Uzależnione jest to od tego, o jakim konkretne wniosku lub oświadczeniu mówimy. Jeżeli przepisy wymagają, by został (zostało) złożone w formie pisemnej, to konieczne jest zachowanie formy pisemnej, a zatem wniosek powinien być złożony na piśmie i podpisany przez pracownika albo elektronicznie i opatrzony podpisem kwalifikowanym.

Pracodawca jest obowiązany:

1) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);

2) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Szkolenia z zakresu prawa pracy – aktualna lista szkoleń Sprawdź

Dokumentacja pracownicza składa się z:

1) akt osobowych,

2) dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (szczegółowy jej zakres określa § 6 DokPracR.

Wybór postaci prowadzenia dokumentacji należy do pracodawcy, przy czym może prowadzić całość dokumentacji w jednej formie lub np. akta osobowe papierowo, a pozostałą dokumentację elektronicznie.

Przy formie papierowej to dla zachowania kompletności dokumentacji konieczne byłoby dołączanie do niej wydruków wniosków złożonych elektronicznie. Wystarczy przy tym wydruk wniosku wprowadzonego do systemu elektronicznego (aplikacji). Możliwe jest jednak podjęcie decyzji o prowadzeniu części dokumentacji pracowniczej elektronicznie (np. dokumentacji urlopowej) i wówczas wydruk nie będzie potrzebny.

Tutaj jednak istotny jest podział dokumentów (wniosków, oświadczeń) na te, w stosunku do których przepisy narzucają formę pisemną i te, przy których takiego wymogu nie ma. Przykładowo, wnioski o urlop wypoczynkowy mogą być przekazywane w jakiejkolwiek formie, także poprzez tzw. zwykły mail. Nie muszą być zatem umieszczane następnie w papierowej dokumentacji dopiero po podpisaniu wydruku przez pracownika. Podobnie wniosek o wolne na opiekę nad dzieckiem z art. 188 KP.

Więcej praktycznych wyjaśnień po zalogowaniu. Nie posiadasz dostępu? Odbierz

 

W tych jednak przypadkach, w których przepisy wprost narzucają formę pisemną, wniosek powinien zostać złożony na piśmie i podpisany lub elektronicznie, ale opatrzony podpisem kwalifikowanym. Jakkolwiek przepisy Kodeksu pracy w ostatnim czasie rozszerzają możliwość składania różnego rodzaju wniosków z dotychczas papierowej formy również na postać elektroniczną, to zostało w niektórych regulacjach związanie formą papierową wniosku.