Faktury ustrukturyzowane są jedną z dopuszczanych form dokumentowania sprzedaży obok obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur papierowych i elektronicznych. W komunikacie z dnia 31.8.2021 r. zamieszczonym na stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.gov.pl podkreślono natomiast, że w 2023 r. korzystanie z e-faktur stanie się obligatoryjne.

Definicję ich znajdziemy w art. 2 pkt 32a VATU zgodnie z nią faktury ustrukturyzowane to faktury, które są wystawiane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wraz z przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. Każdy podatnik przez indywidualne konto w KSeF może wystawić fakturę ustrukturyzowaną z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.

Więcej treści podatkowych po zalogowaniu. Nie posiadasz dostępu? Przetestuj. Sprawdź

Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym do:

  • nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
  • powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb (czyli mogących korzystać z KSeF), o nadanych uprawnieniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub ich odebraniu;
  • uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur posiadanych przez podmioty, o których mowa w art. 106nb;
  • wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
  • dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
  • otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
  • przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
  • oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym przez Krajowy System e-Faktur;
  • analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
  • powiadamiania uprawnionych podmiotów o:
    • dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
    • dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem, o którym mowa w art. 106nc ust. 3,
    • braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur;
  • powiadamiania podmiotów innych niż określone w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:

1. podatnik,

2. podmioty wskazane przez podatnika,

3. podmioty, o których mowa w art. 106c VATU, czyli :

  • organy egzekucyjne określone w EgzAdmU;
  • komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego.,

4. osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c VATU,

5. osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c VATU, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,

6. podmioty inne niż wymienione w pkt 1-5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym

– uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach.

Szkolenia z zakresu podatków – aktualna lista szkoleń Sprawdź

Po przesłaniu faktury KSeF zweryfikuje jej zgodność ze wzorem i w następstwie pozytywnej weryfikacji przydzieli jej numer identyfikujący w systemie z oznaczeniem daty i czasu. Numeru tego nie należy utożsamiać z numerem faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 VATU. Datą wystawienia faktury po przejściu pozytywnej weryfikacji w systemie KSeF będzie data jej przesłania przez wystawcę do systemu.

Podatnicy, którzy zdecydują się na wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF, zostaną, co do zasady, zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizowania. Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Po upływie tego okresu podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza KSeF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112aa ust. 1 i 2 VATU).

W systemie KSeF nie będzie także możliwości wystawiania faktur VAT RR ani faktur pro forma.

Zgodna na otrzymywanie

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Wyrażanie zgody powinno odbywać się na podobnych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych. System nie będzie obsługiwał procesu akceptacji nabywcy co do sposobu otrzymania faktur ustrukturyzowanych. Gdy odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymanie e-faktury przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia takiej faktury w systemie, ale wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób. Taka faktura zachowa walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej ustawowe cechy, czyli numer identyfikacji w systemie KSeF.

Korekty faktur ustrukturyzowanych

Podatnik będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana może być korygowana jedynie w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Gdy nabywca wyrazi akceptację otrzymania w systemie KSeF faktury wystawionej w tym systemie, dla warunków rozliczenia korekty in minus oznacza to tożsamy moment dokonania korekty podatku należnego u sprzedawcy i podatku naliczonego u nabywcy. Nabywca w takim przypadku będzie miał obowiązek dokonania korekty podatku naliczonego z chwilą otrzymania faktury w KSeF.

Natomiast brak zgody nabywcy na otrzymywanie faktur w systemie KSeF nie wpływa na zasady korekty podatku należnego u wystawcy faktury korygującej. W takim przypadku wystawca nadal będzie posiadał prawo do korekty podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym wystawi fakturę korygującą in minus w systemie KSeF. Z kolei u nabywcy dla warunków rozliczenia korekty in minus oznaczać to będzie stosowanie zasad przewidzianych w art. 86 ust. 19a VATU.

Co nie niezwykle istotne do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur.

Ponadto w stosunku do takich faktur nie ma możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych.

Więcej praktycznych wyjaśnień po zalogowaniu. Nie posiadasz dostępu? Przetestuj. Sprawdź

Szybszy zwrot VAT a faktury ustrukturyzowane

Podatnicy, którzy zdecydują się na wystawianie e-faktur, będą mogli otrzymać zwrot podatku VAT w ciągu 40 dni od dnia złożenia rozliczenia.

Uzyskanie zwrotu w terminie 40 dni będzie możliwe tylko w po spełnieniu następujących warunków

  • podatnik wystawiać będzie w całym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane,
  • podatnik przez kolejnych 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który została wykazana różnica podatku do zwrotu, będzie zarejestrowany jako podatnik VAT czynny oraz będzie składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje określone w art. 99 ust. 1-3 VATU,
  • podatnik w okresie 12 miesięcy poprzedzających okres wykazania różnicy podatku do zwrotu będzie posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w SKOK zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 1 VATU (tzw. białej liście),
  • kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie będzie przekraczała 3.000 zł.

Zwrot w terminie 40 dni będzie przysługiwał również w przypadku, gdy w danym okresie rozliczeniowym podatnik oprócz e-faktur będzie wystawiał faktury:

  • których nie będzie można wystawić w tym systemie,
  • uproszczone za pomocą kas fiskalnych, tj. paragony z NIP.

W celu uzyskania zwrotu w terminie 40 dni zaznaczy odpowiednie pole w pliku JPK_VAT ze wskazaniem, że występuje z wnioskiem o zwrot VAT w terminie 40 dni. Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy zasadność zwrotu wymagać będzie dodatkowego zweryfikowania, naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł również w tym przypadku przedłużyć ten termin do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia podatnika.

Rozporządzenie

Przepisy KSeFR określają:

  • rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
  • sposób nadawania, zmiany lub odbierania tych uprawnień oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień,
  • sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur,
  • dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wciąż masz wątpliwości? Zapytaj eksperta. Sprawdź