Przepisy nie wymagają wprowadzenia takich regulacji wewnętrznych, a jedynie ustalenia procedur dotyczących zabezpieczeń dokumentacji elektronicznej.
Decyzja o elektronizacji dokumentacji pracowniczej lub jej części należy do pracodawcy. Prawodawca uregulował dosyć szeroko działania, jakie mają w związku z tym zostać podjęte art. 948 – 9410 Kodeksu pracy oraz przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Rozporządzenie określa – można tak powiedzieć – stronę techniczną zagadnienia (podstawowe zasady zabezpieczenia dokumentacji, minimalne warunki techniczne dla odwzorowań cyfrowych dokumentów). Nie wymagają wprowadzenia wewnętrznej procedury dotyczącej zakresu wskazanego w pytaniu.
Jest oczywiście możliwość jej wydania ale należałoby się zastanowić nad tym, czy – przy braku wymogu jej wprowadzenia – będzie to rozwiązanie trafne dla pracodawcy ze względu na potencjalną zmienność podejścia do poszczególnych zagadnień. Poruszane zaś w pytaniu kwestie nie wymagają procedury także ze względu na małą ich rozpiętość – zarządzenie pracodawcy wskazując na elektronizację, w którym wskazane zostanie, jakie elementy dokumentacji i w stosunku do kogo (jakich grup pracowników, dokumentacji aktualnej/archiwalnej) mają zostać zelektronizowane wydaje się wystarczające.
Inną kwestią jest uregulowanie tych zagadnień, na które wskazuje rozporządzenie, w szczególności w § 10. Wymaga się w nim m.in.:
- opracowania i stosowania procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
- przygotowania i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.
W tym zakresie wprowadzenie regulacji wewnętrznych jest konieczne. Powinny one obejmować szeroko rozumiane kwestie zabezpieczeń dokumentacji.
