Zmiana terminów przekazywania rocznych sprawozdań budżetowych

Zmiana została wprowadzona na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z 21.1.2019 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2019 r. poz. 138). Podstawowymi celami zmian było:

1) wpisanie symboli nowoutworzonych państwowych funduszy celowych (Fundusz Niskoemisyjnego Transportu, Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych, Fundusz Dróg Samorządowych, Fundusz Wypłaty Różnicy Ceny),

2) zmiana terminów przekazywania sprawozdań rocznych Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Rb-28 Programy, Rb-28NW Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28UE i Rb-28UE WPR,

3) doprecyzowanie instrukcji sporządzania sprawozdania Rb-35 z wykonania planu dochodów i wydatków agencji wykonawczej w zakresie wypełniania pozycji „Część” i „Adresat”.

Twórcy zmian w zakresie terminów przekazywania sprawozdań – zdecydowali się na przedłużenie terminów ich składania. Roczne sprawozdania Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Rb-28 Programy, Rb-28NW Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28UE i Rb-28UE WPR będą przekazywane przez dysponentów środków budżetu państwa w następujących terminach:

1) w zakresie budżetu państwa:

a) dysponenci środków budżetu państwa trzeciego stopnia – 6 lutego oraz 17 lutego w przypadku dysponentów środków budżetu państwa przekazujących dotacje,

b) dysponenci środków budżetu państwa drugiego stopnia – 17 lutego oraz 21 lutego w przypadku dysponentów środków budżetu państwa przekazujących dotacje,

c) dysponenci części budżetowych – 28 lutego;

2) w zakresie budżetu środków europejskich:

a) dysponenci środków budżetu państwa trzeciego stopnia – 17 lutego,

b) dysponenci środków budżetu państwa drugiego stopnia – 21 lutego,

c) dysponenci części budżetowych – 28 lutego.

Powyższe zmiany mają na celu rozłożenie w czasie realizowanych przez JSFP obowiązków związanych z procesem planowania i sprawozdawczości. Doprecyzowana została również instrukcja sporządzania sprawozdania Rb-35 z wykonania planu dochodów i wydatków agencji wykonawczej w zakresie wypełniania pozycji „Część” i „Adresat”. Po zmianie w pozycji „Część” wpisuje się symbol części budżetowej, której dysponentem jest minister sprawujący nadzór nad agencją wykonawczą, a w przypadku Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego – symbol części budżetowej, której dysponentem jest Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Natomiast w pozycji „Adresat” wpisuje się wyrazy: „Ministerstwo Finansów za pośrednictwem” oraz nazwę właściwego ministerstwa, którym kieruje minister sprawujący nadzór nad agencją wykonawczą.

Nowe przepisy mają zastosowanie po raz pierwszy do kwartalnych sprawozdań Rb-33 i Rb-35 za IV kwartały 2018 r. oraz rocznych sprawozdań Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Rb-28 Programy, Rb-28NW Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28UE i Rb-28UE WPR za rok 2018.

Zmiana rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym

Jednostki sektora finansów publicznych mają obowiązek sporządzania sprawozdań z wykonania procesów związanych z gromadzeniem środków publicznych oraz ich rozdysponowaniem, a w szczególności:

1) gromadzeniem dochodów i przychodów publicznych,

2) wydatkowaniem środków publicznych,

3) finansowaniem potrzeb pożyczkowych budżetu państwa,

4) zaciąganiem zobowiązań angażujących środki publiczne,

5) zarządzaniem środkami publicznymi,

6) zarządzaniem długiem publicznym,

7) rozliczeniami z budżetem UE.

W rezultacie państwowe jednostki budżetowe, dysponenci państwowych funduszy celowych, agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej oraz państwowe osoby prawne, o których mowa w art. 9 pkt 14 ustawy z 27.8.2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm., dalej: FinPubU), sporządzają sprawozdania z wykonania planów finansowych w układzie zadaniowym.

Rodzaje, formy, terminy i sposoby sporządzania sprawozdań z wykonania planów finansowych w układzie zadaniowym określone zostały obecnie w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28.12.2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1793 ze zm.). Rozporządzenie to uległo zmianie 1.2.2019 r. – na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z 22.1.2019 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz.U. z 2019 r. poz. 137). Wprowadzona w rozporządzeniu zmiana jest powiązana ze zmianą terminów przekazywania sprawozdań, o których mowa w art. 41 ust. 2 pkt 1 FinPubU. Założeniem tych zmian jest odciążenie dysponentów, z racji tego, że dotychczasowe terminy sporządzania sprawozdań w układzie tradycyjnym i zadaniowym były zbieżne. W rezultacie dokonano przesunięcia terminów sprawozdawczości tradycyjnej, a dodatkowo dokonano zmian terminów sprawozdawczości w układzie zdaniowym – w stosunku do sprawozdawczości tradycyjnej.

Nowe terminy mają pozwolić na bardziej równomierne rozłożenie prac związanych z przygotowaniem w tym okresie materiałów na potrzeby projektu ustawy budżetowej oraz wypełnianiem obowiązków sprawozdawczych przez poszczególnych dysponentów środków budżetu państwa.

Po wprowadzeniu zmian roczne sprawozdania w układzie zadaniowym będą przekazywane przez dysponentów środków budżetu państwa w następujących terminach:

1) dysponenci środków budżetu państwa trzeciego stopnia – 19 lutego,

2) dysponenci środków budżetu państwa drugiego stopnia – 28 lutego,

3) dysponenci części budżetowych – 11 marca.

Zmiana rozporządzenia ma po raz pierwszy zastosowanie do opracowania sprawozdań rocznych za 2018 r.

Projektowane zmiany w Kodeksie pracy w związku z RODO

Zmiany w Kodeksie pracy w zakresie danych osobowych

Kodeksowe zmiany, wprowadzone tą ustawą, będą dotyczyć przede wszystkim danych osobowych. Ustawa przewiduje pewne zmiany w katalogu danych, których pracodawca będzie miał prawo żądać zarówno od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak i od pracownika.

Po zmianach pracodawca będzie żądał:

1) od osoby ubiegającej się o zatrudnienie – podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, a także danych osobowych obejmujących wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia (tych ostatnich – tylko, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku);

2) od pracownika – podania dodatkowo danych osobowych obejmujących: adres zamieszkania, numer PESEL (a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość), inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny (jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy), a także wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz numeru rachunku płatniczego (jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych).

Pracodawca będzie mógł żądać podania innych danych osobowych niż ww. tylko, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa (nie będzie wówczas wymagana zgoda kandydata do pracy/pracownika). Udostępnienie pracodawcy danych osobowych będzie nadal następowało w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą, a pracodawca będzie mógł żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Ponadto do ustawy z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.; dalej: KP) zostaną wprowadzone nowe przepisy art. 22 ^1a-22^1b, z których wynikać będzie, że:

1) podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa – będzie mógł stanowić tylko przepis prawa, nie będzie to natomiast dopuszczalne na podstawie zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika;

2) podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby – będzie mogła stanowić zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika ;

3) podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wszystkie wyżej wymienione – będzie mogła stanowić zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Dane te będą mogły być udostępniane na wniosek pracodawcy lub przekazane pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika .

Przetwarzaniem danych, w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L Nr 119, str. 1; dalej: RODO), jest m.in. ich zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie.

Brak zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika na przetwarzanie danych lub jej wycofanie, nie będzie mógł być podstawą niekorzystnego traktowania takiej osoby lub pracownika, a także nie będzie mógł powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika będzie jednak dopuszczalne nie tylko za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie/pracownika, ale także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ww. pkt 2, będą mogły być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych będą z mocy przepisów Kodeksu pracy obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Zmiany w Kodeksie pracy dotyczące monitoringu

Ze względu na kontrowersje ww. ustawa znowelizuje także obowiązujące od maja 2018 r. kodeksowe przepisy dotyczące monitoringu. Po zmianach:

1) monitoring nie będzie już mógł w ogóle obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej (zoz);

2) monitoring będzie mógł nadal obejmować pomieszczenia sanitarne – o ile jego stosowanie tam jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności przez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób – ale tylko po uzyskaniu uprzedniej zgody zoz, a jeżeli u pracodawcy nie działa zoz – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy .

W tym zakresie przepisy przejściowe przewidują, że:

1) pracodawca, który w dniu wejścia w życie ustawy stosuje monitoring pomieszczeń udostępnianych zoz – w terminie 14 dni od wejścia w życie ustawy zaprzestaje stosowania monitoringu takich pomieszczeń, o czym niezwłocznie informuje zoz;

2) pracodawca, który w dniu wejścia w życie ustawy stosuje monitoring pomieszczeń sanitarnych – jest zobowiązany do uzyskania zgody na dalsze stosowanie monitoringu zoz, a jeżeli u pracodawcy nie działa zoz – zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy; w przypadku nieuzyskania takiej zgody pracodawca w terminie nieprzekraczającym 3 dni zaprzestaje stosowania monitoringu takich pomieszczeń, o czym niezwłocznie informuje zoz albo przedstawicieli pracowników.

Zmiany w ustawie o zfśs

Wyżej wymieniona ustawa znowelizuje także przepisy ustawy z 4.3.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.) w zakresie danych osobowych osób korzystających ze środków tego funduszu.

Po zmianach wprowadzonych tą ustawą z ustawy o zfśs będzie wynikać, że:

1) udostępnienie pracodawcy danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z zfśs – w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zfśs i ustalenia ich wysokości – następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie to może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zfśs,

2) do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia – mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę; są one obowiązane do zachowania ich w tajemnicy;

3) pracodawca przetwarza ww. dane osobowe tylko przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z zfśs oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń;

4) pracodawca ma obowiązek dokonywać przeglądu ww. danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu, tj. przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z zfśs oraz ustalenia ich wysokości, a także dochodzenia praw lub roszczeń.

Kwestionariusze osobowe po zmianach i przed kolejnymi zmianami

Poprzednio obowiązujące rozporządzenie, tj. rozporządzenie MPiPS z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 894; dalej: DokStosPrR), które straciło moc z dniem 31.12.2018 r., zawierało załączniki, a w nich pomocnicze wzory, m.in. kwestionariuszy osobowych dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie i dla pracownika, ale także wzory: umowy o pracę, wypowiedzenia umowy (w tym ze skróconym okresem wypowiedzenia) i rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369; dalej: DokPracR), obowiązujące od 1.1.2019 r. nie zawiera już takich wzorów, co wynika z obecnej praktyki zamieszczania w przepisach ustaw i rozporządzeń jedynie wzorów obowiązujących (tj. takich, które muszą być bezwzględnie stosowane), a nie pomocniczych (które mogą, ale nie muszą być stosowane przez zainteresowanych).

Nie oznacza to jednak, że pracodawcy nie mogą już zbierać danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników w formie kwestionariuszy. Mogą to oczywiście nadal czynić, a podstawę prawną do tego stanowi art. 22 ¹ ustawy z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.; dalej KP). Z przepisu tego wynika, że pracodawca ma prawo żądać:

1) od osoby ubiegającej się o zatrudnienie – podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia;

2) od pracownika – podania także: innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika (jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy), numeru PESEL pracownika (nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności – RCI PESEL) oraz numeru rachunku płatniczego (jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych).

Ponadto pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Jednocześnie pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa wyżej.

Na stronie internetowej resortu pracy zamieszczone zostały wzory tych pomocniczych dokumentów, które wcześniej były załącznikami do poprzedniego rozporządzenia w sprawie akt osobowych (https://www.gov.pl/web/rodzina/bip-pomocnicze-wzory-dokumentow-zwiazanych-z-ubieganiem-sie-o-zatrudnienie-nawiazaniem-zmiana-oraz-ustaniem-stosunku-pracy). Wzory te zawierają tylko pytania o takie dane osobowe pracownika i innych osób, które mają odzwierciedlenie w obecnym brzmieniu art. 22¹ Kodeksu pracy. Wzory te – jako wzory pomocnicze – mogą być przez pracodawców stosowane. Pracodawcy mogą też opracować własne wzory kwestionariuszy, z tym że zakres wymaganych informacji nie może wykraczać poza zakres wynikający z art. 22¹ KP, ewentualnie także z przepisów szczególnych (rangi ustawowej).

Kwestionariusz osobowy dla kandydata na pracownika

Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla kandydata na pracownika, opublikowany na stronie resortu pracy, różni się od wzoru zawartego w załączniku do DokStosPrR tylko tym, że usunięte zostały pytania o obywatelstwo, wykształcenie uzupełniające oraz dodatkowe uprawnienia, umiejętności i zainteresowania. Natomiast dodano nowe pytanie – o dodatkowe dane osobowe, jeżeli prawo lub obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych. I może się okazać, że na podstawie takich przepisów pracodawca zażąda informacji o:

1) obywatelstwie – np. na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy z 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1260 ze zm.) albo art. 4 pkt 1 ustawy z 21.11.2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1559 ze zm.);

2) karalności – np. na podstawie art. 6 ust. 2 albo art. 6 ust. 3 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych albo na podstawie art. 4 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej.

Tak więc pracodawcy, do których mają zastosowanie przepisy szczególne, mogą opracować własne wzory kwestionariuszy zawierające pytania o dodatkowe dane.

Kwestionariusz osobowy dla pracownika

Kwestionariusz osobowy dla pracownika, zamieszczony na stronie resortu pracy, zawiera więcej zmian w stosunku do wzoru wynikającego z załącznika do DokStosPrR. Usunięto z niego pytania dotyczące numeru NIP oraz stosunku do powszechnego obowiązku obrony, natomiast wprowadzono nowe pytania o:

1) inne dane osobowe pracownika niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy;

2) dodatkowe dane osobowe, jeżeli prawo lub obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych oraz

3) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pytanie o stan rodzinny zostało zastąpione pytaniem o imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, w przypadku zamiaru korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Zmiany związane z ustawą o dostosowaniu do RODO

Powyższe pomocnicze wzory kwestionariuszy będą musiały po raz kolejny zostać zmienione w związku z wejściem w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (tzw. rozporządzenia RODO). Prace nad projektem tej ustawy trwają obecnie w Sejmie. Projekt ten przewiduje także nowelizację Kodeksu pracy, w tym jego art. 22¹. Po zmianach z przepisu tego będzie wynikać, że pracodawca żąda:

1) od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, a gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku także danych obejmujących: wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia;

2) od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących: adres zamieszkania, numer PESEL (a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość), inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny (jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy), numer rachunku płatniczego (jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych) oraz danych obejmujących wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Nadal pracodawca będzie także żądał podania innych danych osobowych, gdy będzie to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Nadal także udostępnienie pracodawcy danych osobowych będzie następowało w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą, przy czym pracodawca będzie mógł żądać ich udokumentowania w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Wraz z wejściem w życie nowych przepisów art. 22¹ KP konieczna będzie kolejna zmiana brzmienia powyższych wzorów. W szczególności pracodawcy, którzy będą zatrudniać pracowników na stanowiskach pracy, na których nie ma przesłanek do żądania od kandydatów do pracy danych obejmujących wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, będą musieli przygotować się na stosowanie dwóch rodzajów kwestionariuszy osobowych dla osób ubiegających się o zatrudnienie – uwzględniających takie dane i ich nie uwzględniających. Niemniej obecnie można korzystać z wzorów zamieszczonych na stronie resortu pracy. Tak jak nie ma obowiązku wymiany kwestionariuszy złożonych przez pracowników do końca ubiegłego roku, zgodnie z wówczas obowiązującymi przepisami (nadal mogą one być przechowywane w ich aktach osobowych), tak nie będzie obowiązku usunięcia obecnie składanych kwestionariuszy wraz z wejściem w życie nowych przepisów, co zapewne nastąpi wiosną 2019 r. Istotne jest, czy kwestionariusze osobowe zawierają dane wskazane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującymi na dzień złożenia kwestionariusza.

Obowiązek prowadzeniamonitoringu wizyjnego miejsc magazynowania lub składowania odpadów

 

1. Wprowadzenie

Ustawowa regulacja zawarta w art. 25 ust. 6a-6e ustawy z 14.12.2012 r. o odpadach (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 992 ze zm.; dalej: OdpadyU) zobowiązuje podmioty zbierające i przetwarzające odpady do prowadzenia całodobowego monitoringu wizyjnego miejsc magazynowania lub składowania odpadów. Zapis należy przechowywać przez miesiąc, chroniąc go przed utratą. Utrwalony obraz lub jego kopię należy udostępniać na żądanie uprawnionych organów.

2. Podmioty zobowiązane

Nowe przepisy mają na celu umożliwienie sprawowania nadzoru nad działalnością w zakresie gospodarowania odpadami. Do prowadzenia wizyjnego systemu kontroli miejsc magazynowania lub składowania odpadów zostali zobowiązani posiadacze odpadów prowadzący magazynowanie odpadów lub zarządzający składowiskiem odpadów obowiązani do uzyskania:

Ww. podmioty są zobowiązane prowadzić przedmiotowy monitoring przy użyciu urządzeń technicznych zapewniających przez całą dobę zapis obrazu i identyfikację osób przebywających w tym miejscu (art. 25 ust. 6d OdpadyU), a utrwalony obraz przechowywać we właściwych warunkach przez miesiąc od daty dokonania zapisu (art. 25 ust. 6b OdpadyU) oraz zabezpieczać go przed dostępem osób nieuprawnionych i jego utratą, w szczególności wskutek zniszczenia lub kradzieży (art. 25 ust. 6e OdpadyU).

3. Udostępnianie zapisu

Utrwalony obraz lub jego kopię udostępnia się na żądanie:

4. Przepisy wykonawcze

Projekt przepisów wykonawczych określających:

przygotowany na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 25 ust. 8a OdpadyU, po długotrwałych konsultacjach wkroczył w końcową fazę i może wejść w życie wraz z przepisami ustawowymi tj. 22.2.2019 r. , co wskazuje na bardzo krótki okres dostosowania się zobowiązanych do nowych wymagań.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

W art. 94 pkt 9a i 9b KP nałożono na pracodawcę obowiązek prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacji pracowniczej), a także obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Tym samym skróceniu z 50 do 10 lat uległ okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nowe przepisy szczegółowo również regulują kwestie przechowywania dokumentacji pracowniczej w przypadku sporów sądowych oraz ponownego nawiązania stosunku pracy pomiędzy tym samym pracodawca i pracownikiem. W przepisie art. 94⁷ KP uregulowano również sytuację, w których pracodawca niszczy dokumentacje pracowniczą. I tak pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Do czasu zniszczenia, pracodawca w terminie 12 miesięcy może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie możliwe dzięki przekazaniu do ZUS za: pracowników i osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokość. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Przekazywanie przez pracodawcę danych na bieżąco w imiennym raporcie miesięcznym o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach. W tym celu wprowadzono odpowiednie zmiany do ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.).

Elektroniczna forma przechowywania dokumentacji pracowniczej

Przepis art. 94⁸ KP umożliwia pracodawcy zmianę postaci prowadzenia i przechowania dokumentacji pracowniczej w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje natomiast przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. W myśl art. 94⁹ KP pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji. W przypadku byłych pracowników pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje członkom rodziny wymienionym w § 3 art. 94⁸ KP. Nadto pracodawca obowiązany jest wydać dokumentacje pracownika w każdym czasie na jego wniosek. W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji. Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.

Zmiana umożliwiająca prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej spowodowała również zastąpienie dotychczasowego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j.: Dz.U. z 2017 r. poz. 894 ze zm.) nowym rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

Zmiana zasad wypłaty wynagrodzenia

Zmiana ma na celu odejście od zasady wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika i zastąpieniem jej zasadą wypłaty wynagrodzenia na rachunek bankowy wskazany przez pracownika. W tym celu wprowadzono zmiany do art. 86 § 3 KP, który otrzymał brzmienie „wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych”.

Wypłata wynagrodzenia na rachunek płatniczy wymagała dokonania zmiany w zakresie udostępnianych pracodawcy danych osobowych – art. 22¹ KP. Zmiana umożliwiła pracodawcy żądanie podania rachunku płatniczego, na który będzie dokonywał wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli pracownik będzie chciał otrzymywać wynagrodzenie w gotówce do rąk własnych, będzie zobowiązany do złożenia stosownego wniosku. Pracodawca, w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, miał obowiązek poinformowania, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych. Pracownik podaje pracodawcy numer rachunku płatniczego albo składa pracodawcy wniosek dotyczący dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy informacji.

Nowelizacja ustawy o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów

W odniesieniu do ustawy z 21.8.1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2204 ze zm.; dalej: GospNierU) zmiana polega na dodaniu celu, na jaki nieruchomość gruntowa została oddana w użytkowanie wieczyste i odpowiadającej mu stawki procentowej. Nowym celem jest oddanie w użytkowanie wieczyste nieruchomości gruntowej, na której położone są garaże lub stanowiska postojowe niewykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej albo nieruchomości przeznaczone na te cele. Stawka procentowa wyniesie 1% ceny.

W odniesieniu do ustawy z 20.7.2018 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów (Dz.U. z 2018 r. poz. 1716 ze zm.; dalej: PrzeksztUżytkWieczU) zasadnicza zmiana dotyczy bonifikat przy opłatach jednorazowych dotyczących nieruchomości Skarbu Państwa. Zgodnie z dodanym przepisem, jeżeli na obszarze danej gminy obowiązuje uchwała rady gminy określająca stawki procentowe bonifikaty od opłaty jednorazowej wyższe niż określone w ustawie, wojewoda niezwłocznie, w drodze zarządzenia, podwyższa stawki procentowe bonifikaty, uwzględniając warunki udzielania bonifikat i wysokość stawek procentowych wynikające z tej uchwały.

W przypadku, gdy przed dniem wejścia w życie nowelizacji, właściwy organ udzielił bonifikaty w myśl dotychczasowych przepisów ustawy, a wojewoda wydał po wejściu w życie nowelizacji zarządzenie w sprawie podwyższenia bonifikat, właściwy organ jest obowiązany do zwrotu części wniesionej opłaty jednorazowej, uwzględniając wysokość bonifikaty wynikającej z zarządzenia.

Subiektywnym okiem praktyka: kolejne nowelizacje ustawy uchwalane w ekspresowym trybie potwierdzają, że PrzeksztUżytkWieczU zawiera wiele niejasności interpretacyjnych, wątpliwości konstytucyjnych i niedoróbek legislacyjnych. Kolejne zmiany nie przyczynią się do bezproblemowego stosowania ustawy.

Prawo budowlane będzie regulowało zakres uprawnień budowlanych

Procedowana zmiana ustawy z 7.7.1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1202 ze zm., dalej: PrBud) ma na celu wdrożenie wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 7.2.2018 r. (K 39/15), dotyczącego ograniczenia zakresu uprawnień budowlanych. Dotychczasowo na mocy art. 16 pkt 3 prawa budowlanego ograniczenia zakresu uprawnień budowlanych określał, w drodze rozporządzenia, minister właściwy do spraw budownictwa w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw szkolnictwa wyższego i nauki. Trybunał Konstytucyjny uznał to za niezgodne z Konstytucją RP.

W ocenie TK to w ustawie, a nie w rozporządzeniu, powinien zostać wskazany zakres czynności w ramach uprawnień budowlanych, tam też muszą być określone wszelkie jego ograniczenia. Na ich uchwalenie TK dał ustawodawcy 12 miesięcy.

Zgodnie z projektem nowelizacji zakres uprawnień budowlanych, który obecnie jest uregulowany w rozdziale 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju z 11.9.2014 r. w sprawie samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie (Dz.U. z 2014 r. poz. 1278) zostanie zatem przeniesiony do PrBud. Wskazana w prawie budowlanym specjalność kolejowa zostanie rozbita na dwie: w zakresie kolejowych obiektów budowlanych oraz w zakresie sterowania ruchem kolejowym. Projekt zawiera także odpowiednie przepisy przejściowe.

Zakwestionowane przez TK przepisy w sprawie samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie utracą moc 12.2.2019 r. To oznacza, że nowe przepisy w tym zakresie powinny wejść w życie do 13.2.2019 r. Niewykonanie wyroku Trybunału Konstytucyjnego w przewidzianym terminie uniemożliwi nadawanie nowych uprawnień budowlanych.

Ewidencja zwierząt wprowadzanych na targ oraz pokazy lub do miejsca gromadzenia zwierząt

W Dz.U. z 2019 r. pod poz. 166 opublikowano rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z 11.1.2019 r. w sprawie ewidencji zwierząt wprowadzanych na targ, wystawę, pokaz, konkurs lub do miejsca gromadzenia zwierząt.

Rozporządzenie określa sposób prowadzenia takiej ewidencji, zakres danych w niej umieszczanych w ewidencji, a także wzór papierowej ewidencji.

Ewidencję prowadzi się oddzielnie dla bydła, owiec, kóz, świń i koniowatych, a wpisu do niej dokonuje się:

Natomiast zmian wpisów dokonuje się w sposób umożliwiający odczytanie wpisu zmienianego.

Wzór ewidencji prowadzonej w formie papierowej określony w załączniku do rozporządzenia.

Tym samym utraci moc rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z 19.7.2005 r. w sprawie ewidencji zwierząt przywiezionych na wystawy, pokazy lub konkursy (Dz.U. z 2005 r. Nr 142, poz. 1194).

Projekt ustawy zapewniającej stosowanie RODO w obowiązujących ustawach

W Sejmie, po pierwszym czytaniu, znajduje się rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679. Chodzi oczywiście o dostosowanie obowiązujących w Polsce ustaw do przepisów RODO.

Obszerny projekt przewiduje zmiany w 168 obowiązujących obecnie ustawach, w których brakuje przepisów umożliwiających prawidłowe stosowanie przepisów RODO. Pośród zmienianych jest ustawa z 14.6.1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2096; dalej: KPA). Przewiduje się dodanie nowych przepisów, tj. m.in.:

1) art. 2a KPA, zgodnie z którym KPA ma normować również sposób wykonywania obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO; wykonywanie tego obowiązku nie wpłynie na tok i wynik postępowania; wpływu takiego nie będzie też miało wniesienie żądanie z art. 18 RODO (żądanie ograniczenia przetwarzania danych osobowych);

2) art. 61 § 5 KPA, zgodnie z którym organ administracji publicznej przekaże informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, przy pierwszej czynności skierowanej do strony, chyba że strona posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie;

3) art. 65 § 1a KPA, zgodnie z którym zawiadomienie o przekazaniu sprawy zawiera również wspomniane informacje w zakresie danych przetwarzanych przez organ przekazujący, chyba że wnoszący podanie posiada te informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie;

4) art. 122h. § 1 KPA, zgodnie z którym w sprawie załatwianej milcząco organ przekazuje wspomniane wyżej informacje w BIP na swojej stronie podmiotowej, na stronie internetowej oraz w widocznym miejscu w siedzibie.

Zmiany przewidziano też w ustawie z 10.5.2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000 ze zm.), w której przewidziano m.in. możliwość przetwarzania danych osobowych w ramach wykonywania konstytucyjnych i ustawowych kompetencji Prezydenta RP, w zakresie nieobjętym bezpieczeństwem narodowym.

Ponadto, podmiot, który wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych (IOD), będzie mógł wyznaczyć osobę zastępującą IOD w czasie jego nieobecności, z uwzględnieniem kryteriów stawianych IOD, o których mowa w art. 37 ust. 5 i 6 RODO. W konsekwencji w związku z wykonywaniem obowiązków inspektora w czasie jego nieobecności do osoby go zastępującej będą miały zastosowanie odpowiednio przepisy dotyczące IOD. Podmiot, który wyznaczył osobę zastępującą IOD, będzie musiał zawiadomić Prezesa UODO.