1. Komitety rady nadzorczej w polskim porządku prawnym
Podstawy prawne tworzenia komitetów rady nadzorczej
Regulacja komitetów rady nadzorczej została wprowadzona do KSH w art. 2191 (w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) oraz w art. 3901 (w odniesieniu do spółki akcyjnej) ustawą z 9.2.2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r. poz. 807). Instytucja ta weszła do polskiego porządku prawnego pod wpływem zachodnich praktyk nadzorczych i należy spodziewać się, że w miarę rozwoju i upowszechniania najlepszych zasad ładu korporacyjnego, jej rola będzie wyłącznie wzrastać.
Przepisy nowelizacji przewidują, że rada nadzorcza może ustanawiać doraźny lub stały komitet rady nadzorczej, składający się z jej członków, do pełnienia określonych czynności nadzorczych. Ciała tego rodzaju funkcjonowały w praktyce, jednak dopiero 13 października br. otrzymają wyraźną regulację w ustawie określającej ustrój spółek kapitałowych.
Zasadność tworzenia stałych i doraźnych komitetów rady nadzorczej
Jak wskazano w uzasadnieniu nowelizacji, w jej przepisach „określono zasady tworzenia stałych i doraźnych komitetów rady nadzorczej, wpływ ich utworzenia na odpowiedzialność całej rady nadzorczej oraz kompetencje przysługujące komitetom rady nadzorczej. Wprowadzenie w tym zakresie regulacji jest uzasadnione potrzebą zapewnienia komitetom rady nadzorczej możliwości efektywnego funkcjonowania. Jednocześnie za szczegółowym uregulowaniem kwestii odpowiedzialności członków rad nadzorczych w sytuacji powołania komitetów rady nadzorczej przemawiała doniosłość tej kwestii z punktu widzenia spółek oraz piastunów ich organów” (Uzasadnienie projektu – druk sejmowy 1515, str. 40).
Komitety rady nadzorczej w ustawie o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym
Komitety rady nadzorczej były dotychczas przedmiotem szczątkowej regulacji ustawy z 11.5.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1302; dalej: BiegRewU) ustanawiającej obowiązek utrzymywania przez jednostki zainteresowania publicznego funkcjonującego komitetu audytu, składającego się z przynajmniej 3 członków.
Spółki publiczne a powinność utrzymywania komitetów
W odniesieniu do spółek publicznych powinność utrzymywania komitetów przewidują Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW, w tym w szczególności w wersji z 2021 r. Regulacja ta ma charakter soft law, opierając się na zasadzie „dostosuj się lub wyjaśnij”. Zgodnie z § 29 ust. 3 regulaminu GPW, „emitent (spółka) publikuje informację, w której wskazuje, które zasady są przez niego stosowane, a których zasad w sposób trwały nie stosuje. W odniesieniu do zasad, które nie są przez emitenta stosowane, informacja zawiera szczegółowe wyjaśnienie okoliczności i przyczyn niestosowania danej zasady”.
Dyrektorzy niewykonawczy lub będący członkami rady nadzorczej spółek giełdowych
Na poziomie europejskim, do komitetów odnosi się zalecenie Komisji Europejskiej z 15.2.2005 r. dotyczące roli dyrektorów niewykonawczych lub będących członkami rady nadzorczej spółek giełdowych. W tym przypadku, dokument wspomina nie tylko o strukturze odpowiadającej konstrukcji komitetu audytu, ale również o komitecie do spraw nominacji oraz komitecie do spraw wynagrodzeń.
2. Cele tworzenia komitetów rady nadzorczej
Analiza wskazanych powyżej regulacji pozwala na określenie podstawowych celów, którym służyć ma omawiana instytucja.
Po pierwsze: zasadniczym celem tworzenia komitetów jest zbudowanie eksperckiej struktury doradczej, realizującej przede wszystkim zadania o charakterze merytorycznym. I tak, na gruncie prawa spółek głównym celem funkcjonowania komitetów jest usprawnienie prac rady nadzorczej przy jednoczesnym zachowaniu odpowiedniego poziomu rzetelności, tak aby decyzje były podejmowane po należytym rozpatrzeniu sprawy.
Wymagane umiejętności członków komitetu audytu
Jak stanowi art. 129 ust. 1 BiegRewU „przynajmniej jeden członek komitetu audytu posiada wiedzę i umiejętności w zakresie rachunkowości lub badania sprawozdań finansowych”. Do ustawowych zadań tego komitetu należy bowiem między innymi monitorowanie procesu sprawozdawczości finansowej czy opracowywanie polityki wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzania badania. Z kolei w pkt. 3.9 Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW, wskazuje się, że w jeżeli w spółce działa komitet audytu, monitoruje on skuteczność systemów i funkcji audytu wewnętrznego, kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem oraz nadzoru zgodności działalności z prawem (compliance). Do innych, występujących w praktyce komitetów, takich jak komitet wynagrodzeń czy komitet nominacji, odnieść należy analogiczne uwagi.
Powołanie komitetu a odpowiedzialność rady nadzorczej
Zgodnie z właściwymi przepisami nowelizacji skorzystanie przez radę nadzorczą z uprawnienia do powołania komitetu nie zwalnia jej członków z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru w spółce, również w tym obszarze, który powierzony został danemu komitetowi. Komitet rady nie jest organem spółki, a określonym, specyficznym ciałem doradczym. Spółka jako osoba prawna działa przez swoje organy, czyli m.in. przez radę nadzorczą, tak ze skutkiem „wewnętrznym”, jak i „zewnętrznym”, a komitet ma za zadanie przygotowywać i wspierać realizację powierzonych jej zadań. Nie oznacza to jednak, że komitet nie będzie mógł samodzielnie realizować jakichkolwiek czynności nadzorczych – zgodnie z wyraźnymi przepisami znowelizowanego KSH, będzie on miał możliwość badania wszystkich dokumentów spółki, dokonywania rewizji stanu jej majątku oraz żądania od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w celu zapewnienia sobie należytej bazy wiedzy do pracy merytorycznej.
Po drugie, należy zaznaczyć, że istotnym celem funkcjonowania komitetów jest również zapobieganie konfliktom interesów lub ich łagodzenie. Przenosząc powyższe na grunt prawa spółek, problem ten aktualizuje się w szczególności w spółkach o rozproszonym składzie wspólniczym i przyjmuje najczęściej postać konfliktu o charakterze pionowym (zarząd – wspólnicy mniejszościowi). W polskich warunkach powszechne są także konflikty w spółkach kontrolowanych przez dominującego wspólnika, które przeważają zarówno wśród małych i średnich przedsiębiorstw, jak i spółek giełdowych czy z sektora finansowego. Wspólnik większościowy w praktyce jest władny samodzielnie powoływać członków organów spółki, przez co ma zarówno pełną informację o jej funkcjonowaniu, jak i niemal pełną nad nią kontrolę. W tego rodzaju spółkach głównym problemem jest ochrona mniejszościowych wspólników oraz osób trzecich (tzw. interesariuszy – stakeholders) i to zadanie realizować ma rada nadzorcza i jej komitety.
Niezależność członków komitetu
Zgodnie z art. 129 ust. 3 BiegRewU „większość członków komitetu audytu, w tym jego przewodniczący, jest niezależna od danej jednostki zainteresowania publicznego”, przy czym za niezależnego uznaje się takiego członka komitetu audytu, który w szczególności nie reprezentuje podmiotów sprawujących kontrolę nad daną jednostką zainteresowania publicznego. Dobre Praktyki idą w tym zakresie jeszcze dalej – wymagając, by niezależny członek rady nie miał rzeczywistych i istotnych powiązań z akcjonariuszem posiadającym choćby 5% ogólnej liczby głosów w spółce.
Członkowie rady nadzorczej, a w szczególności jej komitetów, mają działać w interesie spółki, który – zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Sądu Najwyższego – nie sprowadza się do interesu dominującego wspólnika, a „odpowiada interesom wszystkich grup wspólników z uwzględnieniem wspólnego celu określonego w statucie spółki” (wyrok SN z 5.11.2009 r., I CSK 158/09, Legalis). Realizacja tego celu jest możliwa na dużą skalę tylko przy zapewnieniu niezależności piastunów organów.
Po trzecie, na giełdzie jak i w sektorze finansowym, funkcjonowanie komitetów rady nadzorczej ma wymiar makro-ostrożnościowy. Komitety, w tym w szczególności komitet audytu, stanowią pierwszy bastion obrony przed ryzykiem systemowym i pierwszy organ zdolny do wykrycia nieprawidłowości w sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. W przywołanym powyżej zaleceniu Komisji Europejskiej, kładzie się na tę kwestię szczególny nacisk – „zapewnienie, by sprawozdania finansowe i inne powiązane informacje, ogłaszane przez spółkę, przedstawiały rzetelny i kompletny obraz sytuacji spółki oraz monitorowanie procedur ustanowionych w celu oceny i zarządzania ryzykiem zwykle postrzega się jako dwa główne zadania rady nadzorczej; w tym kontekście większość kodeksów ładu korporacyjnego przyznaje komitetowi audytu zasadniczą rolę organu [ciała] pomagającego radzie nadzorczej w wykonywaniu tych zadań”.
Brak motywacji o charakterze finansowym dla członków komitetu
W tym miejscu powraca kwestia zarówno odpowiednich kompetencji merytorycznych członków komitetu, jak i ich niezależności. Jak wskazuje się w tym przedmiocie w pkt. 3.4 Dobrych Praktyk, „wynagrodzenie osób odpowiedzialnych za zarządzanie ryzykiem i compliance oraz kierującego audytem wewnętrznym powinno być uzależnione od realizacji wyznaczonych zadań, a nie od krótkoterminowych wyników spółki”. Istotne jest nietworzenie dla członków komitetu motywacji o charakterze finansowym, mogącej doprowadzić do zachowania nieetycznych lub oportunistycznych.
„Aspekt psychologiczny” funkcjonowania komitetów
Należy także zwrócić uwagę na „aspekt psychologiczny” funkcjonowania komitetów w ramach organu rozumianego jako zbiór jego członków. Powołanie komitetu i przekazanie mu przez radę nadzorczą określonych zadań z zakresu kontroli działalności spółki spowoduje, że odpowiedzialność za powierzony komitetowi obszar nadzoru będzie odczuwana silniej przez konkretnych członków rady (tworzących komitet), a nie „rozłoży się” na cały organ. Może to przyczynić się do zwiększenia poziomu rzetelności i efektywności działań poszczególnych członków rady i mieć pozytywny wpływ na działalność rady jako całości.
Podsumowanie
Podsumowując należy stwierdzić, że komitety rady nadzorczej mają do odegrania istotną rolę w budowaniu właściwego ładu korporacyjnego w polskim sektorze finansowym. W związku z uregulowaniem tej kwestii w KSH i wraz z rozwojem tego sektora, należy spodziewać się wzrostu częstotliwości ustanawiania tego rodzaju ciał doradczych, a tym samym wzrostu praktycznego znaczenia ich regulacji. Będzie to szczególnie istotne w dużych podmiotach o rozbudowanej strukturze korporacyjnej – spółkach publicznych oraz innych jednostkach zainteresowania publicznego.
