Do limitu używania samochodu osobowego, o którym mowa w pytaniu, wchodzą koszty eksploatacyjne samochodu, ale nie wlicza się do nich kosztów ubezpieczenia, dla których przewidziano odrębny limit.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: PDOFizU). Z kosztów tych (kosztów podatkowych) wyłączono koszty wymienione w art. 23 PDOFizU.
I właśnie z art. 23 ust. 1 pkt 36 PDOFizU wynika, że do kosztów podatkowych nie zalicza się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:
1) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2) w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.
Z kosztów podatkowych wyłączono też wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą i niebędącego składnikiem majątku firmowego (zob. art. 14 ust. 2 pkt 1 PDOFizU), a także składki na ubezpieczenie takiego samochodu; 20% tych wydatków i składek stanowi jednak koszt uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika (art. 23 ust. 1 pkt 46 PDOFizU).
Natomiast zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a PDOFizU z kosztów podatkowych wyłączono 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem wydatków na rzecz pracowników (pkt 36), z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. W przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji określonej w art. 86a ust. 4 VATU uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika, co skutkuje koniecznością zastosowania limitu (art. 23 ust. 5f PDOFizU).
Z pytania wynika więc, że w tym przypadku zastosowanie ma wyłączenie z kosztów podatkowych 25% wydatków eksploatacyjnych związanych z używaniem samochodu osobowego. W ramach tego limitu podatnik może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów 75% ponoszonych wydatków eksploatacyjnych, obejmujących koszty paliwa, przeglądów, serwisu i części zamiennych (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21.5.2026 r., 0112-KDIL2-2.4011.348.2026.2.MG).
Natomiast w odniesieniu do kosztów ubezpieczenia przewidziano odrębny limit, określony w art. 23 ust. 1 pkt 47 PDOFizU, zgodnie z którym wyłączono z kosztów podatkowych składki na ubezpieczenie samochodu osobowego, innego niż określony w art. 23 ust. 1 pkt 46 PDOFizU, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.
A zatem do wydatków eksploatacyjnych w tym przypadku nie wlicza się kosztów ubezpieczenia samochodu, dla których przewidziano odrębny limit kosztów uzyskania przychodów.
Co do rozliczenia kosztów ubezpieczenia w kosztach podatkowych, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19.6.2026 r. (0114-KDWP.4011.213.2026.3.ŁZ) wskazano, że:
Przewidziane w art. 23 ust. 1 pkt 47 [PDOFizU] ograniczenie wysokości składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, dotyczy wyłącznie składek, których wysokość jest bezpośrednio uzależniona od wartości samochodu (AC). Nie dotyczy to zatem składek OC, NNW oraz Assistance. [Z kosztów wyłączono wartość AC wyliczoną w odniesieniu do nadwyżki ponad 150.000 zł wartości samochodu].
[W związku z tym] do kosztów uzyskania przychodów [można] zaliczyć poniesione:
1) koszty ubezpieczenia OC, NNW, Assistance (w pełnej wysokości);
2) koszty ubezpieczenia AC ([w ramach wspomnianej wyżej proporcji]) [uzup. Autora].
Zwracam też uwagę na amortyzację podatkową, która wystąpi w tym przypadku, skoro ma to być środek trwały. Z pytania nie wynika, co to za samochód. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 4 PDOFizU do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych w ramach amortyzacji podatkowej (art. 22a–22o PDOFizU), w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:
1) 225.000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym oraz w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem napędzanym wodorem,
2) 150.000 zł – jeżeli emisja CO2 silnika spalinowego samochodu osobowego, określona na podstawie danych zawartych w centralnej ewidencji pojazdów, wynosi mniej niż 50 g na kilometr,
3) 100.000 zł – jeżeli wspomniana wyżej emisja CO2 jest równa lub wyższa niż 50 g na kilometr.
