ten będzie skuteczny. Przepis art. 116 ust. 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej pozwala się uwolnić od odpowiedzialności wówczas, gdy we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne.
W wyroku NSA z 23.2.2024 r. (III FSK 4424/21, Legalis) wskazano, że:
Przyjęcie, że członek zarządu zwolniony jest z obowiązku złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w sytuacji, gdy spółka zalega z płatnościami wyłącznie w odniesieniu do jednego wierzyciela, stawiałoby w uprzywilejowanej pozycji tych członków zarządu, których spółki miałyby tylko jednego wierzyciela – Skarb Państwa, w stosunku do tych, których spółki miałyby co najmniej dwóch wierzycieli. Doszłoby do nierównego traktowania członków zarządu (osób trzecich) w zależności od tego, ilu wierzycieli miały zarządzane przez nich spółki, oraz do osłabienia funkcji gwarancyjnej odpowiedzialności osób trzecich. Tym bardziej, że art. 116 § 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa nie odsyła bezpośrednio do regulacji zawartych w ustawie z 28.02.2003 r. – Prawo upadłościowe. Stosowanie tej ostatniej ustawy jest konieczne tylko dla ustalenia takich kluczowych kwestii, jak wystąpienie stanu niewypłacalności, czy terminu, w którym wniosek o ogłoszenie upadłości powinien zostać złożony. Dlatego złożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości nie stałby na przeszkodzie fakt, że spółka miałaby tylko jednego wierzyciela.
Tożsame stanowisko zostało przez NSA zawarte w wyroku z 20.3.2024 r. (III FSK 4908/21, Legais) gdzie możemy przeczytać, że:
Przyjęcie, że członek zarządu zwolniony jest z obowiązku złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w sytuacji, gdy spółka zalega z płatnościami wyłącznie w odniesieniu do jednego wierzyciela, stawiałoby w uprzywilejowanej pozycji tych członków zarządu, których spółki miałyby tylko jednego wierzyciela – Skarb Państwa, w stosunku do tych, których spółki miałyby co najmniej dwóch wierzycieli. Doszłoby do nierównego traktowania członków zarządu (osób trzecich) w zależności od tego, ilu wierzycieli miały zarządzane przez nich spółki, oraz do osłabienia funkcji gwarancyjnej odpowiedzialności osób trzecich.
Wyrok NSA z 5.9.2024 r. (III FSK 766/24, Legalis) nie przewiduje wyjątków od powyższego stanowiska:
Przyjęcie, że członek zarządu zwolniony jest z obowiązku złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w sytuacji, gdy spółka zalega z płatnościami wyłącznie w odniesieniu do jednego wierzyciela, stawiałoby w uprzywilejowanej pozycji tych członków zarządu, których spółki miałyby tylko jednego wierzyciela – Skarb Państwa w stosunku do tych, których spółki miałyby co najmniej dwóch wierzycieli. Doszłoby do nierównego traktowania członków zarządu (osób trzecich) w zależności od tego, ilu wierzycieli miały zarządzane przez nich spółki oraz do osłabienia funkcji gwarancyjnej odpowiedzialności osób trzecich. Tym bardziej, że art. 116 § 1 pkt 1 lit. a Ordynacji podatkowej nie odsyła bezpośrednio do regulacji zawartych w ustawie – Prawo upadłościowe. Stosowanie tej ostatniej ustawy jest konieczne tylko dla ustalenia takich kluczowych kwestii, jak wystąpienie stanu niewypłacalności, czy terminu w którym wniosek o ogłoszenie upadłości powinien zostać złożony. Dlatego złożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości nie stałby na przeszkodzie fakt, że spółka miałaby tylko jednego wierzyciela.
Jeżeli chodzi o orzecznictwo TSUE, to jest ono niestety również niekorzystne dla członka zarządu.
W wyroku TSUE z 30.4.2025 r. (C-278/24, Legalis) wskazano, że:
Artykuł 273 dyrektywy VAT 2006/112 (Dz.Urz.UE L z 2006 r. Nr 347, str. 1), zmienionej dyrektywą Rady (UE) 2018/1695 z dnia 6 listopada 2018 r., w związku z art. 325 TFUE, z prawem własności, a także z zasadami równego traktowania, proporcjonalności i pewności prawa, należy interpretować w ten sposób, że nie stoi on na przeszkodzie mechanizmowi krajowemu, w ramach którego: członek lub były członek zarządu spółki mającej zobowiązanie z tytułu podatku od wartości dodanej ponosi wraz z tą spółką solidarną odpowiedzialność za zaległości podatkowe powstałe w okresie, w którym pełnił on tę funkcję; odpowiedzialność ta jest ograniczona do tych zaległości podatkowych, których egzekucja od spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna; zwolnienie z tej odpowiedzialności zależy w szczególności od przedstawienia przez członka lub byłego członka zarządu dowodu, że wniosek o ogłoszenie upadłości tej spółki został złożony we właściwym czasie lub że niezłożenie tego wniosku nie wynika z jego winy.
Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków praktykanta
W przypadku uczniów skierowanych do Państwa na praktyczną naukę zawodu to szkoła kierująca uczniów zapewnia ubezpieczenie uczniów od następstw nieszczęśliwych wypadków. Zatem nie jest to Państwa obowiązkiem. Na uczelni wyższej nie spoczywa taki sam obowiązek. Mogą Państwo tego od praktykantów oczekiwać i zdecydować się na przyjmowanie jedynie tych praktykantów, którzy objęci są umową ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków. W takim wypadku pożądane jest, aby w umowach, które Państwo zawierają, bądź w regulaminie praktyk, jeśli funkcjonuje u Państwa taki dokument, wprowadzić zapis, że praktyki mogą odbywać studenci uczelni wyższych objęci ważnym ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków. Równocześnie warto dodać, że w przypadku, gdy ubezpieczenie studenta przez uczelnię wyższą nie jest możliwe, student jest zobowiązany ubezpieczyć się od następstw nieszczęśliwych wypadków we własnym zakresie.
W przypadku skierowanych na praktyczną naukę zawodu § 8 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie praktycznej nauki zawodu stanowi wprost, że szkoła kierująca uczniów na praktyczną naukę zawodu zapewnia ubezpieczenie uczniów od następstw nieszczęśliwych wypadków. Zatem w przypadku uczniów skierowanych do Państwa na praktyczną naukę zawodu to szkoła kierująca uczniów zapewnia ubezpieczenie uczniów od następstw nieszczęśliwych wypadków. Zatem nie jest to Państwa obowiązkiem.
Nieco inaczej jest w przypadku studentów/doktorantów. Na uczelni wyższej nie spoczywa już bowiem taki sam obowiązek, jak opisany powyżej obowiązek spoczywający na szkole. Niemniej uczelnie wyższe często zawierają grupowe umowy ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków. Ale nawet jeśli w uczelnie wyższe, z którymi Państwo współpracują, takiego ubezpieczenia nie zawierają, to zawsze mogą Państwo tego od nich oczekiwać i zdecydować się na przyjmowanie jedynie tych praktykantów, którzy objęci są umową ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków. W takim wypadku pożądane jest, aby w umowach, które Państwo zawierają, bądź w regulaminie praktyk, jeśli funkcjonuje u Państwa taki dokument, wprowadzić zapis, że praktyki mogą odbywać studenci uczelni wyższych objęci ważnym ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków. Równocześnie warto dodać, że w przypadku, gdy ubezpieczenie studenta przez uczelnię wyższą nie jest możliwe, student jest zobowiązany ubezpieczyć się od następstw nieszczęśliwych wypadków we własnym zakresie.
Termin dotyczący wystawienia faktury
Jeżeli formalnym nabywcą świadczenia jest platforma internetowa, wówczas zapewne możliwe jest zbiorcze fakturowanie. W innym razie konieczne jest wystawianie odrębnych faktur. Faktury muszą być wystawione w terminie do 15. dnia następnego miesiąca. Powinny one być ustrukturyzowane, z doręczeniem w sposób uzgodniony z nabywcą, a także zawierać adnotację „odwrotne obciążenie”.
Na wstępie należy podkreślić, że dla udzielenia odpowiedzi na pytanie należałoby zapoznać się z warunkami świadczenia usług oraz regulaminem współpracy z konkretną platformą internetową. Autor uważa, że istnieje duże prawdopodobieństwo, iż sprzedaż opisana w pytaniu nie jest formalnie dokonywana na rzecz finalnego nabywcy, a na rzecz platformy internetowej, która dalej zajmuje się formalną dystrybucją. W każdym przypadku, gdy nabywcą jest podatnik, świadczenia opisane w pytaniu nie podlegają opodatkowaniu polskim VAT ze względu na zastosowanie regulacji art. 28b ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU). Według takiego, miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej (z zastrzeżeniem art. 28b ust. 2–4, art. 28e, art. 28f ust. 1 i 1a, art. 28g ust. 1, art. 28i, art. 28j ust. 1 i 2 oraz art. 28n VATU). Jeżeli usługi są świadczone w odniesieniu do stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, które znajduje się w innym miejscu, niż jego siedziba działalności gospodarczej, miejscem świadczenia tych usług jest to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku, gdy podatnik będący usługobiorcą nie posiada siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym posiada on stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu.
Z powyższego wynika, że brak jest konieczności opodatkowania transakcji polskim VAT, ale przy sprzedaży do państwa trzeciego lub przy rozliczeniu usługi w innym państwie członkowskim przez nabywcę, powstanie obowiązek fakturowania sprzedaży (jako czynności niepodlegającej opodatkowaniu polskim VAT). Sprzedaż ta musi być fakturowana z wykorzystaniem KSeF, z tym że faktura musi być przekazywana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. W treści faktury musi być zamieszczona adnotacja „odwrotne obciążenie”.
Odnosząc się do terminu fakturowania należy wskazać, że możliwe jest wystawienie faktury do 15. dnia następnego miesiąca. Należy ustalić, w jaki sposób według regulaminu jest identyfikowana data sprzedaży, a co za tym idzie – czy zapłaty należy dokonywać przed, czy po wykonaniu świadczenia, co może mieć znaczenie dla procesu fakturowania.
Jeżeli formalnym nabywcą świadczenia jest platforma internetowa, wówczas zapewne możliwe jest zbiorcze fakturowanie. W innym razie konieczne jest wystawianie odrębnych faktur.
Narzędzia AI do monitorowania pracowników w świetle prawa pracy i RODO
Co do zasady pracodawca może wykorzystywać narzędzia w tym oparte na AI do monitorowania sposobu wykonywania pracy, w tym produktywności oraz korzystania z narzędzi służbowych, ale tylko w granicach wyznaczonych przez Kodeks pracy i RODO. Monitoring musi być niezbędny do osiągnięcia konkretnego, zgodnego z prawem celu (np. organizacja pracy, bezpieczeństwo informacji, ochrona mienia), proporcjonalny i jasno zakomunikowany pracownikom.
Wykorzystanie algorytmów analizujących wzorce zachowań (np. automatyczna analiza treści korespondencji, scoring ryzyka) nie jest samo w sobie zakazane, ale z punktu widzenia RODO stanowi zaawansowaną formę przetwarzania często z elementami profilowania i wymaga szczególnie rzetelnej oceny podstawy prawnej, zakresu danych, czasu retencji, a także przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) przy monitoringu zautomatyzowanym na większą skalę.
Dodatkowo część narzędzi monitorujących pracowników może zostać zakwalifikowana na gruncie AIAct jako systemy wysokiego ryzyka w obszarze „zarządzania pracownikami i dostępem do samozatrudnienia”, co wiąże się z dodatkowymi obowiązkami po stronie dostawcy i użytkownika, zwłaszcza w zakresie zarządzania ryzykiem, dokumentacji i nadzoru człowieka.
Prawo pracy nie przewiduje wprost monitorowania produktywności pracowników, ale umożliwia monitorowanie korespondencji służbowej i monitoring ogólny dla celów, m.in. kontroli produkcji. Należy przy tym pamiętać, że niezależnie od przepisów RODO i AIAct, konieczne jest informowanie pracowników o wdrożeniu monitoringu przez stosowne wzmianki w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Monitoring produktywności może obejmować m.in. czas logowania do systemów, liczbę połączeń, obsłużonych spraw, aktywność w narzędziach pracy zdalnej, stopień realizacji KPI. Monitoring korespondencji służbowej, zwykle poczty elektronicznej i komunikatorów, może obejmować analizę metadanych (adresaci, częstotliwość, wielkość załączników), a w wersji rozszerzonej także analizę treści (wykrywanie słów kluczowych związanych z ujawnieniem tajemnicy, naruszeniami compliance, mobbingiem itp.).
Zarówno RODO, jak i Kodeks pracy wymagają, by monitoring był celowy i proporcjonalny. Pracodawca powinien jasno określić cele (organizacja pracy, kontrola świadczenia pracy, bezpieczeństwo, przeciwdziałanie nadużyciom) oraz zakres nie można śledzić każdego aspektu aktywności pracownika, zwłaszcza w czasie prywatnym lub w kanałach, które zostały dopuszczone do celów prywatnych. Stały, intensywny nadzór w czasie rzeczywistym nad każdym kliknięciem czy każdą wiadomością może zostać uznany za naruszający godność i prywatność pracownika oraz zasadę minimalizacji danych.
Podstawą prawną przetwarzania danych przy monitoringu jest najczęściej prawnie uzasadniony interes pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający np. na zapewnieniu bezpieczeństwa systemów, organizacji pracy czy ochronie mienia, a w niektórych przypadkach obowiązek prawny (np. przepisy o bezpieczeństwie informacji, AML, przepisy o monitoringu). Pracodawca musi jednak przeprowadzić test równowagi, tj. zestawić swój interes z prawem pracownika do prywatności i ochrony danych.
Zastosowanie AI do analizy aktywności i korespondencji służbowej bardzo często będzie wiązało się z profilowaniem (zautomatyzowana ocena aspektów pracy i zachowania, np. „ryzyko nadużyć”, „poziom produktywności”). Profilowanie nie jest zakazane, ale wymaga spełnienia wszystkich zasad RODO (m.in. legalność, rzetelność, przejrzystość, minimalizacja danych, ograniczenie celu i przechowywania) oraz obowiązków informacyjnych z art. 13–14 RODO. Pracownik powinien wiedzieć, jakie dane są zbierane, do jakich celów, przy użyciu jakich narzędzi (w tym AI) i jakie mogą być konsekwencje.
Przy zaawansowanym, zautomatyzowanym monitoringu na większą skalę konieczna będzie ocena skutków dla ochrony danych (DPIA, art. 35 RODO), ponieważ mamy do czynienia z systematycznym monitorowaniem osób w sytuacji podporządkowania i wysokim ryzykiem naruszenia ich praw i wolności. DPIA powinna zidentyfikować m.in. ryzyko nadmiernej inwigilacji, wyciągania zbyt daleko idących wniosków z danych, dyskryminacji (np. klasyfikowanie jako „mniej zaangażowanych” pracowników, którzy częściej korzystają z przysługujących im przerw) oraz ustalić środki ograniczające to ryzyko (np. ograniczenie zakresu danych, pseudonimizacja, progi alertów, krótka retencja).
Kodeks pracy reguluje wprost niektóre formy monitoringu w szczególności monitoring wizyjny oraz monitoring poczty elektronicznej i innych form monitorowania (art. 22²–22³ Kodeksu pracy). Monitoring może być wprowadzony, jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia organizacji pracy, bezpieczeństwa, ochrony mienia, kontroli produkcji czy zachowania tajemnicy, ale nie może naruszać godności i innych dóbr osobistych pracownika, prawa do prywatności oraz tajemnicy korespondencji. Treść prywatnej korespondencji nie powinna być czytana, pracodawca może kontrolować sposób korzystania z narzędzia (np. liczbę wiadomości, załączników, zgodność z polityką), nie zaś życie prywatne pracownika.
Pracodawca ma obowiązek określić cel, zakres i sposób stosowania monitoringu w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo obwieszczeniu oraz poinformować pracowników z odpowiednim wyprzedzeniem. W kontekście pracy zdalnej szczególnie ważne jest wyznaczenie granic. Narzędzia nie mogą monitorować aktywności na prywatnych urządzeniach i w czasie, który nie jest czasem pracy (np. rejestrowanie ruchu myszy na prywatnym komputerze poza godzinami pracy). Ponadto narzędzia nie mogą prowadzić do faktycznej dyskryminacji, np. stosowanie ostrzejszych progów „produktywności” wobec części pracowników bez obiektywnego uzasadnienia. Wiele narzędzi AI monitorujących produktywność i korespondencję może zostać uznanych za systemy wysokiego ryzyka, jeśli ich wyniki są wykorzystywane do podejmowania decyzji wpływających na sytuację pracownika (np. awanse, premie, kary, zwolnienia). To oznacza obowiązki w zakresie systematycznego zarządzania ryzykiem (w tym ryzykiem dyskryminacji), zapewnienia jakości i braku stronniczości danych, szczegółowej dokumentacji, rejestrowania działania, przejrzystej instrukcji dla użytkowników oraz zapewnienia realnego nadzoru człowieka.
AIAct jest już przyjęty i obowiązuje, natomiast przepisy dotyczące systemów wysokiego ryzyka będą stosowane stopniowo od 2026/2027 r. Pakiet Digital Omnibus, będący obecnie w toku prac legislacyjnych, ma m.in. doprecyzować i częściowo „odroczyć” niektóre obowiązki oraz wprowadzić dodatkowe wymogi informacyjne i sankcje. Dla pracodawców oznacza to konieczność szybkiego zidentyfikowania narzędzi, które mogą podlegać reżimowi wysokiego ryzyka, oraz zaplanowania dostosowania, także na poziomie dokumentacji i relacji z dostawcami.
- Pracodawca może stosować narzędzia AI do monitorowania produktywności i korespondencji, ale tylko w jasno określonych, legalnych celach i przy zachowaniu zasady proporcjonalności oraz minimalizacji danych.
- Zakres monitoringu oraz informacja o wykorzystaniu AI muszą być wyraźnie uregulowane w dokumentach wewnętrznych (regulamin pracy, polityki IT) i zakomunikowane pracownikom z wyprzedzeniem.
- Zaawansowany, zautomatyzowany monitoring na większą skalę wymaga przeprowadzenia DPIA oraz uwzględnienia ryzyka profilowania i dyskryminacji.
- Narzędzia nie mogą prowadzić do nieograniczonej inwigilacji pracownika. Należy unikać monitorowania zachowań prywatnych oraz treści prywatnej korespondencji.
- W przypadku systemów AI, których wyniki wpływają na decyzje kadrowe (premie, awanse, sankcje), należy liczyć się z kwalifikacją jako system wysokiego ryzyka w rozumieniu AIAct i wynikającymi z tego dodatkowymi obowiązkami (zarządzanie ryzykiem, dokumentacja, nadzór człowieka).
