Opodatkowanie dywidendy wypłaconej poprzez fundację rodzinną

Wspólnicy mogą w różny sposób podzielić zyski, mogą też zmienić sposób tego podziału dopóki zyski pozostają w spółce. Wypłatę podzielonych zysków na rzecz wspólników, także gdy są to zatrzymane zyski lat ubiegłych, należy traktować jak dywidendę. Taki zysk kapitałowy z udziału w spółce generuje w fundacji rodzinnej przychody (art. 7b ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o CIT). Są to jednak przychody zwolnione od CIT (art. 6 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT). Można rzec, że dochody fundacji rodzinnej związane z dywidendą podlegają zwolnieniu od CIT, niezależnie od formy jej wypłaty czy pochodzenia samych środków w spółce.

Podobne stanowisko wyrażono m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 17.6.2025 r. (0114-KDIP2-1.4010.266.2025.1.PK).

Gdy fundacja już otrzyma dywidendę, to będzie mogła nią rozporządzać, w szczególności przez wypłatę na rzecz fundatorów. Są to przychody beneficjenta, który jest fundatorem, z innych źródeł (art. 20 ust. 1g ustawy o PIT). Beneficjent taki może otrzymać wypłatę od fundacji, która będzie zwolniona od PIT (art. 21 ust. 1 pkt 157 pkt 2 ustawy o PIT). Dotyczy to wypłaty obliczonej według proporcji wynikającej z art. 27–29 ustawy o fundacji rodzinnej. W sytuacji, w której występuje wielu fundatorów, ze zwolnienia tego fundatorzy mogą skorzystać tylko wtedy, gdy wypłat dokonują proporcjonalnie. Nieproporcjonalne wypłaty podlegają, w części obejmującej nadwyżkę nad proporcję, opodatkowaniu PIT w wysokości 10% (art. 30 ust. 1 pkt 17 ustawy o PIT).

Należy jednak zwrócić uwagę, że – na potrzeby obliczenia tej proporcji – za mienie wniesione przez fundatora uważa się także mienie wniesione przez jego małżonka, zstępnych, wstępnych lub rodzeństwo (art. 28 ust. 2 pkt 1 ustawy o fundacji rodzinnej). Tak więc – co do zasady – wypłaty, które dokonywane są na rzecz fundatorów poprzez fundację rodzinną, w całości zwolnione są od PIT. Nie jest to jednak bezwzględna zasada.

Podobne stanowisko wyrażono m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 16.7.2025 r. (0113-KDIPT2-3.4011.502.2025.1.JŚ).

W konsekwencji wypłata dywidendy, która dokonywana jest poprzez fundację rodzinną, opodatkowana jest CIT w wysokości 15% jedynie w fundacji rodzinnej (jako wypłacone świadczenie; art. 24q ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT).

Brak obowiązku podpisywania dokumentów zgłoszeniowych ZUS przez ubezpieczonego po reformie z listopada 2025 r.

Przed zmianą przepisów pracownik był zobowiązany do podpisania zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, tj. formularza ZUS ZUA. Jeżeli pracodawca przesyłał dokumenty ubezpieczeniowe do organu rentowego drogą elektroniczną, pracownik podpisywał ich papierową wersję.

Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń w ZUS należy do obowiązków pracodawcy. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA w terminie 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy. Zgodnie z wcześniejszym brzmieniem przepisów ustawy systemowej, osoba zgłaszana potwierdzała prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu własnoręcznym podpisem. Taki stan prawny obowiązywał przed nowelizacją przepisów.

Od 4.11.2025 r. obowiązek ten formalnie przestał istnieć. Należy jednak podkreślić, że zmiana dotyczy wyłącznie sytuacji, w których zgłoszenie zostało skutecznie przekazane do ZUS drogą elektroniczną. Oznacza to, że system teleinformatyczny ZUS stanowi obecnie wystarczające źródło dowodowe potwierdzające dokonanie zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń.

Jednocześnie zlikwidowano obowiązek przechowywania przez 5 lat papierowych wersji dokumentów zgłoszeniowych, ponieważ ZUS weryfikuje dane bezpośrednio w systemach informatycznych. Pracodawca nadal powinien jednak zadbać o prawidłowe potwierdzenie danych ubezpieczeniowych.

Zamiast podpisu na papierowym formularzu pracownik może np. przesłać zaakceptowany zestaw danych drogą mailową, co można uznać za potwierdzenie poprawności przekazanych danych.

Wydatki poniesione na zakup niezbędnego wyposażenia dla dziennikarza a koszty podatkowe

Kwestię wyposażenia dziennikarza należy rozpatrywać biorąc pod uwagę całokształt potrzeb, które związane są z wykonywaniem tego zawodu. Nie ma przecież różnicy między wyposażeniem dziennikarza w mikrofon, kamerę czy dyktafon, a niezbędne w pracy wyposażenie wyprawowe (np. sportowe, ale też ochronne w przypadku dziennikarza wojennego). Istotnym elementem jest związek przyczynowo–skutkowy między kosztami a przychodami (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Organy podatkowe wskazują jedynie, że nie może być kosztem podatkowym wyposażenie o charakterze osobistym, np. odzież (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 7.8.2019 r., 0115-KDIT2-3.4011.285.2019.1.PS). Wydatki poniesione na wyposażenie (do kwoty w wysokości 10 000 zł), które niezbędne są do uzyskania przychodów z prowadzonej działalności, mogą być kosztami podatkowymi (cenniejsze powinny być amortyzowane). Podatnik powinien zwrócić też uwagę na szczególne obowiązki, które wynikają z art. 10 i art. 12 Prawa prasowego, będą one bowiem niekiedy mogły uzasadnić szczególne koszty, które w innych rodzajach działalności nie posiadałyby związku przyczynowo–skutkowego z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Podział urlopu wypoczynkowego na części

Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy, na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Powyższy przepis jest interpretowany w następujący sposób: jeżeli pracownik złoży wniosek o podział urlopu w taki sposób, że jedna część urlopu obejmuje nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych, to pracodawca ma obowiązek takiego urlopu udzielić. Natomiast, jeśli podwładny chciałby podzielić urlop na krótsze części, to pracodawca nie może zmusić go do podziału urlopu zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy, czyli tak, aby jedna z części trwała 14 dni kalendarzowych.

Co istotne, akceptacja wniosku pracownika o podział urlopu na części, z których żadna nie obejmuje co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, nie stanowi wykroczenia przeciwko prawom pracownika przewidzianego w art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Nie ma podstaw, aby inspektor pracy pociągnął pracodawcę do odpowiedzialności za nieudzielenie 14-dniowej części urlopu, jeżeli pracownik w taki sposób podzielił przysługujący mu wymiar urlopu wypoczynkowego. Natomiast, jeśli pracownik złożył wniosek urlopowy o podział urlopu w taki sposób, aby jedna część wynosiła 14 dni wypoczynku i pracodawca odmówi udzielenia takiej części urlopu – inspektor pracy zwróci uwagę na takie niewłaściwe postępowanie.

Składki za prezesa i jednoczesnego pracownika – tylko z etatu – interpretacja ZUS

Spółka powołała do pełnienia nieodpłatnie funkcji prezesa zarządu jednego ze swoich wspólników. Dodatkowo zaangażowała go na podstawie umowy o pracę jako dyrektora operacyjnego. Zakresy obowiązków na każdym ze stanowisk są rozdzielone i nie pokrywają się. Ze względu na bardzo dobre wyniki spółki planuje ona przyznanie prezesowi jednorazowej nagrody o charakterze uznaniowym. Myśli również o przyznaniu prezesowi w przyszłości stałego wynagrodzenia. Zastanawia się, czy od takiej nagrody i wynagrodzenia trzeba będzie odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne.

ZUS przypomniał, że powołanie jest ogólnym terminem obejmującym każdą formę prowadzącą do nawiązania stosunku organizacyjnego. Zastrzegł jednak, że członek zarządu spółki powołany do pełnienia funkcji tylko na mocy aktu powołania nie jest objęty obowiązkiem ubezpieczeń społecznych. A to dlatego, że taki tytuł nie został wymieniony w katalogu aktywności rodzących konieczność odprowadzania składek społecznych, określonym w art. 6 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W konsekwencji powołany prezes spółki nie podlega ubezpieczeniom społecznym, a wypłacane mu wynagrodzenie i jednorazowa nie wchodzą do podstawy wymiaru składek społecznych.

Pojęcie jednorazowej wartości transakcji

Przepisy podatkowe, które uzależniają określone skutki od faktu zapłaty należności z tytułu transakcji, której wartość przekracza kwotę 15 000 zł, na rachunek spoza białej listy (w szczególności: art. 22p ustawy o PIT, art. 117ba Ordynacji podatkowej) odwołują się do transakcji innej, niż określona w art. 19 Prawa przedsiębiorców.

Przepis art. 19 Prawa przedsiębiorców stanowi o płatnościach związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą, w przypadku gdy:

1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca,

2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza kwotę 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia jednorazowej wartości transakcji. Prezentowana linia interpretacyjna wskazuje natomiast, że pod pojęciem tym należy rozumieć ogólną wartość należności lub zobowiązań, określoną w umowie zawartej między przedsiębiorcami (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 12.1.2018 r., 0112-KDIL3-3.4011.217.2017.2.MM). Tak więc przedstawionym przypadku jako transakcji nie należy traktować ani jednej faktury, ani także całości zakupu od danego kontrahenta. Pod pojęciem tym należy rozumieć ogólną wartość należności lub zobowiązań, określoną w umowie zawartej między przedsiębiorcami.

Sponsoring lokalnego klubu sportowego a PIT i VAT

Podatek dochodowy od osób fizycznych

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Należy więc wskazać, że zaliczenie całości wydatków do kosztów jest w pełni możliwe przy tzw. sponsoringu właściwym, gdzie świadczenia obu stron są równej wartości, a klub w zamian za środki reklamuje działalność sponsora. Z kolei art. 26ha ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 26ha ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT pozwalają na odliczenie od podstawy obliczenia podatku dodatkowych 50% kosztów poniesionych na finansowanie klubu sportowego, wskazanego w art. 28 ust. 1 ustawy o sporcie. Otrzymane przez taki klub środki muszą zostać przeznaczone na ściśle określone cele statutowe, takie jak zakup sprzętu sportowego lub stypendia, a podatnik dokonując obu odliczeń rozlicza ostatecznie 150% poniesionych wydatków (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 21.7.2022 r., 0113-KDIPT2-1.4011.207.2022.2.MAP).

Podatek od towarów i usług

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT czynnemu podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Jeżeli zatem klub sportowy w zamian za sponsoring będzie reklamował działalność podatnika, co potencjalnie może zwiększyć jego obroty z prowadzonej działalności, zostanie spełniony warunek do pełnego odliczenia VAT z tytułu dokonywanego świadczenia wzajemnego.

Zatrudnienie młodocianego na wakacje. Umowa o pracę, zlecenie i wymogi BHP

Umowa o pracę

Zgodnie z art. 22 § 2 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP), pracownikiem może być osoba, która ukończyła 18 lat. Natomiast na warunkach określonych w dziale dziewiątym Kodeksu pracy (art. 190–206 KP) pracownikiem może być również osoba, która nie ukończyła 18 lat. Pracownicy, których dotyczy ta szczególna regulacja, noszą miano młodocianych.

Co do zasady, młodociany nieposiadający kwalifikacji zawodowych może być zatrudniony tylko w celu przygotowania zawodowego (zob. art. 191 § 1 KP), w oparciu o umowę o pracę, której celem jest nauka zawodu bądź przyuczenie do wykonywania określonej pracy.

Natomiast w drodze wyjątku, na zasadach określonych w art. 202¹–art. 202² KP, dozwolone jest również zatrudnianie pracowników młodocianych w innym celu niż przygotowanie zawodowe. Jest to forma zatrudnienia, którą mogą zostać objęte osoby po ukończeniu 15. roku życia, a jej przedmiotem jest świadczenie pracy w zakresie prac lekkich.

Z treści zapytania można się domyśleć, że chodzi w nim właśnie o tę szczególną formę zatrudnienia pracowników młodocianych, jako alternatywę do zatrudnienia cywilnoprawnego (niepracowniczego), któremu poświęcona zostanie dalsza część wyjaśnień.

Opracowany w ten sposób wykaz prac lekkich pracodawca zamieszcza w treści regulaminu pracy, a jeżeli nie jest zobowiązany do jego wydawania – w treści innego aktu prawa zakładowego, np. zarządzeniu. Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika młodocianego z wykazem prac lekkich przed dopuszczeniem go do pracy.

Przy tworzeniu przedmiotowego wykazu pracodawca powinien kierować się treścią przepisów rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac (dalej: PraceWzbrMłodR), zwłaszcza zamieszczonego tam w załączniku 1 wykazu prac wzbronionych młodocianych.

Nawiązując w tym miejscu do treści nadesłanego zapytania, stwierdzić należy, że  „drobne prace” pomocnicze w gastronomii zasadniczo wpisują się w specyfikę prac lekkich w analizowanym rozumieniu. Przy czym, w kontekście wspomnianej branży na uwagę zasługuje fakt, że zabronione jest powierzanie pracownikom młodocianym prac związanych z produkcją, sprzedażą i konsumpcją napojów alkoholowych, w tym obsługa konsumentów w zakładach gastronomicznych (zob. dział I, pkt 3.1a Załącznika nr 1 do PraceWzbrMłodR).

Oczywiście przeanalizowania w zakresie zatrudnienia w gastronomii wymagają również pozostałe pozycje Załącznika do PraceWzbrMłodR, przy uwzględnieniu naczelnej reguły, zgodnie z którą praca lekka nie może powodować zagrożenia dla życia, zdrowia i rozwoju psychofizycznego młodocianego, a także nie może utrudniać młodocianemu wypełniania obowiązku szkolnego (art. 200¹ § 2 KP).

W przypadku umowy o pracę z młodocianym na wykonywanie prac lekkich obowiązuje odrębna regulacja dotycząca wymiaru i rozkładu czasu pracy określona w art. 200² KP. Poza tym, odpowiednie zastosowanie znajdą przepisy działu IX KP, z wyłączeniem regulacji nieadekwatnej do specyfiki analizowanej umowy o pracę.

Przykładowo, zastosowania w szczególności nie znajdzie:

1) wynikająca z art. 194 KP zasada zatrudniania pracowników młodocianych na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony – w przypadku wykonywania prac lekkich regułą będzie zatrudnienie terminowe, tj. zarówno w oparciu o umowę o pracę na czas określony, jak i na okres próbny;

2) zamknięty katalog okoliczności uzasadniających rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem młodocianym ustanowiony w art. 196 KP – omawiana umowa o pracę będzie mogła zostać skutecznie rozwiązana w powołaniu na każdą uzasadnioną przyczynę, zarówno stojącą po stronie pracownika, jak i pracodawcy;

3) przewidziana w art. 205 KP szczególna formuła nabywania prawa do urlopu wypoczynkowego, zwłaszcza w odniesieniu do pierwszego w życiu urlopu – w tym przypadku odpowiednie zastosowanie powinien znaleźć art. 153 KP (por. m.in. M. Włodarczyk, Komentarz do art. 200² KP, [w:] K. W. Baran, Kodeks pracy. Komentarz, Warszawa 2025, s. 1359).

Pracownik młodociany posiada tzw. zdolność pracowniczą, czyli pomimo ograniczonej zdolności do czynności prawnych może bez zgody przedstawiciela ustawowego (rodziców, opiekuna prawnego) nawiązać stosunek pracy oraz dokonywać czynności prawnych, które dotyczą tego stosunku. Jednak gdy stosunek pracy sprzeciwia się dobru tej osoby, przedstawiciel ustawowy za zezwoleniem sądu opiekuńczego może stosunek pracy rozwiązać (zob. art. 22 § 3 KP).

Umowa zlecenia

Zatrudnienie w formule niepracowniczej osób niepełnoletnich podlega tym samym obostrzeniom co w przypadku osób pełnoletnich. Podejmując decyzję o zatrudnieniu w oparciu o umowę cywilnoprawną (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło czy umowa o świadczenie usług) należy więc mieć na uwadze, że stosowanie tego typu umów podlega ocenie w świetle art. 22 § 1¹ i 1² KP (por. uchw. SN z 12.12.2011 r., I UZP 6/11, OSNP 2012/9-10/122, Legalis).

Fakt ten ma szczególne znaczenie na tle przysługującego okręgowym inspektorom pracy (od 8.7.2026 r.) prawa do stwierdzania, w drodze decyzji, istnienia stosunku pracy, w sytuacji kiedy zawarto umowę cywilnoprawną w warunkach, gdy powinna zostać zawarta umowa o pracę (zob. art. 11 ust. 1 pkt 7a ustawy o PIP) oraz ryzyka poniesienia sankcji wykroczeniowej określonej w art. 281 § 1 pkt. 1 KP.

W tym kontekście należy mieć na uwadze fakt, że w myśl art. 22 § 1 KP, stosunek pracy charakteryzuje się świadczeniem pracy podporządkowanej (pod kierownictwem), na ryzyko podmiotu ją powierzającego, we wskazanym przez niego czasie, miejscu i sposobie. Zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy (por. wyr. SN z 7.4.1999 r., I PKN 642/98, OSNP 2000/11/417, Legalis). Jeżeli cechy te występują w konkretnym stosunku prawnym, w ramach którego świadczona jest praca, to odmienna ich ocena narusza art. 22 § 1 i 1¹ KP (por. wyrok SN z 9.2.1999 r., I PKN 562/98, OSNP 2000/6/223, Legalis).

Przyjmując takie rozumienie stosunku pracy, niedopuszczalne jest zawieranie umów cywilnoprawnych, zastępowanie umów o pracę takimi umowami, jak również nie jest dopuszczalne niezawarcie umowy o pracę w sytuacji, kiedy zatrudnienie danej osoby odpowiada powyżej wskazanym cechom. W takim przypadku, zasadniczo jedyną prawnie dopuszczalną podstawą zatrudnienia winna być umowa o pracę.

W razie wątpliwości, czy w konkretnej sytuacji dozwolone jest zawarcie umowy cywilnoprawnej, zainteresowany podmiot może złożyć wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie stosowania przepisów prawa pracy dotyczących ustalenia, czy przedstawiony we wniosku stosunek prawny stanowi stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 KP (zob. art. 14b ustawy o PIP).

Jeżeli jednak sposób wykonywania pracy w ramach umowy zlecenia nie będzie posiadał cech stosunku pracy – nie ma przeszkód, aby na jej podstawie zatrudnić osobę niepełnoletnią (małoletnią), która ukończyła lat 13 i nie została całkowicie ubezwłasnowolniona. Należy jednak podkreślić, że w przeciwieństwie do umowy o pracę z pracownikiem młodocianym w zakresie prac lekkich, zawarcie umowy cywilnoprawnej z osobą małoletnią będzie wymagało zgody jej przedstawiciela ustawowego (zob. art. 17 ustawy Kodeks cywilny).

Osoba świadcząca pracę w oparciu o umowę cywilnoprawną nie ma statusu pracownika, w związku z tym nie korzysta z szeregu uprawnień przewidzianych w przepisach prawa pracy (m.in. prawo do urlopu wypoczynkowego czy innych płatnych zwolnień od pracy), o ile nie zostaną one przewidziane w treści zawartej umowy.

Obowiązki bhp

Jednakże w sferze bhp podmiot zatrudniający „nie pracowników” zobligowany jest zapewnić im warunki pracy, o których mowa w art. 207 § 2 KP, adekwatne jak w przypadku osób pozostających w stosunku pracy (zob. art. 304 KP). Obowiązek ten nabiera szczególnego znaczenia w sytuacji zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych osób niepełnoletnich.

Z uwagi na ochronny charakter regulacji dotyczącej zatrudniania pracowników młodocianych, która znajdzie odpowiednie zastosowanie w odniesieniu do niepełnoletnich „nie pracowników”, w literaturze tematu dość powszechnie przyjmuje się, że zakazane jest zatrudnienie w oparciu o umowy cywilnoprawne osób niepełnoletnich przy pracach objętych regulacją zawartą w PraceWzbrMłodR.

Sporządzenie regulaminu wewnętrznego dotyczącego korzystania z AI w miejscu pracy

Dlaczego regulamin AI jest konieczny?

Do 70% Polaków może regularnie używać AI w pracy, podczas gdy mniej niż połowa pracodawców opracowała wewnętrzne regulacje dotyczące używania narzędzi AI. Ten rozdźwięk stwarza poważne ryzyko prawne, operacyjne i reputacyjne.

Kluczowe elementy regulaminu

1. Cel i zakres stosowania
Regulamin powinien rozpoczynać się od jasnego określenia, dlaczego powstał i do kogo się odnosi, wraz z definicją kluczowych pojęć takich jak „sztuczna inteligencja” czy „narzędzia AI”.

2. Zatwierdzone narzędzia i przypadki użycia
Regulamin powinien zawierać pozytywną listę zatwierdzonych narzędzi AI oraz jasno określone przypadki użycia, a także listę zakazanych praktyk. Przykładem zakazu może być wprowadzanie danych osobowych klientów lub pracowników do zewnętrznych platform AI.

3. Ochrona danych i bezpieczeństwo
Najważniejsza część regulaminu z perspektywy zgodności z RODO powinna obejmować zasady minimalizacji danych, wyraźny zakaz przetwarzania danych wrażliwych, wymogi bezpieczeństwa technicznego oraz procedury retencji i usuwania danych.

Przykładowy zapis regulaminu: „Zabrania się wprowadzania do publicznych platform AI jakichkolwiek danych osobowych pracowników lub klientów, informacji finansowych oraz innych informacji poufnych. Naruszenie tego zakazu może skutkować postępowaniem dyscyplinarnym”.

4. Etyczne wykorzystanie AI
Regulamin musi odnosić się do wymogów etycznych: zakazu dyskryminacji, wymogu przejrzystości i możliwości wyjaśnienia decyzji AI oraz regularnych audytów systemów pod kątem błędów i stronniczości.

5. Nadzór i odpowiedzialność
Należy jasno określić role i odpowiedzialności: wyznaczenie AI Officer lub komitetu ds. AI, wymóg nadzoru ludzkiego nad kluczowymi decyzjami, obowiązek dokumentowania oraz sankcje za naruszenie regulaminu.

6. Szkolenia pracowników
Regulamin jest skuteczny tylko wtedy, gdy pracownicy go rozumieją. Należy wprowadzić wymóg przeszkolenia wszystkich pracowników w zakresie zasad korzystania z AI.

7. Procedury zgłaszania incydentów
Regulamin musi przewidywać prowadzenie rejestru incydentów AI, jasne kanały zgłaszania problemów, procedurę eskalacji oraz ochronę sygnalistów.

Proces wdrażania regulaminu

Samo opracowanie dokumentu to dopiero początek. Kluczowe kroki to: analiza potrzeb i ryzyk (DPIA), konsultacje z interesariuszami (HR, IT, prawny, przedstawiciele pracowników), przygotowanie projektu, komunikacja i szkolenia, formalne wdrożenie oraz regularne przeglądy i aktualizacje.

Praktyczne wyzwania

Podczas tworzenia regulaminu pracodawcy napotykają typowe wyzwania: szybki rozwój technologii (rozwiązanie: elastyczne regulacje oparte na zasadach), opór pracowników (rozwiązanie: przejrzysta komunikacja i włączenie przedstawicieli), brak kompetencji wewnętrznych (rozwiązanie: szkolenia i współpraca z ekspertami) oraz potrzeba równowagi między innowacją a bezpieczeństwem.

Działalność gospodarcza prowadzona w niewydzielonej części domu prywatnego a PIT

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT: „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.

Aby zatem wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, powinien spełniać łącznie następujące warunki:

1) pozostawać w związku przyczynowo–skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów,

2) być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

3) nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ustawy o PIT,

4) być właściwie udokumentowany.

Organy skarbowe dopuszczają możliwość odliczania kosztów związanych z utrzymaniem domu czy mieszkania, w którym podatnik prowadzi działalność gospodarczą, pomimo niewydzielenia konkretnych pomieszczeń dla potrzeb prowadzonej działalności. Przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 24.1.2024 r. (0115-KDIT3.4011.777.2023.3.KP) wskazano na stan faktyczny, w którym doradca podatkowy prowadzący działalność w mieszkaniu szacunkowo określił proporcję wykorzystania mieszkania na cele działalności gospodarczej w stosunku do powierzchni mieszkania na poziomie 30% i wywodził, że koszty na utrzymanie i korzystanie z lokalu mieszkalnego, przemnożone zgodnie z taką proporcją, będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Organ podatkowy się z nim zgodził.