Postanowienie regulaminu wynagradzania w sprawie nietworzenia zfśs, które nie zostało uzgodnione z przedstawicielem załogi, jest nieskuteczne. Wobec czego pracodawca spełniający wymogi FundŚwSocjU ma obowiązek tworzenia funduszu socjalnego. Niewykonanie tego obowiązku rodzi odpowiedzialność karną. Ponadto roszczenie o wpłatę obowiązkowych kwot odpisu na zfśs ma zakładowa organizacja związkowa. Roszczenie to w opinii SN nie przedawnia się. Porozumienie z przedstawicielem pracowników w sprawie nietworzenia zfśs nie może dotyczyć okresu przeszłego. Zgodnie z aktualnym stanem prawnym (od 2017 r.), pracodawca, o którym mowa w pytaniu, nie ma obowiązku tworzenia fundusz socjalnego. Wobec tego zawieranie porozumienia w sprawie nietworzenia zfśs nie wydaje się zasadne. Porozumienie takie byłoby natomiast konieczne, gdyby pracodawca zamierzał zwiększyć zatrudnienie powyżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Obowiązek tworzenia funduszu świadczeń socjalnych a decyzja o rezygnacji z tworzenia funduszu
Zgodnie z art. 3 ust. 1 FundŚwSocjU pracodawcy nienależący do jednostek sektora finansów publicznych, którzy zatrudniają na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mają obowiązek utworzenia funduszu świadczeń socjalnych i odprowadzania na jego konto bankowe równowartości odpisów podstawowych. Pracodawcy ci mogą jednak postanowić o nietworzeniu funduszu socjalnego. Decyzja taka musi być podjęte w formie postanowienia układu zbiorowego pracy albo postanowienia regulaminu wynagradzania. Jeśli w zakładzie nie działa organizacja związkowa, decyzja o rezygnacji z tworzenia funduszu wymaga uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Przez „uzgodnienie” należy rozumieć uzyskanie zgody przedstawiciela pracowników. Bez osiągnięcia porozumienia z przedstawicielem pracowników pracodawca nie będzie mógł jednostronnie wprowadzić zmian do regulaminu wynagradzania, a co za tym idzie, będzie musiał prowadzić fundusz socjalny i przekazywać na jego konto bankowe równowartość odpisów określonych w FundŚwSocjU. Zatem postanowienie regulaminu wynagradzania w sprawie nietworzenia funduszu socjalnego przyjęte bez udziału przedstawiciela pracowników jest nieskuteczne, wobec czego nie zwalnia pracodawcy z obowiązku tworzenia tego funduszu.
Pracodawca zobowiązany do tworzenia funduszu socjalnego powinien wyodrębnić środki funduszu z ogółu majątku pracodawcy i przechowywać je na odrębnym rachunku bankowym (art. 12 ust. 1 FundŚwSocjU). Niewykonanie tej dyspozycji stanowi wykroczenie (art. 12a FundŚwSocjU).
Wykroczenie przeciwko prawom pracownika
Zgodnie z art. 12a ust. 1 ustawy ten, kto będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym (w imieniu pracodawcy) za wykonywanie jej przepisów, nie wykonuje ich, albo podejmuje niezgodne z nimi działania, podlega karze grzywny. W sprawach tych orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym kodeksem postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 12a ust. 2 FundŚwSocjU).
Za popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracownika możliwe jest nałożenie grzywny przez inspektora pracy w ramach postępowania mandatowego (art. 96 KPW) lub też przez sąd rejonowy w trybie zwyczajnym (art. 9 KPW). Wysokość grzywny nałożonej przez inspektora pracy może wynosić do 2000 zł (art. 96 § 1a KPW). Grzywny w postępowaniu przed sądem mogą być wymierzane w granicach do 5000 zł (por. art. 24 KW). Karalność wykroczenia ustaje, jeżeli od czasu jego popełnienia upłynął rok; jeżeli w tym okresie wszczęto postępowanie, karalność wykroczenia ustaje z upływem 2 lat od popełnienia czynu (art. 45 KW).
W stanie faktycznym pytania zatrudnienie u pracodawcy wahało się od 23 do 49 pracowników od roku 2011 do chwili obecnej. Określony w przepisach stan zatrudnienia, od którego zależy obowiązek utworzenia funduszu socjalnego zmienił się w tym czasie. Do końca 2016 r. omawiany obowiązek obejmował pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a od 1.1.2017 r. – co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Zatem w analizowanym przypadku pracodawca miał obowiązek tworzenia zfśs w latach 2011–2016. Z uwagi na upływ czasu karalność czynu pracodawcy lub osób go reprezentujących przedawniła się zatem.
W kontekście odpowiedzialności za naruszenie przepisów FundŚwSocjU należy zwrócić uwagę na kompetencję związków zawodowych do dochodzenia przed sądem pracy zwrotu funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na fundusz (art. 8 ust. 3 FundŚwSocjU).
W uzasadnieniu wyr. z 11.4.2012 r. (III PK 66/11, Legalis) SN stwierdził, że „powinność pracodawcy przekazania określonych kwot na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie jest jego długiem wobec tego Funduszu w rozumieniu przepisów prawa cywilnego. Środki te nie przestają być własnością pracodawcy, natomiast jest on ograniczany w możliwości dysponowania nimi, gdyż może je przeznaczyć jedynie na finansowanie działalności socjalnej. (…) odpis na Fundusz lub brak takiego odpisu stanowi jedynie przesunięcie majątkowe o charakterze formalnym w obrębie kont, jakie posiada pracodawca.”. W przypadku braku wpłaty obowiązkowego odpisu – mimo naruszenia przepisu – nie ma więc podmiotu poszkodowanego.
Ponadto „W ocenie Sądu Najwyższego roszczenia o przekazanie należnych środków na Fundusz mają charakter publiczny. Związki zawodowe działają tu na rzecz załogi. Ich zadanie polega na organizowaniu działalność socjalnej w interesie zbiorowym, sam zaś Fundusz ma służyć realizacji konkretnych działań socjalnych podejmowanych dla dobra wspólnego wszystkich pracowników, nie zaś konkretnych osób fizycznych lub prawnych. W sferze publicznoprawnej przedawnienie istnieje zaś tylko wtedy, gdy konkretny przepis tak stanowi lub odsyła w kwestiach nieuregulowanych w ustawie do stosowania w tym przedmiocie np. przepisów prawa cywilnego. W prawie publicznym ewentualne przedawnienie się należności musi zatem wynikać z wyraźnego przepisu prawa mającego expressis verbis zastosowanie do tej należności. Ponieważ żaden przepis ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ani innej ustawy nie odnosi się do przedawnienia roszczeń o przekazanie należnych środków na Fundusz, to należy uznać, że roszczenia te nie przedawniają się”.
W konkluzji tego wyroku Sąd Najwyższy dochodzi do wniosku, że za opóźnienie w przekazaniu równowartości odpisów na rachunek bankowy zfśs nie przysługują odsetki. Ponadto, że żądanie przez związek zawodowy wpłaty wymagalnych kwot nieprzekazanych w terminie przez pracodawcę na rachunek bankowy funduszu nie przedawnia się. Oznacza to, że z powództwem przewidzianym w art. 8 ust. 3 ustawy związek może wystąpić nawet po wielu latach. Warto przy tym podkreślić, że kompetencję w tym zakresie ma wyłącznie związek zawodowy. Żadna inna forma przedstawicielstwa pracowników nie ma kompetencji do żądania wpłaty środków należnych na zfśs. Dopóki zatem w zakładzie nie działa organizacja związkowa, dopóty nie ma kompetentnego podmiotu, który mógłby domagać się wykonania obowiązku utworzenia zfśs i wpłaty należnych środków za okres – jak w analizowanym przypadku – ponad 5 lat wstecz.
Warto ponadto zauważyć, że sprawy socjalne należą do zakresu przedmiotowego procedury sporów zbiorowych (art. 1 SporyZbiorU), która jednak może być prowadzona wyłącznie z udziałem zakładowej organizacji związkowej.
Podsumowując, należy zauważyć, że pracodawca nie wykonał obowiązku utworzenia zfśs w latach 2011–2016 (obowiązek ten w roku 2011 zależy od tego, czy pracodawca działał od początku roku). W kolejnych latach obowiązku takiego pracodawca nie miał ze względu na zmianę przepisów w sprawie liczby pracowników zobowiązującej pracodawcę do utworzenia zfśs (wzrost z 20 na 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty).
Sankcje karne
Za niewykonanie obowiązku utworzenia zfśs przepisy przewidują sankcję karną, która – w analizowanym przypadku – przedawniła się. Ewentualne konsekwencje braku wpłaty środków na zfśs mogłyby nastąpić w przypadku aktywnych działań zakładowej organizacji związkowej, gdyby taka działała u pracodawcy. W opinii Sądu Najwyższego roszczenie organizacji związkowej o wpłatę obowiązkowych odpisów na zfśs nie przedawnia się, ale od niewpłaconych kwot nie przysługują odsetki.
