Aktualizacja informacji VAT-26 w przypadku wykupu samochodu osobowego z leasingu oraz jego późniejszej sprzedaży

Pojazdy wykorzystywany w działalności

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU), podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 VATU (zob. art. 86a ust. 12 VATU). W przypadku niezłożenia w terminie przedmiotowej informacji uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym podatnik złoży tę informację (zob. art. 86a ust. 13 VATU). Z kolei w przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego podatnik jest obowiązany do aktualizacji przedmiotowej informacji najpóźniej do końca miesiąca, w którym dokonał tej zmiany (zob. art. 86a ust. 14 VATU).

Ponadto zgodnie z przepisami VATU, minister właściwy do spraw finansów publicznych określi w drodze rozporządzenia wzór przedmiotowej informacji, uwzględniając potrzebę zawarcia w niej danych pozwalających na identyfikację pojazdu samochodowego, w szczególności marki, modelu pojazdu i jego numeru rejestracyjnego, jak również daty poniesienia pierwszego wydatku związanego z danym pojazdem, oraz uwzględniając potrzebę umożliwienia prawidłowej aktualizacji złożonej informacji (zob. art. 86a ust. 15 VATU). W stosownym rozporządzeniu określono wzór informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej (formularz VAT-26), wskazując jako dane identyfikacyjne pojazdu samochodowego następujące informacje:

1) marka;

2) model;

3) numer rejestracyjny;

4) rok produkcji;

5) data nabycia pojazdu, przy czym w przypadku pojazdów używanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze należy podać datę przyjęcia w używanie;

6) data poniesienia pierwszego wydatku, przy czym w przypadku gdy datą poniesienia pierwszego wydatku jest data wpłaty przedpłaty / zaliczki / zadatku / raty na poczet pojazdu, który zostanie nabyty / przyjęty w używanie – w polu data nabycia pojazdu należy podać planowaną: datę oddania pojazdu do używania po jego wytworzeniu / datę importu / datę przyjęcia w używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze;

7) data zmiany wykorzystywania.

Informacja VAT-26 w przypadku wykupu samochodu osobowego z leasingu

Przywołane przepisy prawa podatkowego nie wskazują wyraźnie, czy wykup samochodu osobowego z leasingu powoduje konieczność złożenia nowej informacji VAT-26 albo aktualizacji informacji VAT-26.

Natomiast w działalności interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej przyjmuje się, że zmiana danych identyfikacyjnych samochodu osobowego powoduje konieczność aktualizacji informacji VAT-26. Przykładowo w interpretacji podatkowej z 13.3.2026 r., 0114-KDIP4-2.4012.78.2026.1.WH Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśnił m.in., że informacja VAT-26 identyfikuje dany samochód osobowy poprzez określenie: marki, modelu, numeru rejestracyjnego, roku produkcji, daty nabycia pojazdu. Z kolei w przypadku zmiany danych identyfikacyjnych samochodu osobowego (np. w zakresie numeru rejestracyjnego) powstaje konieczność złożenia aktualizacji informacji VAT-26. W tym miejscu należy wyraźnie wskazać, że w stanie faktycznym przywołanej interpretacji podatkowej wykup samochodu osobowego z leasingu spowodował zmianę jego numeru rejestracyjnego, tzn. bardzo istotnej informacji identyfikacyjnej. Natomiast w celu zwiększenia bezpieczeństwa podatkowego oraz zmniejszenia ryzyka ewentualnego sporu z organem podatkowym w zakresie prawidłowego rozliczenia VAT należałoby przyjąć ostrożnościowo, że każda zmiana danych identyfikacyjnych samochodu osobowego (np. również w zakresie daty nabycia pojazdu) powoduje konieczność złożenia aktualizacji informacji VAT-26.

Należy mieć na uwadze również to, że w działalności interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej można znaleźć odmienne stanowiska w podobnych sprawach, przykładowo:

1) w przypadku zmiany danych identyfikacyjnych samochodu osobowego (np. w zakresie numeru rejestracyjnego) powstaje konieczność złożenia nowej informacji VAT-26 (zob. interpretacja podatkowa z 6.7.2021 r., 0112-KDIL1-1.4012.261.2021.2.AW oraz z 9.2.2021 r., 0114-KDIP4-3.4012.712.2020.1.DM);

2) w przypadku zmiany danych identyfikacyjnych samochodu osobowego (np. w zakresie numeru rejestracyjnego) powstaje konieczność złożenia informacji VAT-26, w której podatnik wskaże jednocześnie jako cel złożenie informacji oraz aktualizację informacji (zob. interpretacja podatkowa z 14.10.2020 r., ITPP2/4512-528/16-7/20/AD oraz z 18.2.2015 r., IPPP1/443-1384/14-4/AS).

W związku z powyższym, ze względu na niejednoznaczne przepisy prawa podatkowego oraz rozbieżne stanowiska prezentowane w wydawanych interpretacjach podatkowych, a także w celu zwiększenia bezpieczeństwa podatkowego oraz uniknięcia ryzyka ewentualnego sporu z organem podatkowym w zakresie prawa do odliczenia 100% kwoty VAT naliczonego od wydatków związanych z przedmiotowym samochodem osobowym, warto rozważyć wystąpienie z wnioskiem do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej w przedmiotowej sprawie.

Informacja VAT-26 w przypadku późniejszej sprzedaży samochodu osobowego

Przywołane przepisy prawa podatkowego nie wskazują wyraźnie, czy późniejsza sprzedaż samochodu osobowego powoduje konieczność złożenia nowej informacji VAT-26 albo aktualizacji informacji VAT-26.

Natomiast w działalności interpretacyjnej organów podatkowych oraz orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się, że w przypadku sprzedaży samochodu osobowego dochodzi do sytuacji, w której przestaje być on wykorzystywany do celów działalności gospodarczej i od tego momentu ustaje prawo podatnika do odliczenia kwoty VAT naliczonego, w związku z czym podatnik jest zobowiązany do złożenia aktualizacji informacji VAT-26 (zob. interpretacja podatkowa z 12.10.2016 r., IPPP1/4512-593/16-3/AS, wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 22.4.2021 r., I FSK 1049/18, Legalis).