Kontynuacja akt osobowych a ponowne zatrudnienie pracownika

Ponowne zatrudnienie tego samego pracownika a dokumentacja pracownicza

Od 1.1.2019 r. zasadą jest, że w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie obowiązkowego, 10 letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (w tym również akt osobowych – art. 94⁵ Kodeksu pracy). Wspomniana zasada „jednych akt osobowych” dotyczy osób zatrudnianych po raz pierwszy od 1.1.2019 r. oraz – na podstawie przepisów przejściowych nowelizacji Kodeksu pracy – osób zatrudnionych po 31.12.1998 r., a przed 1.1.2019 r., pozostających w stosunku pracy u danego pracodawcy w dniu 1.1.2019 r., za których pracodawca złożył raport informacyjny ZUS RIA. W praktyce więc dotyczy to tych sytuacji, w których dokumentacja pracownicza (w tym akta osobowe pracownika) są objęte tym samym, 10 letnim okresem przechowywania.

Kontynuacja tych samych akt osobowych

Z pytania wynika, że „pierwszy” stosunek pracy ustał w 2021 r., a jego akta osobowe zostały zarchiwizowane. Obecnie zaś pracownik powraca do pracodawcy po przerwie i znów zostanie zatrudniony, choć na innym stanowisku. Jak już wspomniałam obowiązek kontynuacji teczki osobowej powstaje, gdy dokumentacja z obu stosunków pracy jest objęta tym samym, 10 letnim okresem przechowywania. Jeśli więc pierwszy stosunek pracy został nawiązany po 31.12.2018 r., to pracodawca ma obowiązek powrócić do starej teczki osobowej pracownika i ją kontynuować (art. 94⁵ Kodeksu pracy). W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – wspólnej, z obu stosunków pracy – liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. Jeśli jednak „stary” stosunek pracy został nawiązany przed 1.1.2019 r., a pracodawca nie złożył za pracownika raportu ZUS RIA, wówczas dokumentacja z tego stosunku pracy jest objęta 50 letnim okresem przechowywania i kontynuacja takiej teczki nie będzie prawidłowa. Gdyby pracodawca złożył jednak wspomniany raport do ZUS, wówczas kontynuacja „starej” teczki byłaby dopuszczalna.

Elektroniczna dokumentacja księgowa dla przedsiębiorców płacących PIT obowiązkowa od 2026 r.

Zgodnie z przepisami, przedsiębiorcy będą mieć obowiązek prowadzenia ksiąg i ewidencji podatkowych przy użyciu programów komputerowych. Obowiązek ten został wprowadzony równolegle w trzech aktach normatywnych, tj.:

Jednocześnie przepisy ustawy z 29.10.2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2105 ze zm.) wskazują harmonogram wejścia w życie tego obowiązku, uzależniając terminy od przynależności podatnika do określonej grupy.

Obowiązek podatników rozłożony w czasie

Zgodnie z harmonogramem, z początkiem 2026 r. pierwsza grupa podatników PIT będzie zobligowana do prowadzenia ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przy użyciu programów komputerowych. W tej grupie znajdą się przedsiębiorcy rozliczający się na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, pod warunkiem, że są oni zobowiązani przesyłać JPK_VAT.

Po raz pierwszy ta grupa będzie przesyłać księgi podatkowe prowadzone w ustrukturyzowanej formie w 2027 r. Obowiązek ten jest powiązany z terminem złożenia zeznania podatkowego. Omawiane obowiązki nie wpływają na zmianę dotychczasowego sposobu składania zeznań PIT.

W ostatnim etapie wdrażania przepisów ustawy, tj. z początkiem 2027 r. obowiązki te będą ciążyły także na pozostałych przedsiębiorcach podatku dochodowego od osób fizycznych rozliczających się na podstawie wskazanych wyżej ustaw. Ta grupa podmiotów, będzie przesyłać księgi podatkowe prowadzone w ustrukturyzowanej formie w 2028 r.

Struktury logiczne

W wyniku prowadzonych od kwietnia do maja br. konsultacji, Ministerstwo Finansów opracowało struktury logiczne:

Punkt wyjścia do ich opracowania stanowiły obowiązujące struktury JPK_PKPiR / JPK_EWP na żądanie. Struktury te znane są już przedsiębiorcom od 2018 r. Podobnie jak w przypadku ksiąg rachunkowych struktura logiczna ewidencji/wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych będzie stanowiła strukturę odrębną.

Ostateczna wersja tych struktur znajduje się pod adresem https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk-w-podatkach-dochodowych

Broszury i wyjaśnienia ekspertów

Ministerstwo Finansów uruchomiło e-mail: jpkPD.helpdesk@mf.gov.pl, poprzez który można zadawać pytania w przypadku zaistnienia wątpliwości związanych ze strukturami logicznymi JPK_PKPiR, JPK_EWP i JPK_ST. Ministerstwo Finansów przygotowuje również broszury informacyjne, które będą opisywać zawartość struktur logicznych oraz wyjaśniać treść poszczególnych elementów zawartych w strukturze logicznej.

Źródło: https://www.gov.pl/

Sprawozdawczość ESG – nowe przepisy wdrażające CSRD

Nowe przepisy spowodują, że większa grupa przedsiębiorstw będzie raportowała istotne, porównywalne i wiarygodne informacje nt. zrównoważonego rozwoju, które będą użyteczniejsze dla inwestorów i innych interesariuszy. Jest to niezbędne do zmiany przepływu kapitału w kierunku finansowania przedsiębiorstw rozwijających się w sposób zrównoważony.

Najważniejsze zmiany w zakresie sprawozdawczości ESG to:

Ustawa w ślad za dyrektywą delegowaną UE podnosi również kryteria wielkości przedsiębiorstw mikro i małych. Spowoduje to, że więcej jednostek będzie mogło skorzystać z uproszczeń w zakresie rachunkowości.

Źródło: Ministerstwo Finansów

Indywidualne stawki amortyzacyjne dla budynków niemieszkalnych i budowli od 1 stycznia 2025 r.

Zgodnie ze zmianami wprowadzonymi w art. 22j PDOFizU i art. 16j PDOPrU:

1) ust. 7 otrzymuje brzmienie:

„7. Podatnicy będący mikroprzedsiębiorcami, małymi lub średnimi przedsiębiorcami w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców mogą indywidualnie ustalić stawki amortyzacyjne dla wytworzonych we własnym zakresie środków trwałych będących budynkami (lokalami) niemieszkalnymi i budowlami, zaliczonymi do grupy 1 i 2 Klasyfikacji, po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podatnika, w przypadku gdy ten środek trwały znajduje się na obszarze:

1) danego gminy zlokalizowanej w powiecie lub miasta na prawach powiatu, w których przeciętna stopa bezrobocia wynosi co najmniej 120 % przeciętnej stopy bezrobocia w kraju, oraz

2) gminy lub miasta na prawach powiatu, w których indywidualny wskaźnik zamożności gminy lub miasta na prawach powiatu jest mniejszy niż 100 % wskaźnika zamożności wszystkich gmin lub miast na prawach powiatu.”;

2) w ust. 10 dodaje się zdanie drugie w brzmieniu:

„Przez przeciętną stopę bezrobocia w powiecie rozumie się także przeciętną stopę bezrobocia w mieście na prawach powiatu.”;

3) ust. 11 otrzymuje brzmienie:

„11. Przez indywidualny wskaźnik zamożności gminy lub miasta na prawach powiatu i wskaźnik zamożności wszystkich gmin lub miast na prawach powiatu, o których mowa w ust. 7 pkt 2, rozumie się odpowiednio wskaźniki w rozumieniu art. 24 ust 3 i 4 ustawy z dnia 1 października 2024 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. poz. 1572), stanowiące podstawę do wyliczenia kwot potrzeb wyrównawczych na rok bezpośrednio poprzedzający rok, w którym wystąpiło zdarzenie określone w ust. 9.”.

Niniejsze zmiany zostały wprowadzone do PDOFizU i PDOPrU na podstawie ustawy z 1.10.2024 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. poz. 1572).

Przepisy te zaczynają obowiązywać od 1.1.2025 r.

Zakup prezentów dla pracowników ujęty w kosztach spółki jawnej

Takie stanowisko wyłączające możliwość zaliczenie darowizny na rzecz pracownika do kosztów potwierdza w DKIS piśmie z 14.3.2019 r. (nr 0111-KDIB2-1.4010.8.2019.3.JK):

Jednakże jest interpretacja z 18.4.2024 r., wydana przez DKIS (nr 0114-KDIP2-1.4010.57.2024.4.DK), w której wskazano, że wydatki poniesione na upominki dla pracowników m.in. z okazji dnia kobiet, świąt Bożego Narodzenia, mikołajek, czy okoliczności takich jak narodziny dziecka, ślub, jubileusz stażu pracy, odejście na emeryturę, przekazywane jako forma gratulacji, uznania, uczczenia powszechnie przyjętego święta, mogą stanowić KUP.

W interpretacji indywidualnej z 29.10.2015 r., (nr: DD3.8222.2.376.2015.KDJ) Minister Finansów odniósł się do pojęcia „nieodpłatne świadczenie”. Minister Finansów zauważył, że zagadnienie to zostało przeanalizowane przez TK w wyroku z 8.7.2014 r., (K 7/13, Legalis), w którym TK wskazał, że nie wszystkie świadczenia otrzymywane przez pracowników od pracodawców można uznać za przychód ze stosunku pracy. Mianowicie:

Kryterium zatrudnienia w estońskim CIT

 

Tym samym na umowie zlecenia z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej musi mieć 3 osoby których wynagrodzenie miesięcznie wynosi co najmniej łącznie: 24 807,39 zł.

Może też mieć te trzy osoby na umowie o dzieło z wynagrodzeniem, które wynosi co najmniej miesięcznie: 24 807,39 zł.

W przypadku, gdy podatnik ma status małego podatnika w 2024 roku, to w pierwszym roku podatkowym opodatkowania ryczałtem, warunek, o którym mowa w ust. 1 pkt 3:

1) lit. a, uznaje się za spełniony, jeżeli mały podatnik zatrudnia na podstawie umowy o pracę co najmniej 1 osobę w przeliczeniu na pełne etaty, niebędącą udziałowcem, akcjonariuszem ani wspólnikiem tego podatnika, przez okres wskazany w tym przepisie;

2) lit. b, uznaje się za spełniony, jeżeli mały podatnik ponosi miesięcznie wydatki w kwocie stanowiącej co najmniej przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw z tytułu wypłaty wynagrodzenia na rzecz zatrudnionej na podstawie umowy innej niż umowa o pracę co najmniej 1 osoby fizycznej, niebędącej udziałowcem, akcjonariuszem ani wspólnikiem tego podatnika oraz w związku z wypłatą tych wynagrodzeń podatnik jest płatnikiem PIT lub płatnikiem składek określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych lub ustawie o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Z pytania nie wynika, czy spółka miała status małego podatnika, jednakże autor zakłada z informacji zawartych w treści pytania o stosowaniu 9%, że w roku poprzedzającym wejście w system ryczałtu od dochodów spółek posiadała taki status. W takiej sytuacji w pierwszym roku podatkowym na ryczałcie od dochodów spółek (autor zakłada, że to rok kalendarzowy 2024, ponieważ nie ma takich szczegółów w treści pytania) musi zatrudniać przez 300 dni w 2024 r. jedną osobę na umowie o pracę która to osoba nie może być wspólnikiem spółki.

Jeśli spółka w 2024 r. nie posiadała osoby na umowie o pracę, wtedy może zatrudniać w oparciu o umowy zlecenia (jak wynika z treści pytania), jednakże w 2024 r. musi mieć co najmniej jedną osobę na umowie zlecenia, a ich wynagrodzenie musi wynosić co najmniej 7465,32 zł.

Skutki podatkowe zmiany kodów CN dla oleju napędowego

Zmiana kodów CN

Dnia 31.10.2024 r. opublikowano rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2024/2522, które wprowadza zmiany w Nomenklaturze Scalonej (CN). W wyniku tych zmian oleje napędowe o zawartości siarki nieprzekraczającej 0,001% masy, dotychczas klasyfikowane pod kodem CN 2710 19 43, zostaną przypisane do dwóch nowych kodów CN:

Rozporządzenie (UE) 2024/2522 stosuje się od 1.1.2025 r.

Skutki dla podatku od towarów i usług

Zmiana kodów CN nie wpłynie na opodatkowanie VAT olejów napędowych. Na podstawie art. 103 ust. 5ab ustawy o podatku od towarów i usług, zmiany w Nomenklaturze Scalonej (CN) nie zmieniają zasad opodatkowania, jeśli nie zostały określone w ustawie.

Od 1.1.2025 r. w deklaracjach VAT-14 będą obowiązywać nowe kody CN. Zasady ich stosowania są następujące:

Skutki dla akcyzy

Zmiana kodów CN nie wpłynie również na opodatkowanie akcyzą. Zgodnie z art. 3 ust. 2 ustawy o podatku akcyzowym, zmiany w Nomenklaturze Scalonej (CN) nie mają wpływu na zasady opodatkowania wyrobów akcyzowych, jeśli nie zostały określone w ustawie.

Od 1.1.2025 r. stawka akcyzy wynosi:

W deklaracjach i ewidencjach za grudzień 2024 r. nadal będzie stosowany kod CN 2710 19 43. Natomiast w deklaracjach i ewidencjach za styczeń i za kolejne miesiące 2025 r. będą miały zastosowanie nowe kody CN 2710 19 42 i CN 2710 19 44.

Dostosowanie systemów i rejestrów akcyzowych

Zmiana kodów CN wymaga aktualizacji systemów i rejestrów akcyzowych, takich jak System EMCS PL2 oraz Centralny Rejestr Podmiotów Akcyzowych (CRPA).

System EMCS PL2 zostanie zasilony nowymi słownikami PL733 i DD733, które będą dostępne na portalu podatkowym podatki.gov.pl.

W Centralnym Rejestrze Podmiotów Akcyzowych (CRPA) kod CN 2710 19 43 zostanie automatycznie zastąpiony kodem 2710 19 44. Natomiast w przypadku kodu 2710 19 42 podmioty będą zobowiązane do zaktualizowania zgłoszeń rejestracyjnych.

Podsumowanie

Zmiany w Nomenklaturze Scalonej, wprowadzające nowe kody CN dla olejów napędowych, nie wpływają na zasady opodatkowania VAT i akcyzą. Wymagają jednak dostosowania deklaracji oraz ewidencji podatkowych, jak również systemów i rejestrów akcyzowych. Przedsiębiorcy powinni zapewnić zgodność dokumentacji z przepisami obowiązującymi od stycznia 2025 r.

Źródło: https://www.podatki.gov.pl/

Usługi świadczone przez podwykonawców a PKPiR

Warto zaznaczyć, iż usługi świadczone przez podwykonawców stanowią istotę usług świadczonych przez podatnika. Wymaga zatem podkreślenia, że na gruncie przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wykonane usługi są uważane za wyroby gotowe, a usługi przed ich ukończeniem – za produkcję niezakończoną, co wynika z literalnego brzmienia § 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Według organów podatkowych pojęcie materiałów trzeba rozumieć szeroko. W ich ocenie jako materiały podstawowe lub pomocnicze mogą być kwalifikowane również usługi. W rezultacie również koszty usług, które wykorzystywane są w toku produkcji lub na potrzeby świadczonych usług, mogą być ujmowane w PKPiR w kolumnie 10. Konsekwencją tego podejścia jest obowiązek stosowania do takich usług (będących główną substancją wyrobu gotowego) zasad dotyczących zakupu materiałów.

Z analizowanego pytania wynika, że podatnik część usług zleca podwykonawcom. Można zatem stwierdzić, że zlecane przez podatnika czynności wpisują się w proces wykonania konkretnych usług przez podatnika, stanowiąc pewien ich etap lub nawet wyczerpując w pełni istotę świadczonej usługi. W takim przypadku istnieją podstawy, by koszty związane z usługami podwykonawców zakwalifikować jako materiały podstawowe wyrobu gotowego, co oznacza, że powinny one znaleźć się w PKPiR w kolumnie 10 jako „Zakup towarów handlowych i materiałów”.

Dropshipping z Chin a VAT

Z opisu wynika, że stosujecie Państwo model dropshipping, czyli nabywcom w Polsce oferowane są towary wysyłane bezpośrednio od producenta. Wspomniany opis wskazuje na to, że ma miejsce transakcja łańcuchowa w rozumieniu art. 22 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU), zgodnie z którym w przypadku, gdy te same towary są przedmiotem kolejnych dostaw oraz są wysyłane lub transportowane bezpośrednio od pierwszego dostawcy do ostatniego w kolejności nabywcy, wysyłkę lub transport przyporządkowuje się wyłącznie jednej dostawie. Wówczas, zgodnie z art. 22 ust. 3 VATU, dostawę towarów, która:

1) poprzedza wysyłkę lub transport towarów, uznaje się za dokonaną w miejscu rozpoczęcia wysyłki lub transportu towarów,

2) następuje po wysyłce lub transporcie towarów, uznaje się za dokonaną w miejscu zakończenia wysyłki lub transportu towarów.

Należy na to wszystko nałożyć jeszcze regulacje o imporcie towarów. W opisywanej sytuacji importerem potencjalnie może być chińska spółka albo polska spółka. Skoro końcowym nabywcą jest podmiot z Polski, to Autor zakłada, że będzie miał miejsce import towarów, przez co powinien być rozliczony VAT importowy, co wynika z art. 26a ust. 1 VATU. Jeśli importerem będzie chińska spółka, to jeśli nie będzie zarejestrowana dla potrzeb VAT w Polsce, to powinna wystawić fakturę bez VAT, którą polska spółka rozliczy jako dostawę towarów, dla której podatnikiem jest nabywca (art. 17 ust. 1 pkt 5 VATU). Natomiast sprzedaż na rzecz ostatecznego nabywcy (firmy lub konsumenta) będzie opodatkowana polskim VAT. Jeśli importerem będzie polska spółka, to powinna rozliczyć VAT importowy, który po otrzymaniu ZCP stanie się także VAT naliczonym do odliczenia. W tym wypadku również sprzedaż na rzecz ostatecznego nabywcy (firmy lub konsumenta) będzie opodatkowana polskim VAT.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych w kontroli instalacji

Zgodnie z art. 4 pkt 8 w związku z art. 28 RODO, jeżeli w imieniu i na zlecenie administratora następuje przetwarzanie danych osobowych, konieczne jest zawarcie umowy powierzenia. Kluczowe jest ustalenie, czy rzeczywiście dochodzi do przetwarzania danych osobowych.

Zgodnie z art. 4 pkt 1 RODO, dane osobowe to informacje o osobie fizycznej, które umożliwiają jej identyfikację (bezpośrednio lub pośrednio), np. adres zamieszkania. Aby adres zamieszkania stanowił dane osobowe, musi identyfikować konkretną osobę fizyczną. Biorąc pod uwagę zakres udostępnionych danych, takich jak zestawienia adresów budynków, liczba klatek i mieszkań, należy ustalić, czy dochodzi do udostępnienia konkretnego adresu, który można powiązać z daną osobą fizyczną. Na przykład, udostępniony adres: budynek wielomieszkaniowy przy ul. Wspólnej 8, zawierający 40 mieszkań i 2 klatki, nie stanowi udostępnienia danych osobowych. Jednakże, jeśli udostępnione byłyby imiona, nazwiska właścicieli lub osób zamieszkujących konkretne mieszkania, dochodziłoby do udostępnienia danych osobowych. Dane adresowe nie zawsze stanowią dane osobowe.

Należy jednak pamiętać, że w ramach wykonywania zleconych prac może dojść do przetwarzania danych osobowych na późniejszych etapach, np. przy spisywaniu protokołu, w którym mogą znaleźć się imiona i nazwiska osób zamieszkujących dany lokal lub ich podpisy. W takim przypadku zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych będzie konieczne.