Przedmiotowe koszty utrzymania części wspólnych (w tym zaliczek na te koszty) nie stanowią wynagrodzenia z tytułu dokonywania przez wspólnotę mieszkaniową czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Wspólnota nie powinna ich zatem dokumentować fakturami, lecz za pomocą innych niż faktury dokumentów, np. not księgowych.
W świetle orzecznictwa sądów administracyjnych oraz interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 21.6.2011 r. (T8/033/IO1/AEW/11/PT-571) wspólnoty mieszkaniowe są podatnikami podatku od towarów i usług przede wszystkim z tytułu działalności na rzecz osób trzecich, np. wynajmowania lokali czy udostępniania ścian budynków na reklamy. Ponadto wspólnoty mieszkaniowe mogą być podatnikami tego podatku z tytułu odsprzedaży tzw. mediów, tj. energii cieplnej, energii elektrycznej, gazu, wody oraz usług odbioru nieczystości stałych i płynnych. Przyjmuje się bowiem, że wspólnota mieszkaniowa, realizując wspólny interes właścicieli występuje w odmiennych rolach w przypadku nabycia towarów i usług w ramach zarządu nieruchomością wspólną oraz w przypadku nabycia towarów i usług na potrzeby utrzymania poszczególnych lokali właścicieli. O ile w pierwszej z tych ról wspólnoty mieszkaniowe nie działają w charakterze podatników, to w przypadku nabycia towarów i usług na potrzeby utrzymania poszczególnych lokali właścicieli, wspólnoty mieszkaniowe działają w takim charakterze.
Pytanie dotyczy kosztów utrzymania części wspólnych budynku usługowego, a więc sfery, w jakiej w świetle powyższego wspólnota nie działa w charakterze podatnika VAT. Przedmiotowych kosztów (w tym kosztów zaliczek) wspólnota mieszkaniowa nie powinna zatem dokumentować fakturami.
Potwierdza to wydana na wniosek wspólnoty mieszkaniowej interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23.6.2022 r. (0114-KDIP4-3.4012.159.2022.2.DM), w której czytamy, że:
W zakresie pobierania opłat na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, tj. opłat na fundusz remontowy i opłat eksploatacyjnych, nie prowadzą Państwo działalności gospodarczej. W konsekwencji, brak jest podstaw do wystawiania faktur VAT w celu dokumentowania wewnętrznych rozliczeń między Wspólnotą a właścicielami lokali, w związku z ponoszonymi kosztami zarządu nieruchomością wspólną tj. opłatami na fundusz remontowy i opłatami eksploatacyjnymi.
Reasumując – przedmiotowe koszty utrzymania części wspólnych (w tym zaliczek na te koszty) nie stanowią wynagrodzenia z tytułu dokonywania przez wspólnotę mieszkaniową czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Wspólnota nie powinna ich zatem dokumentować fakturami, lecz za pomocą innych niż faktury dokumentów, np. not księgowych.
