Opodatkowanie VAT bonów i voucherów od 1.1.2019 r.

Od początku roku 2019 obowiązują nowe definicje bonu, bonu jednego przeznaczenia i bonu różnego przeznaczenia oraz regulacje w zakresie ich opodatkowania, określające specyficzne zasady powstania obowiązku podatkowego, ustalania miejsca świadczenia. 

Zmiany w ustawie o ochronie praw lokatorów

Dodatkowe uprawnienia dla gmin

Ustawodawca przewidział istotne zmiany w części ustawy poświęconej mieszkaniowemu zasobowi gminy.

Wynajmujący (gmina, inna JST, Skarb Państwa) może wypowiedzieć umowę najmu lokalu jeżeli powierzchnia lokalu mieszkalnego przekracza 50m² dla jednej osoby oraz 25m² dla każdej kolejnej osoby (art. 21 ust. 4a) z zachowaniem co najmniej 6-miesięcznego terminu wypowiedzenia (ust. 4a).

Kolejnym istotnym wsparciem dla gmin jest możliwość sprawdzenia dochodów najemców lokali komunalnych oraz socjalnych (art. 21b). Osoby ubiegające się o zawarcie umowy najmu lokalu komunalnego lub socjalnego zostaną zobowiązane do złożenia deklaracji o wysokości dochodów członków gospodarstwa domowego. Gmina jest uprawniona do weryfikacji dochodów nie częściej niż co 2,5 roku (art. 21c ust. 1). W przypadku przekroczenia przez najemcę progu dochodowego czynsz najmu ulega podwyższeniu zgodnie ze wzorem określonym w art. 21c ust. 5).

Zmiany w funkcjonowaniu zasobu komunalnego

Mniej rewolucyjne zmiany dotknęły również zasady uchwalania wieloletnich programów gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz określania zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład zasobów komunalnych.

Do najistotniejszych zmian zaliczyć należy rezygnację z konieczności uwzględniania podziału na lokale komunalne i socjalne przy tworzeniu prognoz wielkości i stanu technicznego zasobu (art. 21 ust. 2 pkt 1) czy też obowiązku tworzenia osobnych kryteriów wynajmowania lokali o powierzchni przekraczającej 80m² powierzchni użytkowej (art. 21 ust. 2 pkt 6b) pozostawiając gminom taką (nieobligatoryjną) możliwość (art. 21 ust. 3 b).

Zmiany w definicjach

Pewnie modyfikacje przepisów znalazły się również w definicjach. Z art. 2 ust. 1 pkt 5 wykreślona została definicja lokalu socjalnego i została przeniesiona do art. 22 pod nazwą „umowa najmu socjalnego lokalu”. Zmiana nazewnictwa została zaimplementowana w całej ustawie.

Drugą istotną zmianą jest zastąpienie „wydatków związanych z utrzymaniem lokalu” pojęciem „koszty utrzymania lokalu” (art. 2 ust. 1 pkt 8). Różnica pomiędzy tymi pojęciami zostanie wyjaśniona w kolejnej części cyklu.

Umożliwienie nadania prawa do lokalu socjalnego osobie zajmującej lokal bezumownie

Zgodnie z art. 17 ust. 1a możliwe jest nadanie prawa do zawarcia umowy najmu socjalnego lokalu osobie, która dokonała zajęcia lokalu bez tytułu prawnego, jeżeli w świetle zasad współżycia społecznego działanie takie jest szczególnie usprawiedliwione. Przepis ten został wprowadzony w miejsce uchylonego art. 24 o podobnym brzmieniu.

Istotnym podkreślenia jest, że wprowadzone zmiany dotyczyć będą nowych umów najmu lokali komunalnych oraz najmu socjalnego lokali.

Sprawozdanie o wysokości pobranej opłaty depozytowej

W Dz.U. z 2019 r. pod poz. 808 opublikowano rozporządzenie Ministra Środowiska z 25.4.2019 r. w sprawie sprawozdania o wysokości pobranej opłaty depozytowej i przekazanej nieodebranej opłaty depozytowej.

Jak wynika z art. 54 ust. 1 i art. 56 ust. 1 i 2 ustawy z 24.4.2009 r. o bateriach i akumulatorach (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 521 ze zm.), sprzedawca detaliczny baterii samochodowych kwasowo-ołowiowych lub akumulatorów samochodowych kwasowo-ołowiowych, ma obowiązek pobrania od kupującego niebędącego przedsiębiorcą opłaty depozytowej oraz do potwierdzenia jej pobrania, jeżeli przy sprzedaży tych baterii lub akumulatorów kupujący nie przekazał mu zużytych baterii lub zużytych akumulatorów. Sprzedawca taki przekazuje też nieodebraną opłatę depozytową na odrębny rachunek bankowy urzędu marszałkowskiego właściwego ze względu na siedzibę tego sprzedawcy, w terminie do 15 marca roku następującego po roku, w którym nastąpiło pobranie opłaty, i w tym samym terminie ma obowiązek sporządzenia i przedłożenia marszałkowi województwa, w terminie do dnia 15 marca roku następującego po roku, w którym nastąpiło pobranie opłaty, sprawozdania o wysokości pobranej opłaty depozytowej i przekazanej nieodebranej opłaty depozytowej.

Rozporządzenie określa w załączniku wzór wspomnianego sprawozdania, które przekazuje się w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym.

Wzory dokumentów na potrzeby ewidencji odpadów

W Dz.U. z 2019 r. pod poz. 819 opublikowano rozporządzenie Ministra Środowiska z 25.4.2019 r. w sprawie wzorów dokumentów stosowanych na potrzeby ewidencji odpadów.

Rozporządzenie określa wzory dokumentów stosowanych na potrzeby ewidencji odpadów, czyli wzór karty:

Wzór zaświadczenia potwierdzającego recykling

W Dz.U. z 2019 r. pod poz. 797 opublikowano rozporządzenie Ministra Środowiska z 25.4.2019 r. w sprawie wzoru zaświadczenia potwierdzającego recykling i wzoru zaświadczenia potwierdzającego inne niż recykling procesy odzysku oraz sposobu ich przekazywania.

Oba zaświadczenia, tj.: potwierdzające recykling oraz potwierdzające inne niż recykling procesy odzysku można przekazywać w formie elektronicznej lub papierowej.

Zaświadczenia przekazywane w postaci elektronicznej:

1) prowadzącemu zakład przetwarzania przekazującemu odpady powstałe ze zużytego sprzętu do recyklingu albo do innych niż recykling procesów odzysku opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, o którym mowa w ustawie z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 700 ze zm.);

2) marszałkowi województwa na jego elektroniczną skrzynkę podawczą jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym, o których mowa w ustawie wymienionej w pkt 1, albo podpisem osobistym, będącym zaawansowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 11 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23.7.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L 257 z 28.8.2014, s. 73), weryfikowanym za pomocą certyfikatu podpisu osobistego.

Natomiast zaświadczenia w postaci papierowej jest przekazywane za pokwitowaniem:

Rozporządzenie określa wzory zaświadczeń:

Natomiast w Dz.U. z 2019 r. pod poz. 818 opublikowano rozporządzenie Ministra Środowiska z 29.4.2019 r. w sprawie zaświadczenia o zużytym sprzęcie, w którym określono wzór tego zaświadczenia, a także sposób jego przekazywania na zasadach analogicznych jak wyżej. Rozporządzenie to również obowiązuje od 1.5.2019 r.

Zaświadczenie o zebranych oraz przetworzonych zużytych bateriach

W Dz.U. z 2019 r. pod poz. 812 opublikowano rozporządzenie Ministra Środowiska z 25.4.2019 r. w sprawie wzoru zaświadczenia o zebranych zużytych bateriach przenośnych lub zużytych akumulatorach przenośnych oraz ewidencji zaświadczeń o zebranych zużytych bateriach przenośnych lub zużytych akumulatorach przenośnych.

Wzór określonego wyżej zaświadczenia określono w załączniku nr 1 do rozporządzenia, a wzór ewidencji – w załączniku nr 2.

Przy czym, ewidencja zaświadczeń o zebranych zużytych bateriach przenośnych lub zużytych akumulatorach przenośnych zawiera następujące informacje:

Od 1.5.2019 r. obowiązuje też rozporządzenie Ministra Środowiska z 25.4.2019 r. w sprawie wzoru zaświadczenia o przetworzonych zużytych bateriach lub zużytych akumulatorach oraz ewidencji zaświadczeń o przetworzonych zużytych bateriach lub zużytych akumulatorach (Dz.U. z 2019 r. poz. 813).

Audyt zewnętrzny organizacji odzysku sprzętu elektrycznego i elektronicznego

W Dz.U. z 2019 r. pod poz. 798 opublikowano rozporządzenie Ministra Środowiska z 25.4.2019 r. w sprawie rocznego audytu zewnętrznego organizacji odzysku sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz zakładu przetwarzania.

Jak wynika z art. 66 ustawy z 11.9.2015 r. o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1466 ze zm.; dalej: ZużSprzElektU), organizacja odzysku sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz prowadzący zakład przetwarzania mają obowiązek przeprowadzenia rocznego audytu zewnętrznego. Audyt taki przeprowadza się w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku kalendarzowym, którego dotyczy. Audyt kończy się podpisaniem przez audytora sprawozdania z przeprowadzonego audytu.

Audyt organizacji odzysku przeprowadza się w jej siedzibie, a zakładu przetwarzania – zakładzie przetwarzania oraz w miejscu, w którym prowadzący zakład przetwarzania przechowuje dokumentację, a w przypadku gdy przedsiębiorca posiada więcej niż jeden zakład przetwarzania, audyt przeprowadza się w każdym z zakładów.

Zakres audytu organizacji odzysku i zakładu przetwarzania określają przepisy § 5 i 7 rozporządzenia, a sposobem przeprowadzenia audytu jest sprawdzenie dokumentacji oraz ocena spełniania wymogów (patrz: § 6 i 8 rozporządzenia).

Audytor opracowuje projekt sprawozdania, w którym informuje o ustaleniach przeprowadzonego audytu i który przekazuje organizacji odzysku albo prowadzącemu zakład przetwarzania. Organizacja albo prowadzący zakład w ciągu 14 dni od dnia otrzymania projektu sprawozdania może zgłosić na piśmie dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące jego treści. Audytor po otrzymaniu od organizacji albo prowadzącego zakład przetwarzania dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń dotyczących projektu sprawozdania dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje w tym zakresie dodatkowe czynności sprawdzające. W przypadku stwierdzenia przez audytora zasadności całości lub części zgłoszonych przez audytowanego dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń projekt sprawozdania ulega w tym zakresie zmianie lub uzupełnieniu. Dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia włącza się do dokumentacji audytu. Po rozpatrzeniu przez audytora dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń projekt sprawozdania staje się sprawozdaniem z przeprowadzonego audytu.

Sprawozdanie z przeprowadzonego audytu powinno zawierać:

Sentencja

Ochrona danych osobowych w przepisach o dopingu w sporcie

W Dz.U. z 2019 r. pod poz. 730 opublikowano ustawę z 21.2.2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

W ustawie z 21.4.2017 r. o zwalczaniu dopingu w sporcie (Dz.U. z 2017 r. poz. 1051 ze zm.; dalej: DopSportU), dodano art. 27a, zgodnie z którym w związku z planowaniem i przeprowadzaniem kontroli antydopingowej w okresie podczas zawodów oraz w okresie poza nimi, Polska Agencja Antydopingowa (PAA) przetwarza następujące dane osobowe kontrolerów: wizerunek twarzy, płeć, podpis, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, a także informacje o realizowanej dotychczas kontroli antydopingowej.

Natomiast dane osobowe zawodników podlegają zabezpieczeniom zapobiegającym nadużyciom lub niezgodnemu z prawem dostępowi lub przekazaniu, polegającym co najmniej na dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych oraz pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w tajemnicy (art. 29 ust. 3a DopSportU). Doprecyzowano też, że przepisy art. 29 ust. 4-8 DopSportU dotyczą przetwarzania, przechowywania oraz weryfikacji danych osobowych zawodników.

Dodano też zapis, zgodnie z którym wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO nie wpływa na realizację zadania realizowanego dla dobra publicznego, którego celem jest zapewnienie uczciwości współzawodnictwa sportowego, ujawnienie przestępstw oraz ochrona zdrowia zawodników (art. 29 ust. 9 DopSportU).

Ochrona danych osobowych w przepisach o działalności kulturalnej

W Dz.U. z 2019 r. pod poz. 730 opublikowano ustawę z 21.2.2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

1. Ustawa o działalności kulturalnej

W ustawie z 25.10.1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1983 ze zm.; dalej: DziałKultU) zmiany dotyczą okresu przetwarzania danych osobowych oraz danych zawartych w rejestrze instytucji kultury.

Ustalono, że okres przetwarzania danych osób, którym przyznano odznakę honorową „Zasłużony dla Kultury Polskiej” oraz medalu „Zasłużony Kulturze Gloria Artis”, wynosi 80 lat.

Minister Kultury I Dziedzictwa Narodowego oraz inni ministrowie, w odniesieniu do podległych im ośrodków i instytucji kultury, a także jednostki samorządu terytorialnego mogą przyznawać nagrody i stypendia, o których mowa w art. 7a i 7b DziałKultU. W związku z przyznawaniem tych nagród i stypendiów wymienione organy przetwarzają osób, które je otrzymały, przez okres niezbędny do realizacji zadań. Organy te dokonują przeglądu tych danych co 5 lat.

Zgodnie z art. 14 ust. 1a DziałKultU w prowadzonym przez organizatora rejestrze instytucji kultury gromadzi się następujące dane:

1) oznaczenia instytucji kultury, w szczególności podmiotu, z którym organizator wspólnie prowadzi instytucję kultury, oraz imię i nazwisko pełnomocnika organizatora dokonującego wpisu;

2) organizacji instytucji kultury, w szczególności: imię i nazwisko dyrektora instytucji kultury i jego zastępców albo oznaczenie osoby fizycznej, której powierzono pełnienie obowiązków dyrektora, albo której powierzono zarządzanie instytucją kultury, imiona i nazwiska pełnomocników instytucji kultury uprawnionych do dokonywania czynności prawnych w imieniu instytucji oraz zakres ich upoważnień, a także imię i nazwisko pełnomocnika organizatora dokonującego wpisu;

3) dotyczące mienia instytucji kultury, w szczególności imię i nazwisko pełnomocnika organizatora dokonującego wpisu;

4) połączenia, podziału i likwidacji instytucji kultury, w szczególności imię i nazwisko likwidatora oraz imię i nazwisko pełnomocnika organizatora dokonującego wpisu.

2. Ochrona dziedzictwa Fryderyka Chopina

W ustawie z 3.2.2001 r. o ochronie dziedzictwa Fryderyka Chopina (Dz.U. Nr 16, poz. 168) zmieniono art. 6. Zgodnie z jego brzmieniem przed zmianą osobom fizycznym i jednostkom organizacyjnym wyróżniającym się w ochronie dziedzictwa Fryderyka Chopina nadawano odznakę honorową „Zasłużony dla Ochrony Dziedzictwa Fryderyka Chopina”. Odznakę honorową MKiDN, który określa też, w drodze rozporządzenia, tryb oraz zasady nadawania odznaki, jej wzór i sposób noszenia.

Po zmianie, osobom fizycznym i jednostkom organizacyjnym wyróżniającym się w ochronie dziedzictwa Fryderyka Chopina, w szczególności w kultywowaniu wiedzy i pamięci o kompozytorze, prowadzeniu badań i współdziałaniu w rozwijaniu wiedzy o twórczości i osobie Kompozytora, popularyzowaniu jego twórczości, a także pozyskiwaniu, gromadzeniu, zabezpieczaniu i udostępnianiu przedmiotów oraz miejsc związanych z jego życiem i twórczością, nadaje się odznakę honorową „Zasłużony dla Ochrony Dziedzictwa Fryderyka Chopina”, którą ta sama osoba fizyczna albo jednostce organizacyjnej może otrzymać tylko raz. Odznakę nadaje MKiDN z własnej inicjatywy lub na wniosek:

1) innego ministra lub kierownika urzędu centralnego;

2) terenowego organu administracji rządowej albo organu jednostki samorządu terytorialnego;

3) kierownika placówki zagranicznej RP w rozumieniu art. 4 pkt 2 ustawy z 27.7.2001 r. o służbie zagranicznej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2040 ze zm.);

4) podmiotu prowadzącego statutową działalność kulturalną, organizacji społecznej lub stowarzyszenia, działających na rzecz ochrony dziedzictwa Fryderyka Chopina;

5) kierownika publicznej albo niepublicznej szkoły artystycznej;

6) instytutu badawczego albo innej jednostki naukowej prowadzącej badania naukowe i poszerzającej wiedzę o życiu i twórczości Kompozytora.

Wniosek zawiera dane wnioskodawcy, w tym nazwę lub imię i nazwisko, adres do korespondencji, uzasadnienie wniosku oraz dane kandydata – jeżeli kandydatem jest:

1) osoba fizyczna: imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, obywatelstwo, adres zamieszkania albo do korespondencji, wykształcenie i posiadane tytuły naukowe, numer telefonu lub adres poczty elektronicznej, informacje w zakresie ochrony dziedzictwa Fryderyka Chopina;

2) jednostka organizacyjna: nazwę, siedzibę i adres, charakter prowadzonej działalności, datę utworzenia, osiągnięcia w zakresie ochrony dziedzictwa Fryderyka Chopina.

Wniosek podlega zaopiniowaniu przez komisję do spraw opiniowania wniosków o nadanie odznaki, która rekomenduje MKiDN osobę lub jednostkę organizacyjną do nadania odznaki. W skład komisji wchodzi od 5 do 9 osób, powoływanych przez MKiDN na okres roku, uznawanych za autorytety artystyczne i naukowe w dziedzinie badania życia i twórczości Fryderyka Chopina. Członkowie komisji pełnią swoje funkcje społecznie. Członkowie Komisji wybierają spośród siebie Przewodniczącego Komisji oraz Sekretarza Komisji.

Informacje o nadanych odznakach udostępnia się w BIP na stronie podmiotowej MKiDN i zawierają one następujące dane osobowe: imię i nazwisko, posiadane tytuły naukowe, informacje dotyczące działalności zawodowej z uwzględnieniem działalności w zakresie ochrony dziedzictwa Fryderyka Chopina.

MKiDN wydaje legitymację potwierdzającą nadanie odznaki, a ponadto otrzymał delegację ustawową do wydania rozporządzenia regulującego zasady przyznawania odznaki.

3. Archiwa

W ustawie z 14.7.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 553; dalej: NarZasArchU) do art. 16d dodano ust. 2a, zgodnie z którym zgłoszenie, o którym mowa w art. 16d ust. 2 pkt 1 NarZasArchU (chodzi o pisemne zgłoszenie do podmiotu zobowiązanego o udostępnienie materiałów archiwalnych), zawiera następujące dane zainteresowanego lub jego upoważnionego przedstawiciela:

1) imię i nazwisko;

2) adres zamieszkania;

3) adres korespondencyjny;

4) numer telefonu lub adres poczty elektronicznej, jeżeli zostały podane do wykorzystania;

5) rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

6) podpis własnoręczny, kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty.

Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzą (art. 22 NarZasArchU):

państwowa sieć archiwalna, którą tworzą archiwa: państwowe, wyodrębnione, zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych, zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych

jednostki organizacyjne, które posiadają powierzony zasób archiwalny, a także: biblioteki i muzea, przechowujące materiały archiwalne, które wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego, oraz gromadzące określone w art. 15 ust. 2 NarZasArchU materiały archiwalne stanowiące państwowy zasób archiwalny (m.in. tworzone przez organizacje społeczne, gospodarcze, polityczne i wyznaniowe, a także działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie nauki i techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny wkład do rozwoju Państwa Polskiego, życia politycznego, społecznego i gospodarczego oraz do rozwoju nauki i techniki oraz kultury i sztuki), których organizatorem jest: minister lub kierownik urzędu centralnego, JST, państwowa jednostka organizacyjna, a także działające w państwowych jednostkach organizacyjnych i w samorządowych jednostkach organizacyjnych

Z nowego art. 22b NarZasArchU wynika, że przewidziano ograniczenie stosowania przepisów, które dotyczą prawa do prostowania danych (art. 16 RODO) oraz zasady, zgodnie z którą osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania w przypadku: osoby, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych, a także gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania (art. 18 ust. 1 lit. a i b RODO).

Ograniczenie dotyczy, w zakresie ich działalności archiwalnej:

1) archiwów państwowych i wyodrębnionych;

2) jednostek posiadających zasób archiwalny oraz bibliotek i muzeów (patrz: tabela);

3) archiwów państwowych w zakresie przechowywania dokumentacji określonej w art. 51a ust. 1, a także art. 51r NarZasArchU (chodzi o regulowaną działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, a także pozostałej dokumentacji o czasowym okresie przechowywania).

Ograniczenie, o którym mowa:

1) w art. 16 RODO stosuje się w ten sposób, że przetwarzający przyjmują od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne (w tym przypadku sprostowanie lub uzupełnienie jest przechowywane i udostępniane odrębnie od materiałów archiwalnych, a informację o ich wniesieniu zamieszcza się w odpowiednich środkach ewidencyjnych);

2) w art. 18 ust. 1 lit. a i b RODO stosuje się w zakresie niezbędnym do zapewnienia korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.

Zabezpieczenia stosowane przez jednostki wymienione w art. 22 NarZasArchU (zob. tabela) polegają co najmniej na:

1) dopuszczeniu do przetwarzania chronionych danych osobowych wyłącznie pracowników posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych;

2) pisemnym zobowiązaniu pracowników, o których mowa wyżej, do zachowania przetwarzanych danych w poufności.

Jednostki:

o których mowa w art. 22 NarZasArchU, w ramach działalności archiwalnej, wdrażają zabezpieczenia wolności i praw osób, których dotyczą dane zawarte w materiałach archiwalnych, w szczególności w trakcie ich udostępniania przez anonimizację danych osobowych, zawieranie z użytkownikami zasobu archiwalnego umów wyłączających dalsze przetwarzanie danych osobowych oraz przez pseudonimizację danych w systemach informatycznych i teleinformatycznych. Stosowanie zabezpieczeń w postaci anonimizacji i pseudonimizacji nie jest obowiązkowe, jeżeli: przetwarza się, w tym udostępnia, dane osobowe za zgodą osoby, której dane dotyczą, jej pełnomocnika, przedstawiciela ustawowego lub opiekuna prawnego; osoba, której dane dotyczą, dobrowolnie i świadomie podała je uprzednio do publicznej wiadomości. (zabezpieczenia wolności i praw stosuje się odpowiednio do dokumentacji niestanowiącej materiałów archiwalnych, o ile nie sprzeciwia się to celom postępowania z tą dokumentacją)

wymienione w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 (archiwa państwowe i wyodrębnione) oraz w ust. 2 pkt 2 (biblioteki i muzea wymienione w powyższej tabeli) NarZasArchU przetwarzają dane osobowe, odpowiednio: wieczyście; przez okres wynikający z art. 5 ust. 1 pkt 2 NarZasArchU (dokumentacja niearchiwalna może być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji, oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową)

4. Ochrona zabytków

Zmiany wprowadzono też w ustawie z 23.7.2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2067 ze zm.; dalej: OchrZabU), w której dodano nowe przepisy, zgodnie z którymi:

1) rejestr zabytków zawiera dane osobowe obejmujące imię, nazwisko i adres zamieszkania lub nazwę i adres siedziby właściciela lub posiadacza zabytku lub użytkownika wieczystego gruntu, na którym znajduje się zabytek nieruchomy (art. 8 ust. 3 OchrZabU);

2) ewidencje, o których mowa w art. 22 ust. 1, 2, 4 i 6 OchrZabU (ewidencje wojewódzkie, gminne i morskie), mogą zawierać dane osobowe obejmujące: imię, nazwisko i adres zamieszkania lub nazwę i adres siedziby właściciela lub użytkownika zabytku; imię, nazwisko i podpis autora karty ewidencyjnej lub adresowej lub imię i nazwisko osoby, która wypełniła kartę ewidencyjną; a także imię i nazwisko lub nazwę wykonawcy prac konserwatorskich, prac restauratorskich, badań konserwatorskich lub badań archeologicznych przy zabytku (art. 22 ust. 7 OchrZabU);

3) wykaz zabytków skradzionych zawiera dane osobowe obejmujące imię, nazwisko i adres zamieszkania lub nazwę i adres siedziby właściciela lub posiadacza zabytku (art. 23 ust. 3 OchrZabU).