Jeżeli w Kodeksie pracy jest mowa o postaci elektronicznej, to wystarczający jest zwykły e-mail. Oczywiście można użyć także kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jako wyższego stopnia postaci elektronicznej. Nie jest to jednak potrzebne, a w praktyce może opóźnić proces kadrowy.
W celu odpowiedzi na pytanie najlepiej jest porównać kilka przepisów.
Po pierwsze, w art. 29 § 3 KP i innych (m.in. dotyczących pracy zdalnej) jest mowa o postaci elektronicznej dokumentu.
Po drugiej, zgodnie z art. 781 § 2 KC oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Oznacza to, że jedynym zamiennikiem formy pisemnej jest forma elektroniczna.
Po trzecie, w myśl art. 781 § 1 KP, do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Z powyższych przepisów wynika, że rozróżnia się postać elektroniczną od formy elektronicznej.
Postać elektroniczna to nośnik, na którym utrwalono treść oświadczenia lub dokumentu, a konkretnie jego cyfrowa forma, czyli plik (np. PDF, DOC) zapisany na nośniku takim jak dysk komputera czy pendrive. Natomiast forma elektroniczna oznacza dodatkowo konieczność opatrzenia tego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W skrócie forma elektroniczna to postać elektroniczna plus podpis kwalifikowany.
Z powyższego wynika, że jeżeli pracodawca lub pracownik ma złożyć oświadczenie woli lub dokument w postaci elektronicznej, to wystarczające i odpowiednie będzie wysłanie go e-mailem. Oczywiście można też przekazać dokument wraz z podpisem elektronicznym, ponieważ forma elektroniczna to postać elektroniczna plus kwalifikowany podpis elektroniczny. W praktyce może to opóźnić przekazanie dokumentu.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis Księgowość Kadry Biznes. Zaloguj się po więcej lub kup dostęp →
