Ewidencja księgowa niedoborów i nadwyżek w kasie zależy od uznania czy powstałe różnice wynikają z przyczyn zawinionych czy niezawinionych. Warunkiem odpowiedzialności sprzedawcy za obrót gotówką jest określenie tej odpowiedzialności przez pracodawcę w formie pisemnej oraz zapewnienie możliwości przekazania pracownikowi mienia, w sposób umożliwiający mu jego weryfikację.
Do ewidencji i rozliczenia stwierdzonych niedoborów, szkód lub nadwyżek w rzeczowych i pieniężnych składnikach majątkowych, stanowiących własność organizacji, jak też w składnikach majątkowych obcych, służy konto 243 „Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek”.
Ewidencja niedoborów i nadwyżek w kasie przebiega następująco:
1. Ujawnione niedobory w kasie:
– Wn konto 234 „Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek”,
– Ma konto 100 „Kasa”.
2. Ujawnione nadwyżki w kasie:
– Wn konto 100 „Kasa”,
– Ma konto 234 „Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek”.
3. Niedobory środków pieniężnych uznane za niezawinione:
– Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”,
– Ma konto 234 „Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek”.
4. Spłata niedoboru gotówką:
– Wn konto 100 „Kasa”,
– Ma konto 234 „Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek”.
5. Spłata niedoboru w wyniku potrącenia z wynagrodzenia:
– Wn konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
– Ma konto 234 „Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek”.
Jeżeli pracownik obwiniony za powstanie niedoboru odmówiłby pokrycia powstałej straty, a pracodawca zdecydowałby się na skierowanie sprawy do sądu – ewidencja powinna nastąpić poprzez następujące zapisy księgowe:
– Wn konto 244 „Należności dochodzone na drodze sądowej”,
– Ma konto 234 „Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek”.
6. Niedobory powstałe z przyczyn losowych, np. w wyniku kradzieży gotówki:
– Wn konto 771 „Straty nadzwyczajne”,
– Ma konto 234 „Rozliczenie niedoborów, szkód i nadwyżek”.
W przypadku różnic w kasie wyodrębnić można: zawinione i niezawinione. O wysokości i wartości obciążenia osób materialnie odpowiedzialnych bądź odpisaniu wartości decyduje kierownik jednostki.
By można było obciążyć pracownika powstałymi niedoborami muszą zaistnieć przesłanki dotyczące przejęcia odpowiedzialności pracownika za powierzone mienie. Fakt, iż pracownik zajmuje się sprzedażą w punkcie detalicznym i jest jedyną osobą dokonującą obrotu w kasie nie jest wystarczającą przesłanką do przeniesienia na niego odpowiedzialności. Odpowiedzialność ta powinna przez pracodawcę być w sposób jednoznaczny określona, powinny zostać również określone zasady postępowania i zasady tej odpowiedzialności. W praktyce najczęściej zgoda pracownika na powierzenie mu mienia wynika z treści umowy o pracę w przypadku zatrudnienia na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną, np. sprzedawca lub z umowy o przyjęciu odpowiedzialności materialnej. Pracodawca powinien pamiętać, że przekazanie mienia pracownikowi musi nastąpić w taki sposób, aby mógł on sprawdzić jego stan ilościowy i jakościowy, objąć je w posiadanie i sprawować nad nim pieczę.
