Poprzednia podwyżka stawek zapisanych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25.3.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27 poz. 271 ze zm.) miała miejsce w 2007 r. Po 16 latach zostały podniesione na mocy rozporządzenia zmieniającego z 22.12.2022 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 5) – patrz tabela 1. W efekcie od 17.1.2023 r. pracodawca pokrywa koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa według nowych stawek, nie przekraczając ich wysokości.

Łatwe obliczenia dzięki kalkulatorom w Legalis Księgowość Kadry Biznes Przetestuj

 

Wysokość stawek za 1 km przebiegu pojazdu

Rodzaj pojazdu Stawka do 16.1.2023 r. Stawka od 17.1.2023 r.
Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 0,5214 zł 0,89 zł
Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 0,8358 zł 1,15 zł
Motocykl 0,2302 zł 0,69 zł
Motorower 0,1382 zł 0,42 zł

Pracodawca zwraca koszty używania przez pracownika jego prywatnego pojazdu w celach służbowych:

  1. do jazd lokalnych na podstawie umowy cywilnoprawnej, w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne (patrz tabela 2) albo w postaci „kilometrówki”, czyli iloczynu faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów (wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu) i stawki za 1 km przebiegu pojazdu,
  2. do tzw. jazd pozamiejscowych w podróży służbowej, zgodnie z regulacjami wewnątrzzakładowymi lub obowiązującymi w sferze budżetowej (art. 775 § KP), przy czym kwotę do zwrotu oblicza, mnożąc liczbę przejechanych przez pracownika kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu.
Szkolenia z zakresu prawa pracy – aktualna lista szkoleń Sprawdź

Pracodawca dokonuje wypłaty ryczałtu, o którym mowa w pierwszym punkcie, po przedstawieniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Jeżeli pracownik złożył takie oświadczenie przed 17.1.2023 r. a pracodawca go nie uwzględnił w rozliczeniach do tej daty, wówczas ustala kwotę ryczałtu według nowych stawek (§ 2 rozporządzenia zmieniającego).

Tabela 2. Maksymalna wysokość miesięcznego ryczałtu od 17.1.2023 r.

Liczba mieszkańców w gminie lub mieście Miesięczny limit kilometrów Miesięczny ryczałt przy pojemności skokowej silnika:
do 900 cm3 powyżej 900 cm3
Do 100 tys. 300 km 267 zł 345 zł
Ponad 100 tys. do 500 tys. 500 km 445 zł 575 zł
Ponad 500 tys. 700 km 623 zł 805 zł