Przepisy KSH nie przewidują okresu po jakim nie jest możliwe przeznaczenie kapitału zapasowego na wypłatę dywidendy. Warunkiem wypłaty jest podjęcie stosownej uchwały.
Warunkiem wypłaty dywidendy jest podjęcie uchwały zgromadzenia wspólników co do podziału zysku, co wynika wprost z art. 191 § 1 KSH.
Przepisy kodeksowe nie wskazują okresu za jaki zysk może być ograniczony co do wypłaty. Brak jest więc przeciwwskazań by wspólnicy podjęli uchwałę co do wypracowanego zysku z lat ubiegłych, pierwotnie przekazanego na kapitał zapasowy na wypłatę dywidendy.
Niemniej jednak wspólnicy spółki z o.o. powinni przeanalizować czy zapisy umowy spółki nie zawierają zapisów ograniczających to prawo.
Wprowadzenie do umowy spółki zapisów co do konieczności przekazania z wypracowanego zysku określonej kwoty na kapitał zapasowy lub na określony cel, prowadzi do tego, że ww. wartości nie mogą zostać uwzględnione przy kalkulacji kwoty do podziału w spółce z o.o.
Zgodnie z art. 192 KSH kwota dokonanej wypłaty dywidendy (zysku przeznaczonego do podziału dla wspólników) podlega pomniejszeniu o niepokryte straty, udziały własne oraz o kwoty, które zgodnie z ustawą lub umową spółki powinny być przekazane z zysku za ostatni rok obrotowy na kapitały zapasowy lub rezerwowe. W praktyce gospodarczej niewiele podmiotów w umowach spółek zawiera zapisy nakazujące przekazanie określonej kwoty wypracowanego zysku z roku bieżącego na kapitał zapasowy.
Środki zgromadzone na kapitale zapasowym mogą być przeznaczone do podziału między wspólników, tylko gdy pochodzą z zysku, pozostałe, jak agio, nie podlegają podziałowi między wspólników. Kapitał zapasowy bowiem służy zapewnieniu środków na pokrycie strat spółki i z tego powodu obowiązuje zakaz zwrotu wspólnikom wkładów, obejmujący również agio (art. 189 KSH).
Zakładam, że w tym przypadku brak jest strat z lat ubiegłych oraz zapisów umownych co do zapewnienia określonej wysokości kapitału zapasowego, a ponadto, że kapitał zapasowy powstał z wypracowanych zysków, co powoduje, iż możliwe jest podjęcie uchwały co do przeznaczenia zysku do podziału, w kwocie stanowiącej wypracowany kapitał zapasowy, w pomniejszeniu o udziały własne.
W przypadku gdy uchwała odnośnie wypłaty dywidendy podjęta zostanie w trakcie roku (nie przy zatwierdzeniu sprawozdania rocznego), należy przekazać ją do KRS zgodnie z art. 69 ust. 1 RachunkU, który stanowi, iż kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 RachunkU – także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
