Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

W art. 94 pkt 9a i 9b KP nałożono na pracodawcę obowiązek prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacji pracowniczej), a także obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Tym samym skróceniu z 50 do 10 lat uległ okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nowe przepisy szczegółowo również regulują kwestie przechowywania dokumentacji pracowniczej w przypadku sporów sądowych oraz ponownego nawiązania stosunku pracy pomiędzy tym samym pracodawca i pracownikiem. W przepisie art. 94⁷ KP uregulowano również sytuację, w których pracodawca niszczy dokumentacje pracowniczą. I tak pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Do czasu zniszczenia, pracodawca w terminie 12 miesięcy może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie możliwe dzięki przekazaniu do ZUS za: pracowników i osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokość. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Przekazywanie przez pracodawcę danych na bieżąco w imiennym raporcie miesięcznym o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach. W tym celu wprowadzono odpowiednie zmiany do ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.).

Elektroniczna forma przechowywania dokumentacji pracowniczej

Przepis art. 94⁸ KP umożliwia pracodawcy zmianę postaci prowadzenia i przechowania dokumentacji pracowniczej w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje natomiast przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. W myśl art. 94⁹ KP pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji. W przypadku byłych pracowników pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje członkom rodziny wymienionym w § 3 art. 94⁸ KP. Nadto pracodawca obowiązany jest wydać dokumentacje pracownika w każdym czasie na jego wniosek. W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji. Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.

Zmiana umożliwiająca prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej spowodowała również zastąpienie dotychczasowego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j.: Dz.U. z 2017 r. poz. 894 ze zm.) nowym rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

Zmiana zasad wypłaty wynagrodzenia

Zmiana ma na celu odejście od zasady wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika i zastąpieniem jej zasadą wypłaty wynagrodzenia na rachunek bankowy wskazany przez pracownika. W tym celu wprowadzono zmiany do art. 86 § 3 KP, który otrzymał brzmienie „wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych”.

Wypłata wynagrodzenia na rachunek płatniczy wymagała dokonania zmiany w zakresie udostępnianych pracodawcy danych osobowych – art. 22¹ KP. Zmiana umożliwiła pracodawcy żądanie podania rachunku płatniczego, na który będzie dokonywał wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli pracownik będzie chciał otrzymywać wynagrodzenie w gotówce do rąk własnych, będzie zobowiązany do złożenia stosownego wniosku. Pracodawca, w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, miał obowiązek poinformowania, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych. Pracownik podaje pracodawcy numer rachunku płatniczego albo składa pracodawcy wniosek dotyczący dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy informacji.