Przekazywanie PIT-11 przez płatników i inne podmioty zobowiązane – objaśnienia MF

W jednej z propozycji zgłoszonych przez stronę społeczną podczas prac zespołu deregulacyjnego „SprawdzaMY Inicjatywa Przedsiębiorcy dla Polski” wskazano bowiem m.in., że pracodawca ma obowiązek wysyłania imiennej informacji PIT-11 listem poleconym w każdym przypadku, gdy podatnik nie odbierze jej osobiście. Zwrócono uwagę, że obowiązek ten generuje dodatkowe koszty i zwiększa obciążenia administracyjne.

W wydanych objaśnieniach MF zauważył jednak, że analiza obowiązujących przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU) nie potwierdza istnienia takiego bezwzględnego obowiązku.

Przepis art. 42g ust. 1 pkt 2 PDOFizU wskazuje albowiem jedynie, że formularz PIT-11 jest przesyłany podatnikom najpóźniej do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Pozostałe regulacje PDOFizU nie zawierają unormowań dotyczących formy i sposobu przekazywania PIT-11 podatnikom. Oznacza to, że w tym zakresie ustawodawca pozostawił płatnikom i innym podmiotom sporządzającym formularz PIT-11 swobodę w wyborze formy i sposobu jego przekazania podatnikom.

W praktyce oznacza to, że PIT-11 może być przekazywany podatnikom zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego płatnika, czy innego podmiotu sporządzającego ten formularz. Może to zatem przykładowo nastąpić:

Z uwagi na to, że przesłanie podatnikom PIT-11 stanowi realizację obowiązku określonego w PDOFizU, to płatnicy i inne podmioty zobowiązane do sporządzenia i przekazania formularza powinni zadbać o udokumentowanie, że wywiązali się z tego obowiązku.

Zastosowanie się do niniejszych objaśnień przez płatników i inne podmioty zobowiązane korzysta z ochrony przewidzianej w art. 14k–14m Ordynacji podatkowej (zgodnie z art. 14n § 4 pkt 1 i art. 14p Ordynacji podatkowej).

Źródło: Objaśnienia podatkowe Ministra Finansów z 27.6.2025 r., DD3.8203.3.2025

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej

Decyzja o elektronizacji dokumentacji pracowniczej lub jej części należy do pracodawcy. Prawodawca uregulował dosyć szeroko działania, jakie mają w związku z tym zostać podjęte art. 94⁸ – 94¹⁰ Kodeksu pracy oraz przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Rozporządzenie określa – można tak powiedzieć – stronę techniczną zagadnienia (podstawowe zasady zabezpieczenia dokumentacji, minimalne warunki techniczne dla odwzorowań cyfrowych dokumentów). Nie wymagają wprowadzenia wewnętrznej procedury dotyczącej zakresu wskazanego w pytaniu.

Jest oczywiście możliwość jej wydania ale należałoby się zastanowić nad tym, czy – przy braku wymogu jej wprowadzenia – będzie to rozwiązanie trafne dla pracodawcy ze względu na potencjalną zmienność podejścia do poszczególnych zagadnień. Poruszane zaś w pytaniu kwestie nie wymagają procedury także ze względu na małą ich rozpiętość – zarządzenie pracodawcy wskazując na elektronizację, w którym wskazane zostanie, jakie elementy dokumentacji i w stosunku do kogo (jakich grup pracowników, dokumentacji aktualnej/archiwalnej) mają zostać zelektronizowane wydaje się wystarczające.

Inną kwestią jest uregulowanie tych zagadnień, na które wskazuje rozporządzenie, w szczególności w § 10. Wymaga się w nim m.in.:

W tym zakresie wprowadzenie regulacji wewnętrznych jest konieczne. Powinny one obejmować szeroko rozumiane kwestie zabezpieczeń dokumentacji.

Wprowadzenie w umowie spółki zapisów umożliwiających uchylenie tajności głosowania

Zgodnie z art. 247 § 2 i art. 247 § 3 ustawy Kodeks spółek handlowych (dalej: KSH) tajne głosowanie zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych. Poza tym należy zarządzić tajne głosowanie na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu wspólników. Zgromadzenie wspólników może powziąć uchwałę o uchyleniu tajności głosowania w sprawach dotyczących wyboru komisji powoływanej przez zgromadzenie wspólników.

Regułą jest zatem to, że wszelkie sprawy wyborcze muszą być przeprowadzone w głosowaniu tajnym. Tajność głosowania w tym wypadku gwarantować ma możliwość swobodnego wyrażenia poglądu w poddanej pod głosowanie sprawie, bez narażania się na ewentualne szykany ze strony osób zainteresowanych wynikiem głosowania. W nauce prawa wskazuje się, że: „Przepis art. 247 § 2 KSH stanowi ius cogens, nie jest więc w drodze postanowień umowy spółki dopuszczalne przyjęcie, że sprawy, które z mocy tego przepisu mają być głosowane z zachowaniem tajności, mogą być jednak rozstrzygane w drodze jawnego głosowania. Podobnie niedopuszczalne jest ograniczenie prawa wynikającego z art. 247 § 2 zd. 2 KSH przez wprowadzenie zasady, że tajnego głosowania mogą żądać np. tylko wspólnicy mający określony udział w kapitale zakładowym. Jednakże, ponieważ zasadą jest głosowanie jawne (art. 247 § 1 KSH), a tajne – wyjątkiem, za nieważne trzeba uznać zastrzeżenie w umowie spółki, że we wszystkich sprawach uchwały mają zapadać w głosowaniu tajnym” (tak J.A. Strzępka, E. Zielińska, w: J.A. Strzępka, Kodeks, 2003, s. 686 oraz powołana tam literatura; A. Szumański, w: S. Sołtysiński, Kodeks, t. 2, 2002, s. 570; inaczej R. Pabis, Spółka z o.o., s. 315–316).

Co więcej, niezastosowanie głosowania tajnego w sytuacjach określonych w art. 247 KSH powoduje nieważność uchwały i możliwość wytoczenia powództwa z art. 252 KSH.

Wpłata na poczet usług świadczonych w przyszłości a VAT

Co do zasady obowiązek podatkowy w takich przypadkach – ponieważ nie ma w odniesieniu do takich usług przepisów szczególnych – powstaje z chwilą wykonania usługi (zakończenia imprezy), zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT.

W odniesieniu do tych usług zastosowanie ma także zasada, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub część zapłaty, w szczególności przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty itp.

Piszecie Państwo, że w momencie dokonania takiej wpłaty nie wiadomo jeszcze, ile uczestnicy zjedzą, ile wypiją itp. W związku z tym nie można określić, na poczet jakich konkretnie świadczeń (z jaką stawką opodatkowanych) określone części tej wpłaty zostaną zaliczone.

Powyższe oznaczałoby, że nie można potraktować takiej wpłaty jako zapłaty na poczet konkretnie oznaczonych świadczeń. To oznaczałoby, że nie powoduje ona powstania obowiązku podatkowego.

W praktyce zamiast zaliczek przyjmuje się także od potencjalnych uczestników kaucję na zabezpieczenie ewentualnych strat powstałych po stroni organizatora za niewykorzystany termin. Takie kaucje (wpłaty na zabezpieczenie) również nie kreują w momencie ich otrzymania obowiązku podatkowego.

W każdym razie – w opisywanych okolicznościach otrzymywana wpłata nie powoduje powstania obowiązku podatkowego na gruncie VAT.

Praca zdalna wykonywana na polecenie pracodawcy

Praca zdalna

Praca zdalna zwykle jest wynikiem zgodnej woli stron stosunku pracy. Wspomniany konsensus dotyczy nie tylko samego faktu pracy na odległość, ale także miejsca wykonywania takiej pracy. Kodeksowa definicja pracy zdalnej określa, że praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 67¹⁸ Kodeksu pracy).

Do uzgodnień o wykonywaniu pracy zdalnej (i miejscu jej wykonywania) dochodzi albo podczas nawiązywania stosunku pracy (tj. zatrudnienie do pracy na odległość), albo w trakcie trwania stosunku pracy („zmiana” dotychczasowej pracy stacjonarnej na pracę zdalną lub hybrydową). Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu z działającymi w zakładzie pracy związkami zawodowymi, w regulaminie lub w porozumieniu indywidualnym zawieranym z konkretnym pracownikiem.

Polecenie wykonywania pracy zdalnej

Jedynie w wyjątkowych przypadkach możliwe jest wprowadzenie pracy zdalnej jednostronną decyzją. Dotyczy to przypadku, w którym pracodawca może wydać pracownikowi polecenie wykonywania pracy na odległość (art. 67¹⁹ § 3 Kodeksu pracy). Pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej tylko:

– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Co istotne, takie polecenie może zostać przez pracodawcę cofnięte z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem, a zasady pracy zdalnej określa polecenie pracodawcy. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę, a w następstwie tej informacji pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

RODO a lista obecności

Pracodawca ma obowiązek przestrzegać zasady minimalizacji danych osobowych (art. 5 RODO).

Zasada minimalizacji danych oznacza, że pracodawca będący administratorem danych powinien przetwarzać dane w sposób adekwatny, ograniczony, stosowny oraz niezbędny dla celów przetwarzania. Oznacza to, że przetwarzanie danych należy ograniczyć do minimum. Innymi słowy:

Zasada minimalizacji danych oznacza, że w przypadku prowadzenia listy obecności można przetwarzać jedynie te dane, które są niezbędne do ustalenia obecności pracowników. Z tego względu na liście nie można podawać przyczyn nieobecności, gdyż takie dane nie są potrzebne dla pozostałych pracowników. Można natomiast ujawniać imiona i nazwiska pracowników, ponieważ pracownicy znają się wzajemnie i wiedzą/widzą, kto jest obecny w pracy, a kto nie. Wiedza ta jest im potrzebna w celu wykonywania pracy, która odbywa się w zespole, w grupie wszystkich podwładnych.

Nadawanie pracownikowi numeru na liście obecności oznacza, że w konsekwencji nie można ujawniać imion i nazwisk pracownika pozostałym podwładnym. Prowadziłoby to do absurdu, gdy ludzie zwracaliby się do siebie poprzez numery.

Skrócony czas pracy. Program pilotażowy MRPiPS

Program pilotażowy dotyczący skróconego czasu pracy

8-godzinny czas pracy wprowadzono w Polsce 107 lat temu, a wolne soboty ponad 50 lat temu. W tym czasie wiele się zmieniło. Nowe technologie znacząco podniosły efektywność pracy, wiele krajów już dziś skraca czas pracy. Mimo braku regulacji, niektórzy pracodawcy z własnej inicjatywy skracają czas pracy w swoich zakładach. Dzieje się tak zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym.

Korzyści jest wiele. Pracownicy mogą cieszyć się większą równowagą między życiem zawodowym i prywatnym, większymi możliwościami samorozwoju, dłuższą aktywnością zawodową, za to mniejszym ryzykiem wypalenia zawodowego. Pracodawcy mogą z kolei obserwować wzrost efektywności i kreatywności pracowników, minimalizację marnotrawstw, spadek liczby błędów i wypadków, a także większą konkurencyjność na rynku pracy.

Biorąc powyższe pod uwagę 28.4.2025 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło rozpoczęcie przygotowań do uruchomienia pilotażu skrócenia czasu pracy.

Najlepsze rozwiązania dla firm i instytucji

Skrócenie czasu pracy przynosi korzyści, ale wymaga elastycznego podejścia, dostosowanego do specyfiki branż i organizacji. Skrócenie czasu pracy nie może być narzucone odgórnie. Dlatego Ministerstwo Pracy ogłasza pilotaż, który jeszcze w tym roku pozwoli rozpocząć praktyczne testowanie różnych modeli skróconego czasu pracy.

Podmioty mogące uzyskać dofinansowanie

Wniosek mogą złożyć pracodawcy, zarówno podmioty prywatne, jak i publiczne. Maksymalna wartość wsparcia na jeden projekt pilotażowy to 1 milion złotych. Co ważne, koszt projektu w przeliczeniu na jednego pracownika objętego pilotażem nie może przekroczyć 20 tysięcy złotych.

Warunki przystąpienia do pilotażu

Warunkami, jakie należy spełnić, żeby przystąpić do pilotażu są:

Treść wniosku i termin składania

Wniosek należy złożyć elektronicznie, poprzez udostępniony generator wniosków.

Wymagane dokumenty to:

Należy pamiętać, że złożenie dokumentów nie jest równoznaczne z przyznaniem środków.

Kluczowe terminy

Do 15.10.2025 r. nastąpi rozstrzygnięcie naboru oraz publikacja listy pracodawców, którzy zakwalifikowali się do pilotażu. Po opublikowaniu listy projektów pilotażowych rekomendowanych do realizacji nastąpi etap podpisywania umów.

Realizacja projektu pilotażowego rozpoczyna się od dnia zawarcia umowy i podzielona jest na trzy etapy:

Źródło: gov.pl

Usługi serwisowania pojazdów a wybór opodatkowania w formie ​ryczałtu ewidencjonowanego

Zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt 3 lit. f ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej: RyczałtU) opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych (z zastrzeżeniem art. 6 ust. 1b RyczałtU) nie stosuje się do podatników osiągających w całości lub w części przychody z tytułu działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych.

Działalność usługowa w zakresie handlu dla celów opodatkowania ryczałtem ewidencjonowanym oznacza sprzedaż, w stanie nieprzetworzonym, nabytych uprzednio produktów (wyrobów) i towarów, w tym również takich, które zostały przez sprzedawcę zapakowane lub rozważone do mniejszych opakowań albo rozlane do butelek, puszek lub mniejszych pojemników (art. 4 ust. 1 pkt 3 RyczałtU).

Z pytania nie wynika, aby miała tu miejsce działalność polegająca na handlu (działalności usługowej w zakresie handlu) częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych. Usługi serwisowe inaczej sklasyfikowano statystycznie niż sprzedaż detaliczną, ponieważ jak wynika z art. 4 ust. 1 pkt 1 RyczałtU działalność usługowa dla potrzeb zastosowania opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych oznacza pozarolniczą działalność gospodarczą, której przedmiotem są czynności zaliczone do usług zgodnie z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług (PKWiU).

W opisanym stanie faktycznym można korzystać z opodatkowania ryczałtem ewidencjonowanym.

Nabycie licencji od podmiotu z USA a powstanie obowiązku podatkowego na gruncie VAT

Co prawda nie zostało to wprost wskazane w pytaniu, ale Autor zakłada, że pytający posiada status podatnika VAT. Jeżeli w istocie tak jest, nawet gdyby był podatnikiem zwolnionym, miejsce opodatkowania usługi znajdowałoby się w Polsce, w państwie jego siedziby. Wobec tego – z uwzględnieniem, że świadczącym jest podmiot z siedzibą w USA – polski nabywca jest zobowiązany do uwzględnienia w JPK V7M i opodatkowania polskim VAT wg stawki 23% importu usługi udostępnienia licencji.

Uwzględniając okoliczności przywołane w pytaniu należy wskazać, że usługa taka ujmowana jest w JPK V7M nabywcy w polach K 27 i K 28. W tych polach prezentuje się podstawę opodatkowania i kwotę VAT z tytułu importu usług innych, niż nabywane od podatników podatku od wartości dodanej, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT. Tutaj miejsce opodatkowania jest identyfikowane na podstawie art. 28b ustawy o VAT, ale z pytania nie wynika, by świadczący usługę podmiot z USA był podatnikiem podatku od wartości dodanej. Wyjaśnić przy tym należy, że zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 11 ustawy o VAT podatkiem od wartości dodanej jest podatek od wartości dodanej nakładany na terytorium państwa członkowskiego, z wyjątkiem polskiego VAT. Nie jest zatem podatkiem od wartości dodanej podatek o podobnym charakterze, który obowiązuje w państwie trzecim.

Podatek należny z tytułu importu usług jest jednocześnie dla nabywcy podatkiem naliczonym, który podlega rozliczeniu wg właściwej dla niego zasady i jako taki jest ewentualnie prezentowany w JPK V7M.

Gdyby nabywca nie posiadał statusu czynnego podatnika VAT, wówczas musiałby import usług rozliczyć w złożonej do 25. dnia następnego miesiąca, w celu dokonania prawidłowego opodatkowania, deklaracji VAT–9M (przy braku w danym okresie rozliczeniowym WNT). Podatek od takiego importu usług musiałby ów podatnik zwolniony odprowadzić do US.

W każdym przypadku obowiązek podatkowy dla takiego importu usług powstanie w dacie wykonania usługi, co w przypadku licencji udzielonej na czas nieokreślony ma miejsce w momencie udostępnienia licencji. Gdyby przed taką datą świadczący otrzymał zapłatę, wówczas obowiązek podatkowy powstałby w dniu uzyskania przez niego zapłaty.

Brak możliwości rozwiązania umowy o pracę z pracownicą znajdująca się w stanie śpiączki

Rzeczywiście nie mogą Państwo rozwiązać z pracownicą, której dotyczy pytanie, umowy o pracę, pomimo wyczerpania się okresu pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku chorobowego. Do czasu ustanowienia kuratora/opiekuna dla pracownika nie mają Państwo możliwości rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę. Wynika to z faktu, że Państwa pracownica ze względu na stan swojej nieświadomości nie będzie w stanie zapoznać się z Państwa oświadczeniem.

Natomiast nieobecność pracownicy w pracy i na podstawie § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy powinien zostać przez Państwa uznany za inny przypadek niemożności wykonywania pracy przez pracownika. Nieobecność ta nie może mieć charakteru płatnego, ponieważ nie przewidują tego żadne przepisy prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.