W ocenie autora odpowiedzi, jeżeli do godziny rozpoczęcia pracy upłynąć ma mniej niż 11, ale co najmniej 8 godzin, to pracownik nie musi otrzymać wolnego czasu do upływu 11 godzin od zakończenia podróży. W tym zakresie wyrażane są jednak inne opinie. W razie udzielenia wolnego, jego czas należy zakwalifikować jako płatny i wskazać w ewidencji, że jest to zwolnienie rekompensujące odpoczynek minimalny.
Do czasu pracy podczas podróży służbowej zaliczamy tylko te jej części, które:
- przypadają na zwykłe godziny pracy wynikające z rozkładu czasu pracy danej osoby (niezależnie od tego, czy faktycznie w tych godzinach wykonuje pracę – do czasu pracy wliczamy czas trwania podróży służbowej przypadający na rozkładowe godziny pracy),
- są poświęcone na realizację zleconego zadania służbowego.
Czas podróży służbowej wybiegający poza rozkład czasu pracy jest wliczany do czasu pracy pracownika jedynie w zakresie, w którym poświęcony jest bezpośrednio na pracę (realizację zleconego przez pracodawcę zadania służbowego). Podczas przejazdu wskazana w pytaniu osoba nie świadczyła pracy, a zatem czas powrotu nie jest zaliczany do czasu pracy w zakresie wykraczającym poza rozkładowe godziny pracy.
Według art. 132 Kodeksu pracy w każdej dobie pracownik powinien mieć zapewnione prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Obowiązek ten nie dotyczy:
1) pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy; pojęcie to obejmuje pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz głównych księgowych (art. 128 § 2 pkt 2 Kodeksu pracy);
2) przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii; przy skróceniu minimalnego wypoczynku w sytuacjach wskazanych w powyższych dwóch punktach pracownikom powinien jednak zostać zapewniony równoważny czas wolny (okres odpoczynku) w przyjętym okresie rozliczeniowym.
Kwestii „zbiegu” delegacji z prawem do minimalnego wypoczynku dotyczy wyrok SN z 23.6.2005 r. (II PK 265/04, Legalis), w którym stwierdzono, że czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 Kodeksu pracy), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku.
Wyrok ten jest odczytywany często w ten sposób, że pracownik nie może rozpocząć pracy przed upływem 11 godzin od zakończenia podróży służbowej. SN na to jednak nie wskazał, pomija się także w tych wypowiedziach to, że wyrok dotyczy stanu prawnego sprzed wprowadzenia obecnie obowiązujących przepisów o wypoczynkach minimalnych.
Tradycyjne niezaliczanie czasu przejazdu w delegacji do czasu pracy pracownika (oczywiście wówczas, gdy przypada poza jego godzinami pracy oraz gdy w trakcie przejazdu nie wykonywał pracy) – niekiedy zresztą krytykowane – nie może ograniczać dalszych przepisów ochronnych dotyczących czasu pracy czy też szerzej: czasu poświęconego pracodawcy. A takimi przepisami są art. 132 i 133 Kodeksu pracy ustanawiające minimalne wypoczynki dobowe i tygodniowe.
W konsekwencji późny powrót z podróży służbowej będzie w wielu przypadkach musiał zostać w jakiś sposób zrekompensowany w zakresie prawa do minimalnego wypoczynku. Nie ma przy tym znaczenia to, że późniejszy powrót nie wynikał z działań pracodawcy. Delegacja kończy się zawsze nie o zaplanowanej porze jej zakończenia, lecz o faktycznej (rzeczywistej) godzinie powrotu.
Przyjąć można dwa sposoby rekompensaty.
Pierwszym z nich jest skrócenie następnego dnia pracy (tzn. pracownik przyjdzie odpowiednio później do pracy). Resort pracy stoi na stanowisku (pismo DPR-III-079-575/TW/07, Rzeczposp., PiP 2013, Nr 9540, s. 6), że: „równoważny okres odpoczynku powinien być udzielany bezpośrednio po ostatnim okresie wykonywania pracy w danej dobie (która narusza odpoczynek dobowy) w wymiarze, który dopełni okres odpoczynku po zakończeniu pracy do 11 godzin. Oznacza to, że pracownik będzie mógł podjąć pracę w następnej dobie dopiero po upływie kolejnych 11 godzin od zakończenia pracy w poprzedniej dobie. W wyjątkowych sytuacjach, gdy nie jest możliwe udzielenie równoważnego okresu odpoczynku bezpośrednio po okresie wykonywania pracy, dopuszczalne jest udzielenie równoważnego okresu odpoczynku w innej dobie jako dodatkowy okres niezależny od okresu odpoczynku w tej dobie. Wówczas jego wymiar będzie odpowiadał liczbie godzin, o jaką naruszono dobowy okres odpoczynku. O tę liczbę godzin zostanie wówczas obniżony wymiar czasu pracy w danej dobie.
W opinii departamentu udzielenie równoważnego okresu odpoczynku (zarówno w przypadku jego udzielenia bezpośrednio po zakończeniu pracy w danej dobie, jak i wówczas, gdy jest on udzielany w innej dobie) może polegać wyłącznie na obniżeniu czasu pracy w takiej dobie. Równoważny okres odpoczynku spowoduje zatem zwiększenie okresu odpoczynku przewidzianego w rozkładzie czasu pracy pracownika w innej dobie pracowniczej”.
Zapewnienie równoważnego wypoczynku nie musi jednak być połączone ze skróceniem czasu pracy w innym dniu. Może polegać na połączeniu „zaległego” wypoczynku z innym dobowym wypoczynkiem. Pracodawca w takim przypadku nie będzie ponosił dodatkowych kosztów związanych z koniecznością opłacania nieprzepracowanego czasu.
Przepisy nie narzucają konieczności „oddawania” skróconego wypoczynku poprzez zmniejszanie czasu pracy. Jak najbardziej zatem dopuszczalne jest stosowanie drugiego ze wskazanych sposobów rekompensaty.
Rekompensata powinna polegać na wydłużeniu odpoczynku w innych dniach okresu rozliczeniowego. Nie musi być związana ze skracaniem czasu pracy. Tak wskazuje GIP (stanowisko z 10.10.2007 r., GNP/401/4560-461/07/PE): obowiązek zrównoważenia skróconego w danej dobie 11-godzinnego odpoczynku polega na przedłużeniu takiego odpoczynku w innej dobie, o tyle godzin, o ile został on skrócony, a nie na udzieleniu czasu wolnego czy dnia wolnego od pracy. Jeśli zatem pracownik w danej dobie skorzystał jedynie z 9-godzinnego odpoczynku dobowego, w innej dobie, zamiast korzystać z co najmniej 11-godzinnego odpoczynku powinien mieć zapewniony co najmniej 14-godzinny odpoczynek dobowy (11 + 3). Zrównoważenie skróconego odpoczynku dobowego powinno nastąpić nie później niż do końca okresu rozliczeniowego, w którym skrócenie tego odpoczynku miało miejsce.
W ocenie autora odpowiedzi, rekompensata skróconego odpoczynku może polegać na zwiększeniu odpoczynku w kolejnych dniach okresu rozliczeniowego czasu pracy (o ile mówimy o sytuacji, w której podczas powrotu pracownik nie świadczy pracy).
Istotna jest także kwestia zapewnienia co najmniej 8 godzin wypoczynku po odbyciu podróży służbowej, która kończy się w godzinach nocnych. Jeżeli tak się nie stanie na podstawie jego oświadczenia potwierdzającego odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny (wypoczynek nocny byłby zapewniony, gdyby wracał np. w przedziale sypialnym, kuszetką), kolejny dzień jest dniem usprawiedliwionej nieobecności (§ 3 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy).
Jeżeli pracodawca zdecydował się na udzielenie czasu wolnego, w sytuacji gdy po zakończeniu podróży do rozpoczęcia prac nie minęło 11 godzin, czas ten będzie czasem z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, oznaczony w ewidencji czasu pracy jako rekompensata odpoczynku minimalnego.
