Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rozpocznie się z 1.7.2024 r. Został on wprowadzony ustawą z dnia 16.6.2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598). Jednak niektóre przepisy ww. ustawy nowelizującej weszły już w życie od 1.9.2023 r. Dotyczą one zmian w zakresie wystawiania faktur korygujących i zaliczkowych, a ich celem jest uproszczenie fakturowania i dostosowanie do wymogów KSeF.
Zmiany w fakturach zaliczkowych
Zmiany dotyczące nowych zasad wystawiania faktur zaliczkowych wynikają z dodanego ust. 1a i 1b do art. 106b VATU. Stanowią one, że podatnicy nie muszą wystawiać faktur zaliczkowych, jeśli całość lub część zapłaty otrzymają w tym samym miesiącu, w którym dokonali czynności, na poczet których otrzymali płatność. Zasada ta nie dotyczy szczególnych terminów wystawiania faktur wymienionych w art. 106i ust. 3-8 VATU, np. w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych, rozliczenia zwrotów wydawnictw czy opakowań albo na szczególne żądanie kontrahenta. Obowiązujące do 1.9.2023 r. przepisy nie zwalniały z obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych, gdy wpłata zaliczki i sprzedaż miały miejsce w tym samym okresie rozliczeniowym.
Ponadto, podatnik może nie wystawiać faktury zaliczkowej, tylko jedną fakturę końcową, jeśli po 1.9.2023 r. faktura będzie zawierać datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona a ta różni się od daty wystawienia faktury. Innymi słowy dotyczy to sytuacji, gdy taka data jest określona i jest inna niż data wystawienia faktury.
Wprowadzone zmiany dotyczą także zasad numeracji faktur. Przepisy określą jakie numery powinna zawierać faktura końcowa, gdy faktury zaliczkowe są wystawiane za pomocą KSeF. Faktura taka musi zawierać numery identyfikujące w KSeF faktury zaliczkowej. Zatem jeśli faktura zaliczkowa zostanie wystawiona za pośrednictwem KSeF, faktura końcowa będzie musiała zawierać jej numer identyfikujący w KSeF. Ma to ułatwić weryfikację organom podatkowym faktur wystawionych w KSeF. System będzie mógł automatycznie połączyć fakturę końcową i zaliczkową, bazując na numerze KSeF.
Zmiany w fakturach korygujących
Natomiast wprowadzone zmiany w zakresie faktur korygujących (art. 106j w ust. 2 pkt 2a VATU) mają zastosowanie do faktur, które są już częściowo wystawiane w systemie KSeF, a który obecnie jest jeszcze dobrowolny. Przedsiębiorcy, którzy wystawiają korekty w wersji elektronicznej w KSeF od 1.9.2023 r. muszą w fakturze korygującej zamieścić numer korygowanej faktury. Taki wymóg obejmie korekty wystawiane zarówno przez podatników krajowych, jak i podmioty nieposiadające siedziby działalności gospodarczej w Polsce, jeśli pierwotną fakturę wystawiono w KSeF.
Niezależnie od zmian obowiązujących od 1.9.2023 r., przedsiębiorcy powinni intensywnie przygotowywać się do obowiązkowego fakturowaniu w KSeF, która wejdzie w życie z 1.7.2024 r. Jednak nadal budzi ono wiele wątpliwości do wyjaśnienia przez Ministerstwo Finansów.
