Ochrona danych osobowych w przepisach o działalności kulturalnej

W Dz.U. z 2019 r. pod poz. 730 opublikowano ustawę z 21.2.2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

1. Ustawa o działalności kulturalnej

W ustawie z 25.10.1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1983 ze zm.; dalej: DziałKultU) zmiany dotyczą okresu przetwarzania danych osobowych oraz danych zawartych w rejestrze instytucji kultury.

Ustalono, że okres przetwarzania danych osób, którym przyznano odznakę honorową „Zasłużony dla Kultury Polskiej” oraz medalu „Zasłużony Kulturze Gloria Artis”, wynosi 80 lat.

Minister Kultury I Dziedzictwa Narodowego oraz inni ministrowie, w odniesieniu do podległych im ośrodków i instytucji kultury, a także jednostki samorządu terytorialnego mogą przyznawać nagrody i stypendia, o których mowa w art. 7a i 7b DziałKultU. W związku z przyznawaniem tych nagród i stypendiów wymienione organy przetwarzają osób, które je otrzymały, przez okres niezbędny do realizacji zadań. Organy te dokonują przeglądu tych danych co 5 lat.

Zgodnie z art. 14 ust. 1a DziałKultU w prowadzonym przez organizatora rejestrze instytucji kultury gromadzi się następujące dane:

1) oznaczenia instytucji kultury, w szczególności podmiotu, z którym organizator wspólnie prowadzi instytucję kultury, oraz imię i nazwisko pełnomocnika organizatora dokonującego wpisu;

2) organizacji instytucji kultury, w szczególności: imię i nazwisko dyrektora instytucji kultury i jego zastępców albo oznaczenie osoby fizycznej, której powierzono pełnienie obowiązków dyrektora, albo której powierzono zarządzanie instytucją kultury, imiona i nazwiska pełnomocników instytucji kultury uprawnionych do dokonywania czynności prawnych w imieniu instytucji oraz zakres ich upoważnień, a także imię i nazwisko pełnomocnika organizatora dokonującego wpisu;

3) dotyczące mienia instytucji kultury, w szczególności imię i nazwisko pełnomocnika organizatora dokonującego wpisu;

4) połączenia, podziału i likwidacji instytucji kultury, w szczególności imię i nazwisko likwidatora oraz imię i nazwisko pełnomocnika organizatora dokonującego wpisu.

2. Ochrona dziedzictwa Fryderyka Chopina

W ustawie z 3.2.2001 r. o ochronie dziedzictwa Fryderyka Chopina (Dz.U. Nr 16, poz. 168) zmieniono art. 6. Zgodnie z jego brzmieniem przed zmianą osobom fizycznym i jednostkom organizacyjnym wyróżniającym się w ochronie dziedzictwa Fryderyka Chopina nadawano odznakę honorową "Zasłużony dla Ochrony Dziedzictwa Fryderyka Chopina". Odznakę honorową MKiDN, który określa też, w drodze rozporządzenia, tryb oraz zasady nadawania odznaki, jej wzór i sposób noszenia.

Po zmianie, osobom fizycznym i jednostkom organizacyjnym wyróżniającym się w ochronie dziedzictwa Fryderyka Chopina, w szczególności w kultywowaniu wiedzy i pamięci o kompozytorze, prowadzeniu badań i współdziałaniu w rozwijaniu wiedzy o twórczości i osobie Kompozytora, popularyzowaniu jego twórczości, a także pozyskiwaniu, gromadzeniu, zabezpieczaniu i udostępnianiu przedmiotów oraz miejsc związanych z jego życiem i twórczością, nadaje się odznakę honorową „Zasłużony dla Ochrony Dziedzictwa Fryderyka Chopina”, którą ta sama osoba fizyczna albo jednostce organizacyjnej może otrzymać tylko raz. Odznakę nadaje MKiDN z własnej inicjatywy lub na wniosek:

1) innego ministra lub kierownika urzędu centralnego;

2) terenowego organu administracji rządowej albo organu jednostki samorządu terytorialnego;

3) kierownika placówki zagranicznej RP w rozumieniu art. 4 pkt 2 ustawy z 27.7.2001 r. o służbie zagranicznej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2040 ze zm.);

4) podmiotu prowadzącego statutową działalność kulturalną, organizacji społecznej lub stowarzyszenia, działających na rzecz ochrony dziedzictwa Fryderyka Chopina;

5) kierownika publicznej albo niepublicznej szkoły artystycznej;

6) instytutu badawczego albo innej jednostki naukowej prowadzącej badania naukowe i poszerzającej wiedzę o życiu i twórczości Kompozytora.

Wniosek zawiera dane wnioskodawcy, w tym nazwę lub imię i nazwisko, adres do korespondencji, uzasadnienie wniosku oraz dane kandydata - jeżeli kandydatem jest:

1) osoba fizyczna: imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, obywatelstwo, adres zamieszkania albo do korespondencji, wykształcenie i posiadane tytuły naukowe, numer telefonu lub adres poczty elektronicznej, informacje w zakresie ochrony dziedzictwa Fryderyka Chopina;

2) jednostka organizacyjna: nazwę, siedzibę i adres, charakter prowadzonej działalności, datę utworzenia, osiągnięcia w zakresie ochrony dziedzictwa Fryderyka Chopina.

Okres przechowywania danych osobowych zawartych we wniosku wynosi 80 lat.

Wniosek podlega zaopiniowaniu przez komisję do spraw opiniowania wniosków o nadanie odznaki, która rekomenduje MKiDN osobę lub jednostkę organizacyjną do nadania odznaki. W skład komisji wchodzi od 5 do 9 osób, powoływanych przez MKiDN na okres roku, uznawanych za autorytety artystyczne i naukowe w dziedzinie badania życia i twórczości Fryderyka Chopina. Członkowie komisji pełnią swoje funkcje społecznie. Członkowie Komisji wybierają spośród siebie Przewodniczącego Komisji oraz Sekretarza Komisji.

Informacje o nadanych odznakach udostępnia się w BIP na stronie podmiotowej MKiDN i zawierają one następujące dane osobowe: imię i nazwisko, posiadane tytuły naukowe, informacje dotyczące działalności zawodowej z uwzględnieniem działalności w zakresie ochrony dziedzictwa Fryderyka Chopina.

MKiDN wydaje legitymację potwierdzającą nadanie odznaki, a ponadto otrzymał delegację ustawową do wydania rozporządzenia regulującego zasady przyznawania odznaki.

3. Archiwa

W ustawie z 14.7.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 553; dalej: NarZasArchU) do art. 16d dodano ust. 2a, zgodnie z którym zgłoszenie, o którym mowa w art. 16d ust. 2 pkt 1 NarZasArchU (chodzi o pisemne zgłoszenie do podmiotu zobowiązanego o udostępnienie materiałów archiwalnych), zawiera następujące dane zainteresowanego lub jego upoważnionego przedstawiciela:

1) imię i nazwisko;

2) adres zamieszkania;

3) adres korespondencyjny;

4) numer telefonu lub adres poczty elektronicznej, jeżeli zostały podane do wykorzystania;

5) rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

6) podpis własnoręczny, kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty.

Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzą (art. 22 NarZasArchU):

państwowa sieć archiwalna, którą tworzą archiwa:

państwowe, wyodrębnione, zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych, zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych

jednostki organizacyjne, które posiadają powierzony zasób archiwalny, a także:

biblioteki i muzea, przechowujące materiały archiwalne, które wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego, oraz gromadzące określone w art. 15 ust. 2 NarZasArchU materiały archiwalne stanowiące państwowy zasób archiwalny (m.in. tworzone przez organizacje społeczne, gospodarcze, polityczne i wyznaniowe, a także działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie nauki i techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny wkład do rozwoju Państwa Polskiego, życia politycznego, społecznego i gospodarczego oraz do rozwoju nauki i techniki oraz kultury i sztuki), których organizatorem jest: minister lub kierownik urzędu centralnego, JST, państwowa jednostka organizacyjna, a także działające w państwowych jednostkach organizacyjnych i w samorządowych jednostkach organizacyjnych

Z nowego art. 22b NarZasArchU wynika, że przewidziano ograniczenie stosowania przepisów, które dotyczą prawa do prostowania danych (art. 16 RODO) oraz zasady, zgodnie z którą osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania w przypadku: osoby, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych, a także gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania (art. 18 ust. 1 lit. a i b RODO).

Ograniczenie dotyczy, w zakresie ich działalności archiwalnej:

1) archiwów państwowych i wyodrębnionych;

2) jednostek posiadających zasób archiwalny oraz bibliotek i muzeów (patrz: tabela);

3) archiwów państwowych w zakresie przechowywania dokumentacji określonej w art. 51a ust. 1, a także art. 51r NarZasArchU (chodzi o regulowaną działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, a także pozostałej dokumentacji o czasowym okresie przechowywania).

Ograniczenie, o którym mowa:

1) w art. 16 RODO stosuje się w ten sposób, że przetwarzający przyjmują od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne (w tym przypadku sprostowanie lub uzupełnienie jest przechowywane i udostępniane odrębnie od materiałów archiwalnych, a informację o ich wniesieniu zamieszcza się w odpowiednich środkach ewidencyjnych);

2) w art. 18 ust. 1 lit. a i b RODO stosuje się w zakresie niezbędnym do zapewnienia korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.

Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 RODO (chodzi o prawo dostępu dla osoby, których dane dotyczą), następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych. Natomiast administrator danych informuje o powyższych ograniczeniach w BIP na swojej stronie podmiotowej, swojej stronie internetowej oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie.

Zabezpieczenia stosowane przez jednostki wymienione w art. 22 NarZasArchU (zob. tabela) polegają co najmniej na:

1) dopuszczeniu do przetwarzania chronionych danych osobowych wyłącznie pracowników posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych;

2) pisemnym zobowiązaniu pracowników, o których mowa wyżej, do zachowania przetwarzanych danych w poufności.

Jednostki:

o których mowa w art. 22 NarZasArchU, w ramach działalności archiwalnej, wdrażają zabezpieczenia wolności i praw osób, których dotyczą dane zawarte w materiałach archiwalnych, w szczególności w trakcie ich udostępniania przez anonimizację danych osobowych, zawieranie z użytkownikami zasobu archiwalnego umów wyłączających dalsze przetwarzanie danych osobowych oraz przez pseudonimizację danych w systemach informatycznych i teleinformatycznych.

Stosowanie zabezpieczeń w postaci anonimizacji i pseudonimizacji nie jest obowiązkowe, jeżeli:

  • przetwarza się, w tym udostępnia, dane osobowe za zgodą osoby, której dane dotyczą, jej pełnomocnika, przedstawiciela ustawowego lub opiekuna prawnego;
  • osoba, której dane dotyczą, dobrowolnie i świadomie podała je uprzednio do publicznej wiadomości.

(zabezpieczenia wolności i praw stosuje się odpowiednio do dokumentacji niestanowiącej materiałów archiwalnych, o ile nie sprzeciwia się to celom postępowania z tą dokumentacją)

wymienione w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 (archiwa państwowe i wyodrębnione) oraz w ust. 2 pkt 2 (biblioteki i muzea wymienione w powyższej tabeli) NarZasArchU przetwarzają dane osobowe, odpowiednio:

  • wieczyście;
  • przez okres wynikający z art. 5 ust. 1 pkt 2 NarZasArchU (dokumentacja niearchiwalna może być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji, oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową)

4. Ochrona zabytków

Zmiany wprowadzono też w ustawie z 23.7.2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2067 ze zm.; dalej: OchrZabU), w której dodano nowe przepisy, zgodnie z którymi:

1) rejestr zabytków zawiera dane osobowe obejmujące imię, nazwisko i adres zamieszkania lub nazwę i adres siedziby właściciela lub posiadacza zabytku lub użytkownika wieczystego gruntu, na którym znajduje się zabytek nieruchomy (art. 8 ust. 3 OchrZabU);

2) ewidencje, o których mowa w art. 22 ust. 1, 2, 4 i 6 OchrZabU (ewidencje wojewódzkie, gminne i morskie), mogą zawierać dane osobowe obejmujące: imię, nazwisko i adres zamieszkania lub nazwę i adres siedziby właściciela lub użytkownika zabytku; imię, nazwisko i podpis autora karty ewidencyjnej lub adresowej lub imię i nazwisko osoby, która wypełniła kartę ewidencyjną; a także imię i nazwisko lub nazwę wykonawcy prac konserwatorskich, prac restauratorskich, badań konserwatorskich lub badań archeologicznych przy zabytku (art. 22 ust. 7 OchrZabU);

3) wykaz zabytków skradzionych zawiera dane osobowe obejmujące imię, nazwisko i adres zamieszkania lub nazwę i adres siedziby właściciela lub posiadacza zabytku (art. 23 ust. 3 OchrZabU).




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych