Jak sprawdzić „prawidłowość” kwalifikowanego podpisu elektronicznego

To dotyczy postępowań wszczętych począwszy od 18.4.2018 r., kiedy to wykonawcy zaczęli mieć obowiązek przesyłania JEDZ w postaci elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a obecnie – od 18.10.2018 r. – pełnej komunikacji elektronicznej.

W przypadku dokumentów (w szerokim tego słowa znaczeniu, a więc np. JEDZ, ofert) opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym zamawiający nie pamiętają, że powinni sprawdzić:

1) czy np. JEDZ, oferta zostały podpisane przez uprawnioną do tego osobę (np. ujawnioną w KRS bądź działającą na podstawie pełnomocnictwa), –

2) czy podpis elektroniczny jest kwalifikowany i ważny.

Tego wymaga należyta staranność oczekiwana od zamawiającego podczas dokonywania czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Co istotne, do weryfikacji podpisu nie jest wymagane posiadanie przez zamawiającego własnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Najprostszą metodą sprawdzenia podpisu w przypadku otrzymania plików PDF jest otworzenie dokumentu w Adobe Acrobat Reader i wejście w „Panel podpisu”. Wówczas zamawiający ma możliwość uzyskania w szczególności następujących informacji:

1) czy kwalifikowany podpis elektroniczny jest poprawny,

2) czy dokument jest prawidłowy,

3) czy nie został zmieniony po zastosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego,

4) czy tożsamość podpisującego jest prawidłowa.

W celu weryfikacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego można posłużyć się także odpowiednim oprogramowaniem jednego z uprawnionych centrów certyfikujących, dostępnym bezpłatnie w Internecie np. oprogramowaniem proCertum SmartSign czy też oprogramowaniem Szafir Krajowej Izby Rozliczeniowej. W wyniku weryfikacji wyświetlone zostaną niezbędne informacje, tj. dotyczące subskrybenta kwalifikowanego podpisu elektronicznego, daty i czasu złożenia podpisu.

Samo korzystanie z oprogramowania do weryfikacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego wywołuje niekiedy problemy. Zwiększa je niewystarczająca znajomość odnośnie do formatów podpisu kwalifikowanego. O ile wielu użytkowników rozróżnia format PAdES i XAdES, to już nie zauważa faktu, że formacie XAdES istnieje podpis wewnętrzny i zewnętrzny. Biorąc pod uwagę trudności praktyki i przypadki wzywania wykonawców przez zamawiających do uzupełnienia JEDZ z powodu braku podpisu (choć taki został złożony) zasadne jest korzystanie przez wykonawców przy podpisywaniu pliku w formacie XAdES z tzw. podpisu wewnętrznego, ponieważ znajduje się on niejako wewnątrz pliku podpisywanego. Osadzony w pliku jest też kwalifikowany podpis elektroniczny w formacie PAdES, używany do podpisywania plików w PDF. To oznacza, że tak podpisany np. JEDZ jest przekazywany zamawiającemu jako jeden plik. Podpisem XAdES – zewnętrznym, podpisać można każdy plik (np. z rozszerzeniem .doc, .pdf, .jpg, avi itd.), ale w czasie jego składania powstaje odrębny plik o nazwie zgodnej z nazwą pliku podpisywanego (tj. o rozszerzeniu wskazującym na rodzaj podpisywanego pliku, np. .xades).

Czy archiwizacja dokumentów elektronicznych to problem

Tymczasem nie wystarczy zapisać np. elektronicznego JEDZ, elektronicznej oferty na płycie CD, pendrive i włożyć do „koszulki”, a następnie do segregatora z „papierową” dokumentacją postępowania o zamówienie publiczne. Zamawiający musi bowiem zapewnić tzw. elektroniczne archiwum, czyli przechowywać dokumenty za pośrednictwem systemu teleinformatycznego spełniającego wymagania odpowiadające łącznie wymaganiom określonym:

1) w rozporządzeniu Rady Ministrów z 12.4.2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2247),

2) w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30.10.2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206, poz. 1518).

W przepisach § 6 rozporządzenia wymienionego w pkt 2. wskazuje się m.in., że ma to być system, który:

1) zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,

2) zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,

3) zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie,

4) umożliwia przesyłanie dokumentów do innych systemów teleinformatycznych,

5) zapewnia zapisywanie wyeksportowanych metadanych w formacie XML.

Wymieniony system teleinformatyczny spełnia – zgodnie z § 7 rozporządzenia z pkt 2. – dla dokumentów ewidencjonowanych (dokumentów elektronicznych świadczących o wykonywaniu działalności podmiotów, powstających w nich lub napływających do nich) funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Podkreślić należy, że większość funkcjonujących na rynku komercyjnych portali e-usług zapewnia takie elektroniczne archiwum, więc ci zamawiający, którzy z nich korzystają, „wpisują się” w wyżej wymienione wymogi dotyczące archiwizacji. Bezpłatny miniPortal nie archiwizuje dokumentów, ofert złożonych przy jego wykorzystaniu w postępowaniu o zamówienie Publiczne. Na miniPortal wpływa tylko informacja o złożonej w danym postępowaniu ofercie bądź o jej zmianie lub wycofaniu. Oferty oraz dokumenty dotyczące komunikacji pomiędzy zamawiającym i wykonawcą znajdują się na skrzynkach odbiorczych na platformie ePUAP. Zamawiający musi więc zadbać o to, aby archiwizacja była zgodna z przywołanymi wyżej przepisami.

Jak stosować RODO w zakresie zamówień publicznych – projekt ustawy wdrażającej RODO

W projekcie zmienia się kilkadziesiąt ustaw, w tym przepisy ZamPublU. Analiza treści projektu ustawy wskazuje, że zmiany będą w sposób istotny pomocne nie tylko w „przełożeniu” wymagań RODO na zamówienia publiczne oraz skutecznym stosowaniu RODO w odniesieniu do zamówień publicznych, ale także w zrozumieniu istoty i charakteru RODO. Warto więc zwrócić uwagę na zakres projektowanych zmian przepisów w ZamPublU.

Dane osobowe w KRK

W praktyce, zwłaszcza od wejścia w życie RODO, wiele wątpliwości pojawia się odnośnie do dostępności danych osobowych ujawnianych w informacjach z KRK, żądanych przez zamawiających na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia na podstawie ZamPublU. Odpowiedzi na te wątpliwości można znaleźć m.in. w dodawanym do art. 8 ZamPublU przepisie ust. 5, który ogranicza zasadę jawności w zamówieniach publicznych w przypadku przetwarzania danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, o których mowa w art. 10 RODO, co do celu (korzystanie ze środków ochrony prawnej uregulowanych w Dziale VI ZamPublU) oraz do czasu przetwarzania (do upływu terminu na ich wniesienie).

Należy zauważyć, że w art. 10 RODO zezwala się na przetwarzanie danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, jeżeli to przetwarzanie jest dozwolone prawem państwa członkowskiego, które przewiduje odpowiednie zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane dotyczą. Takie zabezpieczenie w odniesieniu do danych osobowych dotyczących wyroków i skazań w zamówieniach publicznych będzie polegało na ograniczeniu kręgu podmiotów, którym te dane będą udostępniane, poprzez cel, jakim jest przysługujące tym podmiotom prawo do korzystania ze środków ochrony prawnej, również na podstawie informacji dotyczących wyroków i skazań. Dodatkowo, zgodnie z projektowanym art. 8a ust. 7 ZamPublU, do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w poufności.

Warto przypomnieć, że na gruncie zamówień publicznych i konkursów dane osobowe dotyczące wyroków i skazań mogą zawierać zarówno informacje z KRK, JEDZ (zwłaszcza rubryka dotycząca tzw. samooczyszczenia), jak i uzasadnienie wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu. Ograniczenie zasady jawności w odniesieniu do danych osobowych zawartych w informacji z KRK nie będzie miało jednak zastosowania w sytuacji, gdy dana osoba nie figuruje w rejestrze skazań za przestępstwa lub wykroczenia. Po upływie terminu na skorzystanie ze środków ochrony prawnej albo w przypadku, gdy o dostęp do dokumentów zawierających informacje o wyrokach skazujących i naruszeniach prawa ubiegają się podmioty, którym nie przysługuje prawo do korzystania ze środków ochrony prawnej, zamawiający będzie udostępniał dane osobowe zawarte w dokumentach po ich odpowiednim spseudonimizowaniu. Regulacja art. 8 ust. 5 ZamPublU nie będzie miała zastosowania do organów publicznych lub instytucji (kontroli czy ścigania), które są uprawnione na mocy innych regulacji szczegółowych do żądania od zamawiającego udostępnienia dokumentacji postępowania.

Informacja o ograniczeniach uprawnień osób, których dane dotyczą

Przewiduje się wprowadzenie nowego art. 8a ust. 5 ZamPublU, mającego zastosowanie we wszystkich postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursach prowadzonych na podstawie ZamPublU. Zamawiający będzie miał możliwość wyboru jednego z wymienionych w art. 8a ust. 5 ZamPublU sposobów informowania o ograniczeniach uprawnień osób, których dane dotyczą. Uznano bowiem, że nałożenie na zamawiających obowiązku informowania o ograniczeniach stosowania art. 15 i art. 18 RODO zawsze na stronie internetowej prowadzonego postępowania oraz dodatkowo w ogłoszeniu o zamówieniu, ogłoszeniu o konkursie, w SIWZ lub w inny sposób dostępny dla osoby, której dane osobowe dotyczą, byłby nadmiernym obciążeniem zamawiających. Nowy art. 8a ust. 5 ZamPublU traktuje się więc jako dodatkowy sposób przekazywania informacji o ograniczeniach stosowania RODO, które zostaną określone w projektowanym art. 8a ust. 2 i 4 oraz art. 97 ust. 1a ZamPublU. Wskazuje się, że wystarczające będzie spełnienie obowiązku informowania o tych ograniczeniach tylko w jeden ze sposobów wymienionych w art. 8a ust. 5 ZamPublU. Zauważa się przy tym, że w przypadku trybów konkurencyjnych z zasady ogłoszenie o zamówieniu oraz SIWZ zamawiający każdorazowo zamieszcza na stronie internetowej i w związku z tym nie wydaje się uzasadnione, aby informacja o ograniczeniach stosowania RODO była oprócz tego zawsze zamieszczana na stronie internetowej prowadzonego postępowania o zamówienie publiczne.

Przetwarzanie (udostępnianie) danych osobowych

Kluczową zasadą dotyczącą postępowań o zamówienie publiczne jest zasada jawności. Powstają nierzadko pytania, jak ją realizować w zgodzie z RODO. W tym zakresie w ZamPublU wprowadza się kilka zmian. Zgodnie z nowym art. 8a ust. 6 ZamPublU zamawiający nie tylko na etapie postępowania o udzielenie zamówienia, ale również po jego zakończeniu, będą zobowiązani do przetwarzania danych osobowych (w tym ich udostępniania) w sposób gwarantujący zabezpieczenie przed ich bezprawnym rozpowszechnianiem. W art. 8a ust. 7 ZamPublU zobowiązuje się osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO, do zachowania ich w poufności.

Ponadto, zgodnie z projektowanym art. 8a ust. 2 ZamPublU, w przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu. Podkreśla się też, że stosowanie w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu art. 18 RODO stanowiącego o prawie osoby, której dane dotyczą, do żądania od administratora ograniczenia przetwarzania tych danych, mogłoby sparaliżować proces udzielania zamówienia publicznego z uwagi na powiązany z tym uprawnieniem obowiązek wstrzymania lub ograniczenia przetwarzania danych przez zamawiającego. Dlatego w art. 8a ust. 4 ZamPublU przewiduje się, że wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

Zasadę jawności w zamówieniach publicznych w kontekście przetwarzania (a dokładnie udostępniania) danych osobowych zawartych w protokole lub załącznikach do protokołu doprecyzowuje się w projektowanym art. 96 ust. 3a ZamPublU, wskazując, że ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tzw. danych wrażliwych), zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu. Należy przy tym przypomnieć, że wykonawcy powinni przekazywać tylko te dane osobowe i tylko w takim zakresie, w jakim jest to potrzebne dla celów prowadzonego postępowania.

Ponadto zdanie drugie projektowanego przepisu wskazuje na inne możliwe ograniczenia zasady jawności, będą to odpowiednio:

1) art. 8 ust. 3 ZamPublU (tajemnica przedsiębiorstwa),

2) art. 8 ust. 4 ZamPublU (dane osobowe – w przypadku art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ZamPublU; wysokość wynagrodzenia – w przypadku art. 67 ust. 1 pkt 1a ZamPublU), a także

3) projektowany art. 8 ust. 5 ZamPublU (dane osobowe dotyczące skazań i wyroków udostępnianych jedynie w celu skorzystania ze środków ochrony prawnej).

Z projektowanego art. 96 ust. 3b ZamPublU (w kontekście art. 18 ust. 2 RODO) wynika, że każde inne przetwarzanie, z wyjątkiem przechowywania protokołu i załączników, możliwe będzie wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą, lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej (np. korzystanie ze środków ochrony prawnej) lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego UE lub państwa członkowskiego (np. kontrola).

Dane osobowe w kontekście wymagania umów o pracę

W projektowanym art. 143e ZamPublU rozwiewa się wątpliwości wielu zamawiających odnośnie do tego, czy i w jakim zakresie mogą przetwarzać dane osobowe zawarte w przekazanych im przez wykonawcę np. kopiach umów o pracę w przypadku zastosowania art. 36 ust. 2 pkt 8a ZamPublU w związku z art. 29 ust. 3a ZamPublU. Przesądza się bowiem wprost w art. 143e ZamPublU, że zamawiający w ramach uprawnień w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 3a ZamPublU, będzie miał prawo do żądania:

1) oświadczenia wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę,

2) poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika,

3) innych dokumentów

– zawierających informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności: imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę, zakres obowiązków pracownika.

Powyższe kwestie mają być regulowane w postanowieniach umowy o zamówienie publiczne, która jest zasadniczym źródłem zobowiązań wykonawcy na etapie realizacji zamówienia.

Przejście z papierowej na elektroniczną formę dokumentacji pracowniczej w 3 krokach

Krok 1. Przygotowanie odwzorowań cyfrowych (skanów)

Wdrożenie decyzji o zmianie papierowej dokumentacji pracowniczej (akta osobowe i dokumentacja związana ze stosunkiem pracy) na elektroniczną wymaga odwzorowania cyfrowego każdego znajdującego się w niej dokumentu. Może to być zeskanowanie, ale dopuszczalne są też inne metody digitalizacji. Odwzorowanie cyfrowe to dokument elektroniczny, który stanowi e-kopię dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż cyfrowa, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. W przypadku e-dokumentacji musi ono być sporządzone z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej. Stąd ma odpowiadać minimalnym warunkom technicznym. Oznacza to, że zarówno skan, jak i każdy inny dokument cyfrowy powinien mieć właściwą:

– rozdzielczość w zależności od rodzaju digitalizowanej treści (tekst drukowany, rękopis czy fotografia), koloru (czarno-biały czy kolorowy) oraz formatu, np. 200 dpi dla tekstów drukowanych, czarno-białych, w formacie A4 lub większym, a 300 dpi – przy rękopisie czarno-białym w takim samym formacie;

– minimalną ilość bitów na piksel uzależnioną – tak samo jak rozdzielczość – od treści, koloru i formatu, np. 1 piksel (czarno-białe) dla tekstów drukowanych, czarno-białych, w formacie A4 lub większym, a 16 pikseli (kolor) – przy rękopisie czarno-białym w takim samym formacie.

Możliwe będzie także korzystanie z automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF, jeśli nie ma widocznego pogorszenia jakości obrazu.

Proces cyfryzacji dokumentacji pracowniczej to konieczność zdigitalizowania wszystkich dokumentów każdego obecnego i byłego pracownika.

Krok 2. Podpisanie lub opieczętowanie e-dokumentów

Aby potwierdzić zgodność e-dokumentu z jego papierowym oryginałem, pracodawca lub upoważniona przez niego osoba opatruje każde przygotowane odwzorowanie cyfrowe kwalifikowanym podpisem elektronicznym (moc własnoręcznego podpisu) lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (potwierdzenie autentyczności danych). Do złożenia tego rodzaju podpisu i pieczęci niezbędne jest posiadanie odpowiednich, certyfikowanych urządzeń.

Krok 3. Zapewnienie odpowiedniego systemu teleinformatycznego

Dokumentacja pracownicza w wersji cyfrowej ma być gromadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, który ma zagwarantować:

– zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem – ten wymóg będzie zrealizowany, gdy łącznie spełnione zostaną trzy warunki: ograniczenie dostępu do e-dokumentacji wyłącznie dla osób upoważnionych, ochrona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem, a także korzystanie z metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana;

– integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

– stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, ich identyfikację oraz rejestrowanie dokonywanych przez nich zmian;

– skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych;

– wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo jej części,

– funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Gdy zajdzie potrzeba przeniesienia e-dokumentacji do innego systemu teleinformatycznego, pracodawca będzie musiał utworzyć uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych (m.in. identyfikator dokumentu, jego rodzaj i data powstania oraz nazwa pracodawcy) odnoszących się do każdego dokumentu. Każdy dokument ma być zapisany w odrębnym pliku, w tym odwzorowania cyfrowe papierowych oryginałów – w formacie pdf, inne – w formacie, w jakim były przechowywane, dane zapisane bez określonego formatu – jako txt, natomiast zestaw metadanych – w pliku XML o tej samie nazwie, co nazwa pliku, do którego się odnosi. Cały zbiór ma być przenoszony w jednym z formatów do kompresji, po opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Kto ma obowiązek wpisać się do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

Taką datę wyznacza art. 11 ustawy z 10.1.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357; dalej: ustawa zmieniająca). Celem tego przepisu jest zmuszenie podmiotów zajmujących się archiwizacją dokumentacji pracowniczej bez wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych (dalej: rejestr) do jego uzyskania. Granica czasowa ma natomiast ścisły związek z wejściem w życie od 1.1.2019 r. regulacji pozwalających pracodawcom prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej i skracających okres jej przechowywania.

Kto jest zobligowany

Do 31.12.2018 r. wpis mają uzyskać przedsiębiorcy wykonujący działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców zlikwidowanych zakładów pracy, jeśli dotychczas nie figurują w rejestrze. Powinni postępować zgodnie z art. 51a i art. 51b-51t ustawy z 14.7.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.; dalej: NarZasArchU). W tym celu mogą skorzystać ze strony internetowej biznes.gov.pl (wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych) albo bezpośrednio ze stron urzędów marszałkowskich, bo to marszałkowie województw prowadzą rejestry.

Kto korzysta z wyłączenia

Przepisy nie wskazują literalnie wyjątków. Uczyniła to Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych na stronie internetowej archiwa.gov.pl. W komunikacie z 28.11.2018 r. w zakresie obowiązku uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych stwierdza, że nie muszą zabiegać o ten wpis:

– pracodawcy przechowujący dokumentację obecnych i byłych pracowników, ponieważ jest to ich obowiązkiem na podstawie art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy (dalej: KP),

– pracodawcy przechowujący dokumentację obecnych i byłych pracowników zakładu pracy, którego są następcą prawnym albo pracowników przejętych w trybie art. 23¹ KP,

– szkoły wyższe przechowujące dokumentację osobową i płacową swoich pracowników,

– biura rachunkowe przechowujące dokumentację osobową i płacową swoich klientów w związku z wykonywaniem usług przygotowywania i prowadzenia tej dokumentacji.

Jakie są skutki niewykonania obowiązku

Przedsiębiorca, który nie uzyska wpisu do rejestru do 31.12.2018 r., mimo że powinien, będzie musiał zakończyć działalność i przekazać przechowywaną dokumentację uprawnionemu podmiotowi (art. 11 ust. 1 i art. 12 ustawy zmieniającej). Jeśli tego nie wykona grozi mu kara pieniężna w wysokości do 100 000 zł, nakładana przez marszałka województwa w efekcie przeprowadzonej kontroli (art. 51sa i art. 51sb NarZasArchU wchodzące w życie 1.1.2019 r.). Taka sama kara czeka przedsiębiorcę, który rozpocznie działalność po 1.1.2019 r. bez wpisu do rejestru.

Kolejny projekt nowelizacji ustawy o gospodarce nieruchomościami wpłynął do Sejmu

Nowelizacja zmienia przepisy ustawy z 21.8.1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2204 ze zm.; dalej: GospNierU) dotyczące kwestii zwrotu wywłaszczonych nieruchomości oraz zmiany celu jej wykorzystania na inny cel niż ten, który stanowił podstawę wywłaszczenia . W tym też zakresie zmiany dotyczą zawiadamiania poprzednich właścicieli o sposobie wykorzystania wywłaszczonej nieruchomości lub jej części na inny cel niż określony w decyzji o wywłaszczeniu.

Nowością, jaką proponują wnioskodawcy, jest wskazanie okresu 20 lat na możliwość ubiegania się o zwrot wywłaszczonej nieruchomości . Okres ten liczony ma być od dnia, kiedy decyzja o wywłaszczeniu stała się ostateczna. Oznacza to, że przez 20 lat organ będzie musiał zawiadamiać poprzednich właścicieli o zamiarze użycia wywłaszczonej nieruchomości lub jej części na inny cel niż określony w decyzji o wywłaszczeniu. Po tym okresie organ swobodnie będzie mógł zmieniać sposób wykorzystania wywłaszczonej nieruchomości.

Wygaśnięcie uprawnienia do zwrotu stworzy możliwość wykorzystania nieruchomości wywłaszczonej, lecz zbędnej na cel publiczny określony w decyzji o wywłaszczeniu, na inny cel.

Trzeba także wskazać, że nowelizacja ma dotyczyć także procesów wywłaszczeniowych, które zostały przeprowadzone przed jej wejściem w życie.

Projekt skierowany został do I czytania w komisjach:

a) Infrastruktury oraz

b) Samorządu Terytorialnego i Polityki Regionalnej

Wzór informacji w sprawie opłaty emisyjnej

W Dz.U. z 2018 r. pod poz. 2331 opublikowano rozporządzenie Ministra Środowiska z 7.12.2018 r. w sprawie określenia wzoru informacji w sprawie opłaty emisyjnej.

Rozporządzenie określa wzór Informacji w sprawie opłaty emisyjnej – OEMIS₍₁₎.

Podstawa prawna:	art. 321h ust. 1 ustawy z 27.4.2001 r. – Prawo ochrony środowiska (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 799 ze zm.; dalej: PrOchrŚrod)
Termin składania:	do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek zapłaty – w przypadku producenta paliw silnikowych, podmiotu dokonującego nabycia wewnątrzwspólnotowego w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym paliw silnikowych oraz innego podmiotu podlegającego na podstawie przepisów o podatku akcyzowym obowiązkowi podatkowemu w zakresie podatku akcyzowego od paliw silnikowych, o których mowa w art. 321c ust. 1 pkt 1, 3 i 4 PrOchrŚrod określony dla należności celnych – w przypadku importera paliw silnikowych, o którym mowa w art. 321c ust. 1 pkt 2 PrOchrŚrod
Miejsce składania:	urząd skarbowy, przy pomocy którego wykonuje swoje zadania naczelnik urzędu skarbowego właściwy miejscowo w sprawach podatku akcyzowego – w przypadku producenta paliw silnikowych, podmiotu dokonującego nabycia wewnątrzwspólnotowego w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym paliw silnikowych oraz innego podmiotu podlegającego na podstawie przepisów o podatku akcyzowym obowiązkowi podatkowemu w zakresie podatku akcyzowego od paliw silnikowych urząd skarbowy, przy pomocy którego wykonuje swoje zadania naczelnik urzędu skarbowego właściwy miejscowo dla importera paliw silnikowych: 1) ze względu na adres siedziby – w przypadku importera paliw silnikowych niebędącego osobą fizyczną 2) ze względu na miejsce zamieszkania – w przypadku importera paliw silnikowych będącego osobą fizyczną

Wzory formularzy sprawozdań w zakresie sprzętu według przepisów o odpadach za 2018 r.

W Dz.U. z 2018 r. pod poz. 2326 opublikowano rozporządzenie Ministra Środowiska z 3.12.2018 r. w sprawie wzorów formularzy sprawozdań w zakresie sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz zużytego sprzętu za rok 2018.

Z art. 237a ustawy z 14.12.2012 r. o odpadach (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 992 ze zm.; dalej: OdpadyU) wynika, że podmioty, o których mowa w art. 73 i art. 75 OdpadyU, mają obowiązek sporządzić sprawozdania w zakresie sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz zużytego sprzętu, sporządzają je za 2018 r. zgodnie z art. 73, art. 74 i art. 75 OdpadyU.

Minister środowiska otrzymał delegację ustawową w zakresie określenia, w drodze rozporządzenia, wzorów wspomnianych wyżej formularzy sprawozdań za rok 2018, mając na uwadze potrzebę ujednolicenia zakresu danych przekazywanych przez przedsiębiorców oraz ułatwienia przekazywania danych do Głównego Inspektora Ochrony Środowiska.

Rozporządzenie określa więc: Wzory formularzy sprawozdań w zakresie sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz zużytego sprzętu za rok 2018 , tj.:

A. Sprawozdanie, o którym mowa w art. 73 ust. 1 OdpadyU:

B. Sprawozdanie, o którym mowa w art. 75 ust. 1 OdpadyU

Wzrost opłaty za użytkowanie wieczyste a koszty ekspertyzy operatu szacunkowego

Urzędnicy miejscy zaktualizowali cenę i domagali się wnoszenia daniny w zwiększonej stawce, opierając się na operacie szacunkowym przygotowanym przez pracującego na ich zlecenie rzeczoznawcy. W jego opinii wartość gruntu będącego przedmiotem użytkowania wieczystego wzrosła, jednak spółka funkcjonująca na tym terenie była przeciwnego zdania. Na potwierdzenie swojego stanowiska zamówiła niezależną analizę prawidłowości wykonania operatu szacunkowego. Z opracowania przygotowanego przez Organizację Zawodową Rzeczoznawców Majątkowych wynikało, że wartość gruntu w poddanym ocenie okresie nie uległa zmianie, a co za tym idzie, nie powinna wiązać się ze zwiększeniem opłaty za użytkowanie wieczyste. Spółka przedstawiła wspomnianą ekspertyzę wnioskując do Samorządowego Kolegium Odwoławczego o ustalenie właściwej – niższej stawki omawianej daniny oraz o zwrot kosztów związanych ze zleceniem oceny operatu. SKO przychyliło się do opinii przedsiębiorstwa i zdecydowało, że wcześniejszy wzrost opłaty był nieuzasadniony. Tym samym utrzymał jako obowiązującą poprzednią stawkę. Kolegium odmówiło jednak spółce zwrotu kosztów zamówionej ekspertyzy, bowiem w opinii organu została ona zlecona w interesie przedsiębiorstwa, a w takim przypadku KPA nie przewiduje refundacji poniesionych wydatków.

Z takim obrotem sprawy nie zgodził się ani magistrat – w zakresie przywrócenia niepowiększonej stawki opłaty, ani spółka – co do braku zwrotu kosztów ekspertyzy. Obydwie kwestie musiał zatem rozstrzygnąć sąd. O ile sprawa nieuzasadnionej podwyżki wydawała się prosta i skład orzekający utrzymał w mocy decyzję SKO, o tyle kwestia, kto powinien ponieść koszt oceny eksperckiej wykonanego operatu nie była już tak oczywista.

Spółka argumentowała, że pomimo wskazywania przez nią błędów w pierwotnym operacie, SKO nie podjęło żadnych starań, by skonfrontować pracę danego rzeczoznawcy z innym biegłym. Nie zleciło przygotowania kontroperatu. Zamówiona ocena była zatem niezbędna do udowodnienia danych racji bez zbędnego rozwlekania sprawy w czasie i biernego oczekiwania na podjęcie działań przez SKO.

W wyroku z 11.10.2018 r. (II SA/Go 524/18) WSA w Gorzowie Wielkopolskim oddalił jednak skargę spółki. W uzasadnieniu swojego stanowiska sąd zwrócił uwagę, że zgodnie z ”art. 263 § 1 KPA do kosztów postępowania zalicza się koszty podróży i inne należności świadków i biegłych oraz stron w przypadkach przewidzianych w art. 56, a także koszty spowodowane oględzinami na miejscu, jak również koszty doręczenia stronom pism urzędowych. Organ administracji publicznej może zaliczyć do kosztów postępowania także inne koszty bezpośrednio związane z rozstrzygnięciem sprawy (§ 2). Zasadą jest rozdział kosztów postępowania na stronę (strony) i organ prowadzący postępowanie. Wynika to jednoznacznie z treści art. 262 § KPA, w myśl którego stronę obciążają te koszty postępowania, które: (1) wynikły z winy strony; (2) zostały poniesione w interesie lub na żądanie strony, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie”. W ocenie WSA wyliczenie zawarte w przytoczonym powyżej przepisie ma charakter zamknięty, co oznacza, że stronę obciążają wyłącznie koszty wymienione w tym przepisie. Sąd zaznaczył ponadto, że „przepis art. 262 § 1 pkt 1 i 2 KPA wprawdzie normuje »rozdział« kosztów pomiędzy organem i stronami postępowania, lecz nie stanowi podstawy prawnej do przyznawania przez organ administracji na rzecz strony zwrotu poniesionych przez stronę kosztów postępowania i to niezależnie od tego, czy koszty przeprowadzonego przez stronę dowodu (np. opinii biegłego, opinii Zespołu Oceniającego Stowarzyszenia Rzeczoznawców Majątkowych) okazały się istotne dla rozstrzygnięcia danej sprawy. Także przepis art. 263 § 2 KPA reguluje wyłącznie sprawę obliczania kosztów przez organ administracji prowadzący postępowanie, nie stwarza stronie uprawnienia do ubiegania się o zwrot jakichkolwiek poniesionych przez nią kosztów”.

Sejm pracuje nad zmianami w wypłacaniu wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy dla kobiet w ciąży

W myśl art. 92 § 1 w pkt 2 ustawy z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.; dalej KP) za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek: wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo choroby przypadającej w czasie ciąży pracownik zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia. Projekt zmian przewiduje, że za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy pracownik zachowa prawo do 100% wynagrodzenia.

W rezultacie, za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby przypadającej w czasie ciąży – w okresie pierwszych 33 dni tej niezdolności – wypłacany będzie zasiłek chorobowy, a nie jak do tej pory 100% wynagrodzenia za pracę przez pracodawcę.

Prawo do zasiłku chorobowego w okresie pierwszych 33 dni niezdolności pracownicy do pracy wskutek choroby przypadającej w czasie ciąży wynikać będzie z art. 6 ust. 1 ustawy z 25.6.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1368 ze zm.; dalej: ZasiłkiU), który stanowi, że zasiłek chorobowy przysługuje ubezpieczonemu, który stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego. Wyjątek od tej zasady przewiduje art. 12 ust. 1 ZasiłkiU, zgodnie z którym zasiłek chorobowy nie przysługuje za okresy niezdolności do pracy, w których ubezpieczony na podstawie przepisów o wynagradzaniu zachowuje prawo do wynagrodzenia. Okresy te wlicza się do okresu zasiłkowego.

Po zmianach wprowadzanych omawianą ustawą okres niezdolności do pracy z powodu choroby w czasie ciąży zostaje wyłączony z przepisów dotyczących zachowania prawa do wynagrodzenia. Dlatego też na podstawie art. 6 ust. 1 ZasiłkiU przysługiwać będzie w tym okresie zasiłek chorobowy. O wysokości zasiłku decydować będzie art. 11 ust. 2 ZasiłkiU, który stanowi, że miesięczny zasiłek chorobowy wynosi 100% podstawy wymiaru zasiłku, jeżeli niezdolność do pracy lub niemożność wykonywania pracy przypada w okresie ciąży.

Pracownica zachowa zatem 100% wysokości swojego wynagrodzenia, ale nie będzie go otrzymywać w ramach wynagrodzenia za pracę, a w ramach zasiłku chorobowego od pierwszego dnia okresu niezdolności do pracy wskutek choroby przypadającej w czasie ciąży.

Projekt nowelizacji przewiduje również, że od pierwszego dnia ubezpieczenia chorobowego prawo do zasiłku chorobowego przysługuje, jeżeli niezdolność do pracy spowodowana została wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy, albo chorobą przypadającą w czasie ciąży.

Omawiany projekt nowelizacji Kodeksu pracy oraz ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa ma wejść w życie 30 dnia od daty jej opublikowania w Dzienniku Ustaw. Obecnie projekt trafił do prac w sejmowej Komisji Nadzwyczajnej ds. Zmian w Kodyfikacjach.