Posiłki profilaktyczne dla pracownika pracującego w terenie
Sam fakt wykonywania pracy „na dworze”, czyli na otwartej przestrzeni, nie uprawnia pracownika z automatu do posiłku profilaktycznego. Prawo do takiego posiłku jest związane z zatrudnieniem w warunkach szczególnie uciążliwych. W praktyce chodzi o prace związane z dużym wysiłkiem fizycznym lub wykonywane w bardzo trudnych warunkach, wymienione w rozporządzeniu RM z 28.5.1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (dalej: PosiłkiRegenR).
Posiłki profilaktyczne dla pracowników
Zasadą jest, że pracodawca nie ma obowiązku zapewniać pracownikom posiłków podczas wykonywania pracy. Wyjątkiem od tej zasady są sytuacje, w których pracownicy są zatrudnieni w warunkach uznanych za szczególnie uciążliwe. W praktyce chodzi o prace związane z dużym wysiłkiem fizycznym lub wykonywane w bardzo trudnych warunkach. Rodzaje tych prac wymienia konkretnie rozporządzenie RM z 28.5.1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Wspomniane przepisy przyznają prawo do posiłków profilaktycznych pracownikom wykonującym prace:
1) związane z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8374 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
2) związane z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10°C lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25°C,
3) związane z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca,
4) pod ziemią.
Konkretne stanowiska pracy, na których pracownicy są uprawnieni do otrzymywania posiłków profilaktycznych oraz szczegółowe zasady ich wydawania, a także warunki uzasadniające zapewnienie posiłków w inny sposób niż bezpośrednie wydanie posiłku, ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.
Praca na otwartej przestrzeni
Sam fakt wykonywania pracy „na dworze”, czyli na otwartej przestrzeni, nie uprawnia pracownika z automatu do posiłku profilaktycznego. Prawo do takiego posiłku jest związane z dużym wydatkiem energetycznym organizmu w trakcie zmiany roboczej. Kluczowe znaczenie ma więc nie tyle sam fakt pracy na otwartej przestrzeni (choć ma to znaczenie w przypadku wykonywania w okresie zimowym prac związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn), co odpowiedni wydatek energetyczny organizmu podczas zmiany roboczej (a więc m.in. rodzaj pracy, natężenie i intensywność obowiązków oraz ich rozmiar podczas dniówki roboczej). Z pewnością jednak pracownik wykonujący pracę na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10°C powinien od pracodawcy otrzymywać gorące napoje w ilości zaspokajającej potrzeby pracownika. I to niezależnie od tego, jaki jest wydatek energetyczny organizmu podczas dniówki roboczej (§ 4 ust. 1 pkt 3 PosiłkiRegenR).
Warunki zatrudnienia niepełnoletniej osoby do ogródka gastronomicznego
Osoba małoletnia w wieku 13–18 lat musi mieć zgodę przedstawicieli ustawowych za zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia, w przeciwnym wypadku umowa będzie nieważna. Z racji pracy w placówce gastronomicznej osoba zatrudniona powinna mieć wykonane badania sanitarno-epidemiologiczne, co wobec zatrudnienia osoby małoletniej może być problematyczne.
W przypadku osób małoletnich dopuszczalne jest zatrudnienie na podstawie umowy cywilnoprawnej, gdyż w przypadku osób mających ukończone 15 lat dozwolone jest zatrudnianie tylko w celu przygotowania zawodowego lub do prac lekkich, oraz ewentualnie w branżach wskazanych w art. 3045 Kodeksu pracy, ale za zgodą opiekunów prawnych i właściwego inspektora pracy. W sytuacji wskazanej w pytaniu należy zatem zawrzeć umowę zlecenia (umowę o świadczenie usług). Jeżeli jest to osoba w wieku 13–18 lat, może ona zawrzeć samodzielnie umowę zlecenia, ale dla jej ważności i skuteczności wymagana jest jeszcze zgoda przedstawiciela ustawowego. W razie braku takowego potwierdzenia umowa będzie nieważna, gdyż osoba małoletnia powyżej 13. roku życia ma ograniczoną zdolność do czynności prawnych.
Co do badań lekarskich, to jeżeli osoba taka ma pracować w placówce gastronomicznej, to powinna ona wykonać badania sanitarno-epidemiologiczne, jako że do wykonania takich badań zobowiązane są osoby podejmujące lub wykonujące prace, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby, nieposiadające aktualnego orzeczenia lekarskiego o zdolności do wykonywania prac, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby. W związku z tym, że zatrudniona ma być osoba małoletnia, może zaistnieć problem wykonalności tego typu badań, które zwykle są przeprowadzane na dorosłych pracownikach lub kandydatach do pracy. Pozostałe badania wstępne, w świetle obowiązujących przepisów KP w stosunku do zleceniobiorców nie są obowiązkowe.
Podstawa ekwiwalentu za urlop oraz wynagrodzenie urlopowe a premia kwartalna
Premie kwartalne wchodzą do podstawy ekwiwalentu za urlop, natomiast do wynagrodzenia urlopowego – nie.
Zarówno wynagrodzenie urlopowe jak i ekwiwalent pieniężny ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem pozycji wymienionych w § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – m.in. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, wynagrodzenia chorobowego, wynagrodzenia urlopowego, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, nagród jubileuszowych, wynagrodzenia za czas niezawinionego przez pracownika przestoju, czy za czas innych usprawiedliwionych nieobecności.
Podstawa wynagrodzenia urlopowego
W przypadku wynagrodzenia urlopowego, podstawę oblicza się ze składników wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, innych niż określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości (składniki zmienne miesięczne). Natomiast składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy.
Zatem, premii kwartalnych, czyli przysługujących za okres dłuższy niż jeden miesiąc w ogóle nie wlicza się do podstawy wynagrodzenia urlopowego.
Podstawa ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
Inaczej jest w przypadku ekwiwalentu pieniężnego. Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
Składniki wynagrodzenia za pracę
Należy nadmienić, że co prawda w prawie pracy nie zostały zdefiniowane „premie”. Jednak przyjmuje się, że są to składniki wynagrodzenia uzupełniające wynagrodzenie zasadnicze, o charakterze motywacyjnym, do których pracownik nabywa prawo po spełnieniu sformułowanych przez pracodawcę warunków – obiektywnych, jasnych, sprawdzalnych. Warunki te powinny być opisane w zakładowych źródłach prawa pracy np. regulaminach.
Z orzecznictwa sądowego wynika, że tzw. premia uznaniowa, wypłacana pracownikowi systematycznie przez dłuższy okres za zwykłe wykonywanie obowiązków pracowniczych, a więc w szczególności za sumienne i staranne wykonywanie pracy (art. 100 § 1 Kodeksu pracy), stanowi składnik wynagrodzenia za pracę, w szczególności wynagrodzenia urlopowego. Skutkiem powyższego jest roszczenie pracownika o wypłatę takiego świadczenia oraz uznanie go za element wynagrodzenia pracownika, który powinien być brany pod uwagę przy obliczaniu innych świadczeń płacowych.
Natomiast uznaniowa może być jedynie nagroda, której przyznanie faktycznie zależy wyłącznie od woli pracodawcy. Nagrody powinny być przyznawane pracownikom za ponadprzeciętne wykonywanie obowiązków służbowych, a więc nie mogą także dotyczyć wszystkich lub większej liczby pracowników firmy i być wypłacane systematycznie.
W ocenie SN stałe wypłacanie nagród, czy premii uznaniowych jest praktyką nieprawidłową, gdyż jest to odstępstwo od głównej zasady płacowej, zgodnie z którą wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną (art. 80 KP). Błąd w tym zakresie polega na tym, że świadczenie odwzajemniające pracę pracownika, jakim powinno być wynagrodzenie za pracę jest uzależnione od swobodnego uznania pracodawcy, co oznacza poddanie pracownika arbitralnej woli podmiotu zatrudniającego (wyrok SN z 5.12.2016 r., III PK 30/16).
W związku z tym jedynie kwartalne premie jako „przysługujące” składniki wynagrodzenia mogą być wliczane do podstawy ekwiwalentu za urlop. Natomiast nie wlicza się tu nagród uznaniowych, ponieważ nie są one wynagrodzeniem za pracę, lecz innym świadczeniem ze stosunku pracy o charakterze wyjątkowym.
Kwalifikacja zdarzenia jako wypadku przy pracy
Ustalenie, czy dane zdarzenie jest lub nie jest wypadkiem przy pracy albo wypadkiem zrównanym z wypadkiem przy pracy, należy do kompetencji zespołu powypadkowego i trudno narzucać mu ocenę w tym zakresie. Zważywszy jednak na okoliczności opisane w pytaniu, można przypuszczać, że zespół powypadkowy będzie dokonywał kwalifikacji danego zdarzenia w oparciu o definicję wypadku zrównanego z wypadkiem przy pracy (wypadek miał bowiem miejsce podczas drogi pokonywanej przez poszkodowanego na miejsce docelowe określone w poleceniu podróży służbowej).
Wypadek przy pracy
Prowadząc postępowanie powypadkowe, zespół powypadkowy ma za zadanie ustalić wszystkie okoliczności zdarzenia. W tym m.in., kiedy w rzeczywistości rozpoczęła się podróż służbowa i co się podczas niej wydarzyło. Fakt, że pracownik uległ wypadkowi podczas drogi na miejsce docelowe podróży służbowej, lecz jeszcze przed terminem określonym w poleceniu wyjazdu służbowego, nie przekreśla z automatu możliwości uznania tego wypadku za wypadek zrównany z wypadkiem przy pracy. Możliwe bowiem, że polecenie wyjazdu służbowego zostało wystawione nieprawidłowo (tj. nie uwzględniało momentu rozpoczęcia podróży służbowej).
Według ustawowej definicji, wypadkiem przy pracy jest zdarzenie nagłe, spowodowane przyczyną zewnętrzną, mające związek z wykonywaną pracą i powodujące uraz lub śmierć poszkodowanego. Z przytoczonej definicji wypadku przy pracy wynika, że jedną z podstawowych przesłanek wypadku jest „związek z wykonywaną pracą”. Taki związek będzie miało zdarzenie wypadkowe:
1) podczas wykonywania zwykłych czynności pracowniczych,
2) w związku z wykonywaniem zwykłych czynności pracowniczych,
3) podczas wykonywania poleceń przełożonych, także obejmujących czynności inne niż zwykłe czynności pracownicze,
4) w związku z wykonywaniem przez pracownika poleceń przełożonych, także obejmujących czynności inne niż zwykłe,
5) podczas wykonywania przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia,
6) w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia,
7) w czasie pozostawania w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.
Natomiast na równi z wypadkiem przy pracy traktuje się wypadek, któremu pracownik uległ:
1) w czasie podróży służbowej w okolicznościach innych niż wymienione powyżej, chyba że wypadek spowodowany został postępowaniem pracownika, które nie pozostaje w związku z wykonywaniem powierzonych mu zadań,
2) podczas szkolenia w zakresie powszechnej samoobrony,
3) przy wykonywaniu zadań zleconych przez działające u pracodawcy organizacje związkowe.
Kwalifikacja zdarzenia
Jak już wspomniałam, ustaleniem okoliczności zdarzenia jak również kwalifikacją danego zdarzenia zajmuje się powołany przez pracodawcę zespół powypadkowy. Zważywszy na okoliczności wypadku opisane w pytaniu, można jednak przypuszczać, że zespół powypadkowy będzie dokonywał kwalifikacji danego zdarzenia w oparciu o definicję wypadku zrównanego z wypadkiem przy pracy (wypadek miał bowiem miejsce podczas drogi pokonywanej przez poszkodowanego na miejsce docelowe określone w poleceniu podróży służbowej). Niezbędne jednak będzie uprzednie wyjaśnienie okoliczności tego wypadku (czyli tego, co się stało, kiedy i jak do tego doszło) oraz ustalenie kiedy faktycznie rozpoczęła się podróż służbowa (tj. czy to pracownik samowolnie zadecydował o wyjeździe w niedzielę, czy też to pracodawca polecił mu rozpoczęcie podróży w tym dniu, co jest prawdopodobne przy założeniu, że szkolenie miało rozpocząć się następnego dnia z samego rana – w takim jednak przypadku polecenie wyjazdu służbowego powinno zostać skorygowane w taki sposób, aby uwzględniało rzeczywisty moment rozpoczęcia podróży służbowej).
Badania profilaktyczne i szkolenia bhp zleceniobiorcy
O tym, czy badania profilaktyczne i szkolenia bhp są dla zleceniobiorcy konieczne, decyduje zatrudniający. Jeśli ze względu na rodzaj pracy, sposób jej wykonywania i występujące zagrożenia, zatrudniający uzna, że są one niezbędne, to może ich wymagać. Strony mogą w umowie ustalić, która ze stron je zorganizuje i za nie zapłaci. Może to być zleceniodawca lub zleceniobiorca.
Obowiązki w dziedzinie bhp przy umowie zlecenia
Obowiązki w dziedzinie bhp dotyczące pracowników i pracodawców zostały określone w przepisach prawa pracy w sposób dość precyzyjny. Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi badania profilaktyczne i szkolenia w dziedzinie bhp na zasadach określonych w Kodeksie pracy. Musi także za nie zapłacić. Natomiast w stosunku do osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. na podstawie umowy zlecenia), takiej precyzji już brak. Zatrudniający jest zobowiązany zapewnić takim osobom bezpieczne i higieniczne warunki pracy, o których mowa w art. 207 § 2 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP). Z przepisu tego jednak nie wynika wyraźnie obowiązek badań profilaktycznych i szkoleń w dziedzinie bhp.
Obowiązek ten można jednak wyprowadzić z przepisu art. 3041 KP, który zobowiązuje takie osoby do realizowania obowiązków bhp, o których mowa w art. 211 KP, w zakresie określonym przez zatrudniającego. To oznacza, że o konieczności badań i szkoleń bhp dla zleceniobiorców decyduje zatrudniający. Warto, aby taką decyzję poprzedziła opinia zakładowego specjalisty bhp.
Badania i szkolenia zleceniobiorców zdaniem PIP
Kwestie badań profilaktycznych i szkoleń bhp dla zleceniobiorców poruszyła na swoich stronach internetowych Państwowa Inspekcja Pracy, dostrzegając nieprecyzyjne rozwiązania w tym zakresie. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że jeśli zatrudniający uzna badania i szkolenia za konieczne, to może ich wymagać od zleceniobiorcy. Może, ale nie musi za nie płacić. Warto jednak, aby kwestie te w sposób wyraźny regulowała umowa. W przeciwnym przypadku podmiotem odpowiedzialnym będzie zatrudniający.
Zdaniem PIP:
„(…) Należy wskazać, że przepisy nie rozstrzygają, w jaki sposób ten obowiązek ma być zrealizowany. Jeżeli rodzaj wykonywanej pracy, stopień zagrożeń związanych z warunkami pracy lub przebiegiem procesów jest tak znaczny, że wskazane jest, aby nawet do doraźnego wykonywania tych prac lub przebywania w tych warunkach były dopuszczane wyłącznie osoby fizyczne mające odpowiedni stan zdrowia i przeszkolone w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, to pracodawca lub inny podmiot organizujący pracę może wymagać od osoby, z którą zawiera umowę cywilnoprawną, poddania się badaniu lekarskiemu lub szkoleniu w zakresie bhp. Wówczas osoba ta ma na podstawie art. 211 KP obowiązek odbyć szkolenie i poddać się badaniom lekarskim. Należy ponadto stwierdzić, że osoby fizyczne wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę mają obowiązek przestrzegania przepisów i zasad bhp na równi z pracownikami – w zakresie ustalonym przez pracodawcę. Nie ma natomiast podstaw do traktowania osób wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę tak jak pracowników. W tym nie ma obowiązku kierowania ich na badania lekarskie i organizowania szkoleń bhp. Pamiętać należy jednak, że w niektórych sytuacjach realizacja obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy powinna być zrealizowana właśnie przez odpowiednie przeszkolenie pracownika w zakresie bhp i wykonanie badań lekarskich przed dopuszczeniem go do pracy. Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oznaczać będzie wówczas zapoznanie pracownika m.in. z oceną ryzyka zawodowego związanego z pracą na określonym stanowisku. Umowa łącząca strony umowy może określać wszystkie kwestie dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Jeśli bowiem obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy nie będzie zrealizowany właściwie, to podmiotem odpowiedzialnym będzie pracodawca”.
Źródło: https://www.pip.gov.pl/pl/porady-prawne/bezpieczenstwo-i-higiena-pracy/9225,przygotowanie-do-pracy.html#3
Odpowiedzialność i sankcje związane ze sprawozdaniem finansowym
1. Odpowiedzialność za złożenie podpisu na sprawozdaniu finansowym
Podpisy składane przez wskazane osoby pod sprawozdaniem finansowym poświadczają rzetelność i zgodność danych w nim zaprezentowanych z prowadzonymi księgami rachunkowymi oraz zasadami (polityką) rachunkowości przyjętymi przez jednostkę.
Kierownik jednostki, a także członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymagania przewidziane w ustawie. Za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie ww. obowiązku odpowiadają oni solidarnie wobec spółki (por. art. 4a ustawy o rachunkowości; dalej: RachunkU).
Kierownik jednostki, jak i osoba, której powierzono odpowiedzialność za obowiązki dotyczące rachunkowości, muszą pamiętać o odpowiedzialności karnej, o której mowa w art. 77 RachunkU – grzywna lub kara pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie. Na kierowniku jednostki ciąży również kara określona w art. 79 RachunkU.
2. Sprawozdanie finansowe – sankcje z RachunkU
Przepisy w art. 79 RachunkU wskazują zdarzenia dotyczące sprawozdania finansowego wywołujące sankcje za ich niedopełnienie w postaci kary grzywny lub ograniczenia wolności.
Art. 79 RachunkU: Kto wbrew przepisom ustawy:
1) nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
2) nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,
3) nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
4) nie składa sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym,
Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 6.11.2014 r., IV KK 200/14 na sankcję za nieskładanie sprawozdań finansowych we właściwym rejestrze sądowym wpływa ocena stopnia społecznej szkodliwości czynu, a także czasookres ich niewypełniania.
Brak zatwierdzenia sprawozdania finansowego uniemożliwia dokonanie podziału zysku lub pokrycia straty (vide art. 53 ust. 3-4 RachunkU). Podział lub pokrycie wyniku finansowego netto w podmiotach zobowiązanych do poddania badaniu rocznego sprawozdania możliwy jest po jego zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, poprzedzonego wyrażeniem przez biegłego rewidenta opinii o tym sprawozdaniu bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami. W jednostkach, które nie są zobowiązane do badania rocznego sprawozdania finansowego, podział zysku lub pokrycie straty jest możliwy po zatwierdzeniu sprawozdania przez organ zatwierdzający. Reasumując: brak zatwierdzenia sprawozdania finansowego uniemożliwia m.in. wypłatę dywidend.
Równocześnie grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie podlega nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich wbrew przepisom ustawy lub podawanie w tych księgach nierzetelnych danych, a także niesporządzenie sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych (por. art. 77 RachunkU).
3. Sprawozdanie finansowe – sankcje z KSH
Odrębnym aktem z którego wynikają sankcje związane ze sprawozdaniem finansowym jest Kodeks spółek handlowych. Zgodnie z art. 594 § 1 pkt 3 ustawy Kodeks spółek handlowych (dalej: KSH) niezwołanie zgromadzenia wspólników wbrew obowiązkom wynikającym z Kodeksu i umowy spółki stanowi podstawę do nałożenia przez sąd rejestrowy na członków zarządu grzywny w kwocie do 20 000 zł. Jeżeli w przypadku niezwołania zgromadzenia wspólników spółka poniesie szkodę, to odpowiedzialni za to członkowie zarządu mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności odszkodowawczej w oparciu o art. 293 KSH.
Zgodnie z przepisami ustawy o KRS w przypadku stwierdzenia, że wniosek o wpis do rejestru lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia – wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin. Wezwanie to jest dokonywane pod rygorem zastosowania grzywny. Grzywna nakłada przez sąd rejestrowy może być ponawiania. W jednym postanowieniu sąd może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż 15 000 zł, chyba że dwukrotne wymierzenie grzywny okazało się nieskuteczne. Ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przewyższać miliona złotych. W praktyce gospodarczej jednorazowa grzywna wynosi 5000 zł. Jeżeli czynności złożenia dokumentów zostaną dopełnione brak jest obowiązku zapłaty grzywny.
Nie złożenie sprawozdań finansowych za 2 lata obrotowe powoduje wszczęcie przez sąd rejestrowy o rozwiązanie podmiotu wpisanego do rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.
4. Sprawozdanie finansowe – sankcje z KKS
Zgodnie z art. 80b ustawy Kodeks karny skarbowy, karze grzywny za wykroczenie skarbowe podlega ten, kto nie przekazuje w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania.
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi w 2021 r. 2800 zł. W roku 2021 za nieterminowe przekazanie sprawozdania finansowego Szefowi KAS może zostać nałożona kara w wysokości od 280 zł do 56 000 zł. Kary te w 2022 r. będą wyższe w związku ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia.
5. Niezatwierdzenie sprawozdania finansowego w terminie a obowiązek złożenia w rejestrze sądowym/KAS
Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z dokumentami: rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdaniem z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpisem uchwały bądź postanowieniem organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a także sprawozdanie z działalności w przypadku następujących jednostek: spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, a także tych spółek jawnych i komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej, oraz w przypadku specjalistycznych funduszy inwestycyjnych otwartych, funduszy inwestycyjnych zamkniętych oraz alternatywnych spółek inwestycyjnych.
Na podstawie art. 27 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego, z wyłączeniem podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi KAS sprawozdanie wraz ze sprawozdaniem z badania, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, a spółki – także odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Jeżeli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone nie podlega złożeniu do Szafa KAS.
Szkolenie pracowników biura rachunkowego z cyberbezpieczeństwa
Problem
Najczęstszą przyczyną incydentów jest zachowanie człowieka, który nieświadomy zagrożeń staje się podatny na działania cyberprzestępców, zwłaszcza na tzw. ataki socjotechniczne. Dlatego personel biura rachunkowego powinien posiadać wiedzę o ryzyku wiążącym się z pracą w środowisku cyfrowym. Jest to konieczne ze względu na potrzebę ochrony informacji finansowych, jak również innych danych, do których dostęp posiadają pracownicy i współpracownicy biura rachunkowego.
Cyberbezpieczeństwo można zdefiniować jako odporność systemów informacyjnych na działania naruszające poufność, integralność, dostępność i autentyczność przetwarzanych danych lub związanych z nimi usług oferowanych przez te systemy. Należy zatem podejmować działania edukacyjne, w celu zapewnienia nieprzerwanego świadczenia usług i bezpieczeństwa przetwarzanych danych.
W przypadku biur rachunkowych konieczność realizowania odpowiednich szkoleń przede wszystkim wynika z obowiązków nałożonych w RODO. Biuro rachunkowe przetwarza dane osobowe zarówno we własnym imieniu, jak również dane osobowe powierzone mu przez klientów. Z tego powodu powinno wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (art. 32 RODO). Do środków organizacyjnych zaliczane są m.in. szkolenia personelu, które mają na celu zapoznanie z przepisami RODO i obowiązującymi w organizacji procedurami. Ponadto ze względu na wykorzystywanie zautomatyzowanych narzędzi istnieje ryzyko wystąpienia incydentu w postaci np. ataku hackerskiego, zainstalowania złośliwego oprogramowania, czy wyłudzenia informacji. Wyposażenie personelu w odpowiednią wiedzę ma za zadanie zminimalizowanie prawdopodobieństwa wystąpienia niepożądanych zdarzeń. Zgodnie z wyrażoną w RODO zasadą rozliczalności, realizację wspomnianych działań należy wykazać (art. 5 ust. 2 RODO).
Osiągniecie właściwego poziomu wiedzy będzie możliwe dzięki prawidłowo zorganizowanemu systemowi szkoleń. Szkoleniami powinni zostać objęci wszyscy pracownicy i współpracownicy mający dostęp do informacji. W szczególności obowiązek odbycia szkoleń dotyczy pracowników i współpracowników dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych, gdyż w szczególności ich działanie może narazić organizację na wystąpienie incydentu. Ponadto warto podnosić poziom wiedzy również innych osób.
Zorganizowanie efektywnego systemu szkoleń nie jest łatwym zadaniem. Poza programem szkoleń należy uwzględnić wiele innych elementów. Między innymi znaczenie ma forma współpracy. W przypadku osób współpracujących w oparciu o umowę prawa cywilnego (np. umowa zlecenia, umowa o współpracę pomiędzy przedsiębiorcami) istotne jest zawarcie w treści umowy odpowiednich postanowień zobowiązujących współpracownika do uczestniczenia w szkoleniach organizowanych przez biuro rachunkowe. W przypadku pracowników, kluczowe znaczenie mają przepisy kodeksu pracy.
W praktyce
Podejście biur rachunkowych do organizacji systemu szkoleń personelu jest zróżnicowane i w dużej mierze uzależnione od takich czynników jak: rozmiar prowadzonej działalności, czy liczba osób odpowiadających za bezpieczeństwo danych osobowych. Najczęściej można spotkać się z praktyką przeprowadzania szkolenia wstępnego dla nowo zatrudnianych osób i szkolenia cyklicznego (jeden lub dwa razy w roku) dla wszystkich członków personelu, którzy posiadają dostęp do danych osobowych. Realizacja szkoleń jest organizowana w ramach własnych zasobów lub zlecana zewnętrznym dostawcom świadczącym usługi w tym zakresie.
Forma szkoleń również nie jest jednorodna. Często są to wykłady, których zaletę stanowi możliwość interakcji z prowadzącym, w tym zadanie dodatkowych pytań i wyjaśnienie problematycznych zagadnień.
Popularnością cieszą się platformy e-learningowe. Tego typu narzędzia umożliwiają przekazanie wiedzy, jak również jej weryfikację poprzez testy. Ułatwiają także rozliczalność, czyli sprawdzenie, czy wszyscy pracownicy i współpracownicy wykonali szkolenie.
Stanowiska urzędowe
Kwestia sposobu prowadzenia, monitorowania i wykazania realizacji szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych była poruszana w decyzjach Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zdaniem organu nadzoru nie wystarczy samo zorganizowanie systemu szkoleń. Działania edukacyjne powinny być monitorowane i weryfikowane pod względem ich skuteczności. Administrator danych osobowych powinien być w stanie wykazać monitorowanie procesu szkolenia, w tym dysponować potwierdzeniem odbycia szkoleń. W sytuacji nieobecności pracownika lub współpracownika na szkoleniach dedykowanych, należy podjąć skuteczne działania w celu zapewnienia przeszkolenia nieobecnej osoby w zaplanowanym zakresie poprzez dobór odpowiedniej formy kształcenia (decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 21.8.2020 r., ZSOŚS.421.25.2019, Legalis). Przy czym właściwe zrozumienie zasad przetwarzania danych osobowych umożliwiają tylko prawidłowo przeprowadzone szkolenia. Natomiast za adekwatny środek bezpieczeństwa mogą zostać uznane wyłącznie szkolenia realizowane w sposób cykliczny, gdyż taki proces zapewni stałe przypominanie, a w konsekwencji utrwalenie, zasad przetwarzania danych osobowych objętych szkoleniem (decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 19.01.2023 r., DKN.5131.12.2020, Legalis).
Ponadto, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zwrócił uwagę na rolę budowania świadomości bezpieczeństwa danych w organizacji poprzez koncentrowanie uwagi pracowników na kwestiach związanych z bezpieczeństwem informacji. Takie działania zmniejszają ryzyko dla przetwarzania danych osobowych. Stąd w interesie administratora jest odpowiednie przeszkolenie osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych. Obowiązek ten w szczególności dotyczy osób mających dostęp do danych osobowych, których przetwarzanie ze względu na skalę, zakres i kontekst jest obarczone większym ryzykiem. Jednocześnie podkreślono, że pracodawca dysponuje instrumentami prawnymi pozwalającymi na zmobilizowanie pracownika do odbycia szkolenia, zwłaszcza, że szkolenie jest związane z obowiązkami służbowymi pracownika (decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 21.08.2020 r., ZSOŚS.421.25.2019, Legalis).
W związku z koniecznością realizacji zasady rozliczalności organ nadzoru wymaga wykazania, że pracownicy zostali przeszkoleni. Obowiązkiem tym obciążony jest pracodawca, uprawniony do podjęcia określonych działań, określonych w przepisach prawa pracy. Jak wynika z orzecznictwa, pracodawca będzie uprawniony do odsunięcia pracownika od pracy, w przypadku, gdy pracownik np. odmówi podpisania oświadczeń (np. o zapoznaniu się z procedurami obowiązującymi w organizacji). Takie zachowanie może bowiem być interpretowane jako zagrożenie, że dany pracownik nie posiada stosownej wiedzy w przedmiocie, którego dotyczą procedury. Ewentualnie można uznać, że pracownik mimo posiadania stosownej wiedzy nie będzie z niej czynił praktycznego użytku. Zachowanie pracownika w takim przypadku rodzi obawę, czy będzie postępował zgodnie z zasadą dbałości o dobro zakładu pracy. W takiej sytuacji pracodawca posiada podstawy do niezwłocznego odsunięcia pracownika od pracy, bez zachowania prawa do wynagrodzenia wobec nieświadczenia pracy z winy pracownika. Ponadto pracodawca pozostaje uprawniony do wypowiedzenia umowy o pracę. Reasumując, pracodawca jest uprawniony do żądania formalnego potwierdzenia przez pracownika posiadania określonego zasobu wiedzy i przestrzegania wprowadzonych procedur od naruszeń związanych z ich niestosowaniem (wyrok Sądu Rejonowego w Toruniu z 28.12.2018, IV P364/18, Legalis). Niemniej jednak odmowy dokonania formalnego potwierdzenia nie można potraktować jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. Odmowa podpisania dokumentów nie została zakwalifikowana jako naruszenie obowiązku pracowniczego.
W kwestii rodzaju szkoleń, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych potwierdził zasadność realizacji szkoleń z zakresu potencjalnych zagrożeń, gdyż zapoznanie personelu z taką tematyką może zwiększyć świadomość kształcenia (decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 13.7.2021 r., DKN.5131.22.2021, Legalis). Program szkolenia powinien obejmować wszystkie zagadnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych w ramach ustalonego tematu szkolenia. W przeciwnym przypadku szkolenie nie spełni swojej roli, gdyż uczestnicy szkolenia nie otrzymają pełnej wiedzy w danym zakresie (decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 19.1.2023 r., DKN.5131.12.2020, Legalis).
Ryzyka
Jak zostało wspomniane na wstępie, najczęstszą przyczynę incydentów stanowi działanie człowieka. Brak odpowiedniej wiedzy spowodowany zaniechaniem realizacji szkoleń, brakiem cyklicznych szkoleń, nie objęciem szkoleniami wszystkich członków personelu, czy nieadekwatnym program szkoleń, to istotne czynniki ryzyka, które powinny być brane pod uwagę przez biura rachunkowe podczas projektowania środków służących zabezpieczeniu środowiska cyfrowego. Niewłaściwe środki bezpieczeństwa zwiększają ryzyko wystąpienia niepożądanego zdarzenia.
Personel nieposiadający odpowiedniej wiedzy swoim działaniem może narazić organizację na np. ujawnienie informacji uzyskanych od klientów. Przestępcy coraz częściej próbują wyłudzić informacje przez telefon i stosują w tym celu popularne ataki jak vishing. Działanie polega na podszywaniu się pod inne osoby, w tym przy wykorzystaniu narzędzi do modyfikacji głosu. Z kolei brak świadomości co do zasad prawidłowej obsługi poczty elektronicznej może skutkować wprowadzeniem do systemów biura rachunkowego złośliwego oprogramowania, które może zostać pobrane wraz z załącznikiem (np. fakturą). Często stosowaną metodą wyłudzenia ważnych informacji jest phishing. Może on polegać na stworzeniu falsyfikatów stron internetowych, czy przesyłaniu wiadomości z linkami. Fałszywe strony do złudzenia przypominają oryginalne strony internetowe istniejących firm czy instytucji. Atak jest powszechnie wykorzystywany do wyłudzenia danych dostępowych do bankowości elektronicznej. W przypadku ataków ukierunkowanych na konkretną organizację przestępcy stworzą stronę przypominającą witrynę do logowania do wewnętrznych zasobów firmy, aby w tym celu wyłudzić dane dostępowe. Atak może być także prowadzony z wykorzystaniem telefonów komórkowych, na które ofiary otrzymują wiadomości z linkami. Dlatego istotne jest, aby personel został wyposażony w wiedzę umożliwiającą mu wychwycenie anomalii (np. wychwycenie różnicy w adresie strony internetowej).
Ponadto nieprawidłowa organizacja szkoleń może skutkować nałożeniem kary administracyjnej na biuro rachunkowe. Zgodnie z przepisami regulującymi zasadę ochrony danych osobowych, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych może nałożyć karę administracyjną po przeprowadzeniu właściwego postępowania.
Rekomendacje
Odpowiednie zarządzanie szkoleniami stanowi element brany pod uwagę przy ocenie skuteczności zastosowanych środków bezpieczeństwa. Dlatego system szkoleń powinien uwzględniać wymagania organu nadzoru. W celu zapewnienia efektywności warto stosować różne środki komunikacji.
Szkolenie wstępne
Każdy nowozatrudniony pracownik i współpracownik przed dopuszczeniem go do wykonywania czynności służbowych powinien przejść szkolenie wstępne. Powinien zostać zapoznany z zasadami ochrony danych osobowych obowiązującymi w organizacji (politykami, procedurami, instrukcjami), jak również z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
W przypadku biur rachunkowych istotne jest, aby szkolenie wstępne obejmowało kwestie dotyczące ochrony danych osobowych, w tym podstawowe informacje na temat zagrożeń wynikających z pracy w środowisku cyfrowym. Warto, aby program obejmował zagadnienia dotyczące rozpoznawania ataków typu phishing i postępowania w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa. Po zapoznaniu z materiałami szkoleniowymi pracownik i współpracownik powinien posiadać wiedzę na temat ostrożnej pracy z pocztą elektroniczną. W szczególności powinien zwracać uwagę na adresy e-mail pochodzące z podejrzanych domen i umieć zweryfikować nagłówki wiadomości.
Szkolenie okresowe
Szkolenia okresowe należy prowadzić cyklicznie. Ich program powinien uwzględniać przypomnienie głównych zasad bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania informacji, jak również zasad bezpieczeństwa w zakresie m.in.: korzystania z poczty e-mail, stron internetowych, aktualizacji oprogramowania, szyfrowania danych, zabezpieczania nośników z informacjami.
Testowanie wiedzy
Zalecane jest weryfikowanie wiedzy uczestników szkolenia. Można tego dokonać w formie pisemnych sprawdzianów lub korzystając z dedykowanych platform lub ogólnodostępnych narzędzi. Wyniki należy przechowywać w celu wykazania przestrzegania zasady rozliczalności.
Kampanie informacyjne
Warto prowadzić okresowe kampanie informujące personel o nowych zagrożeniach, np. nowych rodzajach złośliwego oprogramowania, czy atakach socjotechnicznych.
Listy obecności
Sporządzenie i przechowywanie listy obecności stanowi element konieczny do wykazania przestrzegania zasady rozliczalności.
Wliczanie czasu szkoleń bhp do czasu pracy
Szkolenia bhp, niezależnie od tego, czy odbywają się w godzinach pracy, czy poza nimi, należy wliczać do czasu pracy. Jeśli takie szkolenie odbędzie się po godzinach pracy lub w dniu wolnym od pracy (czego w miarę możliwości należy unikać), będzie to oznaczało, że wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych.
Czas pracy
Zacznijmy od tego, że zgodnie z przepisami ustawy z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.; dalej: KP) czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Pracownik może pozostawać w dyspozycji pracodawcy zarówno w zakładzie pracy, jak też w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Pracownik pozostaje zatem w dyspozycji pracodawcy, gdy zachowuje się zgodnie z celem stosunku pracy, czyli:
- świadczy umówioną pracę albo
- pozostaje w gotowości do pracy, utrzymując kontakt z pracodawcą w oczekiwaniu na wskazówki i polecenia z jego strony (art. 128 § 1 KP).
Pozostawanie w dyspozycji pracodawcy oznacza świadczenie pracy umówionego rodzaju, jak również wszelkie sytuacje, w których pracownik nie świadczy pracy z przyczyn od siebie niezależnych, lecz pozostaje w fizycznej, intelektualnej i prawnej gotowości do jej pełnienia, zachowując się przy tym w sposób nakazany przez obowiązujące go przepisy o porządku i organizacji pracy, a w przypadku braku takich przepisów – w sposób umożliwiający w konkretnej sytuacji dysponowanie jego osobą.
W związku z powyższym do czasu pracy wlicza się nie tylko czas świadczenia pracy, ale także m.in. czas szkoleń pracownika.
Szkolenie w godzinach pracy
Szkolenia odbywane przez pracownika na podstawie decyzji pracodawcy w godzinach pracy wynikających z jego harmonogramu podlegają wliczeniu do czasu pracy. Natomiast czas takiego szkolenia odbywanego:
- poza godzinami pracy lub
- w dniu rozkładowo wolnym od pracy dla pracownika
- nie jest wliczany do jego czasu pracy.
Jeśli szkolenie pracownika jest organizowane w godzinach poza rozkładem jego czasu pracy, pracownik ma obowiązek przed szkoleniem świadczyć pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Pracodawca skierował wszystkich pracowników na szkolenie z zakresu radzenia sobie ze stresem, które ma trwać 7 godzin, i w tym celu zatrudnił profesjonalnego coacha, który ma przeprowadzić szkolenie w firmie. Pracownicy będą uczestniczyli w szkoleniu w trzech edycjach, a czas szkolenia przypadnie w ich harmonogramowych godzinach pracy. Pomimo że w czasie szkolenia pracownicy nie będą faktycznie wykonywać pracy, to z uwagi na to, że pozostają oni w dyspozycji pracodawcy, będą mieli ten czas wliczony do czasu pracy.
Niestawienie się na szkolenie
Warto przy tym pamiętać o jeszcze jednym aspekcie takiej sytuacji, otóż niestawienie się przez pracownika na szkoleniu lub wcześniejsze opuszczenie szkolenia może zostać potraktowane przez pracodawcę jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków wobec pracodawcy. Przyczyną uzasadniającą rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia jest w takiej sytuacji samowolne oddalenie się z miejsca szkolenia, czyli de facto opuszczenie stanowisk pracy.
Wcześniejsze zakończenie szkolenia
Ponadto, jeśli szkolenie trwa 7 godzin, np. do godz. 16, a pracownik normalnie pracuje 8 godzin do godz. 17, to powstaje pytanie, czy może on iść do domu o tę godzinę wcześniej, czy ma wracać do pracy oraz jak traktować tę godzinę, jeśli nie ma już sensu wracać do pracy? Należy stwierdzić, że skoro pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy, to jeżeli szkolenie trwa do godziny 16.00, a praca do godziny 17.00, pracownik ma obowiązek pozostawać w dyspozycji pracodawcy do godziny 17.00 i tylko za zgodą pracodawcy może bezpośrednio po szkoleniu zakończyć dzień pracy. Taka godzina wliczana jest bowiem do czasu pracy i pracownik zachowuje za nią prawo do wynagrodzenia. W ewidencji czasu pracy ta „brakująca godzina” powinna być uwzględniona jako czas pracy.
Przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązkowe przed dopuszczeniem go do pracy, a także okresowe szkolenia w tym zakresie również odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy (art. 2373 § 3 KP).
Obowiązkowe szkolenie bhp
Szkolenia bhp, niezależnie od tego, czy odbywają się w godzinach pracy, czy poza nimi, należy wliczać do czasu pracy. Jeśli takie szkolenie odbędzie się po godzinach pracy lub w dniu wolnym od pracy (czego w miarę możliwości należy unikać), będzie to oznaczało, że wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych.
Pracownicy zakładu produkcyjnego wykonują pracę od poniedziałku do piątku na dwie zmiany, tzn. w godz. 6.00–14.00 i w godz. 14.00–22.00. Pracodawca, chcąc zapewnić ciągłość procesu pracy, zorganizował szkolenie bhp dla grupy kilku pracowników jednocześnie (z obu zmian) w dniu rozkładowo wolnym dla nich od pracy, czyli w sobotę. Co do zasady pracodawca powinien zorganizować szkolenie w godzinach pracy tych pracowników. Natomiast mając na względzie szczególne potrzeby pracodawcy i okoliczność, że bez aktualnego okresowego szkolenia bhp pracownicy nie mogą być dopuszczeni do pracy, pracodawca mógł zorganizować to szkolenie w sobotę. Pracownikom, którzy wezmą udział w takim szkoleniu, należy jednak wliczyć czas szkolenia do czasu pracy, a następnie zrekompensować ten czas tak samo jak czas pracy w wolną sobotę (czyli dniem wolnym od pracy udzielonym do końca okresu rozliczeniowego).
Obowiązkowe szkolenie (a do takich należy szkolenie z zakresu bhp), które pracownik odbywa poza godzinami pracy, powinno zostać wliczone do jego czasu pracy.
Szkolenie poza harmonogramowymi godzinami
Pracownik musi stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy (art. 100 § 1 KP). Jeżeli zatem pracownik na polecenie pracodawcy (czyli jest to szkolenie obowiązkowe) bierze udział w jakimkolwiek innym szkoleniu niż bhp i szkolenie to odbywa się poza rozkładowymi godzinami pracy pracownika, wówczas ten czas również należy wliczyć do jego czasu pracy. Nie zmienia to faktu, że polecenie wzięcia udziału w szkoleniu powinno, co do zasady, dotyczyć harmonogramowych godzin pracy.
Niezależnie od powyższego, jeżeli pracownik podnosi kwalifikacje zawodowe (np. podjął studia wyższe z własnej inicjatywy, ale pracodawca wyraził na to zgodę lub gdy to pracodawca wręcz wysłał go na te studia), przysługuje mu zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 1031 § 2 pkt 2 KP). Czas zwolnienia od pracy w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych także jest wliczany do czasu pracy pracownika.
Pracownica działu HR rozpoczęła za zgodą pracodawcy studia zaoczne na kierunku rachunkowość. Zajęcia odbywają się w weekendy i w dwa piątki w miesiącu, od godziny 14.00. Ponieważ pracownica pracuje do godziny 17.00, w piątki, w które ma zajęcia, otrzymuje zwolnienie od pracy i wychodzi o godzinie 13.00. Te 4 godziny w dwa piątki w miesiącu są wliczane do jej czasu pracy.
Polecenie wzięcia udziału w szkoleniu
Przepisy powszechnie obowiązujące nie przewidują szczególnej formy w zakresie wydawania pracownikom polecenia wzięcia udziału w szkoleniu. Takie polecenia wydawane są zgodnie z przepisami obowiązującymi u danego pracodawcy (np. z regulaminem pracy). Nie ma jednak przeszkód prawnych, aby forma wydawanych poleceń miała np. charakter pisemny. W takiej sytuacji strony stosunku pracy uzyskują przydatny środek dowodowy w zakresie wydanego polecenia. Pracodawca mógłby z niego skorzystać, jeśli pracownik odmówiłby wykonania polecenia i mógłby na tej podstawie ukarać pracownika karą porządkową lub np. nie przyznać premii uznaniowej. Z drugiej strony – pracownikowi dowód taki może się przydać przy żądaniu rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych.
Szkolenie w innej miejscowości
Jeżeli pracodawca poleca pracownikowi wzięcie udziału w szkoleniu, czyli wydaje polecenie wykonywania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem wykonywania pracy, to takie szkolenie ma charakter podróży służbowej. Pracownikowi przysługują zatem wszystkie należności związane z podróżą służbową, takie jak diety czy należności na pokrycie kosztów podróży. Zwracamy uwagę, że sam dojazd do miejsca szkolenia nie jest wliczany do czasu pracy (tak samo jak codzienny dojazd pracownika do pracy z miejsca zamieszkania), chyba że odbywa się w rozkładowych godzinach pracy tego pracownika.
Pracownik, który jest zatrudniony w Warszawie i wykonuje pracę w stałym rozkładzie (od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 16.00), dostał od pracodawcy polecenie wzięcia udziału w szkoleniu, które ma odbyć się w Krakowie. Pracownik ma pociąg do Krakowa o godz. 7.00 rano, ale z uwagi na to, że szkolenie rozpoczyna się o godz. 9.30, obawia się on, że nie zdąży dojechać na czas, dlatego postanowił jechać do Krakowa w dniu poprzedzającym szkolenie – pociągiem o godz. 18.00 – i przenocować już na miejscu. W związku z powyższym czas dojazdu, który odbywa się poza grafikowymi godzinami pracownika, nie zostanie wliczony do czasu pracy tego pracownika. Natomiast gdyby jechał on do Krakowa w dniu szkolenia i czas podróży częściowo (od godz. 8.00) przypadałby w jego godzinach pracy, to ta część podróży zostałaby wliczona do jego czasu pracy.
Upoważnienia do przetwarzania danych nie muszą być w aktach osobowych
Nie ma takiego obowiązku – oświadczenia o zachowaniu poufności, jak i upoważnienia do przetwarzania danych osobowych nie muszą być umieszczane w aktach osobowych pracownika.
Regulacje dotyczące ochrony danych osobowych zasadniczo nie wymagają składania oświadczeń o zachowaniu poufności, więc wszystkie kwestie, o które Państwo pytacie, nie są generalnie regulowane przepisami prawa. Tym samym oświadczenia o poufności, czegokolwiek by nie dotyczyły, nie muszą być zasadniczo numerowane, nie trzeba prowadzić ich rejestru i nie muszą być w aktach osobowych pracownika.
Co się zaś tyczy upoważnień do przetwarzania danych osobowych to przepisy także nie wymagają ich numerowania. Nadane pisemne upoważnienie jest podstawą do uzupełnienia wpisu w ewidencji czy rejestrze osób upoważnionych, która również nie jest obowiązkowa, ale zalecałbym jej prowadzenie – będzie miała istotne znaczenie dla zachowania zasady rozliczalności z art. 5 ust. 2 RODO w przypadku kontroli Prezesa UODO. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie przewiduje obowiązku włączania upoważnień do przetwarzania danych osobowych do akt osobowych pracownika.
Brak możliwości sporządzenia sprawozdania finansowego w terminie z powodu utraty danych
W mojej opinii należy sporządzić sprawozdanie w terminie dla Państwa możliwym. Nastąpiła sytuacja losowa, o której poinformowano US, który nie wyciągnie z tego tytułu żadnych konsekwencji. Ponadto, zdecydowanie ważniejszym terminem wynikającym z ustawy o rachunkowości (dalej: RachunkU) jest termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz termin jego złożenia w KRS.
Brak złożenia sprawozdania w terminie
Przepis art. 52 ust. 1 RachunkU stanowi, iż kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
Natomiast proszę pamiętać, że po sporządzeniu sprawozdania finansowego – zostaje ono przedstawione właściwym organom, po czym obowiązek zatwierdzenia sprawozdania finansowego, w myśl art. 53 ust. 1 RachunkU – występuje w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego tj. 30.6.2023 r., zaś samo złożenie ich we właściwym rejestrze sądowym najpóźniej do 15 dni kalendarzowych od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, co wynika z literalnego brzmienia art. 69 ust. 1 RachunkU.
Oczywiście termin sporządzenia sprawozdania finansowego, który określony został jako nie późniejszy niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, jest również ważny, bowiem czas na analizę i zatwierdzenie sprawozdania przez zarząd, wspólników, komplementariuszy, likwidatorów jest niezbędny, aby mogli oni z pełną świadomością zatwierdzić sporządzone przez kierownika jednostki sprawozdanie finansowe.
Biorąc pod uwagę odpowiedzialność karną, którą reguluje rozdział 9 RachunkU – w art. 77 możemy przeczytać, iż:
Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych
– podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
Oczywiście Państwa intencją jest sporządzenie sprawozdania finansowego, znają Państwo obowiązki i terminy sprawozdawcze, natomiast wystąpiła sytuacja losowa, w której możecie nie zdążyć sporządzić sprawozdania w terminie.
Zaś art. 79 RachunkU stanowi, iż kto wbrew przepisom ustawy, m.in.;
– nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia
– nie składa sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym
Podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
Powyższy przepis powiązany jest z samym zatwierdzeniem sprawozdania finansowego i złożeniem go do KRS.
Niezłożenie sprawozdania do końca marca
Teoretycznie może zostać zastosowana odpowiedzialność karna opisana w rozdziale 9 RachunkU. Dodatkowe narzędzia umożliwiające egzekwowanie powyższych obowiązków zapisane zostały w KRSU. W art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym zapisano, że: „W przypadku stwierdzenia, że wniosek o wpis do Rejestru lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia – wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin”.
Jest to tzw. postępowanie przymuszające. Co do zasady, raczej dąży się do uzupełnienia brakujących informacji, aniżeli nakładanie kar. Osobiście spotkałem się jedynie z upomnieniami w sprawie pilnego uzupełnienia informacji. Warto nadmienić, iż funkcjonuje również infolinia KRS, na której możecie zaczerpnąć Państwo informacji u źródła.
Niezłożenie CIT za 2024 r. do końca marca
Oczywiście najlepszym rozwiązaniem będzie dołożenie wszelkich starań, aby CIT za 2024 r. złożyć zgodnie z ustawowym terminem. Natomiast jeżeli się nie uda – to sugeruje kontakt z US i poinformowanie o sytuacji (o której de facto już wiedzą, ponieważ poinformowaliście Państwo o zaistniałym problemie). Generalnie po poinformowaniu US można albo złożyć deklaracje na podstawie danych jakimi Państwo dysponujecie na czas terminu i następnie dokonać korekty deklaracji albo wstrzymać się chwilę i następnie uzupełnić braki związane z niezłożeniem deklaracji z uwzględnieniem czynnego żalu i wyjaśnienia opóźnienia w skutek sytuacji losowej, która nastąpiła z przyczyn całkowicie niezależnych od Państwa. Moja rekomendacją jednak jest rozmowa z naczelnikiem US dla Państwa jednostki i przedstawienie sytuacji. Urzędy co do zasady rzadko nakładają kary za opóźnienia, częściej zdarza się wysyłanie upomnień. Natomiast sytuacja, w której Państwo się znaleźliście powinna być dla US całkowicie zrozumiała, bowiem do odtworzenia są księgi za cały rok.
