Wliczanie czasu szkoleń bhp do czasu pracy
Szkolenia bhp, niezależnie od tego, czy odbywają się w godzinach pracy, czy poza nimi, należy wliczać do czasu pracy. Jeśli takie szkolenie odbędzie się po godzinach pracy lub w dniu wolnym od pracy (czego w miarę możliwości należy unikać), będzie to oznaczało, że wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych.
Czas pracy
Zacznijmy od tego, że zgodnie z przepisami ustawy z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.; dalej: KP) czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Pracownik może pozostawać w dyspozycji pracodawcy zarówno w zakładzie pracy, jak też w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Pracownik pozostaje zatem w dyspozycji pracodawcy, gdy zachowuje się zgodnie z celem stosunku pracy, czyli:
- świadczy umówioną pracę albo
- pozostaje w gotowości do pracy, utrzymując kontakt z pracodawcą w oczekiwaniu na wskazówki i polecenia z jego strony (art. 128 § 1 KP).
Pozostawanie w dyspozycji pracodawcy oznacza świadczenie pracy umówionego rodzaju, jak również wszelkie sytuacje, w których pracownik nie świadczy pracy z przyczyn od siebie niezależnych, lecz pozostaje w fizycznej, intelektualnej i prawnej gotowości do jej pełnienia, zachowując się przy tym w sposób nakazany przez obowiązujące go przepisy o porządku i organizacji pracy, a w przypadku braku takich przepisów – w sposób umożliwiający w konkretnej sytuacji dysponowanie jego osobą.
W związku z powyższym do czasu pracy wlicza się nie tylko czas świadczenia pracy, ale także m.in. czas szkoleń pracownika.
Szkolenie w godzinach pracy
Szkolenia odbywane przez pracownika na podstawie decyzji pracodawcy w godzinach pracy wynikających z jego harmonogramu podlegają wliczeniu do czasu pracy. Natomiast czas takiego szkolenia odbywanego:
- poza godzinami pracy lub
- w dniu rozkładowo wolnym od pracy dla pracownika
- nie jest wliczany do jego czasu pracy.
Jeśli szkolenie pracownika jest organizowane w godzinach poza rozkładem jego czasu pracy, pracownik ma obowiązek przed szkoleniem świadczyć pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Pracodawca skierował wszystkich pracowników na szkolenie z zakresu radzenia sobie ze stresem, które ma trwać 7 godzin, i w tym celu zatrudnił profesjonalnego coacha, który ma przeprowadzić szkolenie w firmie. Pracownicy będą uczestniczyli w szkoleniu w trzech edycjach, a czas szkolenia przypadnie w ich harmonogramowych godzinach pracy. Pomimo że w czasie szkolenia pracownicy nie będą faktycznie wykonywać pracy, to z uwagi na to, że pozostają oni w dyspozycji pracodawcy, będą mieli ten czas wliczony do czasu pracy.
Niestawienie się na szkolenie
Warto przy tym pamiętać o jeszcze jednym aspekcie takiej sytuacji, otóż niestawienie się przez pracownika na szkoleniu lub wcześniejsze opuszczenie szkolenia może zostać potraktowane przez pracodawcę jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków wobec pracodawcy. Przyczyną uzasadniającą rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia jest w takiej sytuacji samowolne oddalenie się z miejsca szkolenia, czyli de facto opuszczenie stanowisk pracy.
Wcześniejsze zakończenie szkolenia
Ponadto, jeśli szkolenie trwa 7 godzin, np. do godz. 16, a pracownik normalnie pracuje 8 godzin do godz. 17, to powstaje pytanie, czy może on iść do domu o tę godzinę wcześniej, czy ma wracać do pracy oraz jak traktować tę godzinę, jeśli nie ma już sensu wracać do pracy? Należy stwierdzić, że skoro pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy, to jeżeli szkolenie trwa do godziny 16.00, a praca do godziny 17.00, pracownik ma obowiązek pozostawać w dyspozycji pracodawcy do godziny 17.00 i tylko za zgodą pracodawcy może bezpośrednio po szkoleniu zakończyć dzień pracy. Taka godzina wliczana jest bowiem do czasu pracy i pracownik zachowuje za nią prawo do wynagrodzenia. W ewidencji czasu pracy ta „brakująca godzina” powinna być uwzględniona jako czas pracy.
Przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązkowe przed dopuszczeniem go do pracy, a także okresowe szkolenia w tym zakresie również odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy (art. 2373 § 3 KP).
Obowiązkowe szkolenie bhp
Szkolenia bhp, niezależnie od tego, czy odbywają się w godzinach pracy, czy poza nimi, należy wliczać do czasu pracy. Jeśli takie szkolenie odbędzie się po godzinach pracy lub w dniu wolnym od pracy (czego w miarę możliwości należy unikać), będzie to oznaczało, że wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych.
Pracownicy zakładu produkcyjnego wykonują pracę od poniedziałku do piątku na dwie zmiany, tzn. w godz. 6.00–14.00 i w godz. 14.00–22.00. Pracodawca, chcąc zapewnić ciągłość procesu pracy, zorganizował szkolenie bhp dla grupy kilku pracowników jednocześnie (z obu zmian) w dniu rozkładowo wolnym dla nich od pracy, czyli w sobotę. Co do zasady pracodawca powinien zorganizować szkolenie w godzinach pracy tych pracowników. Natomiast mając na względzie szczególne potrzeby pracodawcy i okoliczność, że bez aktualnego okresowego szkolenia bhp pracownicy nie mogą być dopuszczeni do pracy, pracodawca mógł zorganizować to szkolenie w sobotę. Pracownikom, którzy wezmą udział w takim szkoleniu, należy jednak wliczyć czas szkolenia do czasu pracy, a następnie zrekompensować ten czas tak samo jak czas pracy w wolną sobotę (czyli dniem wolnym od pracy udzielonym do końca okresu rozliczeniowego).
Obowiązkowe szkolenie (a do takich należy szkolenie z zakresu bhp), które pracownik odbywa poza godzinami pracy, powinno zostać wliczone do jego czasu pracy.
Szkolenie poza harmonogramowymi godzinami
Pracownik musi stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy (art. 100 § 1 KP). Jeżeli zatem pracownik na polecenie pracodawcy (czyli jest to szkolenie obowiązkowe) bierze udział w jakimkolwiek innym szkoleniu niż bhp i szkolenie to odbywa się poza rozkładowymi godzinami pracy pracownika, wówczas ten czas również należy wliczyć do jego czasu pracy. Nie zmienia to faktu, że polecenie wzięcia udziału w szkoleniu powinno, co do zasady, dotyczyć harmonogramowych godzin pracy.
Niezależnie od powyższego, jeżeli pracownik podnosi kwalifikacje zawodowe (np. podjął studia wyższe z własnej inicjatywy, ale pracodawca wyraził na to zgodę lub gdy to pracodawca wręcz wysłał go na te studia), przysługuje mu zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 1031 § 2 pkt 2 KP). Czas zwolnienia od pracy w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych także jest wliczany do czasu pracy pracownika.
Pracownica działu HR rozpoczęła za zgodą pracodawcy studia zaoczne na kierunku rachunkowość. Zajęcia odbywają się w weekendy i w dwa piątki w miesiącu, od godziny 14.00. Ponieważ pracownica pracuje do godziny 17.00, w piątki, w które ma zajęcia, otrzymuje zwolnienie od pracy i wychodzi o godzinie 13.00. Te 4 godziny w dwa piątki w miesiącu są wliczane do jej czasu pracy.
Polecenie wzięcia udziału w szkoleniu
Przepisy powszechnie obowiązujące nie przewidują szczególnej formy w zakresie wydawania pracownikom polecenia wzięcia udziału w szkoleniu. Takie polecenia wydawane są zgodnie z przepisami obowiązującymi u danego pracodawcy (np. z regulaminem pracy). Nie ma jednak przeszkód prawnych, aby forma wydawanych poleceń miała np. charakter pisemny. W takiej sytuacji strony stosunku pracy uzyskują przydatny środek dowodowy w zakresie wydanego polecenia. Pracodawca mógłby z niego skorzystać, jeśli pracownik odmówiłby wykonania polecenia i mógłby na tej podstawie ukarać pracownika karą porządkową lub np. nie przyznać premii uznaniowej. Z drugiej strony – pracownikowi dowód taki może się przydać przy żądaniu rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych.
Szkolenie w innej miejscowości
Jeżeli pracodawca poleca pracownikowi wzięcie udziału w szkoleniu, czyli wydaje polecenie wykonywania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem wykonywania pracy, to takie szkolenie ma charakter podróży służbowej. Pracownikowi przysługują zatem wszystkie należności związane z podróżą służbową, takie jak diety czy należności na pokrycie kosztów podróży. Zwracamy uwagę, że sam dojazd do miejsca szkolenia nie jest wliczany do czasu pracy (tak samo jak codzienny dojazd pracownika do pracy z miejsca zamieszkania), chyba że odbywa się w rozkładowych godzinach pracy tego pracownika.
Pracownik, który jest zatrudniony w Warszawie i wykonuje pracę w stałym rozkładzie (od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 16.00), dostał od pracodawcy polecenie wzięcia udziału w szkoleniu, które ma odbyć się w Krakowie. Pracownik ma pociąg do Krakowa o godz. 7.00 rano, ale z uwagi na to, że szkolenie rozpoczyna się o godz. 9.30, obawia się on, że nie zdąży dojechać na czas, dlatego postanowił jechać do Krakowa w dniu poprzedzającym szkolenie – pociągiem o godz. 18.00 – i przenocować już na miejscu. W związku z powyższym czas dojazdu, który odbywa się poza grafikowymi godzinami pracownika, nie zostanie wliczony do czasu pracy tego pracownika. Natomiast gdyby jechał on do Krakowa w dniu szkolenia i czas podróży częściowo (od godz. 8.00) przypadałby w jego godzinach pracy, to ta część podróży zostałaby wliczona do jego czasu pracy.
Upoważnienia do przetwarzania danych nie muszą być w aktach osobowych
Nie ma takiego obowiązku – oświadczenia o zachowaniu poufności, jak i upoważnienia do przetwarzania danych osobowych nie muszą być umieszczane w aktach osobowych pracownika.
Regulacje dotyczące ochrony danych osobowych zasadniczo nie wymagają składania oświadczeń o zachowaniu poufności, więc wszystkie kwestie, o które Państwo pytacie, nie są generalnie regulowane przepisami prawa. Tym samym oświadczenia o poufności, czegokolwiek by nie dotyczyły, nie muszą być zasadniczo numerowane, nie trzeba prowadzić ich rejestru i nie muszą być w aktach osobowych pracownika.
Co się zaś tyczy upoważnień do przetwarzania danych osobowych to przepisy także nie wymagają ich numerowania. Nadane pisemne upoważnienie jest podstawą do uzupełnienia wpisu w ewidencji czy rejestrze osób upoważnionych, która również nie jest obowiązkowa, ale zalecałbym jej prowadzenie – będzie miała istotne znaczenie dla zachowania zasady rozliczalności z art. 5 ust. 2 RODO w przypadku kontroli Prezesa UODO. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie przewiduje obowiązku włączania upoważnień do przetwarzania danych osobowych do akt osobowych pracownika.
Brak możliwości sporządzenia sprawozdania finansowego w terminie z powodu utraty danych
W mojej opinii należy sporządzić sprawozdanie w terminie dla Państwa możliwym. Nastąpiła sytuacja losowa, o której poinformowano US, który nie wyciągnie z tego tytułu żadnych konsekwencji. Ponadto, zdecydowanie ważniejszym terminem wynikającym z ustawy o rachunkowości (dalej: RachunkU) jest termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz termin jego złożenia w KRS.
Brak złożenia sprawozdania w terminie
Przepis art. 52 ust. 1 RachunkU stanowi, iż kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
Natomiast proszę pamiętać, że po sporządzeniu sprawozdania finansowego – zostaje ono przedstawione właściwym organom, po czym obowiązek zatwierdzenia sprawozdania finansowego, w myśl art. 53 ust. 1 RachunkU – występuje w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego tj. 30.6.2023 r., zaś samo złożenie ich we właściwym rejestrze sądowym najpóźniej do 15 dni kalendarzowych od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, co wynika z literalnego brzmienia art. 69 ust. 1 RachunkU.
Oczywiście termin sporządzenia sprawozdania finansowego, który określony został jako nie późniejszy niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, jest również ważny, bowiem czas na analizę i zatwierdzenie sprawozdania przez zarząd, wspólników, komplementariuszy, likwidatorów jest niezbędny, aby mogli oni z pełną świadomością zatwierdzić sporządzone przez kierownika jednostki sprawozdanie finansowe.
Biorąc pod uwagę odpowiedzialność karną, którą reguluje rozdział 9 RachunkU – w art. 77 możemy przeczytać, iż:
Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych
– podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
Oczywiście Państwa intencją jest sporządzenie sprawozdania finansowego, znają Państwo obowiązki i terminy sprawozdawcze, natomiast wystąpiła sytuacja losowa, w której możecie nie zdążyć sporządzić sprawozdania w terminie.
Zaś art. 79 RachunkU stanowi, iż kto wbrew przepisom ustawy, m.in.;
– nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia
– nie składa sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym
Podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
Powyższy przepis powiązany jest z samym zatwierdzeniem sprawozdania finansowego i złożeniem go do KRS.
Niezłożenie sprawozdania do końca marca
Teoretycznie może zostać zastosowana odpowiedzialność karna opisana w rozdziale 9 RachunkU. Dodatkowe narzędzia umożliwiające egzekwowanie powyższych obowiązków zapisane zostały w KRSU. W art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym zapisano, że: „W przypadku stwierdzenia, że wniosek o wpis do Rejestru lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia – wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin”.
Jest to tzw. postępowanie przymuszające. Co do zasady, raczej dąży się do uzupełnienia brakujących informacji, aniżeli nakładanie kar. Osobiście spotkałem się jedynie z upomnieniami w sprawie pilnego uzupełnienia informacji. Warto nadmienić, iż funkcjonuje również infolinia KRS, na której możecie zaczerpnąć Państwo informacji u źródła.
Niezłożenie CIT za 2024 r. do końca marca
Oczywiście najlepszym rozwiązaniem będzie dołożenie wszelkich starań, aby CIT za 2024 r. złożyć zgodnie z ustawowym terminem. Natomiast jeżeli się nie uda – to sugeruje kontakt z US i poinformowanie o sytuacji (o której de facto już wiedzą, ponieważ poinformowaliście Państwo o zaistniałym problemie). Generalnie po poinformowaniu US można albo złożyć deklaracje na podstawie danych jakimi Państwo dysponujecie na czas terminu i następnie dokonać korekty deklaracji albo wstrzymać się chwilę i następnie uzupełnić braki związane z niezłożeniem deklaracji z uwzględnieniem czynnego żalu i wyjaśnienia opóźnienia w skutek sytuacji losowej, która nastąpiła z przyczyn całkowicie niezależnych od Państwa. Moja rekomendacją jednak jest rozmowa z naczelnikiem US dla Państwa jednostki i przedstawienie sytuacji. Urzędy co do zasady rzadko nakładają kary za opóźnienia, częściej zdarza się wysyłanie upomnień. Natomiast sytuacja, w której Państwo się znaleźliście powinna być dla US całkowicie zrozumiała, bowiem do odtworzenia są księgi za cały rok.
Od 1 września 2023 roku będzie zwiększony miesięczny limit dofinansowania przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom
Podwyższenie do 450 zł kwoty wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS kwoty wartości finansowanych przez pracodawcę posiłków
Podstawą do wydania rozporządzenia z 9.8.2023 r. jest art. 21 ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.) a komentowana nowelizacja odnosi się do rozporządzenia MPiPS z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2023 r. poz. 728).
Kluczowa zmiana w ramach nowelizacji rozporządzenia odnosi się do zmiany brzmienia § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia w zakresie podwyższenia kwoty wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w odniesieniu do kwoty wartości finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł. Zmiana rozporządzenia ma na celu urealnienie kwoty wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe określonej w § 2 ust. 1 pkt 11 cytowanego rozporządzenia.
W obowiązującym dotychczas stanie prawnym (od 1.3.2022 r.) wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu jest wyłączona z podstawy wymiaru składek do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 300 zł.
Definicja „posiłku” w rozporządzeniu
Za posiłek w rozumieniu przepisu § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy rozumieć zarówno gotowe posiłki jak i przetworzone produkty żywnościowe nadające się do bezpośredniego spożycia.
Na skutek stosowanej od lat wykładni ww. przepisu, zwolnione z podstawy wymiaru składek są wartości:
- gotowych posiłków oraz przetworzonych produktów żywnościowych, które nadają się do bezpośredniego spożycia,
- kuponów, talonów i bonów żywieniowych, które uprawniają do nabycia wyłącznie posiłku lub przetworzonych produktów żywnościowych w placówkach gastronomicznych, tj. restauracjach, barach, stołówkach czy innych punktach gastronomicznych, co wprost zapisano w projektowanym przepisie; zaproponowano dodatkowo zwolnienie na analogicznych zasadach kart przedpłaconych.
Przesunięcie obowiązku przesyłania JPK_PIT i JPK_CIT
Wymóg elektronicznego prowadzenia ksiąg i przesyłania ich do organów podatkowych został przewidziany w tzw. Polskim Ładem i miał obowiązywać od 1.1.2023 r. Jednak ustawą z 9.6.2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r., poz. 1265) termin ten przesunięto. Po raz kolejny przesunięto termin obowiązkowego prowadzenia ksiąg i przesyłania ich do organów – ustawą z 26.5.2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r., poz. 1059, tzw. Slim VAT 3).
Termin wejścia w życie obowiązku przesyłania JPK
Po wprowadzonych zmianach w art. 66 Polskiego Ładu podatnicy PIT i ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych będą zobowiązani do przesłania plików JPK po raz pierwszy za okresy rozliczeniowe rozpoczynające się po:
- 31.12.2025 r. – podmioty będące czynnymi podatnikami VAT;
- 31.12.2026 r. – inne podmioty.
W przypadku ksiąg i ewidencji podatników podatku CIT (JPK_CIT) obowiązek dotyczy okresów rozpoczynających się po:
- 31.12.2024 r. – podatkowe grupy kapitałowe i podatnicy, u których wartość przychodu uzyskanego w poprzednim roku podatkowym przekroczyła równowartość 50 mln euro;
- 31.12.2025 r. – czynni podatnicy VAT; (3) 31.12.2026 r. – podatnicy inni niż czynni podatnicy VAT.
Ponadto, jeżeli (w przypadku PGK i dużych podatników CIT) rok podatkowy/obrotowy, za który po raz pierwszy mają być przesłane księgi, zakończy się przed 31.12.2025 r., termin na ich przesłanie upłynie z końcem marca 2026 r. (art. 14 SLIM VAT 3).
Częstotliwość przesyłania JPK
W nowelizacji Slim VAT 3 wprowadzono ograniczenie częstotliwości przesyłania ksiąg przez podatników PIT oraz ryczałtu ewidencjonowanego. Podatnicy mają przekazywać JPK_PIT tak samo, jak jest to w przypadku JPK_CIT, czyli wyłącznie po zakończeniu roku, a nie miesięcznie lub kwartalnie.
Zakres danych przesyłanych w księgach
Ustawodawca upoważnił Ministra Finansów do wydania rozporządzenia określającego:
- dodatkowe dane, o które należy uzupełnić prowadzone księgi podlegające przekazaniu oraz sposób ich wykazywania w tych księgach,
- innych niż wskazani w ustawie podatników zwolnionych z obowiązku prowadzenia ksiąg przy użyciu programów komputerowych i ich przesyłania oraz spółki niebędące osobami prawnymi zwolnione z takich obowiązków.
Przy czym, obowiązek prowadzenia ksiąg elektronicznych nie dotyczy niektórych grup podatników, w tym np. organizacji pozarządowych i kół gospodyń wiejskich.
Rośnie zapotrzebowanie na elastyczne formy współpracy
Trendy na rynku pracy
Obecnie można zaobserwować coraz więcej form współpracy poza tradycyjną umową o pracę. Stosowane są przede wszystkim: umowa-zlecenie, B2B, czyli samozatrudnienie, oraz umowa o dzieło. To, że coraz rzadziej mamy do czynienia z klasyczną umową na tzw. etat, pokazuje, że pracownicy chcą i mogą być elastyczni w tym, co robią.
To wnioski z raportu „GIGbarometr – barometr elastyczności rynku pracy” przygotowanego wspólnie przez GIGLIKE i EY. Badanie zostało przeprowadzone wśród 318 przedstawicieli polskich firm, począwszy od małych i średnich przedsiębiorstw po duże korporacje. Ponad połowa ankietowanych zapewniła, że zatrudnia osoby na inne formy współpracy, nie tylko na umowę o pracę. Najbardziej otwarci są na nie duzi przedsiębiorcy. 74 % z nich współpracuje z niezależnymi profesjonalistami, czyli GIGerami, na zasadzie B2B. 20 % przyznaje, że nie korzysta z elastycznych form współpracy. Dla porównania wśród małych firm odsetek ten jest ponad dwukrotnie wyższy (42 %). 17 % wskazuje, że warunki gospodarcze w ogóle nie sprzyjają rozwojowi takich form.
Elastyczne formy zatrudnienia jako dodatkowa motywacja
Motywacją dla firm do uelastyczniania form współpracy są także mniejsza biurokracja niż w przypadku umów o pracę oraz potrzeba zatrudnienia pracownika o określonych kompetencjach na krótki czas czy do konkretnego projektu.
Nie było do tej pory wskaźnika, który opisywałby skalę uelastycznienia rynku. W raporcie GIGbarometr to zagadnienie zostało zbadane w trzech perspektywach: otoczenia (czy obecna sytuacja sprzyja rozwojowi elastycznego rynku pracy?), firmy (jaki odsetek osób w firmie działa na zasadzie elastycznej formy współpracy?) i ludzi (jak przedstawiciele firm oceniają poziom zadowolenia ze współpracy z GIGerami?). Na podstawie tych badań określono poziom elastyczności krajowego rynku pracy na 4,5 w 10-stopniowej skali.
Najlepiej wypadł czynnik „ludzie”, uzyskując aż 7,2 pkt, co oznacza, że firmy, które zdecydowały się na nowoczesne modele pracy, są zadowolone ze współpracy z niezależnymi fachowcami. W ich oczach poziom zadowolenia finansowego GIGerów jest wskazywany jako najważniejszy pozytywy aspekt tej współpracy (66 %). Na kolejnych miejscach plasują się różnorodność podejmowanych projektów czy zleceń (64 %) oraz satysfakcja z wykonywanej pracy (53 %). Z kolei sami GIGerzy wskazują samą elastyczność, a nie poziom dochodów, jako najważniejszy czynnik ich wysokiego zadowolenia.
Ubiegłoroczne badanie EY i GIGLIKE wskazuje, że 63 % niezależnych profesjonalistów uważa się za szczęśliwych w swojej roli.
Jak podkreślają autorzy badania, zachowawcza aktywność firm w stosunku do wyższych wskaźników w sferze otoczenia czy ludzi może być związana z poszukiwaniem równowagi pomiędzy zapewnieniem bezpieczeństwa funkcjonowania firmy a spełnieniem oczekiwań współpracowników. Niemniej jednak firmy mają przestrzeń, aby zainteresować się uelastycznieniem form współpracy, co może się przyczynić do ich dalszego oczekiwanego rozwoju.
Źródło: newseria.pl
Wyższy limit działalności nieewidencjonowanej
Przepis art. 14 ustawy z 26.1.2023 r. o zmianie ustaw w celu likwidowania zbędnych barier administracyjnych i prawnych (Dz.U. z 2023 r., poz. 803) wprowadza zmiany do ustawy 6.3.2018 r. – Prawo przedsiębiorców. Tą nowelizacją został zmieniony art. 5. ust. 1 prawa przedsiębiorców i otrzymał brzmienie, że: „ Nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r., poz. 2207), i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej”. W zmienionym brzmieniu przepis ten obowiązuje od 1.7.2023 r.
Na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z 13.9.2022 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2023 r. (Dz.U. z 2022 r., poz. 1952) od 1.7.2023 r. ustalono minimalną stawkę wynagrodzenia za pracę w wysokości 3600 zł. W konsekwencji, nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% z 3600 zł, czyli 2700 zł. Przy czym, przez przychód należny rozumie się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.
Jeżeli przychód należny z działalności przekroczył w danym miesiącu kwotę 2700 zł, to działalność ta staje się działalnością gospodarczą, począwszy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie wysokości tej kwoty. W takim przypadku osoba wykonująca działalność gospodarczą składa wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty 2700 zł.
Jednocześnie trzeba pamiętać, że przepisy o działalności nieewidencjonowanej nie mają zastosowania do działalności w formie spółki cywilnej.
Projektowane zmiany
Warto zaznaczyć, że w Sejmie trwają prace nad projektem ustawy o ograniczeniu biurokracji i barier prawnych (druk nr 3502) który przewiduje m.in. zmiany do ustawy-Prawo przedsiębiorcy (art. 25 projektu) w zakresie art. 5 tej ustawy dotyczącego działalności nieewidencjonowanej. Proponuje się rozwiązanie, zgodnie z którym nie będzie stanowić działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w roku 9-krotności kwoty minimalnego wynagrodzenia i która to osoba w okresie ostatnich 24 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej. Jeśli ustawa nowelizująca zostanie przyjęta, to nowe rozwiązania miałby obowiązywać od przyszłego roku.
Kwestie podatkowe dotyczące osób pozostających w konkubinacie
Definicja legalna konkubinatu nie istnieje ale w piśmiennictwie określa się go jako faktyczne pożycie małżeńskie kobiety i mężczyzny (tak np. K. Pietrzykowski, Konkubinat, (w:) Wielka encyklopedia prawa, Białystok – Warszawa 2000, s. 366). Skoro prawo go nie definiuje to w sposób oczywisty nie przewiduje dlań dedykowanych rozwiązań, w tym podatkowych.
Konkubinat a przepisy o podatku dochodowym
Można prześledzić natomiast czy wybrane instytucje przewidziane w ustawie o podatku dochodowym mogą mieć zastosowanie także do konkubentów. Analizę trzeba zacząć od tego czy jest możliwość łącznego opodatkowania dochodów konkubentów, jak ma to miejsce w przypadku małżonków. Art. 6 ust 1 i 2 PDOFizU stanowi, że małżonkowie podlegają odrębnemu opodatkowaniu od osiąganych przez nich dochodów ale mogą być podatkowani od łącznej sumy dochodów, o ile pozostają w związku małżeńskim i we wspólnocie majątkowej bądź przez cały rok podatkowy bądź też od dnia zawarcia związku małżeńskiego do ostatniego dnia roku podatkowego – w przypadku gdy związek małżeński został zawarty w trakcie roku podatkowego. Ustawodawca wymaga zatem nie tylko pozostawania w sformalizowanym związku ale też istnienia pomiędzy małżonkami wspólności majątkowej. Konkubinat nie tworzy wspólności majątkowej między konkubentami więc już chociażby z tego względnie nie jest dopuszczalne wspólne rozliczenie. Poza tym żaden przepis prawa nie pozwala na stosowanie instytucji małżeństwa do konkubinatu. Potwierdzono to także w orzecznictwie, czego przykładem może być wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20.3.2012 r. (II FSK 2082/10), zgodnie z tezą którego przepis art. 6 ust. 2 PDOFizU nie przewiduje możliwości wspólnego opodatkowania się osób heteroseksualnych pozostających we wspólnym pożyciu.
Na konkubinat należałoby także spojrzeć przez pryzmat cen transferowych. I tak w myśl art. 23m ust. 1 pkt 4 i 5 PDOFizU podmiotami powiązanymi są przykładowo podmioty, z których jeden podmiot wywiera znaczący wpływ na co najmniej jeden inny podmiot, lub podmioty, na które wywiera znaczący wpływ ten sam lub inny podmiot lub małżonek, krewny lub powinowaty do drugiego stopnia osoby fizycznej wywierającej znaczący wpływ na co najmniej jeden podmiot. Ustawodawca literalnie wymienia zatem w cytowanym przepisie jedynie stosunek pokrewieństwa i powinowactwa. Konkubenci w tym znaczeniu są zaś osobami dla siebie obcymi. Można byłoby zatem założyć, że konkubenci w takim razie nie są podmiotami powiązanymi, a zatem nie mają obowiązków w zakresie cen transferowych. Aczkolwiek należy mieć na uwadze, że podmioty, z których jeden podmiot wywiera znaczący wpływ na co najmniej jeden inny podmiot też są podmiotami powiązanymi. Nie można zatem wykluczyć, że jeden konkubent wywierał będzie znaczący wpływ na inny podmiot zarządzany przez jego konkubenta, a tym samym w określonych okolicznościach należy rozważać kwestię czy przedsiębiorstwa konkubentów są ze sobą powiązane.
Kolejna kwestia to możliwość opodatkowania dochodów na zasadach przewidzianych dla osób samotnie wychowujących dzieci. Czy pozostając w związku nieformalnym matka może korzystać z opcji przewidzianej obliczenia podatku w podwójnej wysokości podatku obliczonego od połowy dochodów osoby samotnie wychowującej dzieci art. 6 ust. 4c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych? Zarówno w poprzednim stanie prawnym, jak i po zmianach ustawy wprowadzonych Polskim Ładem, organy skarbowe uznają takie prawo także w przypadku samotnego rodzica żyjącego w konkubinacie. Tytułem przykładu w interpretacji z 15.9.2022 r., nr 0113-KDIPT2-2.4011.637.2022.2.KR dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wypowiadając się na podstawie stanu faktycznego, w którym matka pozostawała w konkubinacie z mężczyzną, który nie przysposobił jej dziecka uznał, że konkubinat nie jest przeszkodą dla osoby samotnie wychowującej dzieci bo to rodzic, a nie konkubent wychowuje dziecko. Tożsame stanowisko zajął w interpretacji z 6.2.2023 r., nr 0115-KDIT2.4011.680.2022.2.AK.
Konkubinat a przepisy Ordynacji podatkowej
Jak postrzega konkubinat prawodawca podatkowy w treści przepisów Ordynacji podatkowej, czy przykładowo konkubent może być pełnomocnikiem osoby, z którą pozostaje w pożyciu faktycznym w postępowaniu podatkowym, czy można odmówić zeznań z uwagi na tą okoliczność?
W świetle art. 138b § 1 OrdPU pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, a więc także konkubent. Nie może on natomiast mieć statusu tzw. pełnomocnika domniemanego. § 3 tego przepisu mówi bowiem, że w kwestiach mniejszej wagi wynikających w toku postępowania, organ podatkowy może nie żądać pełnomocnictwa, jeżeli pełnomocnikiem jest małżonek strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu jego upoważnienia do występowania w imieniu strony. Norma ta nie odnosi się do konkubenta. Dla odróżnienia kodeks postępowania administracyjnego przyznaje takie prawo także konkubentowi jeżeli jest domownikiem strony postępowania (por. art. 33 § 4 KPA).
Artykuł 83 OrdPU nie daje konkubentowi prawa do odmowy zeznań, nie należy on bowiem do kręgu osób bliskich wymienionych tym przepisem. Prawo do odmowy zeznań zostało zagwarantowane jedynie dla małżonka strony, wstępnych, zstępnych i rodzeństwa strony oraz jej powinowatych pierwszego stopnia, jak również osób pozostających ze stroną w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Konkubent nie może także odmówić odpowiedzi na poszczególne pytania.
W myśl art. 62 b OrdPU konkubent będzie mógł zapłacić podatek za osobę, z którą pozostaje we wspólnym pożyciu tylko wówczas gdy należność ta nie przekracza kwoty 1000 zł lub też wówczas gdy ponosi on odpowiedzialność rzeczową z tytułu ustanowionej hipoteki przymusowej lub zastawu skarbowego.
Aczkolwiek w jednym przypadku ustawodawca bardzo wyraźnie dostrzega występowanie związków nieformalnych, a mianowicie za członków rodziny podatnika, którzy ponoszą odpowiedzialność za jego zobowiązania uważa zstępnych, wstępnych, rodzeństwo, małżonków zstępnych, osobę pozostającą w stosunku przysposobienia oraz pozostającą z podatnikiem w faktycznym pożyciu. Konkubent, na podstawie art. 111 OrdPU, będzie zatem odpowiadał jako osoba trzecia za zobowiązania podatkowe całym swoim majątkiem solidarnie z podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą za zaległości podatkowe wynikające z tej działalności i powstałe w okresie, w którym stale współdziałał z podatnikiem w jej wykonywaniu, osiągając korzyści z prowadzonej przez niego działalności.
Konkubent w świetle przepisów o podatku od spadków i darowizn
O ile w przypadku zawarcia małżeństwa nie można mówić o zawarciu umowy darowizny pomiędzy małżonkami jeżeli pozostają oni w ustroju wspólności majątkowej, o tyle pomiędzy konkubentami jak najbardziej taka umowa może zostać zawarta. Konkubent może też stać się spadkobiercą zmarłego partnera na podstawie dziedziczenia testamentowego. Nabycie własność w ten sposób podlega, co do zasady, opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn. Stosownie bowiem do treści art. 1 ust. 1 pkt 2 PodSpDarU podatkowi temu podlega nabycie przez osoby fizyczne własności rzeczy znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub praw majątkowych wykonywanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Ustawodawca przewidział jednakże w treści ustawy pewne zwolnienie dla konkubentów. Precyzyjniej, na mocy art. 6 ust 4 ustawy o podatku od spadków, zwalnia się od podatku nabycie w drodze darowizny praw do rachunku oszczędnościowo-kredytowego przez osobę pozostającą faktycznie we wspólnym pożyciu małżeńskim z posiadaczem rachunku oszczędnościowo-kredytowego w kasie mieszkaniowej, pod warunkiem przeznaczenia środków zgromadzonych na tym rachunku na cele mieszkaniowe.
Wpłaty powitalne dla osób automatycznie zapisanych do PPK
Zmiany w PPK w 2023 r.
Na początku 2023 r. zaczęły obowiązywać dwa ważne przepisy, tj. art. 23 ust. 5 i art. 23 ust. 6 ustawy o PPK, które po raz pierwszy są stosowane przez podmioty zatrudniające w Polsce. Są to przepisy cykliczne, a ich zastosowanie będzie miało miejsce co cztery lata, licząc od 2023 r., co oznacza, że następny ponowny automatyczny zapis będzie miał miejsce w 2027 r., później w 2031 r., itd. Od pierwszego stycznia do 28 lutego pracodawcy mieli obowiązek poinformowania osoby zatrudnione (w tym uczestników PPK), które złożyły deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, że od 1 kwietnia będą dokonywane wpłaty za te osoby do PPK. Obejmuje to zarówno osoby zatrudnione, które składały rezygnacje z dokonywania wpłat do PPK, jak i uczestników PPK, którzy z PPK rezygnowali, korzystając z tej deklaracji. Co ważne, ponowny automatyczny zapis do PPK objął osoby w wieku 18–54 lata. Osoby w wieku 55–69 lat nie są objęte ponownym zapisem do PPK. Jeżeli osoby w wieku 55–69 lat chciałyby zostać uczestnikiem PPK, muszę złożyć deklaracje uczestnictwa na dotychczasowych zasadach.
Warunki uczestnictwa w programie
PPK jest nadal dobrowolne dla osób zatrudnionych, co oznacza, że osoby, które nie chcą nadal uczestniczyć w PPK, mogą złożyć ponownie deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Co ważne, deklaracje muszą zostać złożone w formie papierowej na druku z rozporządzenia, tak jak w przypadku deklaracji składanych na etapie wdrażania PPK. Nowe deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK można składać do pracodawcy począwszy od 1.3.2023 r.; są one ważne do 28.2.2027 r., czyli do kolejnego ponownego automatycznego zapisu do PPK. Dopóki osoba zatrudniona w wieku 18–54 nie złoży deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, należy uznać, że taka osoba chce uczestniczyć w PPK, a obowiązkiem pracodawcy jest potrącenie wpłaty do PPK z wynagrodzenia takiej osoby.
Osoby, które zostały zapisane do PPK w ramach pierwszego ponownego automatycznego zapisu (a w przeszłości nie były uprawnione do jej otrzymania), nabyły już uprawnienie do jednorazowej wpłaty powitalnej. Wpłata powitalna przysługuje osobie mającej status uczestnika PPK przez co najmniej 3 pełne miesiące kalendarzowe, jeżeli w okresie jej uczestnictwa w PPK zostały dokonane – finansowane przez nią – wpłaty podstawowe za co najmniej 3 miesiące. Co ważne, osoby, które zostały uczestnikami PPK w innym okresie, a dopiero teraz spełniły przesłanki do przyznania wpłaty powitalnej, również ją otrzymają.
Przekazanie środków dla uczestników PPK w ramach wpłat powitalnych
Zgodnie z przepisami ustawy o PPK, PFR – na podstawie danych zgromadzonych w Ewidencji PPK – do 15 lipca miał obowiązek przekazać ministrowi właściwemu do spraw pracy informację o łącznej liczbie uczestników PPK, którym przysługuje wpłata powitalna. W związku z tym, do 30 lipca należało przekazać te środki dla uczestników PPK, za pośrednictwem PFR. Ewidencjonowaniem środków na rachunkach PPK zajmują się instytucje finansowe zarządzające PPK. To oznacza, że pracodawca nie będzie miał obowiązków w tym zakresie. Wpłata powitalna powinna znaleźć się na rachunku uczestnika PPK, który spełnił przesłanki do jej otrzymania, najpóźniej 14 sierpnia.
Trwają pracę nad zmianami w KSH
Główne założenia projektu bazują na wprowadzeniu rozwiązań ułatwiających spółkom utworzonym zgodnie z porządkiem prawnym państw członkowskich UE prowadzenia działalności na rynku wewnętrznym UE poprzez zapewnienie im narzędzi prawnych w celu dokonywania zmian organizacyjnych, tj. wprowadzenie jednolitych ram prawnych dla przekształceń i podziałów transgranicznych oraz zmiany dotyczące połączeń transgranicznych oraz poprzez wykorzystanie narzędzi cyfrowych (np. systemu integracji rejestrów).
Projekt nowelizuje krajowe procedury dotyczące reorganizacji spółek, które polegać mają na wprowadzeniu analogicznych rozwiązań do tych, przewidzianych w procedurach transgranicznych (m.in. nowy typ podziału – podział przez wyodrębnienie) oraz przyznaniu pełnej zdolności łączeniowej i podziałowej spółce komandytowo – akcyjnej. W projekcie przewidziano również przepisy dot. zmian w PIT i CIT związanych z wprowadzeniem projektowanych regulacji.
Artykuł 8 projektu nowelizuje ustawę z dnia 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym poprzez zobowiązanie KNF do prowadzenia wykazu osób objętych zakazem pełnienia funkcji członka zarządu lub funkcji kierowniczych, przy czym informacje w tym przedmiocie będą przekazywane Ministrowi Sprawiedliwości.
