Opłata sądowa jako koszt uzyskania przychodu
Wydatki poniesione na opłaty sądowe stanowią koszty pozostałej działalności operacyjnej. Na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych stanowią one koszty pośrednie, które mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Datą potrącalności kosztów pośrednich jest dzień poniesienia wydatku.
Ustawa o rachunkowości
Koszty ponoszone w związku z wystąpieniem jednostki do sądu obciążają pozostałe koszty operacyjne, co wynika z charakteru tych kosztów (art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości). Koszty te są pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki i ujmowane są w ewidencji księgowej w momencie ich poniesienia. W sprawozdaniu finansowym (w bilansie) poniesione opłaty sądowe podlegają wykazaniu w pozycji „Inne koszty operacyjne”.
W przypadku wygranej i zwrotu poniesionych kosztów przez stronę pozwaną, wpływ środków pieniężnych podlega ujęciu na dobro pozostałych przychodów operacyjnych.
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych
Zakwalifikowanie poniesionej opłaty od pozwu do kosztów uzyskania przychodów zależne jest od spełnienia wymogów określonych art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: PDOPrU), tj. potwierdzenia, że koszty poniesione zostały w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania, albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 PDOPrU.
Tym samym, istotne jest wykazanie celowości poniesionego wydatku poprzez np. zabezpieczenie źródła przychodów przed uszczupleniem (zmniejszeniem) lub utrzymanie źródła przychodów na niezmienionym poziomie. W pytaniu nie wskazano dokładnie przedmiotu sporu, ale zakładając, że właśnie taki jest cel skierowania sprawy do sądu, tj. ochrona interesów (w tym przychodów) jednostki, to nie ma przeciwskazań dla uznania potrącalności poniesionego wydatku. Ponadto, opłaty sądowe nie zostały wykluczone w art. 16 ust. 1 PDOPrU, zatem odpowiedź jest pozytywna.
Podobna sytuacja była przedmiotem interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 5.3.2021 r. (0111-KDIB2-1.4010.504.2020.1.BJ). Natomiast zgodnie ze stanowiskiem, jakie zostało wyrażone przez Dyrektora KIS w interpretacji indywidualnej z 22.8.2017 r. (0111-KDIB1-2.4010.200.2017.2.MM):
Wydatki ponoszone w procesach sądowych pozostają w związku z całokształtem prowadzonej działalności, ponieważ zostały poniesione w celu ochrony interesów jednostki. Każdy przypadek ponoszonych kosztów sądowych należy rozpatrywać indywidualnie pod kątem możliwości zaliczenia wydatku z tego tytułu do kosztów uzyskania przychodów, biorąc pod uwagę szczegóły danej sprawy i przesłanki jakimi kierowała się Spółka, a także pozywający.
Zatem, choć koszty sądowe nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 PDOPrU, to wskazana jest każdorazowa analiza spełnienia przesłanek określonych w art. 15 ust. 1 PDOPrU, celem podjęcia decyzji o ich potrącalności. W przypadku założenia sprawy sądowej o zapłatę (jak wskazano w pytaniu), dbałość o interes spółki nie ulega wątpliwości.
Przeszkodą w zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów poniesionej opłaty sądowej może być wpływ stopnia przyczynienia się podatnika (poprzez np. niedochowanie należytej staranności) do zdarzenia, które jest podstawą sporu sądowego. W tym zakresie fiskus wypowiedział się w interpretacji indywidualnej z 20.2.2024 r. (0111-KDIB1-2.4010.692.2023.1.END) oraz z 29.6.2023 r. (0112-KDIL2-2.4011.461.2023.1.KP).
Ewentualna przegrana założonej kontrahentowi sprawy sądowej nie zmienia prawa podatnika do uznania poniesionych opłat sądowych za koszty uzyskania przychodów, co potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 28.6.2023 r. (0114-KDIP2-2.4010.231.2023.1.SP).
Z kolei w interpretacji indywidualnej z 19.4.2011 r. (IBPBI/2/423-121/11/AP) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach wskazał, że koszty te wobec braku ich powiązania z konkretnym przychodem, stanowią koszty pośrednie i potrącalne są w dacie poniesienia. Choć przytoczona interpretacja dotyczyła ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to nie ma przesłanek, aby odrzucić zasadność argumentów w obszarze działania ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Ponieważ ta interpretacja dotyczyła przegranej sprawy sądowej, to wskazano również, że koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały aby przychody z danego źródła w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło dalej istniało. Innymi słowy – stanowią one koszty ochrony interesów jednostki. Powyższa charakterystyka najpewniej ma zastosowanie również w stosunku do sytuacji wystąpienia do sądu o zapłatę, czego dotyczy pytanie.
Konkludując w zakresie pytania o moment potrącalności poniesionych kosztów, właściwą jest data poniesienia wydatku z racji braku powiązania wydatku z konkretnym przychodem, co wskazuje na traktowanie poniesionej opłaty sądowej jako kosztu pośredniego zdefiniowanego w art. 15 ust. 4d PDOPrU.
Ustawy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców wejdą w życie 1 czerwca 2025 roku
Zmiany w ustawach o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców na terytorium RP
Dnia 12.5.2025 r. w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej ogłoszono dwie ustawy, których projekty powstały w Ministerstwie Pracy. To ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP oraz ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia.
Nowe przepisy, które wejdą w życie 1.6.2025 r., to odpowiedź na potrzeby i oczekiwania zarówno poszukujących zatrudnienia, jak i pracodawców, a także obywateli polskich oraz przebywających na terenie naszego kraju cudzoziemców.
Ustawy stanowią realizację kamieni milowych zapisanych w Krajowym Planie Odbudowy. Zmiany obejmą 340 powiatowych urzędów pracy, 16 wojewódzkich urzędów pracy, Państwową Inspekcję Pracy, Straż Graniczną, agencje zatrudnienia, instytucje szkoleniowe, Ochotnicze Hufce Pracy ale także w mniejszym stopniu inne instytucje publiczne oraz firmy prywatne.
Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia
Konieczność rejestracji w urzędzie właściwym ze względu na adres zameldowania, a nie faktycznego zamieszkania, była sporym utrudnieniem dla poszukujących zatrudnienia. To się zmieni. Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia likwiduje też ograniczenia wiekowe w dostępie do różnych instrumentów rynku pracy, np. do cieszącego się zainteresowaniem bonu na zasiedlenie. Dodatkowo niezależnie od okresu uprawniającego do zasiłku dla bezrobotnych będzie on wypłacany w pełnej wysokości.
Ustawa zakłada także wdrożenie nowego systemu teleinformatycznego, który umożliwi uzyskiwanie pomocy online, oraz zapewnienie lepszego dostępu do dobrej jakości ofert pracy.
Poza tym zmiany wprowadzone ustawą o rynku pracy i służbach zatrudnienia zapewniają:
- wprowadzenie możliwości dofinansowania zatrudnienia emeryta,
- umożliwienie rejestracji w urzędach pracy rolnikom,
- objęcie priorytetową pomocą osób bezrobotnych z rodzin wielodzietnych oraz rodziców samotnie wychowujących dzieci,
- zwiększenie efektywności i dostępności Krajowego Funduszu Szkoleniowego,
- wprowadzenie pożyczki edukacyjnej w wysokości do 400 % przeciętnego wynagrodzenia.
Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP
Warto zaznaczyć, że w pierwszej kolejności ustawa zabezpiecza polskich pracowników, by nie byli narażeni na nieuczciwą konkurencję czy utratę pracy. Chroni także cudzoziemców przed nadużyciami i naruszeniami prawa. Przedsiębiorcom mierzącym się z niedoborami pracowników zapewnia z kolei przejrzyste i przyjazne przepisy.
Jednym z najważniejszych założeń ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP jest przeciwdziałanie wyłudzeniom zezwoleń na pracę w celu wjazdu na terytorium strefy Schengen. Służyć temu ma przede wszystkim wprowadzenie nowych funkcjonalności w systemach informatycznych, zwiększenie roli publicznych służb zatrudnienia w procesie wydawania zezwoleń, a także lepsze połączenie systemów informatycznych różnych instytucji.
Ustawa daje również starostom możliwość określenia listy zawodów i rodzajów pracy, w których zezwolenia na pracę cudzoziemcom zamierzającym podjąć zatrudnienie na terenie danego powiatu nie będą wydawane. Będzie to możliwe np. w sytuacji zwolnień grupowych lub likwidacji dużego zakładu pracy na terytorium danego powiatu. Nowy mechanizm zastąpi nieefektywną i uciążliwą dla pracodawców procedurę tzw. testu rynku pracy.
Źródło: gov.pl
Wydatki prezesa spółki a estoński CIT
W sytuacji, gdy wydatki są związane z wykonywaniem czynności mających na celu prowadzenie spraw spółki, nie powinny być tak traktowane pod warunkiem, że są uzasadnione ekonomicznie. Podobnie w przypadku wydatków na wyżywienie w związku ze spotkaniami z kontrahentami.
Zgodnie z art. 28m ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: PDOPrU) opodatkowaniu ryczałtem podlega dochód odpowiadający wysokości ukrytych zysków (dochód z tytułu ukrytych zysków). Przepis art. 28m ust. 3 PDOPrU wskazuje z kolei, że przez ukryte zyski, o których mowa w art. 28m ust. 1 pkt 2 PDOPrU, rozumie się świadczenia pieniężne, niepieniężne, odpłatne, nieodpłatne lub częściowo odpłatne, wykonane w związku z prawem do udziału w zysku, inne niż podzielony zysk, których beneficjentem, bezpośrednio lub pośrednio, jest udziałowiec, akcjonariusz albo wspólnik lub podmiot powiązany bezpośrednio lub pośrednio z podatnikiem lub z tym udziałowcem, akcjonariuszem albo wspólnikiem, w szczególności:
„1) kwotę pożyczki (kredytu) udzielonej przez podatnika udziałowcowi, akcjonariuszowi albo wspólnikowi, w tym za pośrednictwem tworzonych z zysku funduszy, lub podmiotowi powiązanemu z udziałowcem, akcjonariuszem lub wspólnikiem oraz odsetki, prowizje, wynagrodzenia i opłaty od pożyczki (kredytu) udzielonej przez te podmioty podatnikowi;
2) świadczenia wykonane na rzecz:
a) fundacji prywatnej lub rodzinnej, podmiotu równoważnego takiej fundacji lub przedsiębiorstwa prowadzonego przez taką fundację albo taki podmiot, lub na rzecz beneficjentów takiej fundacji lub takiego podmiotu,
b) trustu lub innego podmiotu albo stosunku prawnego o charakterze powierniczym;
3) nadwyżkę wartości rynkowej transakcji określoną zgodnie z art. 11c ponad ustaloną cenę tej transakcji;
4) nadwyżkę zwróconej kwoty dopłaty, wniesionej do spółki zgodnie z odrębnymi przepisami, ponad kwotę wniesionej dopłaty, przy czym jeżeli dopłata została wniesiona w walucie obcej, przeliczenia tej kwoty na złote dokonuje się według średniego kursu waluty obcej ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na dzień odpowiednio zwrócenia dopłaty i faktycznego jej wniesienia;
5) wypłacone z zysku wynagrodzenie z tytułu umorzenia udziału (akcji), ze zmniejszenia wartości udziału (akcji), z wystąpienia wspólnika ze spółki, ze zmniejszenia udziału kapitałowego wspólnika w spółce;
6) równowartość zysku przeznaczonego na podwyższenie kapitału zakładowego;
7) darowizny, w tym prezenty i ofiary wszelkiego rodzaju;
8) wydatki na reprezentację;
9) dopłaty wypłacone w przypadku połączenia lub podziału podmiotów;
10) odsetki od udziału kapitałowego, wypłacane na rzecz wspólnika przez spółkę;
11) zysk przeznaczony na uzupełnienie udziału kapitałowego wspólnika spółki;
12) świadczenia pieniężne i niepieniężne wypłacone w przypadku zmniejszenia udziału kapitałowego wspólnika w spółce”.
W tym miejscu wskazać należy, że w przypadku ponoszenia wydatków na rzecz osoby będącej wspólnikiem spółki, która wybrała opodatkowanie ryczałtem od dochodów spółek, pojawia się ryzyko uznania, że takowe wydatki będą ukrytym zyskiem. Jednakże w sytuacji, gdy są one związane z wykonywaniem czynności mających na celu prowadzenie spraw spółki, Autor osobiście uważa, że nie powinny być tak traktowane pod warunkiem, że są uzasadnione ekonomicznie.
Zgodnie ze stanowiskiem Dyrektora KIS, które zostało zawarte w interpretacji indywidualnej z 20.2.2024 r. (0114-KDIP2-2.4010.699.2023.1.IN):
W ocenie Autora także wydatki na usługi gastronomiczne ponoszone w ramach spotkań z kontrahentami „poza delegacją” nie stanowią ukrytych zysków, jeśli spotkania te mają związek z prowadzoną przez spółkę działalnością.
Opodatkowanie i oskładkowanie wygranych w konkursie organizowanym dla pracowników
Wygrana (jej wartość) stanowi przychód, od którego należy obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS.
Dane przedsięwzięcie można uznać za konkurs, jeżeli zawiera element współzawodnictwa, którego celem jest osiągnięcie najlepszego rezultatu i wyłonienie zwycięzcy (lub zwycięzców) spośród uczestników spełniających określone kryteria. Bardzo istotna jest również formalna strona konkursu – w szczególności sporządzenie regulaminu, który powinien zawierać: nazwę konkursu, dane organizatora, zasady uczestnictwa, opis nagród oraz sposób wyłonienia zwycięzców (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 10.7.2019 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.250.2019.3.ID).
O sposobie rozliczenia podatkowego i składkowego nagród przyznawanych pracownikom decyduje to, do jakiego kręgu uczestników kierowany jest konkurs. W szczególności:
1) Jeżeli konkurs organizowany jest wyłącznie dla pracowników, to wartość wygranej stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy, od którego pracodawca ma obowiązek naliczyć, pobrać i odprowadzić zarówno zaliczkę na podatek dochodowy, jak i składki ZUS.
2) Jeżeli konkurs skierowany jest do szerszego grona osób (np. pracowników i kontrahentów), wówczas wygrane należy zakwalifikować jako przychody z innych źródeł w rozumieniu art. 20 ust. 1 ustawy o PIT. W takim przypadku nie występuje obowiązek opłacania składek ZUS, ale pracodawca zobowiązany jest do poboru 10% zryczałtowanego podatku dochodowego (por. interpretacje indywidualne: ZUS z 15.6.2015 r., WPI/200000/43/604/2015; Dyrektora KIS z 24.05.2023 r., 0115-KDIT2.4011.201.2023.1.ENB).
W ostatniej z przywołanych interpretacji wskazano, że w przypadku konkursów adresowanych wyłącznie do pracowników, wartość nagród stanowi przychód ze stosunku pracy, ponieważ wygrana pozostaje w ścisłym związku z zatrudnieniem. Innymi słowy – gdyby nie stosunek pracy, dana osoba nie mogłaby w konkursie uczestniczyć. Nie ma przy tym znaczenia, czy udział w konkursie wiąże się bezpośrednio z zakresem obowiązków służbowych.
Do nagród w konkursach organizowanych przez pracodawcę wyłącznie dla pracowników nie ma zastosowania zwolnienie z opodatkowania przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 68 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem, zwolniona z podatku jest wartość wygranych w konkursach organizowanych i ogłaszanych przez środki masowego przekazu (prasa, radio, telewizja) oraz w konkursach z dziedziny nauki, kultury, sztuki, dziennikarstwa i sportu, a także nagród związanych ze sprzedażą premiową – o ile jednorazowa wartość nagrody nie przekracza 2000 zł.
Zmiany w podatkach dochodowych w ramach ustaw deregulacyjnych
Ministerstwo Finansów opublikowało projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który został przygotowany w ramach rządowego Zespołu Deregulacyjnego. Stanowi realizację filaru VI: „Wsparcie dla biznesu i deregulacja” planu gospodarczego na 2025 r. „Polska. Rok przełomu”, który zakłada eliminację zbędnych procedur administracyjnych, redukcję kosztów prowadzenia działalności oraz zwiększenie przejrzystości systemu podatkowego. Proponowane zmiany polegają na:
1) wprowadzeniu alternatywnego sposobu zwrotu podatku w przypadku uchylenia decyzji o wsparciu lub cofnięcia zezwolenia w przypadku podatników posiadających więcej niż jedną decyzję o wsparciu lub więcej niż jedno zezwolenie lub decyzję(e) o wsparciu i zezwolenie(a);
2) ograniczeniu obowiązku składania informacji o wspólnikach spółki jawnej w przypadku zmiany składu wspólników i ich udziałów w takiej spółce;
3) uchyleniu sankcji utraty przez podatkowe grupy kapitałowe (PGK) statusu podatnika CIT w przypadku dokonywania transakcji kontrolowanych z podmiotami powiązanymi spoza grupy na warunkach nierynkowych.
W związku z wejściem w życie ustawy o wspieraniu nowych inwestycji zmianie uległy m.in. przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dale: PDOFizU) i ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: PDOPrU) w zakresie zwrotu pomocy publicznej udzielanej przedsiębiorcom realizującym nową inwestycję w Polskiej Strefie Inwestycji lub przedsiębiorcom prowadzącym działalność gospodarczą w specjalnych strefach ekonomicznych w przypadku uchylenia decyzji o wsparciu (dalej: DoW) lub cofnięcia zezwolenia.
Alternatywny sposób zwrotu pomocy publicznej w formie zwolnienia podatkowego w przypadku uchylenia decyzji o wsparciu lub cofnięcia zezwolenia
W projekcie proponuje się zmianę brzmienia art. 21 w ust. 5c pkt 1 PDOFizU i odpowiednio art. 17 w ust. 6 pkt 1 PDOPrU, co ma na celu złagodzenie podatkowych skutków zwrotu maksymalnej pomocy w przypadku uchylenia DoW lub cofnięcia zezwolenia. Przyjęto, że w przypadku uchylenia DoW lub cofnięcia zezwolenia, jeżeli podatnik posiada kilka DoW lub kilka zezwoleń, może on zwrócić podatek niezapłacony od dochodu osiągniętego z działalności gospodarczej określonej uchylonej w DoW albo w cofniętym zezwoleniu, pod warunkiem, że prowadzi on księgę rachunkową, zgodnie z odrębnymi przepisami, w taki sposób, aby zapewnić możliwość określenia dochodu z tej działalności oraz kwoty niezapłaconego od tego dochodu podatku.
Proponuje się, aby ten alternatywny sposób zwrotu podatku w związku z uchyleniem DoW lub cofnięciem zezwolenia w przypadku podatników posiadających więcej niż jedną DoW lub więcej niż jedno zezwolenie lub decyzję(e) o wsparciu i zezwolenie(a), miał zastosowanie również do DoW i zezwoleń wydanych przed dniem wejścia w życie tej nowelizacji, które zostaną uchylone lub cofnięte po 31.12.2025 r.
W ocenie Ministerstwa Finansów dotychczasowa praktyka stosowania przedstawionych regulacji wskazuje, iż konieczność zwrotu maksymalnej dopuszczalnej pomocy wynikającej z uchylonej DoW lub cofniętego zezwolenia jest nieproporcjonalna. Nowelizacja ma się przyczynić do zwiększenia pewności prawnej w zakresie zwrotu faktycznie wykorzystanej pomocy publicznej w formie niezapłaconego podatku, a także do zwiększenia atrakcyjności zwolnienia podatkowego dla podmiotów zainteresowanych uzyskaniem nowej DoW, utworzeniem nowego zakładu i zatrudnieniem nowych pracowników.
Informacje o wspólnikach spółki jawnej w przypadku zmiany składu wspólników i ich udziałów w takiej spółce
Od 1.1.2021 r. obowiązuje art. 1 ust. 3 pkt 1a PDOPrU, zgodnie z którym spółki jawne mające siedzibę lub zarząd na terytorium RP, których wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne, celem zachowania statusu podmiotu transparentnego podatkowo, zobowiązane są złożyć przed rozpoczęciem roku obrotowego informację, według ustalonego wzoru (CIT-15J), o podatnikach podatku CIT oraz o podatnikach podatku PIT, posiadających, bezpośrednio lub za pośrednictwem podmiotów niebędących podatnikami podatku dochodowego, prawa do udziału w zysku tej spółki. W sytuacji gdy w trakcie funkcjonowania spółki jawnej nastąpi zmiana w składzie jej wspólników, spółka ta obowiązana jest poinformować o tym fakcie w drodze aktualizacji informacji o podmiotach posiadających prawo do udziału w osiągniętych przez spółkę zyskach. Niezłożenie wymaganej informacji ww. sytuacjach i terminach powoduje, że spółka jawna staje się podatnikiem CIT ze wszystkimi skutkami podatkowymi z tego wynikającymi, aż do dnia likwidacji spółki jawnej lub jej wykreślenia z rejestru.
W ocenie Ministerstwa Finansów, w przypadku gdy spółka jawna przed rozpoczęciem działalności dochowa terminu na złożenie formularza CIT-15J (14 dni od dnia rejestracji spółki jawnej) i nie nastąpi zmiana w umowie spółki powodująca zmianę składu wspólników, to coroczne składanie takiej informacji jest nadmiarowe, a skutek pominięcia tego obowiązku zbyt surowy. Proponowana zmiana ogranicza obowiązek spółki jawnej oraz jej wspólników poprzez zniesienie wymogu corocznego informowania o składzie wspólników spółki jawnej będącej własnością innych podmiotów niż osoby fizyczne. W konsekwencji, powinność poinformowania o podmiotach posiadających prawo do zysku takiej spółki jawnej ograniczono do sytuacji zawiązania takiej spółki (od podstaw lub na skutek przekształcenia) oraz zmiany w składzie wspólników, na skutek której prawa do takiej spółki obejmie określona jednostka organizacyjna.
Uchylenie sankcji utraty przez PGK statusu podatnika CIT
Ponadto, zaproponowano uchylenie sankcji utraty przez podatkową grupę kapitałową (PGK) statusu podatnika CIT w przypadku dokonywania transakcji kontrolowanych z podmiotami powiązanymi spoza grupy na warunkach nierynkowych. W ocenie Ministerstwa Finansów, nieproporcjonalne jest ryzyko utraty statusu podatnika CIT przez PGK w przypadku dokonywania przez spółki z takiej grupy transakcji kontrolowanych, nawet o niewielkiej wartości, z podmiotami powiązanymi na warunkach nierynkowych. Proponowana zmiana jest istotna ze względu na złożoność zagadnienia cen transferowych, w tym wielość metod ich weryfikacji i konieczność stosowania metody najbardziej odpowiedniej w danych okolicznościach. Zniesieniu ulega jedynie sankcja dotycząca utraty statusu PGK, bowiem może być ona niewspółmierna do naruszenia, w szczególności w związku z specyfiką zagadnienia cen transferowych. Przy czym nie ulegają zmianie obowiązki wynikające z przepisów dotyczących cen transferowych.
Etap legislacyjny
Przedstawiony projekt nowelizacji jest na etapie konsultacji, a wejście w życie zmian w projektowanej ustawie przewidziano na 1.1.2026 r.
Wewnętrzna polityka AI firmy w praktyce. Co powinna zawierać?
1. Kluczowe elementy Wewnętrznej Polityki AI
Wewnętrzna polityka AI powinna opisywać własne zasady i konkretne przypadki korzystania z tej technologii w organizacji. Tak aby każdy kto w firmie korzysta z AI wiedział co wolno a czego nie i dlaczego. Jej zadaniem jest pomagać korzystającym ze sztucznej inteligencji w codziennej pracy i wyznaczać ramy, w których mogą się bezpiecznie poruszać.
Dlatego w pierwszej kolejności trzeba zadać sobie pytanie: Czy pracownicy, współpracownicy czy podwykonawcy w ogóle mogą korzystać z GenAI w swojej pracy? Jest to podstawowa kwestia, od której trzeba wyjść. A jeśli już stwierdzicie, że narzędzia generatywnej sztucznej inteligencji będą „dozwolone”, to trzeba będzie cały proces korzystania z nich opisać właśnie w polityce AI.
Co zatem powinno się znaleźć w tym dokumencie?
1.1. Zakres stosowania GenAI w organizacji
W tym artykule skupiam się na aspektach dotyczących korzystania z GenAI. Ale jeżeli w firmie używacie rozwiązań bardziej tradycyjnej AI (do klasyfikacji lub predykcji opartej na danych historycznych a nie generowania nowych danych jako takich), to również zasady korzystania z nich powinny zostać ujęte w tym dokumencie.
1.1.1. Co?
Osoby zatrudnione w organizacji muszą wiedzieć z jakich konkretnie narzędzi wolno im korzystać a z jakich nie. I dotyczy to zarówno:
- rozwiązań rozwijanych wewnętrznie,
- licencjonowanych narzędzi pochodzących od zewnętrznych dostawców,
- publicznie dostępnych rozwiązań (np. ChatGPT).
Zwłaszcza w kontekście tych ostatnich ważne jest określenie np. że dozwolone jest korzystanie tylko z narzędzi objętych zakupioną licencją i udostępnionych przez firmę a zabronione korzystanie z wersji dla użytkowników prywatnych. Chodzi tutaj głównie o kwestie bezpieczeństwa informacji, o czym więcej poniżej.
1.1.2. Kto?
W polityce powinny się znaleźć również informacje: kto może korzystać z narzędzi GenAI i w jakim zakresie. Zasady te mogą być różnie określone w zależności od tego czy mamy do czynienia z pracownikiem czy zewnętrznym podwykonawcą.
1.1.3. Jak?
Kolejnym krokiem jest określenie do jakich rodzajów zadań można używać określonych narzędzi (m.in.: research, tzw. burza mózgów, tworzenie roboczych wersji dokumentów, wsparcie w programowaniu). Ta część powinna odzwierciedlać jak rzeczywiście AI będzie używane w organizacji oraz jak ocenia użyteczność konkretnych modeli AI pod kątem biznesowym.
Dlaczego ma to tak ogromne znaczenie? Sposób określenia zakresu polityki ma bezpośredni wpływ na skuteczność w zarządzaniu zjawiskiem „shadow AI”. Jest to sytuacja, w której pracownicy czy podwykonawcy używają niezatwierdzonych, najczęściej publicznych narzędzi AI bez wiedzy organizacji. To z kolei wiąże się z ryzykiem wycieku poufnych, istotnych danych na zewnątrz. Dlatego określenie zakresu korzystania z GenAI (szerszy/węższy) okazuje się być decyzją strategiczną dla zarządzania ryzykiem związanym z „shadow AI”.
1.2. Powiązania z innymi wewnętrznymi dokumentami
Polityka AI nie jest dokumentem istniejącym w próżni. W związku z tym warto opisać w jaki sposób jest skorelowana z innymi regulacjami wewnętrznymi np. polityką ochrony danych, własności intelektualnej czy bezpieczeństwa IT. Pomóc w tym może również wprowadzenie odpowiedniego słowniczka, który będzie zawierał definicje związane z AI, ale również te wskazane w innych dokumentach firmowych.
1.3. Działania zabronione
Określenie, które obszary działania są kategorycznie wyłączone z użycia AI jest jednym z najważniejszych elementów wewnętrznej polityki. Od niej zależy nie tylko to czy dane organizacji zostaną odpowiednio zabezpieczone, ale również w jaki sposób będzie możliwe wyciągnięcie konsekwencji od pracownika w razie jej naruszenia.
Przykładowe działania zakazane to:
- wprowadzenie danych wrażliwych (objętych tajemnicą przedsiębiorstwa, know-how) czy danych osobowych do narzędzi niezatwierdzonych, z których pracownik korzysta prywatnie,
- używanie AI do obchodzenia środków bezpieczeństwa organizacji,
- generowanie treści naruszających prawa autorskie lub inne prawa własności intelektualnej,
- wprowadzanie w błąd poprzez zatajenie użycia GenAI do wygenerowania materiałów,
- generowanie szkodliwych lub obraźliwych treści.
Warto również wyjaśnić z jakich powodów (prawne, biznesowe, techniczne) działania te są zabronione oraz jakie ryzyka się z tym wiążą.
1.4. Zarządzanie danymi
Gdy wprowadzamy do systemów AI dane osobowe musimy standardowo określić w jaki sposób będzie się to odbywać. Wytyczne muszą się opierać na przepisach dot. ochrony danych osobowych, co wymusza to na administratorze danych dostosowanie się do konkretnych regulacji.
I tutaj pojawia się pierwsze wyzwanie w postaci obowiązku zachowania transparentności. Osoby fizyczne muszą być informowane o tym jakie dane są przetwarzane, w jaki sposób i w jakim celu (art. 13 i 14 RODO). A w przypadku systemów AI pojawia się problem tzw. „czarnej skrzynki”, czyli sytuacji, w której działanie AI jest trudne do wytłumaczenia. Kolejne wyzwanie to możliwość skorzystania z tzw. prawa do bycia zapomnianym (art. 17 ust. 1 RODO). W niektórych wypadkach, ze względów technicznych może być to zwyczajnie niemożliwe.
Wyzwania te pokazują, że zarówno aspekty techniczne jak i prawne mają kluczowe znaczenie nie tylko przy tworzeniu polityki, ale przede wszystkim budowaniu procesów korzystania z AI w organizacji. Ostatecznie to na barkach przedsiębiorcy spoczywa odpowiedzialność za działania pracowników i to on poniesie (np. jako administrator danych) wszelkie konsekwencje z tym związane.
1.5. Własność intelektualna treści generowanych przez AI
Kolejnym istotnym punktem jest oczywiście kwestia praw własności intelektualnej, w tym praw autorskich do wygenerowanych treści. Polityka AI powinna określać m.in.:
- jakie materiały mogą posłużyć jako input (dane wejściowe) – jest to kluczowa, kwestia, ponieważ jeżeli korzystamy np. z treści objętych licencją, musi ona obejmować zgodę na wprowadzanie utworu do modelu AI,
- w jaki sposób treści będą weryfikowane i przez kogo,
- kto odpowiada za output (dane wyjściowe),
- czy i jak można wykorzystywać wizerunek konkretnych osób.
1.6. Struktura zarządzania i wdrażania AI w organizacji
Ten punkt powinien określać kto będzie wdrażać i nadzorować korzystanie z GenAI w organizacji. Konkretne role i obowiązki powinny zostać przydzielone w taki sposób, aby proces decyzyjny i mechanizmy rozliczalności nie rodziły wątpliwości.
1.7. Aktualizacje polityki
Wewnętrzna polityka powinna określać jakie sytuacje skutkują koniecznością jej przeglądu i aktualizacji. Nie muszą być to tylko nowelizacje przepisów. Również zmiany w otoczeniu biznesowym czy w samej organizacji powinny być impulsem do zmiany (np. pojawienie się nowego modelu lub znalezienie nowego zastosowania narzędzia, z którego pracownicy już korzystają). To pozwoli zachować aktualność dokumentu a przede wszystkim jego użyteczność dla korzystających z GenAI w organizacji.
2. Dlaczego warto?
Dobrze opracowana i wdrożona wewnętrzna polityka AI jest wartościowym dokumentem z wielu powodów, m.in.:
- pomaga identyfikować, oceniać i łagodzić ryzyka (prawne – np. niezgodność z AI Act czy RODO; finansowe – kary za naruszenia; operacyjne – błędy systemów AI; reputacyjne). Chroni w ten sposób organizację przed negatywnymi konsekwencjami;
- pomaga w spełnianiu obowiązków dot. ochrony danych, przejrzystości i etycznego wykorzystania tej technologii (compliance);
- dostarcza pracownikom jasnych wytycznych, zmniejszając niepewność i ułatwiając podejmowanie decyzji;
- buduje zaufanie i profesjonalizm w oczach klientów i partnerów biznesowych;
- tworzy formalną strukturę zarządzania AI w organizacji (nadzór, role, odpowiedzialność, procesy decyzyjne).
Jednak polityka sama w sobie nie jest wystarczającym elementem wdrażania AI w organizacji. Kluczowe jest odpowiednie przeszkolenie pracowników z naciskiem na praktyczne zastosowanie. Innego rodzaju zasady będą obejmować osoby nadzorujące cały proces korzystania czy wdrażania AI, a inne będą dotyczyć pracowników niższego szczebla i podwykonawców. Co pokazuje, że dokument ten jest fundamentem odpowiedzialnego i strategicznego wykorzystywania sztucznej inteligencji w organizacji.
Obowiązek fiskalizacji internetowej sprzedaży artykułów AGD i sprzętu oświetleniowego
Podatnik – w przypadku sprzedaży internetowej – może korzystać ze zwolnienia z tego obowiązku.
W przypadku sprzedaży internetowej połączonej z wysyłką towarów możliwe jest zastosowanie zwolnienia obowiązku stosowania kasy fiskalnej na podstawie poz. 41 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (dalej: KasRejR), który zwalania z obowiązku fiskalizacji dostawę towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo–kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo–kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).
Warto też zwrócić uwagę, że w § 4 ust. 1 KasRejR wymieniono pewnego rodzaju towary zbliżone do AGD i oświetlenia, których sprzedaż musi być zawsze wykazana w kasie rejestrującej. Przykładowo dotyczy to sprzedaży (§ 4 ust. 1 pkt 1 KasRejR):
1) komputerów stacjonarnych i przenośnych, w tym laptopów i tabletów, oraz urządzeń peryferyjnych do nich, konsol do gier, części do komputerów i konsol,
2) wyrobów elektronicznych, w tym odbiorników telewizyjnych i radiowych, gramofonów, głośników, telefonów, w tym smartfonów, smartwatchów, anten, wyświetlaczy, monitorów, aparatów do zapisu lub odtwarzania obrazu i dźwięku, nawigacji, urządzeń pamięci trwałej, taśm, dysków, urządzeń alarmowych,
3) wyrobów optycznych, w tym lornetek, lunet, rzutników,
4) sprzętu fotograficznego, w tym cyfrowych i konwencjonalnych aparatów fotograficznych, soczewek, obiektywów, kamer, projektorów filmowych.
Jeśli więc podatnik nie będzie sprzedawał towarów wskazanych w § 4 ust. 1 KasRejR, to będzie mógł korzystać ze zwolnienia z obowiązku fiskalizacji dla sprzedaży wysyłkowej.
Zbliża się termin rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne za 2024 r.
1. Kto ma obowiązek sporządzenia rozliczenia rocznego?
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2024 r. dotyczy osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, które w tym roku były objęte ubezpieczeniem zdrowotnym i stosowały jedną z form opodatkowania:
- skala podatkowa (zasady ogólne),
- podatek liniowy,
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
Nie ma znaczenia, czy działalność była prowadzona przez cały rok, czy tylko przez jego część – istotne jest objęcie ubezpieczeniem zdrowotnym i forma opodatkowania.
2. Do kiedy należy złożyć rozliczenie roczne i jakim dokumentem?
Termin: do 20.5.2025 r.
Dokument (uwzględniając specjalną sekcję, wykazuje się roczne dane dotyczące podstawy wymiaru i składki zdrowotnej odrębnie dla każdej formy opodatkowania):
- ZUS DRA (blok XII) – dla osób prowadzących działalność jednoosobową,
- ZUS RCA (blok III.F) – gdy przedsiębiorca opłaca składki także za inne osoby (np. pracowników, zleceniobiorców).
3. Jakie dane należy uwzględnić?
W rozliczeniu należy wykazać:
- przychody/dochodów osiągnięte w 2024 r. (w zależności od formy opodatkowania),
- składki zapłacone miesięcznie w 2024 r.,
- wyliczoną roczną składkę zdrowotną, jaka była należna na podstawie osiągniętych wyników finansowych,
- różnicę do zapłaty lub nadpłatę.
Do obliczenia składki można wykorzystać kalkulator rocznej składki zdrowotnej, dostępny na stronie ZUS (przydatne zwłaszcza przy wersji papierowej dokumentów).
4. Jak postąpić w sytuacji niedopłaty lub nadpłaty?
Niedopłata: Należy dopłacić brakującą część składki do 20.5.2025 r., razem ze składką za kwiecień 2025 r.
Nadpłata: ZUS automatycznie przygotuje wniosek o zwrot nadpłaty (RZS-R) na PUE ZUS (lub eZUS) dzień po złożeniu rozliczenia.
- Wniosek dostępny jest na stronie ZUS: Dokumenty i wiadomości / Dokumenty robocze.
- We wniosku należy wskazać numer konta bankowego zarejestrowany w ZUS.
- Termin na złożenie wniosku: do 2.6.2025 r.
- Zwrot nastąpi najpóźniej do 1.8.2025 r.
Brak złożenia wniosku skutkuje rozliczeniem nadpłaty w koncie płatnika do końca 2025 r.
5. Do kiedy można złożyć korektę dokumentów za 2024 r.?
Korekty dokumentów rozliczeniowych za miesiące 2024 r., mających wpływ na wysokość składki zdrowotnej, można składać:
- do dnia złożenia wniosku o zwrot nadpłaty, lub
- do 1.7.2025 r. – jeśli przedsiębiorca nie zamierza składać wniosku o zwrot.
6. Gdzie szukać pomocy?
ZUS oferuje pomoc w zakresie rozliczenia:
- poprzez e-wizytę w ZUS,
- w Centrum Kontaktu Klientów ZUS: tel. 22 560 16 00, e-mail: cot@zus.pl,
- u doradcy płatnika w każdej placówce ZUS.
Źródło: www.zus.pl
Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku podatnika zwolnionego od VAT
Podatnik nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, gdyż jest on zwolniony od VAT.
W myśl art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT nie uważa się za koszty firmowe 25% poniesionych wydatków, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez tego podatnika.
Powyższe regulacje wyraźnie wskazują, że jeżeli podatnik nie użytkuje samochodów wyłącznie na cele prowadzonej działalności, wówczas do kosztów zaliczy jedynie 75% wydatków dotyczących kosztów eksploatacyjnych. Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych od VAT.
Należy zaznaczyć, że w art. 86a ust. 5 ustawy o VAT ustawodawca sygnalizuje, że warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych, w odniesieniu do których podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.
Podatnik ma możliwość rozliczenia 100% kosztów z tytułu eksploatacji samochodu firmowego z faktur za wydatki eksploatacyjne, jeżeli:
1) pojazd wykorzystywany jest wyłącznie na cele prowadzonej działalności gospodarczej – a w Państwa przypadku tak jest,
2) prowadzi w stosunku do tego pojazdu ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT – w Państwa przypadku nie ma takiej konieczności, gdyż podatnik jest zwolniony od VAT.
Podsumowując, jeżeli podatnik zwolniony podmiotowo od VAT nie jest zobowiązany na mocy ustawy o podatku od towarów i usług do prowadzenia ewidencji przebiegu kilometrów, o czym stanowi art. 86a ust. 5 ustawy o VAT, to również nie jest zobowiązany do jej prowadzenia, aby mógł zaliczyć w kosztach firmy 100% z faktur dokumentujących poniesione wydatki eksploatacyjne danego pojazdu samochodowego.
Informacja o wynagrodzeniach dla kandydatów do pracy. Zmiany w Kodeksie pracy przyjęte przez Sejm
Nowy i zmieniony artykuł w Kodeksie pracy
W ramach nowelizacji Kodeksu pracy mają zostać wprowadzone dwie zasadnicze zmiany. Pierwsza w ramach nowego art. 183ca, natomiast druga w ramach art. 221 Kodeksu pracy.
Nowy art. 183ca Kodeksu pracy
W Kodeksie pracy po art. 183c projekt przewiduje dodanie nowego art. 183ca Kodeksu pracy.
Zgodnie z nowym art. 183ca § 1 osoba ubiegająca się o zatrudnienie na danym stanowisku będzie otrzymywała od pracodawcy informację o:
1) wynagrodzeniu, o którym mowa w art. 183c § 2 Kodeksu pracy, jego początkowej wysokości lub jego przedziale – opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci, oraz
2) odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – w przypadku, gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania.
Warto, przypomnieć, że zgodnie z art. 183c § 2 wynagrodzenie obejmuje wszystkie składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub w innej formie niż pieniężna.
W § 2 dodawanego art. 183ca wskazano, że informacje o wysokości wynagrodzenia pracodawca będzie przekazywał osobie ubiegającej się o zatrudnienie, z odpowiednim wyprzedzeniem, zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje w postaci papierowej lub elektronicznej na jednym z trzech etapów:
1) w ogłoszeniu o naborze na stanowisko,
2) przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko ani nie przekazał informacji, o wysokości wynagrodzenia w ogłoszeniu,
3) przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko ani nie przekazał informacji o wysokości wynagrodzenia, w ogłoszeniu ani przed rozmową kwalifikacyjną.
Celem tej zmiany, jest to, żeby kandydat możliwie szybko uzyskał informację o wynagrodzeniu.
Z kolei w § 3 dodawanego do Kodeksu pracy art. 183ca wskazano, że pracodawcy mają zapewniać, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący.
Zmiana w art. 221 Kodeksu pracy
W art. 221 w § 1 pkt 6 Kodeksu pracy uszczegółowiono, w ramach udostępnienia pracodawcy danych osobowych, informację o przebiegu zatrudnienia. W nowym brzmieniu pracodawca będzie mógł wymagać przedstawienia dotychczasowego przebiegu zatrudnienia, jednak z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.
Obecnie brzmienie przepisów nie odnosi się do informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.
Jesienią projekt ustawy wdrażającej dyrektywę o równości wynagrodzeń dla kobiet i mężczyzn
Jak podkreślono w trakcie prac podczas obrad na Komisji Nadzwyczajnej do spraw zmian w kodyfikacjach, intencją autorów nowelizacji Kodeksu pracy jest to, żeby osoba ubiegająca się o prace na jak najwcześniejszym etapie uzyskała informacje jaka jest kwota wynagrodzenia na stanowisku pracy.
Co istotne, uchwalona przez Sejm nowelizacja przepisów to nie jest implementacja dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10.5.2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania, którą kraje UE powinny wdrożyć do 2026 r. Ta nowelizacja stanowi odrębną zmianę przepisów Kodeksu pracy, która tylko częściowo pokrywa się ze wspomnianą dyrektywą. Niezależnie od omawianej nowelizacji Kodeksu pracy, obecnie w resorcie pracy trwają prace nad rządowym projektem ustawy wdrażającej tzw. dyrektywę równościową do polskiego porządku prawnego.
