Jeśli pracodawca prowadzi ZFŚS, dotyczy go także RODO

Warto zwrócić uwagę, że obowiązujące od 4 maja 2019 r. zmiany w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa ZFŚS) nie wpływają na zmianę stanowiska Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczącego zasad przetwarzania danych na potrzeby korzystania z usług i świadczeń finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Pracodawca prowadzący ZFŚS ma prawo przetwarzać dane pracowników…

Zgodnie z przepisami tej ustawy, zarówno przyznawanie świadczeń, jak i ich wysokość uzależnione są od spełnienia przez osobę ubiegającą się o dane świadczenie określonych kryteriów socjalnych. Artykuł 8 ust. 1 wspomnianej ustawy zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Oznacza to, że pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową, a także materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Dlatego też w celu realizacji tych potrzeb musi przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane te są pozyskiwane. Dodany w 2019 roku art. 8 ust. 1a ustawy określa, że pracownik przekazuje te dane pracodawcy w formie oświadczenia. Natomiast potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się m.in. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej.

… ale tylko w takim zakresie, jaki jest niezbędny do realizacji celów

W opinii UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii czy innego utrwalania. Powodowałoby to gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. PIT współmałżonka to dokument zawierający również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika.

Tymczasem administratorzy, przetwarzając dane osobowe, nie powinni też zapominać o zasadach określonych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO). Jedną z nich jest zasada minimalizacji danych, zgodnie z którą dane muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Przyjęło się, że adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi a interesem administratora (w tym przypadku pracodawcy).

Przepisy ustawy o ZFŚS nigdzie nie wskazują, by członkowie rodzin pracowników musieli podpisywać dodatkowe oświadczenia. Z regulacji tych wynika, że oświadczenie na temat sytuacji rodzinnej, życiowej i materialnej przedstawia pracownik.

Powyższe wyjaśnienia mają zastosowanie również w odniesieniu do przetwarzania danych o stanie zdrowia.

ZFŚS a RODO

Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości są art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO.

Pierwszy z powołanych przepisów legalizuje przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Drugi natomiast ma zastosowanie w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia). Umożliwia on przetwarzanie takich danych, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii Europejskiej lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

Pracodawca musi co najmniej raz w roku sprawdzić, jakie dane przetwarza

Przepisy ustawy o ZFŚS zakładają, że pracodawca w ramach Funduszu przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia czy też dopłaty z tego źródła oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń (np. zobowiązania podatkowe ulegają przedawnieniu po pięciu latach).

Od 4 maja 2019 r. nowe przepisy nakładają również obowiązek dokonywania przez pracodawcę przeglądu danych osobowych zawartych w dokumentacji wytworzonej w ramach prowadzenia Funduszu – nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca jest zobowiązany również mocą powyższych przepisów do usuwania danych osobowych, których dalsze przechowywanie jest zbędne.

Prezes UODO wskazuje, że RODO wymaga nieprzerwanego, ciągłego, prawidłowego przetwarzania danych, w każdym procesie wykonywania operacji na danych. Nie wystarczy więc dokonać jednorazowego przeglądu danych w istniejących zasobach. Przepisy te nakazują pracodawcy usuwać dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne, jest ściśle związane z zasadą ograniczenia celu (art. 5 ust. 1 lit. b RODO), tj. przyznawanie świadczeń socjalno-bytowych w ramach działania Funduszu.

W praktyce oznacza to, że zarówno w podmiotach publicznych, jak i niepublicznych, pracodawcy prowadzący ZFŚS muszą dokonywać corocznych przeglądów, aby zweryfikować, czy przetwarzają jedynie dane niezbędne do realizacji celów świadczeń socjalnych swoich pracowników. Co ważne, przegląd dotyczy całości dokumentacji.

Pracodawca nie może zapomnieć o archiwizacji, jeśli dotyczy go ten wymóg

W przypadku pracodawcy będącego podmiotem publicznym, który zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ma obowiązek archiwizowania wytworzonej dokumentacji, istotne znaczenie przy realizacji obowiązków wynikających z ustawy o ZFŚS będą miały przepisy dotyczące archiwizacji. Oznacza to, że jeżeli dokumentacji z działania Funduszu zostanie przypisana kategoria archiwizacyjna z jednolitego rzeczowego wykazu akt, to dokumenty niezbędne do realizacji celów, dla których prowadzony jest Fundusz będą musiały być przechowywane przez określony w tej kategorii czas. Wówczas nie można ich zniszczyć aż do czasu, kiedy będą one podlegały brakowaniu. Zatem podmioty publiczne będą realizowały zarówno cele związane z ochroną danych osobowych w ramach działania Funduszu, jak i cele archiwizacyjne.

Odnosząc się natomiast do pracodawców działających jako podmioty prywatne, będą oni realizować jedynie obowiązki wynikające z ustawy o ZFŚS. Zgodnie z zasadą celowości pracodawcy mający status podmiotu prywatnego są zobowiązani dokonywać minimum raz w roku przeglądu danych osobowych oraz usuwać te dane, które dla celów związanych z prowadzeniem Funduszu są zbędne.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – najczęstsze pytania

Pobierz bezpłatny e-book
Obowiązki pracodawcy w zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Tworzenie. Odpis podstawowy. Zakres danych osobowych →

 

0113-KDIPT1-3.4012.795.2019.1.MJ – Interpretacja indywidualna z dnia 05-02-2020

Brak obowiązku złożenia deklaracji podatkowej za okres, w którym dojdzie do połączenia podmiotów

0111-KDIB1-2.4010.492.2019.1.AW – Interpretacja indywidualna z dnia 05-02-2020

Interpretacja indywidualna z dnia 05-02-2020

Premia za sukces także po rozwiązaniu umowy

Przedsiębiorstwo Z zawarło ze spółką E (jedną z głównych firm konsultingowych) umowę, dotyczącą pozyskania inwestora strategicznego. Zgodnie z umową spółka konsultingowa miała przygotować strategię pozyskania inwestora, ofertę sprzedaży udziałów oraz sporządzić listę i oceny potencjalnych inwestorów, zainteresowanych wejściem do przedsiębiorstwa.

Za te usługi miała spółka E otrzymywać wynagrodzenie ryczałtowe w kwocie 18 000 zł miesięcznie przez maksymalnie 5 miesięcy, za wykonane czynności w ramach umowy, a także tzw. wynagrodzenie (premię) za sukces (zwaną też z angielska „succes fee”, często stosowaną w tego typu umowach). „Sukcesem”, za który miała należeć się premia było znalezienie inwestora strategicznego i udana transakcja nabycia przez niego udziałów w spółce. „Succes fee” skalkulowano w umowie jako procent od wartości transakcji inwestorskiej, nie mniej jednak niż 800 000 zł.

Umowa przewidywała też, że firma doradcza otrzyma wspomnianą premię za sukces także, gdy inwestor wejdzie do przedsiębiorstwa Z w okresie 18 miesięcy po rozwiązaniu umowy, pod warunkiem, że nie zostanie ona wypowiedziana w trybie natychmiastowym z powodu rażącego niedbalstwa spółki konsultingowej, a inwestor znajdzie się na liście zainteresowanych zakupem udziałów w spółce, którą sporządzi firma doradcza. Umowa została po prawie roku rozwiązana zgodnym porozumieniem stron. Kilka miesięcy później (już z pomocą innej firmy konsultingowej) przedsiębiorstwo Z znalazło inwestora, który znajdował się już na wcześniej sporządzonej liście potencjalnie zainteresowanych zakupem udziałów w spółce.

Spółka E zażądała wypłaty ustalonego w umowie wynagrodzenia, jednak przedsiębiorstwo Z odmówiło, argumentując, że takie zapisy naruszają zasadę ekwiwalentności świadczeń, wynikających z umowy wzajemnej – o czym mówi art. 487 § 2 ustawy z 23.4.1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145 ze zm.; dalej: KC). Inwestor został pozyskany po zakończeniu współpracy, a więc nie może być mowy o sukcesie spółki E i tym samym wynagrodzenie się nie należy.

Sądy orzekały różnie – w I instancji powództwo oddalono, ale apelacja spółki E została uwzględniona, a wynagrodzenie za sukces – zasądzone. Orzeczenie to potwierdził SN wyrokiem z 20.1.2020 r., I CSK 380/18, Legalis.

SN wskazał, że obie strony będące profesjonalnymi przedsiębiorcami zawarły umowę przewidująca wypłatę dla firmy doradczej także po zakończeniu współpracy. Umowę uzgodniono po długich negocjacjach, a żadna ze stron nie była przymuszona do jej zawarcia. Nigdy nie kwestionowano też prawa firmy doradczej do takiego wynagrodzenia. Celem gospodarczym takiej umowy było znalezienie inwestora i większość czynności wykonała spółka E. Inwestor był na jej liście, przygotowanej jeszcze przed rozwiązaniem umowy, która przewidywała wynagrodzenie – „premię za sukces” w takim wypadku także po jej rozwiązaniu. W tej sytuacji ekwiwalentność świadczeń jest zachowana i premia spółce E się należy.

0113-KDIPT1-1.4012.768.2019.2.WL – Interpretacja indywidualna z dnia 04-02-2020

Możliwość korzystania ze zwolnienia od podatku od towarów i usług, o którym mowa w art. 113 ust. 9 ustawy

0114-KDIP1-3.4012.591.2019.2.KK – Interpretacja indywidualna z dnia 04-02-2020

W zakresie zwolnienia z podatku VAT sprzedaży lokalu niemieszkalno-usługowego

Rządowy projekt zmiany ustawy ‒ Prawo budowlane. Zmiany w gospodarce nieruchomościami

Jedną z istotnych zmian jest zmiana dotycząca brzmienia art. 6 pkt 7 ustawy z 21.8.1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 65 ze zm.; dalej: GospNierU) określającego jeden z celów publicznych, o jakim mowa w ustawie.

W myśl nowego brzmienia celem publicznym będzie budowa, utrzymywanie obiektów oraz urządzeń, niezbędnych na potrzeby obronności państwa, a także ustanowienie strefy ochronnej terenu zamkniętego, wynikających z umów lub porozumień międzynarodowych, ochrony granicy państwowej lub ze względu na zapewnienie bezpieczeństwa publicznego, w tym budowa i utrzymywanie aresztów śledczych, zakładów karnych oraz zakładów dla nieletnich.

Zmiana ma związek z art. 2 pkt 9 ustawy z 17.5.1989 r. ‒ Prawo geodezyjne i kartograficzne (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 725 ze zm.), gdzie została zawarta definicja terenu zamkniętego oraz art. 4 ust. 3 ustawy z 27.3.2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1945 ze zm.), stanowiącym o określeniu terenu zamkniętego w planie zagospodarowania przestrzennego.

Uniewinnienie nauczyciela od zarzutów w postępowaniu dyscyplinarnym a zadośćuczynienie za naruszenie dóbr osobistych

Dopiero w przypadku, gdy w toku działania w ramach prawnie uregulowanych procedur doszło do wyraźnego i poważnego naruszenia przepisów regulujących postepowanie dyscyplinarne w wyniku zachowań, które wykraczały poza cel i niezbędność tego postępowania, dochodzi do naruszenia dóbr osobistych. Taki wniosek wpływa z wyroku SN z 23.5.2019 r. (III PK 72/18). Wyrok zapadł w następujących okolicznościach.

Wszczęcia postępowania dyscyplinarnego

W grudniu 2011 r. dyrektor szkoły zwrócił się do właściwego miejscowo kuratora oświaty o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego wobec nauczyciela. W lutym następnego roku dyrektor szkoły wręczył nauczycielowi pismo zawierające decyzję o zawieszeniu go w pełnieniu obowiązków nauczyciela na sześć miesięcy na podstawie art. 83 ust. 1a KartaNauczU. Zgodnie w przedmiotowym przepisem, w brzmieniu na rok 2012 r., dyrektor szkoły zawiesza w pełnieniu obowiązków nauczyciela, a organ prowadzący szkołę – dyrektora szkoły, jeżeli wszczęte postępowanie karne lub złożony wniosek o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego dotyczy naruszenia praw i dobra dziecka. Postępowanie dyscyplinarne komisja dyscyplinarna dla nauczycieli rozpoczęła w lutym 2012 r.

Nauczyciel wniósł odwołanie od decyzji o zawieszeniu go w pełnieniu obowiązków nauczyciela, zarzucając szereg nieprawidłowości w postępowaniu dyscyplinarnym. Komisja dyscyplinarna przy wojewodzie uznała zawieszenie w pełnieniu obowiązków nauczyciela za niezasadne. Od orzeczenia komisji odwołał się dyrektor szkoły i ostatecznie Odwoławcza Komisja Dyscyplina dla Nauczycieli przy Ministrze Edukacji Narodowej w grudniu 2012 r. uchyliła decyzję komisji działającej przy wojewodzie i jednocześnie utrzymała decyzję dyrektora szkoły z lutego 2012 r. o zawieszeniu. Nauczyciel wniósł odwołanie od decyzji o zawieszeniu do sądu powszechnego. Jednakże sąd po rozpoznaniu sprawy uznał, że odwołanie nauczyciela od decyzji o zawieszeniu w pełnieniu obowiązków nauczyciela było niezasadne. W związku z zawieszeniem w czynnościach służbowych wstrzymano wypłatę dodatków do wynagrodzenia: za wychowawstwo, autorskiego, za warunki trudne, motywacyjnego, za nadgodziny z tytułu nauczania indywidualnego.

Niezależenie od postępowania w sprawie zawieszenia w pełnieniu obowiązków nauczyciela toczyło się postępowanie dyscyplinarne. W maju 2014 r. komisja dyscyplinarna uniewinniła nauczyciela od wszystkich zarzutów przedstawionych przez rzecznika dyscyplinarnego we wniosku o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego. Zdaniem komisji, postępowanie dowodowe nie potwierdziło popełnienia przez obwinionego zarzuconych mu czynów. Pracodawca w toku procesu wypłacił nauczycielowi wstrzymane wynagrodzenie w okresie zawieszenia w czynnościach z wyjątkiem wynagrodzenia za nadgodziny z tytułu nauczania indywidualnego.

Naruszenie dóbr osobistych

Stosownie do art. 23 KC dobra osobiste człowieka, jak w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska, pozostają pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach. Z kolei stosownie do art. 24 § 1 KC ten, czyje dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. W razie dokonanego naruszenia może on także żądać, ażeby osoba, która dopuściła się naruszenia, dopełniła czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków, w szczególności ażeby złożyła oświadczenie odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie. Na zasadach przewidzianych w KC może on również żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny. Działając w oparciu o powyższe przepisy związek zawodowy, działając na rzecz uniewinnionego nauczyciela, wystąpił z powództwem o zapłatę zadośćuczynienia i odszkodowanie. W zakresie naruszenia dóbr osobistych związek zawodowy stanął na stanowisku, że skoro zapadło w sprawie orzeczenie uniewinniające, to przez pryzmat tego orzeczenia należy oceniać bezprawności działania dyrektora szkoły w postępowaniu dyscyplinarnym. W I i II instancji związek zawodowy przegrał sprawę, ale wniósł skargę kasacyjną do SN.

Rozstrzygnięcie sprawy przez SN

Ochrona z tytułu naruszenia dobra osobistego przysługuje dopiero wówczas, gdy zachowaniu sprawcy naruszenia można przypisać przymiot bezprawności. Zachowanie bezprawne to takie, które jest sprzeczne z szeroko rozumianym porządkiem prawym, w tym z normami prawnymi lub regułami postępowania wynikającymi z zasad współżycia społecznego. Okolicznością wyłączającą bezprawność jest m.in. działanie w ramach porządku prawnego. W związku z tym, jeżeli przepisy prawa przewidują określone procedury, to działanie w ich ramach – często wkraczających w sferę prawnie chronionych dóbr osobistych z reguły nie jest bezprawne. Przekładając powyższe na materię stosunków zatrudnienia należy przyjąć, że pracodawca z reguły nie odpowiada za naruszenie dóbr osobistych pracownika wynikające z postępowania karnego nawet wtedy, gdy pozbawił pracownika zatrudnienia, zarzucając mu popełnienie przestępstwa. Pracodawcy można przypisać bezprawność działania jedynie wtedy, gdy celowo i świadomie złożył fałszywe zawiadomienie o niepopełnionym przez pracownika przestępstwie. Podobnie w przypadku wszczęcia postępowania dyscyplinarnego nie można zarzucić pracodawcy naruszenia dóbr osobistych. O naruszeniu przez pracodawcę dóbr osobistych pracownika nie może przesądzać każdorazowo ostateczny wynik wszczętego postępowania dyscyplinarnego wobec nauczyciela. Dla oceny bezprawności działań pracodawcy decydujące są okoliczności uzasadniające skierowanie wniosku o wszczęcie tego postępowania.

Uchylono obowiązywanie załączników dotyczących układów przekazywanych wyników pomiarów ścieków i wody

W rozporządzeniu Ministra Środowiska z 19.11.2008 r. w sprawie rodzajów wyników pomiarów prowadzonych w związku z eksploatacją instalacji lub urządzenia i innych danych oraz terminów i sposobów ich prezentacji (Dz.U. poz. 1366; dalej: rozporządzenie) uchylono załączniki nr 2 i 3 do tego rozporządzenia, czyli określające:

Tym samym pozostały załączniki określające układ przekazywanych wyników okresowych pomiarów:

Uwaga! Zmiana terminów składania rocznych sprawozdań z gospodarowania odpadami za 2019 r.

Przesunięcia terminów składania sprawozdań dotyczą wyłącznie sprawozdań składanych za 2019 r.

Sprawozdania
Postawa prawna złożenia	Termin regularny	Termin wyjątkowy za 2019 r.
art. 73 OdpadyU	do 15.3.	do 30.6.2020 r.
art. 74a OdpadyU
art. 75 OdpadyU
art. 9n ust. 1 CzystGmU	do 31.1.
art. 9na ust. 1 CzystGmU
art. 9nb ust. 1 CzystGmU
art. 9q CzystGmU	do 31.3.	do 31.8.2020 r.
art. 9s CzystGmU	do 15.7.	do 31.10.2020 r.

Roczne sprawozdanie o produktach, opakowaniach i o gospodarowaniu odpadami z nich powstającymi (art. 73 OdpadyU)

Roczne sprawozdanie organizacji odzysku sprzętu elektrycznego i elektronicznego (art. 74a OdpadyU)

Roczne sprawozdanie o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami (art. 75 OdpadyU)

Roczne sprawozdanie podmiotu odbierającego odpady komunalne od właścicieli nieruchomości (art. 9n ust. 1 CzystGmU)

Roczne sprawozdanie podmiotu prowadzącego punkt selektywnego zbierania odpadów komunalnych (art. 9na ust. 1 CzystGmU)

Roczne sprawozdanie podmiotu zbierającego odpady komunalne (art. 9nb ust. 1 CzystGmU)

Roczne sprawozdanie z realizacji zadań z zakresu gospodarowania odpadami komunalnymi (art. 9q CzystGmU)

Roczne sprawozdanie z realizacji zadań z zakresu gospodarowania odpadami komunalnymi (art. 9s CzystGmU)