Biuro księgowe nie ma obowiązku przechowywania kopii dokumentacji księgowej po zakończeniu umowy z kontrahentem.
Zgodnie z art. 76a ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: RachunkU): „Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2021 r. poz. 162 i 2105 oraz z 2022 r. poz. 24, 974 i 1570), polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2–6”.
Zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 2–6 RachunkU rachunkowość jednostki obejmuje:
1) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
2) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
3) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
4) sporządzanie sprawozdań finansowych,
5) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji.
Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej: „Podatnicy są obowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych i dowodów księgowych związanych z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.
Mając powyższe na względzie wskazać należy, że przepisy ustawy o rachunkowości oraz ordynacji podatkowej, a także innych ustaw podatkowych nie regulują obowiązków przechowywania dokumentacji po ustaniu stosunku cywilnoprawnego. Zatem, jeśli umowa zawarta pomiędzy biurem rachunkowym a podmiotem, na rzecz którego prowadzone są księgi, nie reguluje obowiązku przechowywania dokumentacji księgowej po wygaśnięciu stosunku cywilnoprawnego, to biuro rachunkowe nie ma obowiązku przechowywania kopii dokumentacji księgowej po zakończeniu umowy z kontrahentem.
Przepis art. 76a ust. 1 RachunkU w zw. z art. 4 ust. 3 pkt 6 RachunkU określa obowiązek gromadzenia i przechowywania dokumentacji w ramach usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, zatem obowiązek przechowywania dokumentacji ciąży na biurze rachunkowym do momentu rozwiązania umowy z kontrahentem (co do zasady).
Dodatkowo wskazać należy, że dokumenty źródłowe, które są podstawą do ustalenia wartości początkowej środków trwałych i „w pośredni sposób” wpływają na wysokość zobowiązania podatkowego roku, w którym są dokonywane odpisy amortyzacyjne, należy przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego roku, w którym zakończono amortyzację. Zatem w niektórych przypadkach biuro rachunkowe (przy obowiązujących biuro rachunkowe umowach) będzie zobowiązane do przechowywania dokumentacji przez okres dłuższy niż 5 lat.
Powyższa ocena jest zgodna ze stanowiskiem NSA, które wyrażone zostało w wyroku z 2.6.2016 r. (II FSK 1103/14, Legalis), zgodnie z którym:
„Oznacza to, iż dokumenty dotyczące ustalenia wartości początkowej środka trwałego będące podstawą dokonywania odpisów amortyzacyjnych, winny być przechowywane przez cały okres amortyzacji środka trwałego, aż do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ostatni rok, w którym zakończono amortyzację tego środka trwałego. Ma to bowiem wpływ na możliwość weryfikacji wysokości kosztów uzyskania przychodu w danym roku podatkowym, a zatem i na wysokość zobowiązania podatkowego za ten rok”.
