Raportowanie struktury JPK_KR_PD, łącznie z węzłem podatkowym

Za rok obrotowy, który rozpoczyna się po 31.12.2024 r., obowiązkowa jest struktura logiczna JPK KR PD, a tylko za 2025 r. – fakultatywna JPK ST KR, w przypadku podatników CIT i spółek niebędących osobami prawnymi, których wartość przychodu uzyskanego w poprzednim roku podatkowym (a w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi – roku obrotowym) przekroczyła kwotę 50 000 000 euro oraz podatkowych grup kapitałowych.

Oznacza to że, całą strukturę JPK KR PD, tj. łącznie z węzłem podatkowym, należy zaraportować za 2025 r. Zgodnie z § 2 DaneUzupKsiągRachR dodatkowymi danymi, o które należy uzupełnić księgi, są wysokość różnicy pomiędzy wynikiem finansowym, ustalonym na podstawie przepisów o rachunkowości, a podstawą opodatkowania ustaloną na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych, w podziale na 8 kategorii. Jest to właśnie tzw. węzeł RPD. Za 2025 r. uzupełnienie węzła RPD jest opcjonalne (choć w samej strukturze część ta jest formalnie obowiązkowa do wysyłki JPK KR PD, zatem należy tę część uzupełnić i np. wpisać wszędzie „0”). Dane te powinny zawierać takie informacje, jak: wysokość różnicy pomiędzy wynikiem finansowym ustalonym na podstawie przepisów o rachunkowości a podstawą opodatkowania ustaloną na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych, w podziale na:

1) wysokość przychodów zwolnionych z opodatkowania – wykazuje się trwałe różnice pomiędzy zyskiem (stratą) dla celów rachunkowych a dochodem (stratą) dla celów podatkowych,

2) wysokość przychodów niepodlegających opodatkowaniu w bieżącym roku,

3) wysokość przychodów podlegających opodatkowaniu w bieżącym roku, ujętych w księgach lat ubiegłych,

4) wysokość przychodów podlegających opodatkowaniu, niepodlegających ujęciu w księgach,

5) wysokość kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów – wykazuje się trwałe różnice pomiędzy zyskiem (stratą) dla celów rachunkowych a dochodem (stratą) dla celów podatkowych,

6) wysokość kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów w bieżącym roku,

7) wysokość kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów w bieżącym roku, ujętych w księgach lat ubiegłych,

8) wysokość kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów, niepodlegających ujęciu w księgach.

Działalność nieewidencjonowana a składki ZUS

Umowa zlecenia jest rodzajem umów o świadczenie usług. Od strony formalnej jest to konstrukcja, na której opiera się wykonywanie usług także w ramach działalności gospodarczej, a tym samym też w ramach działalności nieewidencjonowanej. Niezależnie od tego, przez umowy zlecenia rozumie się wykonywanie umów cywilnoprawnych poza działalnością gospodarczą, a więc także poza działalnością nieewidencjonowaną. Innymi słowy – w odniesieniu do usług wykonywanych w ramach działalności nieewidencjonowanej nie trzeba zawierać umów zlecenia.

Pozostaje zatem ustalić, czy działalność nieewidencjonowana jest tytułem ubezpieczeniowym. Z założenia miała ona być rozwiązaniem dającym możliwość prowadzenia działalności zarobkowej w małym rozmiarze, bez zbędnych formalność. Prawie się to udało (prawie, to jednak różnica). O ile bowiem na gruncie PIT sprawa jest oczywista (przychody z działalności nierejestrowanej są zaliczane do innych źródeł, a podatnik rozlicza je sam na koniec roku podatkowego), to w zakresie składek ZUS jest problem. Przepisy ubezpieczeniowe nie zawierają zapisów bezpośrednio odnoszących się do działalności nieewidencjonowanej.

Tym samym „oczywistym jest”, że działalność ta nie powinna generować obowiązku opłacania składek ZUS. Według stanowiska rządu i do niedawna organów ZUS – stosuje się jednak w tym przypadku przepisy o zleceniu. To zaś oznacza, że nabywca usługi ma status płatnika i obowiązek rozliczania składek. Takie podejście do tematu oznacza nierówne traktowanie obywateli. Jeżeli bowiem w ramach działalności nierejestrowanej sprzedawane byłyby towary – czynność nie podlegałaby składkom ZUS. Jeżeli zaś sprzedawane są usługi – składki należy płacić na zasadach właściwych dla zlecenia, co może i można wyprowadzić z językowego brzemienia przepisów ubezpieczeniowych, ale sprzeczne jest to z ideą omawianej działalności. To z kolei oznacza konieczność zgłoszenia do ZUS i rozliczania składek przez usługobiorcę (w przypadku zbiegu tytułów ubezpieczeniowych do zapłaty byłyby tylko składki zdrowotne).

Wykonujący taką działalność raczej nie powinien być narażony na karę z tytułu niepłacenia składek ZUS – albo uznamy, że działalność taka w ogóle nie podlega składkom ZUS, albo jest to zlecenie, a wtedy składki powinien rozliczać usługobiorca (i to ewentualnie on – odbiorca usług – mógłby zostać zmuszony do zapłaty składek ZUS).

W zakresie składek ZUS działalność nieewidencjonowana pozostaje zagadką. Zazwyczaj w takiej sytuacji składek się nie rozlicza, co jest logicznie uzasadnione i dość bezpieczne – organy ZUS nie posiadają informacji o działalności nieewidencjonowanej (nie podlega ona zgłoszeniu do ZUS, a jeżeli już ktoś ją zgłasza, to jako zlecenie).

Udokumentowanie podwyższenia wynagrodzenia

Pracownik musi uzyskać indywidualną informację o zmianie wysokości wynagrodzenia w każdym przypadku takiej zmiany. Nie można ograniczyć się to ogólnego wskazania, że nastąpią podwyżki, szczególnie podając jedynie sposób ustalenia kwoty wynagrodzenia. Jeżeli mówimy o zmianie na korzyść pracowników – a taką jest podwyżka – to nadal konieczne jest uzyskanie chociażby dorozumianej zgody na zmianę warunków zatrudnienia na konkretną kwotę wskazaną pracownikowi.

Najtrafniejszym działaniem jest zawarcie porozumień zmieniających. W takim przypadku nie ma potrzeby przechowywania dodatkowo pisma informującego o podwyżce – w aktach przechowywane będzie porozumienie zmieniające. Możliwe jest także dokonanie zmiany poprzez pismo informujące o podwyżce zaakceptowane przez pracownika. Wówczas w aktach konieczne jest przechowywanie tego pisma z zawartą na nim akceptacją nowych warunków płacowych przez pracownika.

Rozliczenie podatkowe dofinansowania części szkolenia zawodowego pracownika

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę, zgodnie z odrębnymi przepisami, na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Zwolnienie nie obejmuje wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego ani za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy.

Odrębnymi przepisami są art. 103¹–103⁵ Kodeksu pracy. Stosownie do art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Z kolei art. 103³ Kodeksu pracy pozwala pracodawcy pokryć m.in. opłaty za kształcenie.

Przepisy nie wymagają pokrycia całej opłaty. Pracodawca może zatem sfinansować określoną kwotę albo procent ceny, np. 40% kosztu kursu. Zwolnienie z PIT obejmie kwotę sfinansowaną przez pracodawcę, od której nie należy pobierać zaliczki na PIT. Pozostała część ceny, pokryta przez pracownika, stanowi jego własny wydatek.

Po stronie pracodawcy sfinansowana część szkolenia może stanowić koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT albo art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Warunkiem jest, aby szkolenie pozostawało w związku z działalnością pracodawcy i obowiązkami pracownika, a poniesiony wydatek mógł przyczynić się do osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Wydatek powinien być również właściwie udokumentowany (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 14.12.2023 r., 0114-KDIP2-2.4010.523.2023.3.PK).

Umowa zlecenie ze studentem odbywającym praktykę zawodową

Przepisy powszechnie obowiązujące nie regulują kwestii odbywania przez studentów uczelni wyższych praktyk zawodowych w zakładach pracy. Praktyki takie odbywają się na podstawie umowy (porozumienia) zawieranej między uczelnią wyższą a określonym pracodawcą. Umowa taka określa program praktyk, czas ich trwania oraz obowiązki stron, np. w zakresie bhp czy ubezpieczenia NNW. Na jej podstawie studenci są kierowani do pracodawcy, gdzie uczestniczą w zajęciach edukacyjnych o charakterze praktycznym. Praktyka ma najczęściej charakter nieodpłatny i nie tworzy pozaedukacyjnych więzi prawnych między pracodawcą a studentem.

Skierowanie studenta na praktyki zawodowe najczęściej nie ogranicza możliwości równoczesnego zatrudnienia studenta w czasie odbywania praktyk. W takim przypadku konieczne jest zawarcie między pracodawcą a studentem umowy cywilnoprawnej lub umowy o pracę. Może się jednak zdarzyć, że umowa zawarta między uczelnią wyższą a pracodawcą zawiera klauzule regulujące w określony sposób możliwość równoległego zatrudnienia studenta, np. wyłączające taką możliwość.

Dane pracodawcy w umowie o pracę

Umowa o pracę określa strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adres zamieszkania. Przepisy prawa pracy nie narzucają wprost podawania w umowach NIP, REGON, KRS i brak tych danych nie wpływa na kwestię ważności umowy.

Zgodnie z art. 20 Prawa przedsiębiorców, przedsiębiorca umieszcza w oświadczeniach skierowanych w zakresie wykonywanej działalności gospodarczej do oznaczonych osób i organów numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz posługuje się tym numerem w obrocie prawnym i gospodarczym. Wynika z tego, że w umowie NIP powinien się znaleźć.

Według art. 206 Kodeksu spółek handlowych, pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać:

1) firmę spółki, jej siedzibę i adres;
2) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
3) numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4) wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione;
5) oznaczenie grupy spółek, jeżeli spółka do niej należy.

Jak podkreśla np. A. Opalski [w:] A. Opalski (red.), Kodeks spółek handlowych. Tom IIA. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Komentarz. Art. 151–226, wyd. 1, 2018, art. 206, Nb 3: „(…) z zakresu przepisu należy wyłączyć umowy, ponieważ nie są one korespondencją kierowaną do innych osób. Obowiązki informacyjne dotyczą wymiany korespondencji przed zawarciem umowy, nie zaś samej umowy. (…) W praktyce, z ostrożności, dane wymagane przez art. 206 § 1 są powoływane w umowach zawieranych przez spółki, zazwyczaj w ich komparycjach”.

Podawanie numeru REGON nie jest prawnym obowiązkiem.

Ujęcie w księgach rachunkowych wydatków, które poniesione zostały na zakup gwarancji, subskrypcji, licencji oraz oprogramowania

W myśl zasad rachunkowości koszty ujmuje się według ich treści ekonomicznej, a nie nazwy faktury czy przyjętej praktyki technicznej. Wynika to z art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który nakazuje ujmowanie operacji gospodarczych zgodnie z ich rzeczywistą treścią.

Materiały w ujęciu księgowym to składniki majątku w postaci rzeczowej, przeznaczone do zużycia w działalności (np. surowce, części, artykuły biurowe). Tymczasem subskrypcje programów, gwarancje serwisowe czy licencje czasowe:

1) nie mają postaci fizycznej,

2) polegają na dostępie do usługi, aktualizacji lub wsparcia,

3) są świadczeniem ciągłym lub okresowym.

W sensie ekonomicznym stanowią więc świadczenie usług, a nie nabycie materiału, dlatego prawidłowym miejscem ich ewidencji jest konto usług obcych, ewentualnie z rozliczeniem w czasie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, jeśli obejmują okres przekraczający jeden miesiąc lub rok obrotowy. Ujmowanie ich jako materiałów nie powoduje –  co do zasady – błędu podatkowego (o ile koszt jest prawidłowo zaliczony do kosztów podatkowych), ale zniekształca strukturę kosztów i może naruszać zasadę wiernego i rzetelnego obrazu sprawozdania finansowego.

Dzień wolny za świąteczną sobotę dla radcy prawnego

Zgodnie z art. 18 ustawy o radcach prawnych, do czasu pracy radcy prawnego zalicza się także czas niezbędny do załatwiania spraw poza lokalem jednostki organizacyjnej, w szczególności w sądach i w innych organach, oraz czas przygotowania się do tych czynności. Wliczenie to obejmuje wszystkie przypadki, kiedy radca prawny jest zatrudniony w ramach stosunku pracy, niezależnie od tego, czy jest to pełny wymiar czasu pracy, czy też niepełny wymiar czasu pracy. Czas pracy radcy prawnego w lokalu jednostki organizacyjnej nie może być krótszy niż 2/5 czasu pracy ustalonego w zawartej z radcą prawnym umowie.

Powyższe prowadzi do wniosku, że radcę prawnego zatrudnionego na pół etatu należy traktować jak „zwykłego” pracownika zatrudnionego na pół etatu. Czas pracy poza siedzibą firmy traktuje się tak samo, jak czas pracy w siedzibie firmy. Jeśli więc chodzi o dzień wolny za świąteczną sobotę dla radcy z pytania, należy go udzielić tak samo, jak innemu pracownikowi pracującemu na pół etatu. Wynika z tego, że można radcy prawnemu wyznaczyć dzień wolny za świąteczną sobotę w dzień świadczenia pracy, ale poza siedzibą firmy. Dzień wolny za 15.8.2026 r. może więc przypadać 21.8.2026 r.

Obowiązek wystawienia faktury na rzecz podmiotu nieposiadającego NIP

Zgodnie z przepisami, które dotyczą fundacji rodzinnych, fundacja rodzinna powstaje z chwilą jej wpisu do stosownego rejestru. Z kolei z chwilą sporządzenia aktu założycielskiego albo ogłoszenia testamentu powstaje fundacja rodzinna w organizacji. Fundacja rodzinna w organizacji zarządza we własnym imieniu posiadanym majątkiem i zapewnia jego ochronę, w szczególności nabywa prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciąga zobowiązania, pozywa i jest pozywana.

Fundacja rodzinna w organizacji jest zatem jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej. Jako taka jest podatnikiem VAT oraz CIT. Okoliczność że, nie ma (jeszcze) NIP, nie jest przeszkodą do uznania jej za podatnika.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem VAT.

Należy zatem wystawić na rzecz „fundacji rodzinnej w organizacji” fakturę VAT. Okoliczność, że fundacja rodzinna nie ma (jeszcze) NIP, nie zwalnia podatnika od obowiązku wystawienia faktury.

Taka faktura powinna być wystawiona w KSeF. Wśród wyjątków, które pozwalają na wystawienie faktury poza KSeF, nie znajduje się przypadek opisany w pytaniu. Biorąc jednak pod uwagę, że „fundacja rodzinna w organizacji” – póki co, skoro nie ma jeszcze NIP – zapewne jest objęta zwolnieniem podmiotowym od VAT, fakturę należy wystawić w sposób z nią uzgodniony. Faktura powinna być ujęta w KSeF.

W treści faktury – w polu „NIP nabywcy” – należałoby zamieścić oznaczenie „brak NIP/ID”.

Sprzeciw pracowników dotyczący stosowania AI w monitorowaniu ich pracy

Kwestia monitorowania pracowników przy użyciu sztucznej inteligencji regulowana jest przez trzy główne akty prawne: RODO, KP oraz AIAct.

Kodeks pracy zawiera szczegółowe regulacje dotyczące monitoringu pracowniczego. Artykuł 22³ § 1 KP stanowi, że pracodawca jest uprawniony do stosowania monitoringu służbowej poczty elektronicznej, o ile jest to konieczne do zapewnienia organizacji pracy oraz właściwego użytkowania narzędzi pracy.

Kluczową kwestią jest podstawa prawna, na której pracodawca opiera monitoring z użyciem AI. RODO przewiduje szereg podstaw prawnych przetwarzania danych, z których w kontekście zatrudnienia najczęściej stosowane są: wykonanie umowy, prawnie uzasadniony interes oraz zgoda.

Gdy przetwarzanie opiera się na prawnie uzasadnionym interesie, pracownik ma prawo wnieść sprzeciw na podstawie art. 21 RODO. Jednak skuteczność sprzeciwu wymaga wykazania, że szczególna sytuacja pracownika przeważa nad interesem pracodawcy.

Niezależnie od podstawy prawnej, pracodawca ma obowiązek zapewnić transparentność stosowania systemów AI. Zgodnie z art. 13 RODO i art. 14 RODO, pracodawca musi poinformować pracowników o stosowaniu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, logice działania systemu AI oraz znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania.

AIAct wprowadza dodatkowe zabezpieczenia dla pracowników. Systemy AI używane w procesach HR, w tym do monitorowania i oceny pracowników, zostały zakwalifikowane jako systemy wysokiego ryzyka, co wiąże się z surowymi wymaganiami, czyli obowiązkiem przeprowadzenia oceny wpływu na prawa podstawowe, zapewnieniem nadzoru ludzkiego oraz transparentnością działania algorytmów.

Pracownicy dysponują kilkoma mechanizmami ochrony swoich praw, takim jak zgłoszenie zastrzeżeń do działu HR, złożenie skargi do Prezesa UODO w przypadku naruszenia RODO, zgłoszenie nieprawidłowości do Państwowej Inspekcji Pracy oraz dochodzenie roszczeń przed sądem pracy.

Mimo rozbudowanych ram prawnych, w praktyce całkowity sprzeciw wobec monitorowania AI może być trudny do wyegzekwowania. Problem „czarnej skrzynki” – złożoność algorytmów AI utrudnia zrozumienie, jak dokładnie funkcjonuje system i czy narusza prawa pracownika. Gdy pracodawca może wykazać proporcjonalny, uzasadniony interes (np. bezpieczeństwo, ochrona mienia), sprzeciw pracownika może być uznany za nieuzasadniony.