Pracodawca zatrudniający 36 osób nie ma obowiązku tworzenia odrębnego dokumentu. Zasady określania poziomów wynagrodzeń, kryteria awansu oraz zasady progresji płacowej powinny zostać włączone bezpośrednio do obowiązującego regulaminu wynagradzania.
Obowiązek zapewnienia przejrzystości struktury wynagrodzeń nie oznacza konieczności ujawniania imiennych wynagrodzeń ani publikowania informacji pozwalających na bezpośrednią identyfikację wysokości zarobków konkretnego pracownika zatrudnionego na stanowisku jednoosobowym.
Rozwiązaniem pozwalającym na pogodzenie wymogu przejrzystości wynagrodzeń z ochroną danych osobowych jest grupowanie takich stanowisk w szersze kategorie zaszeregowania lub rodziny stanowisk, oparte na obiektywnej wycenie pracy o równej wartości.
Pierwszeństwo regulaminu wynagradzania
Zgodnie z art. 772 Kodeksu pracy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, a także pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, jeżeli wystąpi z takim wnioskiem zakładowa organizacja związkowa, ustala warunki wynagradzania w regulaminie wynagradzania.
Jeżeli spółka posiada już regulamin wynagradzania, to właśnie ten akt stanowi źródło prawa pracy w rozumieniu art. 9 Kodeksu pracy. W regulaminie powinny zatem zostać określone wiążące zasady wynagradzania, w tym odpowiednie tabele stawek lub widełki płacowe.
Dopuszczalność odrębnej polityki
Możliwe jest przyjęcie odrębnego dokumentu, np. „Polityki wynagrodzeń i przejrzystości płac”, który może stanowić załącznik do regulaminu wynagradzania lub zostać przyjęty w porozumieniu ze stroną pracowniczą.
Jednocześnie same zasady zaszeregowania oraz wysokość stawek powinny wynikać z regulaminu wynagradzania, tak aby zachować ich pełną moc wiążącą wobec pracowników.
Stanowiska jednoosobowe a ryzyko ujawnienia wynagrodzenia konkretnego pracownika
W przypadku zatrudnienia 36 osób precyzyjne przypisanie widełek płacowych do unikalnej nazwy stanowiska, np. „Główny informatyk” czy „Specjalista ds. kadr i płac”, może w praktyce prowadzić do ujawnienia informacji o wynagrodzeniu konkretnego pracownika. Może to rodzić ryzyko naruszenia dóbr osobistych oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO).
W celu spełnienia wymogu przejrzystości wynagrodzeń przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka deanonimizacji można zastosować następujące mechanizmy:
1) Kategoryzacja i tworzenie rodzin stanowisk
Zamiast tworzenia odrębnej pozycji dla każdego stanowiska, możliwe jest połączenie stanowisk w szersze poziomy lub grupy zaszeregowania, ustalone na podstawie obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów, takich jak wymagane wykształcenie, zakres odpowiedzialności czy stopień złożoności wykonywanych zadań.
Na poziomie „Specjalista Senior” w jednej grupie taryfowej mogą zostać ujęte stanowiska głównego informatyka, koordynatora ds. sprzedaży oraz głównego księgowego. Wszystkim tym stanowiskom można przypisać jeden wspólny przedział płacowy, co ogranicza możliwość ustalenia dokładnego wynagrodzenia konkretnej osoby.
2) Stosowanie odpowiednio szerokich widełek płacowych
W tabeli płac można określić minimalne i maksymalne stawki dla danej kategorii, np. od 7000 zł do 11 000 zł brutto.
Odpowiednia rozpiętość widełek pozwala zachować elastyczność w kształtowaniu wynagrodzeń, a jednocześnie ogranicza możliwość ustalenia dokładnego wynagrodzenia pracownika wykonującego zadania na stanowisku jednoosobowym.
3) Rozróżnienie prawa do informacji od publicznej listy płac
Przepisy dotyczące przejrzystości wynagrodzeń, w tym dyrektywa 2023/970, gwarantują pracownikowi prawo do informacji dotyczących kryteriów ustalania wynagrodzenia oraz przeciętnego poziomu wynagrodzenia, z podziałem na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.
Jeżeli w danej kategorii znajduje się tylko jeden pracownik, nie powinny być udostępniane statystyki ani dane, które wprost prowadziłyby do jego identyfikacji. W takim przypadku przekazywane informacje powinny ograniczać się do obiektywnych kryteriów przypisania stanowiska do określonego przedziału w tabeli wynagrodzeń.
Ochrona informacji o wynagrodzeniu
Na koniec warto wskazać na utrwalone stanowisko orzecznictwa, zgodnie z którym wysokość wynagrodzenia pracownika stanowi jego dobro osobiste w rozumieniu art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego i co do zasady nie może być ujawniana przez pracodawcę bez wyraźnej zgody zainteresowanego.
W tym zakresie wskazuje się w szczególności na uchwałę SN z 16.7.1993 r., (I PZP 28/93, Legalis).
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis Księgowość Kadry Biznes. Zaloguj się po więcej lub kup dostęp →
