Projektowane zmiany w Kodeksie pracy w związku z RODO

Zmiany w Kodeksie pracy w zakresie danych osobowych

Kodeksowe zmiany, wprowadzone tą ustawą, będą dotyczyć przede wszystkim danych osobowych. Ustawa przewiduje pewne zmiany w katalogu danych, których pracodawca będzie miał prawo żądać zarówno od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak i od pracownika.

Po zmianach pracodawca będzie żądał:

1) od osoby ubiegającej się o zatrudnienie - podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, a także danych osobowych obejmujących wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia (tych ostatnich - tylko, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku);

2) od pracownika - podania dodatkowo danych osobowych obejmujących: adres zamieszkania, numer PESEL (a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość), inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny (jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy), a także wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz numeru rachunku płatniczego (jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych).

Pracodawca będzie mógł żądać podania innych danych osobowych niż ww. tylko, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa (nie będzie wówczas wymagana zgoda kandydata do pracy/pracownika). Udostępnienie pracodawcy danych osobowych będzie nadal następowało w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą, a pracodawca będzie mógł żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Ponadto do ustawy z 26.6.1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.; dalej: KP) zostaną wprowadzone nowe przepisy art. 22 1a-221b, z których wynikać będzie, że:

1) podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa - będzie mógł stanowić tylko przepis prawa, nie będzie to natomiast dopuszczalne na podstawie zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika;

2) podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby - będzie mogła stanowić zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika ;

3) podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wszystkie wyżej wymienione - będzie mogła stanowić zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Dane te będą mogły być udostępniane na wniosek pracodawcy lub przekazane pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika .

Przetwarzaniem danych, w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L Nr 119, str. 1; dalej: RODO), jest m.in. ich zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie.

Brak zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika na przetwarzanie danych lub jej wycofanie, nie będzie mógł być podstawą niekorzystnego traktowania takiej osoby lub pracownika, a także nie będzie mógł powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika będzie jednak dopuszczalne nie tylko za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie/pracownika, ale także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ww. pkt 2, będą mogły być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych będą z mocy przepisów Kodeksu pracy obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Zmiany w Kodeksie pracy dotyczące monitoringu

Ze względu na kontrowersje ww. ustawa znowelizuje także obowiązujące od maja 2018 r. kodeksowe przepisy dotyczące monitoringu. Po zmianach:

1) monitoring nie będzie już mógł w ogóle obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej (zoz);

2) monitoring będzie mógł nadal obejmować pomieszczenia sanitarne - o ile jego stosowanie tam jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności przez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób - ale tylko po uzyskaniu uprzedniej zgody zoz, a jeżeli u pracodawcy nie działa zoz - uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy .

W tym zakresie przepisy przejściowe przewidują, że:

1) pracodawca, który w dniu wejścia w życie ustawy stosuje monitoring pomieszczeń udostępnianych zoz - w terminie 14 dni od wejścia w życie ustawy zaprzestaje stosowania monitoringu takich pomieszczeń, o czym niezwłocznie informuje zoz;

2) pracodawca, który w dniu wejścia w życie ustawy stosuje monitoring pomieszczeń sanitarnych - jest zobowiązany do uzyskania zgody na dalsze stosowanie monitoringu zoz, a jeżeli u pracodawcy nie działa zoz - zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy; w przypadku nieuzyskania takiej zgody pracodawca w terminie nieprzekraczającym 3 dni zaprzestaje stosowania monitoringu takich pomieszczeń, o czym niezwłocznie informuje zoz albo przedstawicieli pracowników.

Zmiany w ustawie o zfśs

Wyżej wymieniona ustawa znowelizuje także przepisy ustawy z 4.3.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.) w zakresie danych osobowych osób korzystających ze środków tego funduszu.

Po zmianach wprowadzonych tą ustawą z ustawy o zfśs będzie wynikać, że:

1) udostępnienie pracodawcy danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z zfśs - w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zfśs i ustalenia ich wysokości - następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie to może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zfśs,

2) do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia - mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę; są one obowiązane do zachowania ich w tajemnicy;

3) pracodawca przetwarza ww. dane osobowe tylko przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z zfśs oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń;

4) pracodawca ma obowiązek dokonywać przeglądu ww. danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu, tj. przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z zfśs oraz ustalenia ich wysokości, a także dochodzenia praw lub roszczeń.




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw nam swój numer telefonu
i adres e-mail, a skontaktujemy się z Tobą:

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych