O sposobie rozliczenia podatkowego napiwków, również tych płaconych za pomocą terminala (np. kartą), decyduje jego charakter ukształtowany w wewnętrznym regulaminie przedsiębiorcy. Problem napiwków, w tym w branży gastronomicznej, to jeden z tych, które od lat występują, a nie zostały rozwiązane systemowo. Co więcej, jest to zagadnienie, które często musi być rozpatrywane na różnych płaszczyznach fiskalnych. O ile przy napiwku gotówkowym, gdzie środki przechodzą z ręki zamawiającego do ręki kelnera, część problemów rozwiązuje się wraz z niewiedzą pracodawcy, o tyle przy płatnościach bezgotówkowych sprawa nieco się komplikuje. W pierwszej kolejności należy wyraźnie oddzielić dobrowolny napiwek od opłaty serwisowej, która stanowi element wynagrodzenia.
Jeżeli kwota tytułem napiwku przekazywana jest przez zamawiającego dobrowolnie, wyłącznie z jego własnej inicjatywy i w wysokości przez niego ustalonej, wówczas nie może być mowy o tym, iż napiwek taki stanowi element podstawy opodatkowania VAT. W przypadku zamawiających w kawiarni, restauracji, innej placówce gastronomicznej, zajmując miejsce w lokalu, zapoznając się z menu i wskazanymi w nim cenami, składając zamówienie, zawiera z przedsiębiorcą umowę w przedmiocie świadczenia usług gastronomicznych i zobowiązuje się do zapłaty określonej ceny. Jest to jednak ustalona między stronami cena. To jest kwota należna świadczącemu za wykonanie usługi. Na gruncie VAT cena, a dokładniej wszystko co stanowi zapłatę, którą usługodawca (również dokonujący dostawy towarów) otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze, mającymi bezpośredni wpływ na cenę świadczenia, stanowi – co do zasady – podstawę opodatkowania VAT (wraz z dalszymi modyfikacjami normatywnymi). Ważne, że uzgodniona cena jest kwotą należną świadczącemu usługi od nabywcy lub podmiotu trzeciego. Nie jest elementem ceny dobrowolny, czyli wykraczający poza kwotę należną, napiwek. Co innego, gdyby np. wzorem włoskich restauratorów, w przekazanej ofercie świadczący zaznaczył, że do ceny zostanie doliczona określona opłata (napiwek) i to bez względu na zastosowaną nazwę.
Dobrowolny napiwek to nie element ceny, nawet gdyby w menu zawarta była sugestia, iż mile widziane są napiwki.
Wbrew obawom podatników, z perspektywy VAT całkowicie bez znaczenia pozostaje, w jaki sposób dokonywane jest przekazane napiwku, czy jest to forma pozostawionej kelnerowi gotówki, czy kwota doliczona przy dokonywaniu zapłaty za pomocą karty płatniczej, czy też w inny sposób.
Takie napiwki nie stanowią podstawy opodatkowania VAT przedsiębiorcy.
Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 2.12.2022 (0113-KDIPT1-3.4012.509.2022.1.JM) potwierdził, że przy płatnościach dobrowolnych napiwków, ich wartość nie stanowi podstawy opodatkowania VAT przedsiębiorcy:
W przypadku, gdy kwoty napiwków są świadczeniem klienta całkowicie dobrowolnym, a stosowane przez Państwa systemy sprzedażowe pozwalają określić i jednoznacznie przypisać kwoty poszczególnych napiwków konkretnym pracownikom oraz Spółka nie pobiera sobie żadnych kwot z napiwków, to kwoty te nie stanowią dla Państwa obrotu będącego podstawą opodatkowania podatkiem od towarów i usług w myśl art. 29a ust. 1 ustawy. W konsekwencji, nie mają Państwo obowiązku uwzględniać przekazywanych, za swoim pośrednictwem, pracownikom napiwków lub pozostawionej reszty, lub innej kwoty gotówki po rozliczeniu rachunku gościa, jeśli Klient zdecyduje o wyższej lub niższej wysokości dobrowolnego napiwku, jako obrotu z tytułu świadczenia usług, ponieważ w sytuacjach przedstawionych w rozpatrywanej sprawie napiwek nie stanowi wynagrodzenia za świadczenie usług – nie stanowi podstawy opodatkowania VAT.
W interpretacji indywidualnej z 15.5.2023 r. (0114-KDIP1-3.4012.97.2023.2.LK) Dyrektor KIS wskazał, że:
W związku z powyższym, czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności. Przy czym związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz dokonującego płatności musi mieć charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można powiedzieć, że płatność następuje w zamian za to świadczenie. W przedmiotowej sprawie taka zależność nie istnieje. Nie zawierają bowiem Państwo z Klientami żadnej umowy na świadczenie usług, za wykonanie których klienci byliby zobowiązani uiścić opłatę w postaci napiwku, w bliżej nieokreślonej wysokości. Wszystkie należności jakie Państwo pobierają od Klientów są wycenione w stosowanym cenniku usług i tylko takich płatności Państwo, jako świadczący daną usługę, żądają od Klientów. Tym samym, nie może być opodatkowana jakakolwiek czynność, jeśli między stronami nie istnieje żadna umowa, a wielkość wynagrodzenia (napiwku) nie jest w żaden sposób uzależniona od cech świadczonej usługi i nie wpływa na wykonanie świadczonej usługi. Należy zauważyć, że w przedmiotowej sprawie stosowane przez Państwa systemy sprzedażowe pozwalają określić i jednoznacznie przypisać kwoty poszczególnych przydzielonych napiwków konkretnym pracownikom według przyjętych przez Państwa zasad. Zatem, w przypadku, gdy kwoty napiwków są świadczeniem Klienta całkowicie dobrowolnym, a stosowane przez Państwa systemy sprzedażowe pozwalają określić i jednoznacznie przypisać kwoty poszczególnych napiwków konkretnym pracownikom oraz nie pobieracie Państwo sobie żadnych kwot z napiwków, to kwoty te nie stanowią dla Państwa wynagrodzenia będącego podstawą opodatkowania podatkiem od towarów i usług w myśl art. 29a ust. 1 ustawy. W konsekwencji, nie mają Państwo obowiązku uwzględniać przekazywanych, za swoim pośrednictwem, pracownikom napiwków lub pozostawionej reszty, jeśli klient zdecyduje o dobrowolnym napiwku, ponieważ w sytuacjach przedstawionych w przedmiotowej sprawie napiwek nie stanowi wynagrodzenia za świadczenie usług – nie stanowi podstawy opodatkowania VAT.
Sposób płatności dobrowolnego napiwku ogólnie nie ma znaczenia, jednak przy płatności kartą czy w inny sposób, w ramach którego środki wpływają na rachunek przedsiębiorcy, ważne jest aby był to napiwek dobrowolny, ale również istotne może okazać się to, w jaki sposób dystrybuowane są otrzymane środki. Chcące mieć pewność, że napiwek nie podwyższy podstawy opodatkowania VAT, warto zadbać aby z regulaminu wynagradzania czy innego obowiązującego w danej firmie regulaminu jasno wynikało, że napiwki nie są elementem wynagrodzenia, ale również stanowią własność pracowników, nawet jeżeli ci umówili się z pracodawcą, jak ma je między nich rozdzielić.
W takich warunkach nie ma mowy o opodatkowaniu VAT napiwków, a co za tym idzie – również o ich fiskalizacji przy użyciu kasy rejestrującej.
Kwota napiwku nie jest wykazywana w treści paragonu ani w faktury, jednak, jak się zdaje, w miarę możliwości technicznych dopuszczalne jest prezentowanie informacyjne kwoty napiwku. Ważne jest, aby było wyraźnie wskazane, iż nie zawiera ona kwoty VAT.
W sytuacji, gdy według regulaminu wewnętrznego napiwki nie są własnością pracodawcy i nie może on nimi swobodnie dysponować, a jest zobowiązany przekazać konkretnemu pracownikowi (zleceniobiorcy) lub podzielić między grupę tych osób, wartość napiwków nie stanowi przychodu przedsiębiorcy. Gdyby miał on formalną możliwość ich zatrzymania, wówczas musiałby ich wartość rozpoznać w przychodzie.
Tak zostało wskazane np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 13.6.2022 r. (0111-KDIB2-1.4010.119.2022.6.BJ), w której organ stwierdził, że:
Napiwki otrzymane w gotówce od klientów, jak i te przekazywane przez spółkę pracownikom, zarówno w sytuacji doliczenia ich do kwoty wynikającej z paragonu, jak i zapłaty za pośrednictwem karty płatniczej nie będą stanowić przychodu podatkowego spółki.
Najtrudniejsza jest sytuacja na gruncie PIT. Autor uważa, że w sytuacji, gdy pracodawca nie ma żadnego prawa do dysponowania środkami, a jedynie dystrybuuje je pośród pracowników (przekazując im je w sposób uzgodniony), to przychód, jaki ci uzyskują, alokowany jest w źródle „Inne przychody” jedynie z funkcją informacyjną pracodawcy. Takiej wykładni można dopatrywać się w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 24.12.2024 r. (0113-KDIPT2-3.4011.638.2024.2.JŚ). Najłatwiej jest ją bronić wówczas, gdy pracodawca nie dokonuje żadnego podziału środków, a przekazuje bezpośrednio i wyłącznie osobie, dla której napiwek przekazał zamawiający. Jednak w praktyce, zwłaszcza gdy pojawia się jakaś bardziej złożona forma dystrybucji (np. podział pomiędzy kelnerów, kucharzy itp.), zdaje się dominować pogląd, iż w przypadku jakiejkolwiek dystrybucji środków przez zleceniodawcę, przychód powinien być alokowany w źródle właściwym dla innych wynagrodzeń personelu (tutaj: działalność wykonywana osobiście).
Tak więc w każdym przypadku dla wyznaczenia skutków fiskalnych konieczne jest przeprowadzenie wnikliwej analizy konkretnego stanu faktycznego.
