Wpłata na poczet usług świadczonych w przyszłości a VAT

Co do zasady obowiązek podatkowy w takich przypadkach – ponieważ nie ma w odniesieniu do takich usług przepisów szczególnych – powstaje z chwilą wykonania usługi (zakończenia imprezy), zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT.

W odniesieniu do tych usług zastosowanie ma także zasada, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub część zapłaty, w szczególności przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty itp.

Piszecie Państwo, że w momencie dokonania takiej wpłaty nie wiadomo jeszcze, ile uczestnicy zjedzą, ile wypiją itp. W związku z tym nie można określić, na poczet jakich konkretnie świadczeń (z jaką stawką opodatkowanych) określone części tej wpłaty zostaną zaliczone.

Powyższe oznaczałoby, że nie można potraktować takiej wpłaty jako zapłaty na poczet konkretnie oznaczonych świadczeń. To oznaczałoby, że nie powoduje ona powstania obowiązku podatkowego.

W praktyce zamiast zaliczek przyjmuje się także od potencjalnych uczestników kaucję na zabezpieczenie ewentualnych strat powstałych po stroni organizatora za niewykorzystany termin. Takie kaucje (wpłaty na zabezpieczenie) również nie kreują w momencie ich otrzymania obowiązku podatkowego.

W każdym razie – w opisywanych okolicznościach otrzymywana wpłata nie powoduje powstania obowiązku podatkowego na gruncie VAT.

Praca zdalna wykonywana na polecenie pracodawcy

Praca zdalna

Praca zdalna zwykle jest wynikiem zgodnej woli stron stosunku pracy. Wspomniany konsensus dotyczy nie tylko samego faktu pracy na odległość, ale także miejsca wykonywania takiej pracy. Kodeksowa definicja pracy zdalnej określa, że praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 67¹⁸ Kodeksu pracy).

Do uzgodnień o wykonywaniu pracy zdalnej (i miejscu jej wykonywania) dochodzi albo podczas nawiązywania stosunku pracy (tj. zatrudnienie do pracy na odległość), albo w trakcie trwania stosunku pracy („zmiana” dotychczasowej pracy stacjonarnej na pracę zdalną lub hybrydową). Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu z działającymi w zakładzie pracy związkami zawodowymi, w regulaminie lub w porozumieniu indywidualnym zawieranym z konkretnym pracownikiem.

Polecenie wykonywania pracy zdalnej

Jedynie w wyjątkowych przypadkach możliwe jest wprowadzenie pracy zdalnej jednostronną decyzją. Dotyczy to przypadku, w którym pracodawca może wydać pracownikowi polecenie wykonywania pracy na odległość (art. 67¹⁹ § 3 Kodeksu pracy). Pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej tylko:

– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Co istotne, takie polecenie może zostać przez pracodawcę cofnięte z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem, a zasady pracy zdalnej określa polecenie pracodawcy. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę, a w następstwie tej informacji pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

RODO a lista obecności

Pracodawca ma obowiązek przestrzegać zasady minimalizacji danych osobowych (art. 5 RODO).

Zasada minimalizacji danych oznacza, że pracodawca będący administratorem danych powinien przetwarzać dane w sposób adekwatny, ograniczony, stosowny oraz niezbędny dla celów przetwarzania. Oznacza to, że przetwarzanie danych należy ograniczyć do minimum. Innymi słowy:

Zasada minimalizacji danych oznacza, że w przypadku prowadzenia listy obecności można przetwarzać jedynie te dane, które są niezbędne do ustalenia obecności pracowników. Z tego względu na liście nie można podawać przyczyn nieobecności, gdyż takie dane nie są potrzebne dla pozostałych pracowników. Można natomiast ujawniać imiona i nazwiska pracowników, ponieważ pracownicy znają się wzajemnie i wiedzą/widzą, kto jest obecny w pracy, a kto nie. Wiedza ta jest im potrzebna w celu wykonywania pracy, która odbywa się w zespole, w grupie wszystkich podwładnych.

Nadawanie pracownikowi numeru na liście obecności oznacza, że w konsekwencji nie można ujawniać imion i nazwisk pracownika pozostałym podwładnym. Prowadziłoby to do absurdu, gdy ludzie zwracaliby się do siebie poprzez numery.

Skrócony czas pracy. Program pilotażowy MRPiPS

Program pilotażowy dotyczący skróconego czasu pracy

8-godzinny czas pracy wprowadzono w Polsce 107 lat temu, a wolne soboty ponad 50 lat temu. W tym czasie wiele się zmieniło. Nowe technologie znacząco podniosły efektywność pracy, wiele krajów już dziś skraca czas pracy. Mimo braku regulacji, niektórzy pracodawcy z własnej inicjatywy skracają czas pracy w swoich zakładach. Dzieje się tak zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym.

Korzyści jest wiele. Pracownicy mogą cieszyć się większą równowagą między życiem zawodowym i prywatnym, większymi możliwościami samorozwoju, dłuższą aktywnością zawodową, za to mniejszym ryzykiem wypalenia zawodowego. Pracodawcy mogą z kolei obserwować wzrost efektywności i kreatywności pracowników, minimalizację marnotrawstw, spadek liczby błędów i wypadków, a także większą konkurencyjność na rynku pracy.

Biorąc powyższe pod uwagę 28.4.2025 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło rozpoczęcie przygotowań do uruchomienia pilotażu skrócenia czasu pracy.

Najlepsze rozwiązania dla firm i instytucji

Skrócenie czasu pracy przynosi korzyści, ale wymaga elastycznego podejścia, dostosowanego do specyfiki branż i organizacji. Skrócenie czasu pracy nie może być narzucone odgórnie. Dlatego Ministerstwo Pracy ogłasza pilotaż, który jeszcze w tym roku pozwoli rozpocząć praktyczne testowanie różnych modeli skróconego czasu pracy.

Podmioty mogące uzyskać dofinansowanie

Wniosek mogą złożyć pracodawcy, zarówno podmioty prywatne, jak i publiczne. Maksymalna wartość wsparcia na jeden projekt pilotażowy to 1 milion złotych. Co ważne, koszt projektu w przeliczeniu na jednego pracownika objętego pilotażem nie może przekroczyć 20 tysięcy złotych.

Warunki przystąpienia do pilotażu

Warunkami, jakie należy spełnić, żeby przystąpić do pilotażu są:

Treść wniosku i termin składania

Wniosek należy złożyć elektronicznie, poprzez udostępniony generator wniosków.

Wymagane dokumenty to:

Należy pamiętać, że złożenie dokumentów nie jest równoznaczne z przyznaniem środków.

Kluczowe terminy

Do 15.10.2025 r. nastąpi rozstrzygnięcie naboru oraz publikacja listy pracodawców, którzy zakwalifikowali się do pilotażu. Po opublikowaniu listy projektów pilotażowych rekomendowanych do realizacji nastąpi etap podpisywania umów.

Realizacja projektu pilotażowego rozpoczyna się od dnia zawarcia umowy i podzielona jest na trzy etapy:

Źródło: gov.pl

Usługi serwisowania pojazdów a wybór opodatkowania w formie ​ryczałtu ewidencjonowanego

Zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt 3 lit. f ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej: RyczałtU) opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych (z zastrzeżeniem art. 6 ust. 1b RyczałtU) nie stosuje się do podatników osiągających w całości lub w części przychody z tytułu działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych.

Działalność usługowa w zakresie handlu dla celów opodatkowania ryczałtem ewidencjonowanym oznacza sprzedaż, w stanie nieprzetworzonym, nabytych uprzednio produktów (wyrobów) i towarów, w tym również takich, które zostały przez sprzedawcę zapakowane lub rozważone do mniejszych opakowań albo rozlane do butelek, puszek lub mniejszych pojemników (art. 4 ust. 1 pkt 3 RyczałtU).

Z pytania nie wynika, aby miała tu miejsce działalność polegająca na handlu (działalności usługowej w zakresie handlu) częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych. Usługi serwisowe inaczej sklasyfikowano statystycznie niż sprzedaż detaliczną, ponieważ jak wynika z art. 4 ust. 1 pkt 1 RyczałtU działalność usługowa dla potrzeb zastosowania opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych oznacza pozarolniczą działalność gospodarczą, której przedmiotem są czynności zaliczone do usług zgodnie z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług (PKWiU).

W opisanym stanie faktycznym można korzystać z opodatkowania ryczałtem ewidencjonowanym.

Nabycie licencji od podmiotu z USA a powstanie obowiązku podatkowego na gruncie VAT

Co prawda nie zostało to wprost wskazane w pytaniu, ale Autor zakłada, że pytający posiada status podatnika VAT. Jeżeli w istocie tak jest, nawet gdyby był podatnikiem zwolnionym, miejsce opodatkowania usługi znajdowałoby się w Polsce, w państwie jego siedziby. Wobec tego – z uwzględnieniem, że świadczącym jest podmiot z siedzibą w USA – polski nabywca jest zobowiązany do uwzględnienia w JPK V7M i opodatkowania polskim VAT wg stawki 23% importu usługi udostępnienia licencji.

Uwzględniając okoliczności przywołane w pytaniu należy wskazać, że usługa taka ujmowana jest w JPK V7M nabywcy w polach K 27 i K 28. W tych polach prezentuje się podstawę opodatkowania i kwotę VAT z tytułu importu usług innych, niż nabywane od podatników podatku od wartości dodanej, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT. Tutaj miejsce opodatkowania jest identyfikowane na podstawie art. 28b ustawy o VAT, ale z pytania nie wynika, by świadczący usługę podmiot z USA był podatnikiem podatku od wartości dodanej. Wyjaśnić przy tym należy, że zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 11 ustawy o VAT podatkiem od wartości dodanej jest podatek od wartości dodanej nakładany na terytorium państwa członkowskiego, z wyjątkiem polskiego VAT. Nie jest zatem podatkiem od wartości dodanej podatek o podobnym charakterze, który obowiązuje w państwie trzecim.

Podatek należny z tytułu importu usług jest jednocześnie dla nabywcy podatkiem naliczonym, który podlega rozliczeniu wg właściwej dla niego zasady i jako taki jest ewentualnie prezentowany w JPK V7M.

Gdyby nabywca nie posiadał statusu czynnego podatnika VAT, wówczas musiałby import usług rozliczyć w złożonej do 25. dnia następnego miesiąca, w celu dokonania prawidłowego opodatkowania, deklaracji VAT–9M (przy braku w danym okresie rozliczeniowym WNT). Podatek od takiego importu usług musiałby ów podatnik zwolniony odprowadzić do US.

W każdym przypadku obowiązek podatkowy dla takiego importu usług powstanie w dacie wykonania usługi, co w przypadku licencji udzielonej na czas nieokreślony ma miejsce w momencie udostępnienia licencji. Gdyby przed taką datą świadczący otrzymał zapłatę, wówczas obowiązek podatkowy powstałby w dniu uzyskania przez niego zapłaty.

Brak możliwości rozwiązania umowy o pracę z pracownicą znajdująca się w stanie śpiączki

Rzeczywiście nie mogą Państwo rozwiązać z pracownicą, której dotyczy pytanie, umowy o pracę, pomimo wyczerpania się okresu pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku chorobowego. Do czasu ustanowienia kuratora/opiekuna dla pracownika nie mają Państwo możliwości rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę. Wynika to z faktu, że Państwa pracownica ze względu na stan swojej nieświadomości nie będzie w stanie zapoznać się z Państwa oświadczeniem.

Natomiast nieobecność pracownicy w pracy i na podstawie § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy powinien zostać przez Państwa uznany za inny przypadek niemożności wykonywania pracy przez pracownika. Nieobecność ta nie może mieć charakteru płatnego, ponieważ nie przewidują tego żadne przepisy prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

Obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej przez biuro rachunkowe

Biuro księgowe nie ma obowiązku przechowywania kopii dokumentacji księgowej po zakończeniu umowy z kontrahentem.

Zgodnie z art. 76a ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: RachunkU): „Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2021 r. poz. 162 i 2105 oraz z 2022 r. poz. 24, 974 i 1570), polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2–6”.

Zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 2–6 RachunkU rachunkowość jednostki obejmuje:

1) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

2) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

3) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

4) sporządzanie sprawozdań finansowych,

5) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji.

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej: „Podatnicy są obowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych i dowodów księgowych związanych z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Mając powyższe na względzie wskazać należy, że przepisy ustawy o rachunkowości oraz ordynacji podatkowej, a także innych ustaw podatkowych nie regulują obowiązków przechowywania dokumentacji po ustaniu stosunku cywilnoprawnego. Zatem, jeśli umowa zawarta pomiędzy biurem rachunkowym a podmiotem, na rzecz którego prowadzone są księgi, nie reguluje obowiązku przechowywania dokumentacji księgowej po wygaśnięciu stosunku cywilnoprawnego, to biuro rachunkowe nie ma obowiązku przechowywania kopii dokumentacji księgowej po zakończeniu umowy z kontrahentem.

Przepis art. 76a ust. 1 RachunkU w zw. z art. 4 ust. 3 pkt 6 RachunkU określa obowiązek gromadzenia i przechowywania dokumentacji w ramach usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, zatem obowiązek przechowywania dokumentacji ciąży na biurze rachunkowym do momentu rozwiązania umowy z kontrahentem (co do zasady).

Dodatkowo wskazać należy, że dokumenty źródłowe, które są podstawą do ustalenia wartości początkowej środków trwałych i „w pośredni sposób” wpływają na wysokość zobowiązania podatkowego roku, w którym są dokonywane odpisy amortyzacyjne, należy przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego roku, w którym zakończono amortyzację. Zatem w niektórych przypadkach biuro rachunkowe (przy obowiązujących biuro rachunkowe umowach) będzie zobowiązane do przechowywania dokumentacji przez okres dłuższy niż 5 lat.

Powyższa ocena jest zgodna ze stanowiskiem NSA, które wyrażone zostało w wyroku z 2.6.2016 r. (II FSK 1103/14, Legalis), zgodnie z którym:

„Oznacza to, iż dokumenty dotyczące ustalenia wartości początkowej środka trwałego będące podstawą dokonywania odpisów amortyzacyjnych, winny być przechowywane przez cały okres amortyzacji środka trwałego, aż do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ostatni rok, w którym zakończono amortyzację tego środka trwałego. Ma to bowiem wpływ na możliwość weryfikacji wysokości kosztów uzyskania przychodu w danym roku podatkowym, a zatem i na wysokość zobowiązania podatkowego za ten rok”.

Okazjonalne używanie samochodu do celów służbowych a badania lekarskie

Decydujące znaczenia w tym zakresie ma kwestia faktycznej częstotliwości i przyjęcia założenia powtarzalności prowadzenia samochodu. Jeżeli miałby to być przejazd incydentalny (jak np. w podróży służbowej), to badania nie są konieczne, by przejazd ten mógł zostać zrealizowany.

W opisanej sytuacji przyjmuje się założenie wyjazdów sporadycznych, ale jednak z góry zakłada się tu pewną ich powtarzalność. Nie jest to tylko np. jednorazowe użycie w danej podróży służbowej. Przy takim założeniu – np. popartym ustaleniem z pracownikiem używania przez niego samochodu prywatnego – należałoby o badania zadbać.

Nie ma tu znaczenia główny zakres czynności, ale sam fakt prowadzenia pojazdu w celach służbowych.

Skierowanie na badania profilaktyczne wydawane przez pracodawcę powinno zawierać:

1) określenie rodzaju badania profilaktycznego, jakie ma być wykonane;

2) w przypadku osób przyjmowanych do pracy lub pracowników przenoszonych na inne stanowiska pracy – określenie stanowiska pracy, na którym osoba ta ma być zatrudniona; w tym przypadku pracodawca może wskazać w skierowaniu dwa lub więcej stanowisk pracy, w kolejności odpowiadającej potrzebom zakładu;

3) w przypadku pracowników – określenie stanowiska pracy, na którym pracownik jest zatrudniony;

4) opis warunków pracy uwzględniający informację o występowaniu na stanowisku lub stanowiskach pracy, o których mowa w pkt 2 i 3, czynników niebezpiecznych, szkodliwych dla zdrowia lub czynników uciążliwych i innych wynikających ze sposobu wykonywania pracy, z podaniem wielkości narażenia oraz aktualnych wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wykonanych na tych stanowiskach.

O zakresie konkretnych badań, które należy przeprowadzić w związku z przedstawionymi przez pracodawcę danymi decyduje lekarz medycyny pracy przeprowadzający badania. Lekarz opiera się na opisie warunków pracy, w ramach którego istotną informacją jest wskazanie, że pracownik w związku z realizacja obowiązków prowadzi samochód.

Podatek u źródła w przypadku świadczeń doradczych nabywanych od zagranicznej spółki osobowej

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: PDOPrU) podatek dochodowy z tytułu uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2 PDOPrU (tj. podatników posiadających w Polsce tzw. ograniczony obowiązek podatkowy), przychodów z tytułu m.in. świadczeń doradczych, ustala się w wysokości 20% przychodów. Natomiast zgodnie z art. 26 ust. 1 PDOPrU osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne będące przedsiębiorcami, które dokonują wypłat należności z tytułów wymienionych m.in. w art. 21 ust. 1 PDOPrU, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 2, 2b, 2d i 2e PDOPrU, w dniu dokonania wypłaty zryczałtowany podatek dochodowy od tych wypłat, z uwzględnieniem odliczeń przewidzianych w art. 22 ust. 1a–1e PDOPrU. Zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobranie podatku zgodnie z taką umową jest możliwe, ale pod warunkiem udokumentowania siedziby podatnika dla celów podatkowych poprzez uzyskanie certyfikatów rezydencji. Przy weryfikacji warunków zastosowania stawki podatku innej niż określona w art. 21 ust. 1 lub art. 22 ust. 1 PDOPrU, zwolnienia lub warunków niepobrania podatku, wynikających z przepisów szczególnych lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, płatnik jest obowiązany do dochowania należytej staranności. Przy ocenie dochowania należytej staranności uwzględnia się charakter, skalę działalności prowadzonej przez płatnika oraz powiązania płatnika z podatnikiem w rozumieniu art. 11a ust. 1 pkt 5 PDOPrU.

W przypadku świadczeń dokonywanych na rzecz osób fizycznych (wspólników spółek osobowych będących osobami fizycznymi) analogiczne zastosowanie znajdą przepisy art. 29 ust. 1 pkt 5, ust. 2 i art. 42a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU).

Jak słusznie wskazuje Autor pytania, w przypadku świadczeń dokonywanych na rzecz spółek osobowych „opodatkowani są tylko partnerzy spółki”. Ściślej mówiąc, w przypadku spółek osobowych transparentnych podatkowo, podatnikami podatku dochodowego nie są same spółki, ale ich wspólnicy. Dlatego właśnie wszelkie warunki w zakresie preferencji wynikających z właściwych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania powinny być w takich przypadkach spełnione dla wspólników, a nie samych spółek. Z tego też względu polska spółka powinna domagać się certyfikatów rezydencji poszczególnych wspólników (zob. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 19.5.2023 r., 0111-KDIB1-2.4010.101.2023.3.AW).

Odnosząc się do możliwości w zakresie pozyskania ww. dokumentacji należy zaznaczyć, że polska spółka może co najwyżej zwracać się do swego zagranicznego kontrahenta z prośbą o dostarczenie jej właściwych certyfikatów rezydencji. Nie ma ona podstaw do stosowania w tym zakresie jakichkolwiek środków przymusu. Należy również pamiętać, że niedostarczenie przez podatników odpowiednich certyfikatów wiąże się z opodatkowaniem wypłacanych na ich rzecz środków. Okoliczność ta stanowi zwykle dla tych wspólników wystarczającą motywację do przedkładania odpowiedniej dokumentacji.