Przepisy nie precyzują, jakie konkretnie obowiązki powinien spełnić pracodawca, organizując dobrowolną imprezę firmową dla swoich pracowników. Bez wątpienia nie będzie to jednak impreza masowa, której organizacja wiąże się z licznymi obowiązkami. Sądzę, że poza ogólnie szeroko rozumianym obowiązkiem zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom tej imprezy, pracodawca powinien również zapewnić pomieszczenia higieniczno-sanitarne oraz miejsca do ogrzewania się. Czas wykonywania zadań przez pracowników zaangażowanych do obsługi imprezy powinien być traktowany (i rozliczany) jak czas pracy.
Stosownie do postanowień art. 207 § 2 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Obowiązek ten dotyczy nie tylko sytuacji, w których pracownik wykonuje obowiązki służbowe, ale również tych, w których przebywa na terenie zakładu pracy lub w innym miejscu wskazanym przez pracodawcę.
Planując organizację imprezy firmowej dla własnych pracowników, należy przede wszystkim zabezpieczyć teren imprezy, a więc:
1) upewnić się, że miejsce jest bezpieczne (nie ma w nim zagrożeń fizycznych, są odpowiednie dojścia, oświetlenie itp.),
2) oznakować wyjścia ewakuacyjne, drogi dojścia itp. (jeśli impreza ma wydzielony teren),
3) zapewnić sprzęt ochrony ppoż., jeśli planowane jest używanie otwartego ognia (np. przy rozpalaniu ognisk, grillów, koksowników itp.).
Warto również rozważyć zapewnienie punktu pierwszej pomocy wraz z obsługującymi go osobami.
Nie można również zapomnieć o konieczności zapewnienia pomieszczeń higieniczno-sanitarnych oraz miejsc do ogrzewania się, skoro impreza ma się odbywać w okresie zimowym na otwartym terenie.
Odnosząc się z kolei do kwestii czasu pracy pracowników zaangażowanych w obsługę tej imprezy, należy wyjaśnić, że zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy, czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Tym samym czas wykonywania pracy przez takie osoby powinien być traktowany i rozliczany jak czas pracy.
