0111-KDIB3-1.4012.36.2020.3.KO – Interpretacja indywidualna z dnia 12-05-2020

Interpretacja indywidualna z dnia 12-05-2020

Rejestracja czasu pracy za pomocą danych biometrycznych nie jest zgodna z RODO

Dane biometryczne to dane szczególnej kategorii, które mają sensytywny charakter i podlegają nadzwyczajnej ochronie prawnej. Dane tego typu mogą być przetwarzane tylko w wyjątkowych sytuacjach (art. 9 ust. 2 RODO). Przykładowo, osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to wyraźną zgodę lub przetwarzanie dotyczy danych osoby, która w sposób oczywisty je upubliczniła. Jednak do takich sytuacji nie należy przetwarzanie danych osobowych, w tym zwłaszcza danych biometrycznych, do celów odnotowywania obecności pracownika w pracy.

Aby przetwarzanie tej kategorii danych w dziedzinie prawa pracy było legalne, RODO wskazuje na przesłanki, które muszą być spełnione (określono je w art. 9 ust. 2 lit. b). Chodzi o to, aby przetwarzania tego rodzaju danych było niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez pracownika lub pracodawcę. Ponadto podstawą przetwarzania powinien być przepis prawa, który regulowałby jednoznacznie możliwość przetwarzania danych sensytywnych w określonych celach oraz przewidywał odpowiednie zabezpieczenia praw i interesów osoby, której dane dotyczą.

Jeśli chodzi o sektor zatrudnienia, to przetwarzanie danych biometrycznych regulują przepisy prawa pracy. Nie dają one podstawy prawnej do przetwarzania przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników w celu rejestracji czasu pracy. Zgodnie z art. 22¹ᵇ Kodeksu pracy szczególne kategorie danych, w tym dane biometryczne (art. 9 ust. 1 RODO), mogą być przetwarzane:

Oznacza to, że istnieją dwie sytuacje, w których pracodawca może legalnie przetwarzać dane zaliczane do szczególnej kategorii.

Pierwsza to sytuacja, w której pracownik bądź osoba ubiegająca się o zatrudnienie sam udziela zgody na przetwarzanie jego danych biometrycznych. W tym miejscu trzeba przypomnieć, że zgoda ta, jak wymaga RODO, powinna być dobrowolna, świadoma, a pracownik ma prawo odwołać ją w dowolnym momencie bez żadnych negatywnych konsekwencji dla niego. Jednak, zgoda nie powinna stanowić ważnej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych w sytuacji, w której istnieje wyraźny brak równowagi między osobą, której dane dotyczą, a administratorem. Tymczasem w relacji pracodawca-pracownik występuje nierównowaga tych dwóch podmiotów.

Podkreślić jednak należy, że przetwarzanie danych szczególnej kategorii musi nastąpić nie tylko za zgodą pracownika bądź osoby ubiegającej się o zatrudnienie, ale przede wszystkim z inicjatywy tych osób.

Do drugiej sytuacji należy zaliczyć przetwarzanie danych biometrycznych, które wynika wyłącznie z konieczności zapewnienia kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, bądź dostępu do pomieszczeń w zakładzie pracy wymagających szczególnej ochrony.

Pracodawca zatem, wykorzystując dane biometryczne pracownika do rejestracji czasu pracy, naruszyłby zasady określone w RODO (art. 5 ust. 1). W szczególności przetwarzałby dane wbrew zasadzie legalności (lit. a), ograniczenia celu (lit. b) oraz minimalizacji danych (lit. c), ponieważ nie byłby w stanie wykazać, dlaczego i na jakiej podstawie prawnej przetwarza dane biometryczne pracowników do celów związanych z weryfikowaniem ich obecności w pracy.

Zaznaczyć należy, że pracodawca może rejestrować czas pracy za pomocą innych narzędzi niż stosowanie nowoczesnych technologii przetwarzających dane biometryczne pracowników. Cel ten może osiągnąć, wykorzystując np. listy obecności czy indywidualne identyfikatory lub karty dostępu.

Uchwały kierunkowe nie mogą być zbyt szczegółowe

Rada miejska podjęła w październiku 2019 roku uchwałę, w której wskazała jako jeden z kierunków działania burmistrza, budowę oczyszczalni ścieków oraz rozbudowę instalacji wodno-kanalizacyjnej. Radni poszli jednak dalej i zapisali konkretnie, jak burmistrz powinien się za to zadanie zabrać, czyli:

To, zdaniem wojewody, było już za dużo, więc rozstrzygnięciem nadzorczym stwierdził nieważność uchwały i wskazał, że taka uchwała powinna zawierać określenie ogólnych priorytetów, a nie polecać wykonanie określonych czynności (np. sporządzenie analizy przedrealizacyjnej), bo wtedy narusza podział kompetencji ustalony w art. 18 ust. 2 pkt 2, art. 30 ust. 1 i 2 i art. 31 SamGminU.

Gmina odwołała się od tego rozstrzygnięcia, więc sprawa trafiła do WSA. Sąd stwierdził, że uchwała kierunkowa wskazuje jedynie, cele i priorytety działania wójta, ale nie przesądza o formach i sposobach. W art. 30 ust. 2 pkt 2 została zapisana norma, że zadaniem wójta jest wykonywanie uchwał, a to może obejmować np. wskazanie środków finansowych czy ustalenie harmonogramu realizacji. Zaskarżona uchwała wyznaczyła kierunki działania burmistrza, a jednocześnie nałożyła na niego konkretne obowiązki i przypomniał, że uchwała rady podjęta na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 2 SamGminU powinna mieć wyłącznie charakter programowy (intencyjny).

Przepis art. 18 ust. 2 pkt 2 SamGminU nie upoważnia rady do określania konkretnej formy działania burmistrza i zastosowania konkretnych rozwiązań (wyrok NSA z 29.9.2016 r., II OSK 2061/16, Legalis). Zaskarżona uchwała wykroczyła poza zakres uchwały kierunkowej, bo doprecyzowała, jak cel ma zostać osiągnięty i nałożyła nawet na burmistrza konkretne obowiązki (miejsce realizacji zadania, dokonanie analizy, raportowanie). Dlatego WSA rozstrzygnął, że zaskarżona uchwała znacząco przekraczała zakres tzw. Uchwały kierunkowej i dlatego oddalił skargę gminy.

Łatwiejszy dostęp do kredytu na innowacje technologiczne

Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, we współpracy z Bankiem Gospodarstwa Krajowego, opracowało szereg zmian w kryteriach składania wniosków. Obecna tura zakończy się 31 maja, a 1 czerwca rozpocznie się nowy nabór – na korzystniejszych zasadach. Wcześniej, bo już 18 maja, Bank Gospodarstwa Krajowego opublikuje dokumentację konkursową.

Na czym polegają zaproponowane zmiany? W nowym programie przedsiębiorca będzie mógł wnioskować o wyższą dotację niż dotychczasowy limit 6 000 000 zł. Dla wielu firm kluczowa może się okazać inna zmiana, czyli zniesienie wymogu innowacyjności w skali kraju. Przedsiębiorca powinien jedynie wykazać, że wprowadzone produkty lub usługi, będą innowacją w jego firmie (np. towary, których nie wytwarzał). To ułatwi dostęp do premii technologicznej mikro, małym i średnim przedsiębiorcom, dla których poprzedni wymóg mógł być trudny do spełnienia. „To właśnie z myślą o nich wspólnie z BGK zaprojektowaliśmy zmiany, które ułatwią dostęp do bezzwrotnego finansowania” – mówi, cytowana przez stronę www.gov.pl Małgorzata Jarosińska-Jedynak, Minister Funduszy i Polityki Regionalnej.

Rozszerzony zostanie także katalog kosztów kwalifikowanych. Premią technologiczną będzie można też sfinansować np. koszty ekspertyz od zewnętrznych doradców, niezbędnych do realizacji inwestycji. Będzie można nimi pokryć również koszty postępowań patentowych, związanych z inwestycją technologiczną. Nowym rozwiązaniem jest też możliwość pokrycia z dotacji wydatków na przebudowę i adaptację budynków.

Jak można złożyć wniosek o dotację? Przedsiębiorca musi wziąć kredyt technologiczny w jednym z banków, współpracujących z BGK. W nowym naborze będzie można sfinansować kredytem 100% kosztów kwalifikowalnych. Poprzednio firma musiała pokryć z własnych środków minimum 25% kosztów kwalifikowalnych projektowanej inwestycji.

ZUS. Nowe wzory wniosków o pomoc z instrumentów tarczy antykryzysowej

Wszystkie wnioski na Platformie Usług Elektronicznych ZUS

Wzory dokumentów potrzebnych do ubiegania się o wsparcie w ramach konkretnych narzędzi wprowadzonych w tarczy antykryzysowej znajdują się na tzw. Platformie Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (PUE ZUS). 7 maja w systemie zostały umieszczone:

1) nowa wersja wniosku dla osób ubiegających się o:

2) nowe wnioski dla osób ubiegających się o:

ZUS zaznacza, że wniosek o zwolnienie z obowiązku opłacania należności z tytułu składek (RDZ) w nowej wersji (według nowych zasad) zostanie udostępniony na PUE ZUS wkrótce. Nie trzeba jednak czekać do tego momentu z jego złożeniem przez PUE ZUS. Można skorzystać z wniosku, który jest aktualnie dostępny na portalu. W tym wniosku płatnik, który zgłosił do ubezpieczeń mniej niż 50 ubezpieczonych lub jest płatnikiem – spółdzielnią socjalną, w części II wniosku powinien wypełnić pkt 1.

Na co zwrócić uwagę

Osoby składające wnioski powinny robić to z należytą starannością, ponieważ ewentualne błędy w dokumentach wydłużają czas realizacji wniosku a tym samym czas oczekiwania na środki lub odwlekają termin decyzji np. o zwolnieniu z opłacania składek ubezpieczeniowych. ZUS obsługuje dwa kluczowe instrumenty wsparcia wynikające z tarczy antykryzysowej: świadczenia postojowe oraz kwestie związane ze składkami (odroczenie, rozłożenie, oraz zwolnienie obowiązku opłacania składek). Dokumenty można składać w jeden z poniższych sposobów:

Skany, zdjęcia czy wypełnione komputerowo pliki w wersjach edytowalnych lub w formacie pdf przesłane e-mailem nie są traktowane jak wnioski i nie są rozpatrywane. Warto również wspomnieć, że od 4 maja urząd przywrócił standardową obsługę klientów w placówkach ZUS.

Wsparcie na ochronę miejsc pracy

Z danych Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wynika, że przedsiębiorcy złożyli już ponad 3,1 mln wniosków o przyznanie wsparcia z instrumentów tarczy antykryzysowej. Z tego tytułu do firm trafiło w sumie ponad 6,24 mld złotych.

Źródło:

www.gov.pl

Uchwały w sprawie wsparcia przedsiębiorców – Prezes RIO w Opolu wyjaśnia

Na podstawie znowelizowanej KoronawirusU gminy mogą zwalniać przedsiębiorców z podatku od nieruchomości, bądź przedłużać im termin płatności rat tej daniny. Zasady udzielania tej pomocy zostały opisane szczegółowo w piśmie Prezesa UOKiK z 1.4.2020 r. Stanowią one pomoc publiczną, które mają pomóc w przezwyciężeniu poważnych zaburzeń w gospodarce i co ważne, udzielanie pomocy w takich formach, nie będzie wymagało zgłaszania do UOKiK.

Prezes RIO wyjaśnia też kwestię wpisywania do uchwał zobowiązania do złożenia oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Jest to sprzeczne z art. 233 § 1 KK. Prezes RIO wyjaśnia, że warunkiem odpowiedzialności karnej jest to, by przepis ustawy, na podstawie którego oświadczenie jest składane, przewidywał też odebranie takiego oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej, a art. 15p i 15q KoronawirusU takiej czynności nie przewidują.

Prezes RIO zwraca też uwagę na to, że przedsiębiorcy nie muszą składać wniosku o zastosowanie zwolnienia, wprowadzonego uchwałą rady gminy na podstawie KoronawirusU.

Spis powszechny zaplanowany na 2021 rok a obowiązek gmin w zakresie udostępnienia danych adresowych mieszkańców

Zgodnie z projektem rozporządzenia Rady Ministrów z 15.4.2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych na potrzeby wykazu adresowo-mieszkaniowego, przewidzianych do weryfikacji, aktualizacji i uzupełnienia przez gminy w związku z narodowym spisem powszechnym ludności i mieszkań w 2021 r., którego wydanie stanowi wykonanie upoważnienia ustawowego zawartego w art. 24 ust. 5 ustawy z 9.8.2019 r. o narodowym spisie powszechnym ludności i mieszkań w 2021 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 1775), gminy zobowiązane zostały do weryfikacji, aktualizacji i uzupełnienia w przekazanym im wykazie adresowo-mieszkaniowym, informacji dotyczących:

1) budynków – w zakresie obejmującym takie dane jak:

a) nazwa miejscowości,

b) nazwa ulicy,

c) numer porządkowy albo numery porządkowe budynku,

d) dodatkowa numeracja budynków położonych na tej samej nieruchomości i oznaczonych tym samym numerem porządkowym, nie występująca w ewidencji miejscowości, ulic i adresów, o której mowa w art. 47a ustawy z 17.5.1989 r. ‒ Prawo geodezyjne i kartograficzne (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 276 ze zm.),

e) rodzaj budynku: mieszkalny, niemieszkalny lub obiekt zbiorowego zakwaterowania, gdzie przez budynek niemieszkalny należy rozumieć obiekt budowlany przeznaczony dla potrzeb niemieszkalnych, który nie jest klasyfikowany jako budynek mieszkalny. Dla potrzeb narodowego spisu powszechnego ludności i mieszkań w 2021 r. zbierane będą zaś dane o tych budynkach niemieszkalnych, w których znajduje się przynajmniej jedno mieszkanie,

f) opis budynku niemieszkalnego (bliższe określenie budynku, np. szkoła, biuro, magazyn),

g) opis adresu. Jest to przy tym dodatkowa informacja ułatwiająca identyfikację budynku w terenie. Informacja ta jest opcjonalna i dotyczy tylko tych budynków, których odnalezienie w terenie jest utrudnione ze względu na niezgodność ich adresów z położeniem (np. w przypadku włączenia budynków do miejscowości sąsiedniej lub użycia w adresie budynku nieurzędowej nazwy miejscowości) oraz w innych przypadkach budzących wątpliwości co do lokalizacji budynków,

h) położenie budynku w państwowym systemie odniesień przestrzennych, które określone jest przez parę współrzędnych X i Y;

2) mieszkań – w zakresie obejmującym takie dane jak:

a) typ obejmujący:

– mieszkanie,

– część mieszkania wchodzącego w skład zasobu mieszkaniowego gminy, zajmowaną na podstawie umowy najmu,

– mieszkanie położone w obiekcie zamkniętym, przez które uważa się mieszkanie w budynku będącym w dyspozycji lub trwałym zarządzie Ministra Obrony Narodowej, Ministra Sprawiedliwości, Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji lub podległych im jednostek organizacyjnych,

– zamieszkane pomieszczenie niebędące mieszkaniem,

b) numer mieszkania,

c) przyczyna niezamieszkania mieszkania będącego własnością gminy;

3) obiektów zbiorowego zakwaterowania – w zakresie obejmującym takie dane jak:

a) nazwa obiektu,

b) liczba budynków zajmowanych przez obiekt.

Przypomnieć jedynie należy w tym miejscu, iż stosownie do art. 24 ust. 1 – powołanej wyżej ‒ ustawy z 9.8.2019 r. o narodowym spisie powszechnym ludności i mieszkań w 2021 r., zadania gminy w ramach prac spisowych, jako zadania z zakresu administracji rządowej obejmują m.in. weryfikację, aktualizację i uzupełnienie wykazu adresowo-mieszkaniowego. Wykaz ten sporządzony zostanie przez Prezesa GUS, a następnie przekazany w postaci elektronicznej do gmin w celu weryfikacji i ewentualnego uzupełnienia, mającego z kolei za zadanie umożliwienie przeprowadzenia spisu powszechnego. Lokalizacja adresów zostanie udostępniona gminom za pomocą aplikacji internetowej zawierającej moduł mapowy.

Na podstawie uzyskanych danych oraz danych przekazanych z rejestrów urzędowych, z systemów informacyjnych administracji publicznej, a także z niepublicznych systemów informacyjnych zostanie następnie przygotowany operat spisowy, a sam wykaz posłuży do zarządzania pracami spisowymi, tj. do monitorowania postępów spisu, zarządzania rachmistrzami spisowymi i kontroli w zakresie kompletności spisanych budynków, mieszkań i obiektów zbiorowego zakwaterowania.

Zwrócić należy przy tym uwagę, iż projekt rozporządzenia był przedmiotem uzgodnień międzyresortowych, opiniowania i konsultacji publicznych. Zgodnie z raportem z przeprowadzonych konsultacji, w ramach opiniowania najistotniejsze uwagi zgłosił zaś Główny Geodeta Kraju. Uwagi te dotyczyły m.in. braku precyzji w sformułowaniach „numer porządkowy budynku” oraz „dodatkowa numeracja budynków położonych na tej samej nieruchomości i oznaczonych tym samym numerem porządkowym”, co mogło powodować wątpliwości w zakresie zgodności tych przepisów z przepisami rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z 9.1.2012 r. w sprawie ewidencji miejscowości, ulic i adresów (Dz.U. z 2012 r. poz. 125). Ponadto, wątpliwości Głównego Geodety Kraju budziła możliwość realizacji niektórych zadań nałożonych na gminy. Uwagi te zostały uwzględnione, zaś wszelkie wątpliwości wyjaśniono na spotkaniu roboczym Głównego Geodety Kraju z przedstawicielami Głównego Urzędu Statystycznego, które odbyło się 14.2.2020 r.

Aktualnie projekt rozporządzenia skierowany został do podpisu Prezesa Rady Ministrów. Rozporządzenie ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia jego ogłoszenia.

Zmiany dotyczące udzielania informacji zakładom ubezpieczeń przez podmioty wykonujące działalność leczniczą oraz Narodowy Fundusz Zdrowia

Z dniem 4.5.2020 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Zdrowia z 28.4.2020 r. w sprawie informacji udzielanych zakładom ubezpieczeń przez podmioty wykonujące działalność leczniczą oraz Narodowy Fundusz Zdrowia (Dz.U. poz. 784).
Przepisy rozporządzenia określają elementy, jakie powinno zawierać wystąpienie zakładu ubezpieczeń do podmiotu wykonującego działalność leczniczą w celu uzyskania informacji co do okoliczności związanych z oceną ryzyka ubezpieczeniowego i weryfikacją podanych przez tę osobę danych o jej stanie zdrowia, ustaleniem prawa tej osoby do świadczenia z zawartej umowy ubezpieczenia i wysokością tego świadczenia.

Rozporządzenie precyzuje także składowe, jakie powinno zawierać wystąpienie zakładu ubezpieczeń do Narodowego Funduszu Zdrowia w celu uzyskania danych dotyczących nazw i adresów świadczeniodawców, którzy udzielili świadczeń opieki zdrowotnej w związku z wypadkiem lub zdarzeniem losowym będącym podstawą ustalenia jego odpowiedzialności oraz wysokości odszkodowania lub świadczenia.

Przepisy rozporządzenia określają, że wysokość opłaty za udzielenie informacji przez NFZ, dotyczących jednego ubezpieczonego stanowi równowartość 0,017 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, począwszy od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez prezesa GUS w Dzienniku Ustaw RP.

PIP radzi jak bezpiecznie wrócić do pracy

Inspekcja w swoich zaleceniach zwraca uwagę, że niektóre środki bezpieczeństwa, które pomagają w ograniczeniu rozprzestrzeniania się koronawirusa, zostaną dalej utrzymane, a jeśli sytuacja epidemiczna się zmieni, to może zaistnieć potrzeba wprowadzenia większych restrykcji.

O czym powinni pamiętać pracodawcy?

Przede wszystkim w celu minimalizowania ryzyka bardzo ważna jest „identyfikacja zagrożeń fizycznych, biologicznych, chemicznych”, a także dobrze przeprowadzona ocena ryzyka zawodowego w miejscu pracy. Należy zwrócić uwagę na nietypowe sytuacje, które mogą sprawić problemy. Dlatego należy pamiętać, że udział pracowników oraz ich przedstawicieli w takiej weryfikacji jest bardzo ważny. To, jak wskazuje PIP, pomoże ograniczyć niepewność oraz ewentualne negatywne emocje i niepokój związany ze specyfiką wirusa, którego nie widać, a dodatkowo – w tym przypadku – może zarażać nawet bez objawów chorobowych.

Konieczne jest stworzenie planu działań, obejmującego właściwe środki bezpieczeństwa i kontroli, które pomogą normalnie pracować i jednocześnie zapobiegać możliwości rozprzestrzeniania się SARS-CoV-2.

Rodzaje środków, które pracodawcy muszą zastosować można sklasyfikować jako eliminujące zagrożenia (np. zmiana organizacji pracy – większy udział pracy zdalnej, jeśli to możliwe), a jeśli nie da się tego wprowadzić – minimalizujące zagrożenia i oddzielające zagrożenia od pracowników poprzez:

Inspekcja przypomina też, że przed przystąpieniem do zadań pracownicy powinni zostać poinformowani o wprowadzonych zmianach. PIP zwraca też uwagę, że w pracy należy dbać o odpowiedni dystans społeczny. Dlatego należy ograniczać osobiste kontakty pracowników, np. podczas spotkań i przerw oraz dbać, by pracownicy wykonywali swoje zadania sami, jeśli jest to bezpieczne. Można nawet wykorzystać w tym celu pomieszczenia socjalne, wolne biuro lub stołówkę.

Przerwy na posiłki powinny być odpowiednio zorganizowane – jak najmniej pracowników przebywających ze sobą w jednym czasie, a korzystanie z urządzeń higieniczno-sanitarnych powinno uwzględniać harmonogram czyszczenia. Przy wejściu do zakładu pracy można wywiesić plakaty zachęcające do pozostania w domu w przypadku choroby, a także wyłożyć maty dezynfekcyjne przy drzwiach do biur i hal produkcyjnych. Pracodawcy powinni też ułatwić pracownikom korzystanie z transportu indywidualnego, zamiast komunikacji miejskiej, a w tym celu można im udostępnić miejsca parkingowe lub miejsca do bezpiecznego przechowywania rowerów.

Główny Inspektor Pracy zwraca też uwagę na przypadki, w których ktoś wraca po długiej przerwie do wykonywania pracy szczególnie niebezpiecznej. W takiej sytuacji „przed rozpoczęciem pracy pracownikowi należy umożliwić przypomnienie sobie informacji kluczowych dla bezpieczeństwa, by nie dochodziło do wypadków przy pracy.”

Wszystkie wytyczne można znaleźć na stronie PIP.

Nowe zasady pracy Komitet Standardów Rachunkowości

Zmiany w zakresie działania i sposobu organizacji KSR są związane z epidemią Covid-19. W projekcie rozporządzenia przewidziano, że KSR będzie mógł podejmować uchwały przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w tym w trybie obiegowym.

Ponadto przewiduje się wdrożenie rozwiązań pozwalających na zwoływanie i przeprowadzanie w taki sposób (np. z wykorzystaniem telekonferencji) samych posiedzeń KSR. Nowa formuła będzie mogła objąć też rozpatrywanie spraw należących do właściwości KSR w trybie obiegowym.

Rozporządzenie wejdzie w życie dzień po ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw.