Standard VSME – co warto wiedzieć
Europejska Grupa Doradcza ds. Sprawozdawczości Finansowej (European Financial Reporting Advisory Group, dalej: EFRAG) opracowała dobrowolny standard sprawozdawczości, który może być wykorzystywany przez mikro, małe i średnie jednostki między innymi do monitorowania ich działań w zakresie zrównoważonego rozwoju oraz do opracowywania danych ESG dla partnerów biznesowych i interesariuszy (tj. banków, inwestorów lub innych przedsiębiorstw w łańcuchu wartości).
Obowiązki i zasady wynikające z VSME
Jeśli przedsiębiorstwo sporządza sprawozdanie w zakresie zrównoważonego rozwoju na potrzeby dużych organizacji lub banków, które wymagają corocznej aktualizacji, powinno je sporządzać corocznie. Natomiast jeżeli przedsiębiorstwo sporządza sprawozdanie finansowe, wówczas sprawozdanie w zakresie zrównoważonego rozwoju powinno sporządzić w tym samym terminie co sprawozdanie finansowe. Warto dodać, że jeżeli nie nastąpiły zmiany w określonych punktach danych w porównaniu z poprzednim rokiem sprawozdawczym, przedsiębiorstwo może wskazać, że nie zaszły żadne zmiany w tym zakresie i zamieścić odniesienie do informacji podanych dla określonego punktu danych w sprawozdaniu z poprzedniego roku.
Standard VSME składa się z dwóch modułów:
- moduł podstawowy – zawiera ujawnienia B1, B2 oraz podstawowe mierniki (B3–B12); moduł ten określa podejście docelowe dla mikrojednostek i stanowi minimalny wymóg dla innych jednostek,
- moduł kompleksowy – określa dodatkowe punkty danych poza ujawnieniami B1–B11, które banki, inwestorzy oraz klienci korporacyjni mogą wymagać od przedsiębiorstwa w uzupełnieniu do modułu podstawowego.
Standard określa wymogi, które mają umożliwić przedsiębiorstwu przekazanie istotnych informacji na temat:
- w jaki sposób przedsiębiorstwo miało i może mieć pozytywny lub negatywny wpływ na ludzi lub środowisko w perspektywie krótko-, średnio- lub długoterminowej; oraz
- w jaki sposób kwestie środowiskowe i społeczne wpłynęły lub mogą wpłynąć na sytuację finansową, wyniki i przepływy pieniężne przedsiębiorstwa w perspektywie krótko-, średnio- lub długoterminowej.
Przedsiębiorstwo powinno zgłaszać informacje, które są istotne, wiarygodne, porównywalne, zrozumiałe i możliwe do zweryfikowania. Przy czym przedsiębiorstwo powinno ujawnić informacje porównawcze za poprzedni rok z wyjątkiem mierników ujawnionych po raz pierwszy. Informacje porównawcze przedsiębiorstwo zgłasza począwszy od drugiego roku prowadzenia sprawozdawczości.
Moduł podstawowy
Na moduł podstawowy składa się 11 podstawowych ujawnień:
1) B1 – informacja czy przedsiębiorstwo wybrało wyłącznie moduł podstawowy czy również kompleksowy, czy pewne ujawnienia są pominięte z uwagi na tajemnicę przedsiębiorstwa, czy raport jest skonsolidowany (uwzględnia spółki zależne); podstawowe informacje dot. liczby pracowników, obrotów przedsiębiorstwa, kodów NACE; czy przedsiębiorstwo otrzymało jakiekolwiek certyfikaty potwierdzające jego zrównoważoną działalność;
2) B2 – informacje odnośnie do praktyk, polityk, inicjatyw oraz celów przedsiębiorstwa z zakresu zrównoważonego rozwoju oraz redukcji negatywnego wpływu w tym zakresie. Praktyki mogą obejmować na przykład działania mające na celu zmniejszenie zużycia wody i energii elektrycznej przez przedsiębiorstwo, zmniejszenie emisji gazów cieplarnianych lub zapobieganie zanieczyszczeniom, jak również inicjatywy mające na celu poprawę bezpieczeństwa produktów, a także bieżące inicjatywy mające na celu poprawę warunków pracy i zapewnienie równego traktowania w miejscu pracy, szkolenia w zakresie zrównoważonego rozwoju dla pracowników jednostki oraz partnerstwa w ramach projektów związanych ze zrównoważonym rozwojem. Natomiast polityki odnoszą się do polityk dotyczących kwestii związanych ze zrównoważonym rozwojem, niezależnie od tego, czy są one publicznie dostępne czy też nie, oraz wszelkie odrębne polityki środowiskowe, społeczne lub dotyczące ładu korporacyjnego odnoszące się do kwestii związanych ze zrównoważonym rozwojem. W zakresie B2 mieszczą się również wszelkie przyszłe inicjatywy lub plany perspektywiczne, które są wdrażane w przedsiębiorstwie w związku z kwestiami związanymi ze zrównoważonym rozwojem;
3) B3 – dane z zakresu zużycia energii, emisji z zakresu 1 i 2;
4) B4 – dane z zakresu zanieczyszczeń powietrza, wód i gleby. Jeżeli przedsiębiorstwo ma już obowiązek zgłaszania właściwym organom emisji zanieczyszczeń, lub jeśli zgłasza je dobrowolnie zgodnie z Systemem Zarządzania Środowiskowego, ujawnia zanieczyszczenia, które emituje do powietrza, wody i gleby w ramach własnych operacji, podając odpowiednią ilość dla każdego czynnika zanieczyszczającego. Jeżeli informacje te są już publicznie dostępne, przedsiębiorstwo może alternatywnie zamieścić odniesienie do dokumentu, w którym są one przedstawione, na przykład poprzez podanie odpowiedniego linku URL lub osadzenie hiperłącza;
5) B5 – dane z zakresu bioróżnorodności. Przedsiębiorstwo ujawnia liczbę i powierzchnię (w hektarach) lokalizacji posiadanych, dzierżawionych lub zarządzanych na obszarach wrażliwych pod względem bioróżnorodności lub w ich pobliżu. Może ujawnić mierniki dotyczące sposobu użytkowania gruntów, takie jak:
- całkowite użytkowanie gruntów (w hektarach),
- całkowite powierzchnie nieprzepuszczalne,
- całkowity obszar ukierunkowany na naturę w danej lokalizacji oraz
- całkowity obszar ukierunkowany na naturę poza danym obiektem;
6) B6 – dane z zakresu wykorzystania i poboru wody. Ujawnieniu podlega całkowity pobór wody, tj. ilość wody pobranej w granicach organizacji (lub zakładu). Ponadto przedsiębiorstwo powinno osobno przedstawiać ilość wody pobranej w lokalizacjach znajdujących się na obszarach o znacznym deficycie wody;
7) B7 – dane z zakresu gospodarki cyrkularnej. Firma przedstawia całkowite roczne ilości wytwarzanych odpadów, w podziale na odpady niebezpieczne i odpady inne niż niebezpieczne. całkowite roczne ilości odpadów skierowanych do recyklingu lub ponownego użycia; oraz ujawnia roczny przepływ masy odpowiednich materiałów, które wykorzystuje;
8) B8 – informacje na temat pracowników m.in. liczbę, rodzaje umów, płeć, kraj zatrudnienia.
9) B9 – informacje dotyczące wypadków przy pracy oraz zgonów czy chorób związanych z wykonywaniem pracy;
10) B10 – informacje odnośnie do płac, różnic płacowych w zależności od płci, układów zbiorowych pracy oraz godzin przeznaczonych na przeszkolenie pracowników. W tym zakresie przedsiębiorstwo ujawnia:
- czy pracownicy otrzymują wynagrodzenie w wysokości równej lub wyższej od obowiązującej płacy minimalnej w kraju, w którym przedsiębiorstwo prowadzi działalność, określonej bezpośrednio przez krajowe przepisy dotyczące płacy minimalnej lub w ramach układu zbiorowego pracy,
- dysproporcję płacową między pracownikami płci żeńskiej i męskiej w ujęciu procentowym (przedsiębiorstwo może pominąć to ujawnienie, jeśli liczba jej pracowników nie przekracza 150, przy czym z dniem 7 czerwca 2031 r. próg ten zostanie obniżony do 100 pracowników),
- odsetek pracowników objętych układami zbiorowymi pracy,
- średnią liczbę godzin szkoleniowych w ciągu roku na pracownika w podziale na płeć;
11) B11 – informacje dotyczące wyroków i grzywien w zakresie korupcji i przekupstwa.
Moduł kompleksowy
Moduł kompleksowy zawiera ujawnienia, które w całościowy sposób spełniają potrzeby informacyjne partnerów biznesowych przedsiębiorstwa, takich jak inwestorzy, banki i klienci korporacyjni, uzupełniając ujawnienia uwzględnione w module podstawowym. Ujawnienia te odzwierciedlają obowiązki uczestników rynku finansowego i klientów korporacyjnych wynikające z odpowiednich przepisów. Oprócz tego odzwierciedlają informacje potrzebne partnerom biznesowym do oceny odnoszącego się do przedsiębiorstwa profilu ryzyka dla zrównoważonego rozwoju, np. jako (potencjalnego) dostawcy lub (potencjalnego) pożyczkobiorcy. Moduł ten zawiera 9 ujawnień, które mogą być dodatkowo wymagane przez kontrahentów biznesowych MŚP:
1) C1 – kluczowe elementy składające się na model biznesowy oraz strategię przedsiębiorstwa, m.in. pogrupowane produkty/usługi, kluczowe rynki, relacje biznesowe (np. kluczowi dostawcy, klienci, kanały dystrybucji, konsumenci), oraz czy strategia jest powiązana ze zrównoważonym rozwojem i jeżeli tak – zwięzły opis tych kluczowych elementów;
2) C2 – opis praktyk, polityk i przyszłych inicjatyw w zakresie przejścia na gospodarkę zrównoważoną, przedsiębiorstwo może wskazać ewentualny najwyższy szczebel w swojej organizacji odpowiedzialny za ich wdrożenie;
3) C3 – cele z zakresu redukcji emisji, mogące obejmować także emisje z zakresu 3. wartościach bezwzględnych dla emisji z zakresu 1 i 2. Jeżeli przedsiębiorstwo ustanowiło cele redukcji emisji gazów cieplarnianych z zakresu 3, podaje cele dla znaczących emisji z zakresu 3. W szczególności podaje:
- rok, którego dotyczy cel, wraz z odpowiadającą mu wartością,
- rok bazowy wraz z odpowiadającą mu wartością,
- jednostki, w jakich zostały wyrażone cele,
- udział emisji z zakresu 1, zakresu 2 oraz – jeśli ujawniono – zakresu 3, którego dotyczy cel,
- wykaz głównych działań, które zamierza wdrożyć, aby osiągnąć swoje cele;
Jeżeli przedsiębiorstwo prowadzi działalność w sektorach o znacznym oddziaływaniu na klimat i przyjęło plan transformacji na potrzeby łagodzenia zmiany klimatu, może przekazać informacje na ten temat, w tym wyjaśnienie, w jaki sposób przyczynia się on do redukcji emisji gazów cieplarnianych. Jeżeli Przedsiębiorstwo prowadzi działalność w sektorach o znacznym oddziaływaniu na klimat i nie ma planu transformacji na potrzeby łagodzenia zmiany klimatu, wskazuje, czy przyjmie taki plan transformacji, a jeśli tak, kiedy to nastąpi;
4) C4 – ryzyka klimatyczne m.in. ich opis, w jaki sposób została dokonana ocena ekspozycji na nie, również w ramach łańcucha wartości, oraz czy przedsiębiorstwo podjęło działania na rzecz adaptacji do zmian klimatu. Przedsiębiorstwo może zidentyfikować zagrożenia związane z klimatem i zdarzenia dotyczące przejścia związanego z klimatem, powodujące poważne ryzyka związane z klimatem, które jej dotyczą. W takim przypadku przedsiębiorstwo:
- zwięźle opisuje takie zagrożenia związane z klimatem i zdarzenia dotyczące przejścia związanego z klimatem,
- ujawnia, w jaki sposób oceniła narażenie i wrażliwość swoich aktywów, działań i łańcucha wartości na te zagrożenia i zdarzenia dotyczące przejścia,
- ujawnia perspektywy czasowe odnoszące się do wszelkich zidentyfikowanych zagrożeń związanych z klimatem i zdarzeń dotyczących przejścia,
- ujawnia, czy podjęło działania mające na celu przystosowanie się do zmiany klimatu w odniesieniu do wszelkich zagrożeń związanych z klimatem i zdarzeń dotyczących przejścia.
5) C5 – jeżeli przedsiębiorstwo zatrudnia 50 lub więcej pracowników, powinno ujawnić informacje na temat stosunku płci pracowników na szczeblu zarządczym oraz osób samozatrudnionych pracujących wyłącznie dla danego przedsiębiorstwa,
6) C6 – informacje dotyczące polityk oraz procesów z zakresu praw człowieka, związanych m.in. z pracą nieletnich, pracą przymusową, dyskryminacją,
7) C7 – czy przedsiębiorstwo ma potwierdzone zdarzenia związane z łamaniem praw człowieka i jakie działania podjęło aby to zaadresować,
8) C8 – przychody z pewnych sektorów oraz wykluczenie z unijnych wskaźników referencyjnych, w tym informacje nt. broni kontrowersyjnej, uprawy i produkcji tytoniu, działalności z sektora paliw kopalnych, oraz produkcji chemicznej (jeżeli przedsiębiorstwo jest producentem pestycydów i innych produktów agrochemicznych);
9) C9 – różnorodność płci w radach nadzorczych. Jeśli przedsiębiorstwo posiada organ zarządzający, ujawnia powiązany wskaźnik jego zróżnicowania pod względem płci.
Rada Ministrów proponuje 4806 zł płacy minimalnej w 2026 roku
Procedura ustalania płacy minimalnej
Wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, jest corocznie przedmiotem negocjacji w ramach Rady Dialogu Społecznego. Rada Ministrów, w terminie do 15 czerwca, przedstawia Radzie Dialogu Społecznego propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia oraz propozycję wysokości minimalnej stawki godzinowej w roku następnym. Rada Dialogu Społecznego, po otrzymaniu propozycji i informacji, uzgadnia wysokość minimalnego wynagrodzenia oraz ustala wysokość minimalnej stawki godzinowej, w terminie 30 dni od dnia otrzymania propozycji Rady Ministrów.
Jeżeli Rada Dialogu Społecznego nie uzgodni w tym terminie wysokości minimalnego wynagrodzenia oraz nie ustali wysokości minimalnej stawki godzinowej w roku następnym, Rada Ministrów ustala, w drodze rozporządzenia, w terminie do 15.9.2025 r. wysokość minimalnego wynagrodzenia, a także wysokość minimalnej stawki godzinowej 2026 r.
Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2026 roku to 4806 zł brutto
Proponowana kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę od 1.1.2026 r., czyli 4806 zł brutto, oznacza wzrost o 140 zł w stosunku do kwoty obowiązującej w 2025 r. (4666 zł brutto), czyli wzrost o 3%.
Minimalna stawka godzinowa w 2026 roku to 31,40 zł brutto
Proponowana minimalna stawka godzinowa dla określonych umów cywilnoprawnych od 1.1.2026 r. wyniesie 31,40 zł brutto, co oznacza wzrost o 0,90 zł w stosunku do kwoty obowiązującej w 2025 r., czyli 30,50 zł brutto.
Propozycja podwyżki dla sfery budżetowej
W pierwszej połowie czerwca Rada Ministrów przyjęła również propozycję średniorocznych wskaźników wzrostu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej na 2026 r. oraz informację o prognozowanych wielkościach makroekonomicznych stanowiących podstawę do opracowania projektu ustawy budżetowej na rok 2026. Średnioroczne wskaźniki wzrostu wynagrodzeń są corocznie przedmiotem negocjacji w ramach Rady Dialogu Społecznego. Rada Ministrów przekazuje je również do opinii ogólnokrajowym organizacjom związków zawodowych zrzeszających pracowników państwowej sfery budżetowej. Rada Ministrów proponuje średnioroczny wskaźnik wzrostu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej w 2026 r. w wysokości 103% w ujęciu nominalnym. Oznacza to, że wynagrodzenia oraz kwoty bazowe w 2026 r., zostaną zwaloryzowane o 3%, czyli o prognozowaną średnioroczną inflację na 2026 r.
Prognozowane wielkości makroekonomiczne na 2026 r.:
- dynamika realna Produktu Krajowego Brutto – 103,5%,
- średnioroczna dynamika cen towarów i usług konsumpcyjnych – 103%,
- dynamika nominalna przeciętnego wynagrodzenia brutto w gospodarce narodowej – 106,7%,
- dynamika nominalna przeciętnego wynagrodzenia brutto w sektorze przedsiębiorstw – 106,9%,
- przeciętne zatrudnienie w gospodarce narodowej – ok. 11 mln etatów,
- stopa bezrobocia rejestrowanego (na koniec roku) – 4,9%,
- przeciętne zatrudnienie w państwowej sferze budżetowej – ok. 618,9 tys. etatów.
Wydatki na cele statutowe związku pracodawców a CIT
Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych koszty administracyjne, które dotyczą wynagrodzeń obsługi księgowej, oraz wydatki na zakup środków trwałych w postaci komputera do obsługi księgowej, są kosztami przeznaczonymi na cele statutowe, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 39 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: PDOPrU), a tym samym nie podlegają obowiązkowi wynikającemu z art. 25 ust. 4 PDOPrU.
Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 39 PDOPrU: „Wolne od podatku dochodowego są dochody związków zawodowych, społeczno–zawodowych organizacji rolników, izb rolniczych, izb gospodarczych, organizacji samorządu gospodarczego rzemiosła, spółdzielczych związków rewizyjnych, organizacji pracodawców, partii politycznych, europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych, działających na podstawie odrębnych przepisów – w części przeznaczonej na cele statutowe, z wyłączeniem działalności gospodarczej”.
Obsługa księgowa związku pracodawców nie jest jego celem statutowym, jednak m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 13.2.2025 r. (0111-KDIB1-3.4010.26.2025.2.JG) zaprezentowano stanowisko, zgodnie z którym:
Wydatki niezbędne do funkcjonowania podmiotu o charakterze ogólno–administracyjnym są związane z celami statutowymi, bo bez nich cele statutowe nie mogłyby być realizowane (np. koszty księgowości, koszty materiałów biurowych i eksploatacyjnych, koszty mediów, np. energia elektryczna, woda, ścieki, usługi telekomunikacyjne i dostępu do sieci Internet), a tym samym wydatki w tym zakresie są wydatkami na cele statutowe (co wiąże się z możliwością zastosowania zwolnienia na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 39 lub 17 ust. 1 pkt 4 [PDOPrU] – w zależności od rodzaju podmiotu). [uzup. Autora]
W konsekwencji, w oparciu o powyższe stanowisko, nie powstaje obowiązek wynikający z art. 25 ust. 4 PDOPrU, tj. obowiązek zapłaty zaliczki na podatek w związku z przeznaczeniem dochodu na cele inne niż statutowe.
Równe traktowanie a różnicowanie dostępu do podnoszenia kwalifikacji w oparciu o zakładowy staż pracy
Pracodawca może różnicować dostęp do szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe w oparciu o kryterium stażu pracy.
Przepisy prawa pracy zakazują nierównego traktowania pracowników w zatrudnieniu, w szczególności (nie jest to jednak katalog zamknięty, ale wskazujący na najczęściej występujące powody dyskryminacji) ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Równe traktowanie w zatrudnieniu oznacza niedyskryminowanie zatrudnionych osób w jakikolwiek sposób, bezpośrednio lub pośrednio
Dyskryminowanie bezpośrednie istnieje wtedy, gdy pracownik z jednej lub z kilku przyczyn wskazanych powyżej był, jest lub mógłby być traktowany w porównywalnej sytuacji mniej korzystnie niż inni pracownicy.
Dyskryminowanie pośrednie istnieje wtedy, gdy na skutek pozornie neutralnego postanowienia, zastosowanego kryterium lub podjętego działania występują lub mogłyby wystąpić niekorzystne dysproporcje albo szczególnie niekorzystna sytuacja w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych wobec wszystkich lub znacznej liczby pracowników należących do grupy wyróżnionej, ze względu na jedną lub kilka przyczyn określonych w art. 183a § 1 Kodeksu pracy, chyba że postanowienie, kryterium lub działanie jest obiektywnie uzasadnione ze względu na zgodny z prawem cel, który ma być osiągnięty, a środki służące osiągnięciu tego celu są właściwe i konieczne.
Zasady równego traktowania w zatrudnieniu nie naruszają jednak działania, proporcjonalne do osiągnięcia zgodnego z prawem celu różnicowania sytuacji pracownika, polegające m.in. na stosowaniu kryterium stażu pracy przy ustalaniu warunków zatrudniania i zwalniania pracowników, zasad wynagradzania i awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, co uzasadnia odmienne traktowanie pracowników ze względu na wiek.
Zdaniem autora odpowiedzi możliwe byłoby odniesienie w regulacjach wewnętrznych do kryterium zakładowego stażu pracy przy rozpatrywaniu wniosków pracowników o wsparcie w podnoszeniu kwalifikacji . Uzasadnieniem mogłoby być nagradzanie w tej formie osób związanych dłużej z pracodawcą, jak również zwiększanie korzyści z dłuższego pozostawania w zatrudnieniu.
Nietrafne zaś byłoby wskazywanie na rodzaj umowy o pracę. Byłoby to jedno z typowych kryteriów dyskryminujących.
Struktura organizacyjna firmy wdrażającej AI
Wyzwania prawne i organizacyjne związane z wdrażaniem AI
Wdrażanie AI to dla firm nie tylko wyzwanie technologiczne, ale przede wszystkim organizacyjne i regulacyjne. Systemy te mogą podejmować decyzje wpływające na prawa jednostki, a niekiedy prowadzić do dyskryminacji, błędnych ocen czy utraty przejrzystości procesów. Unijny AI Act wprowadza liczne obowiązki, których spełnienie wymaga reorganizacji wewnętrznych struktur i przepływów informacji.
Zgodnie z art. 4 AI Act, firmy wdrażające AI powinny zadbać o odpowiedni poziom tzw. AI literacy – czyli wiedzy i kompetencji pracowników obsługujących lub korzystających z systemów AI. Oznacza to konieczność szkoleń, analiz ryzyka oraz dostosowania procedur – w zależności od stopnia zaawansowania systemu i jego wpływu na użytkowników.
Szczególne obowiązki dotyczą systemów AI wysokiego ryzyka. Zgodnie z art. 26 ust. 2 AI Act, nadzór nad ich działaniem musi sprawować osoba kompetentna, przeszkolona i mająca wsparcie organizacyjne. Dodatkowo, pracodawcy mają obowiązek monitorować ich funkcjonowanie (art. 26 ust. 5 AI Act), a także informować pracowników o wdrażaniu AI w środowisku pracy (art. 26 ust. 7 AI Act). To wszystko przekłada się na konieczność jasnego przypisania odpowiedzialności w strukturze firmy.
Jakie kompetencje są potrzebne przy wdrażaniu AI?
AI Act nie narzuca tworzenia nowych stanowisk, ale jasno wskazuje, że podmioty muszą posiadać – lub pozyskać – odpowiednie kompetencje do zarządzania wdrażaniem systemów AI. Kluczowe są umiejętności łączące wiedzę technologiczną z prawną, etyczną i organizacyjną. Chodzi o zrozumienie, jak działa system, jakie generuje ryzyka i jakie są obowiązki firmy na gruncie prawa.
W praktyce, kompetencje te mogą pochodzić zarówno z rekrutacji zewnętrznej, jak i rozwoju wewnętrznego. Warto identyfikować osoby w organizacji (np. z działu compliance, IT, prawnego, HR), które można przeszkolić w zakresie AI literacy, analizy ryzyka czy oceny zgodności. Z kolei przy rekrutacji warto szukać specjalistów znających przepisy AI Act, RODO i posiadających doświadczenie w projektach z pogranicza prawa i nowych technologii.
Szczególnie skutecznym rozwiązaniem jest tworzenie zespołów interdyscyplinarnych, w których znajdą się m.in.:
- prawnik ze znajomością regulacji technologicznych,
- inżynier AI rozumiejący obowiązki dokumentacyjne,
- osoba z HR znająca wpływ AI na relacje pracownicze,
- specjalista ds. etyki lub DEI (Diversity, Equity & Inclusion),
- project manager nadzorujący proces wdrożeniowy.
Taki zespół nie tylko rozumie system „od środka”, ale też zapewnia, że decyzje dotyczące jego projektowania i stosowania są przemyślane z perspektywy różnych interesariuszy.
Czy firma powinna powołać zespół ds. zgodności AI?
Z perspektywy prawa, etyki i praktyki – tak, zdecydowanie. AI Act, szczególnie wobec systemów AI wysokiego ryzyka, wymaga przypisania konkretnych obowiązków: od nadzoru człowieka (human oversight), przez monitorowanie działania systemu, aż po zapewnienie dokumentacji i analiz ryzyka. Spełnienie tych wymagań bez dedykowanego zespołu może okazać się niewykonalne, zwłaszcza w dużych lub zróżnicowanych organizacjach.
Zespół ds. zgodności AI nie musi funkcjonować jako formalna jednostka organizacyjna. Kluczowe jest to, by miał jasno przypisane zadania, odpowiedni mandat decyzyjny oraz dostęp do informacji i danych niezbędnych do realizacji obowiązków regulacyjnych. Powinien współpracować z działem IT, compliance, prawnym, HR i operacyjnym. Rekomendowanym rozwiązaniem jest model hybrydowy: centralny zespół ekspercki, który koordynuje działania i lokalni koordynatorzy w poszczególnych działach odpowiedzialni za wdrożenie zaleceń.
Warto odróżnić ten zespół od zespołu interdyscyplinarnego opisanego wcześniej, który odpowiada za wdrożenie i rozwój systemu AI. Zespół ds. zgodności to jednostka monitorująca i nadzorująca działanie systemu w czasie rzeczywistym, również po zakończeniu fazy projektowej.
Księgowe ujęcie zaliczek otrzymanych po wniesieniu ZCP do spółki z o.o.
Jeśli spółka z o.o. otrzymała zaliczkę w wyniku przejęcia jednoosobowej działalności gospodarczej, to należy ocenić, czy na spółce z o.o. ciąży obowiązek dokonania sprzedaży w ramach tej zaliczki. Jeśli tak, to powinna ująć ją jako zobowiązanie krótkoterminowe w pozycji „Zaliczki na dostawy” według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości.
Przy połączeniu jednostek oraz wnoszeniu zorganizowanej części przedsiębiorstwa zasadą jest, iż podmiot przejmujący wstępuje w prawa i obowiązki podmiotu przejmowanego. Skoro zatem podatnik, który prowadzi JDG, otrzymał środki pieniężne na poczet wykonania usługi/dostawy towarów, to miał zobowiązanie. Jeśli taki podatnik sporządzałby sprawozdanie (tego nie wskazano w pytaniu), to otrzymane zaliczki prezentuje się w pozycji „Zobowiązania krótkoterminowe – zaliczki na dostawy”.
Jeśli spółka z o.o., która przejęła majątek i zobowiązania podatnika prowadzącego JDG, ma nadal obowiązek wykonania obowiązków wynikających z tej zaliczki, to należy ten fakt zaprezentować tak samo – jako „Zobowiązania krótkoterminowe – zaliczki na dostawy”.
Potem, jak będzie wystawiona faktura sprzedaży, to należy na dokumencie wskazać informacje (data, numer, kwoty) wynikające z faktury zaliczkowej wystawionej przez podatnika prowadzącego JDG. Przychód należy rozpoznać także w tej części, która była ujęta na fakturze zaliczkowej.
Należy zwrócić uwagę, iż jeśli byłaby sytuacja odwrotna, czyli to podatnik prowadzący JDG wpłaciłby zaliczkę, to pokazałby ją jako „Zaliczki na dostawy w zapasach”. Po sfinalizowaniu zakupu, spółka z o.o. pokazałaby koszt na podstawie faktury końcowej otrzymanej od dostawcy.
Warto przypomnieć, iż zgodnie z art. 112 § 1 Ordynacji podatkowej nabywca przedsiębiorstwa lub zorganizowanej części przedsiębiorstwa odpowiada całym swoim majątkiem solidarnie z podatnikiem za powstałe do dnia nabycia zaległości podatkowe związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, chyba że przy zachowaniu należytej staranności nie mógł wiedzieć o tych zaległościach. Ważne są też przepisy art. 93 § 1 i 2 oraz art. 93a–93c Ordynacji podatkowej, które określają prawa i obowiązki podmiotów wstępujących we wszystkie prawa i obowiązki poprzednika.
Korekta VAT związana ze sprzedażą nieruchomości
Skoro podatnik odliczył VAT od zakupu nieruchomości i wydatków związanych z taką transakcją, to – stosując zwolnienie przy jej sprzedaży – musi skorygować odliczony uprzednio podatek naliczony. O sposobie korekty zadecyduje to, jaki był status nieruchomości po jej nabyciu.
Skoro w momencie nabycia nieruchomości podatnik zakładał, że nieruchomość będzie sprzedana z VAT bez zastosowania zwolnienia, to przysługiwało mu prawo do odliczenia podatku naliczonego od takiego zakupu. Późniejsza sprzedaż nieruchomości z zastosowaniem zwolnienia od VAT mogła mieć wpływ na odliczenie. Nie chodzi przy tym o jakąś formę korekty historycznej, w okresie w którym podatnik pierwotnie odliczył VAT, a o zastosowanie korekty w oparciu o regulacje art. 91 VATU. O sposobie i zakresie korekty zadecyduje to, jaki był status lokalu i w jaki sposób był wykorzystywany przez podatnika.
Jeżeli nieruchomość mieszkalna była składnikiem majątku trwałego podlegającym amortyzacji (de facto zdążyła mieć taki status), to dokonując sprzedaży ze zwolnieniem od VAT przed upływem dziesięciu lat, licząc od roku przyjęcia do używania, podatnik powinien dokonać korekty w modelu dziesięcioletnim (tj. x/10 zmniejszenia, gdzie x to lata pozostałe do końca okresu korekty).
Gdyby jednak okazało się, że prawo do lokalu nie było wartością niematerialną i prawną podlegającą amortyzacji, a nieruchomość była sklasyfikowana jako towar handlowy, wówczas – stosując zwolnienie przy dostawie nieruchomości – podatnik będzie musiał dokonać korekty całego odliczonego uprzednio VAT naliczonego w trybie art. 91 ust. 7d VATU.
Na zakończenie należy wskazać, że począwszy od 2022 r. nowo przyjęte do używania własnościowe spółdzielcze prawa do lokalu mieszkalnego nie są już wartościami niematerialnymi i prawnymi, mogą one jednak być wykorzystywane przez podatnika w działalności gospodarczej, wówczas w grę wchodzi korekta w trybie art. 91 ust. 7b VATU, czyli w cyklu dwunastomiesięcznym, jednak Autor uważa, że – zamierzając zastosować taką wykładnię – podatnik winien potwierdzić jej prawidłowość w drodze interpretacji indywidualnej. Autor ma bowiem wrażenie, że sytuacja taka jest konsekwencją niedopracowanej legislacji podatkowej, a zastosowanie takiej wykładni może nie do końca spodobać się organom podatkowym.
W każdym z ww. przypadków korekta VAT nie ma charakteru historycznego, lecz dokonywana jest na bieżąco.
Zagraniczna faktura dotycząca usługi serwisowej a VAT
Opłata serwisowa (za pośrednictwo internetowe przy sprzedaży biletów autokarowych) powinna być opodatkowana przez polskiego nabywcę w ramach importu usług tylko w jednym przypadku – gdy niemiecki świadczeniodawca nie wykonuje swojej usługi poprzez siedzibę umiejscowioną w Polsce lub poprzez stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Bez znaczenia pozostaje okoliczność rejestracji usługodawcy do polskiego VAT oraz VAT UE. W razie konieczności rozpoznania importu usług, podstawą opodatkowania dla transakcji będzie kwota brutto wynikająca z otrzymanej faktury.
Z treści pytania wynika, że internetowa opłata serwisowa za zakup biletów jest świadczeniem odrębnym i niezależnym od samej usługi przewozu. Przedmiotowe świadczenie trzeba prawdopodobnie zaklasyfikować jako usługę podobną do pośrednictwa przy sprzedaży biletów autokarowych.
Skoro zakup usługi odbywa się od podatnika, który identyfikuje się niemieckim numerem podatkowym, należy rozstrzygnąć, czy w niniejszej sytuacji dochodzi po stronie polskiego nabywcy do importu usług.
Zgodnie z art. 2 pkt 9 ustawy o VAT z importem usług mamy do czynienia wówczas, gdy podatnikiem z tytułu wykonania transgranicznej usługi jest jej usługobiorca. Usługobiorca obejmuje wykonaną usługę podatkiem należnym na zasadach obowiązujących w państwie świadczenia usługi (tj. w państwie jej opodatkowania) w miejsce usługodawcy, pod warunkiem, że usługodawca nie posiada w naszym kraju siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, które uczestniczyłoby w przeprowadzeniu transakcji (art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Wyjątek dotyczy usług związanych z nieruchomościami, jednakże tego rodzaju usługa nie jest przedmiotem zapytania.
Podstawą opodatkowania usług pośrednictwa przy sprzedaży towarów i usług w relacjach B2B jest kraj, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej. Tak wynika z art. 28b ust. 1 ustawy o VAT. Tym samym podatnik ma obowiązek rozliczyć import usługi pośrednictwa w sprzedaży biletów autokarowych w ramach importu usług, o ile niemiecki podmiot nie zlokalizował w naszym kraju siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, które wykonało przedmiotową usługę. Nie ma przy tym znaczenia, czy zagraniczny podmiot zarejestrował się w Polsce do VAT, czy też nie.
Podstawą naliczenia podatku należnego dla nabytej usługi będzie – w myśl art. 29a ust. 1 ustawy o VAT – kwota wynagrodzenia płaconego usługodawcy, tj. kwota brutto wynikająca z przyjętej faktury.
Jeśli niemiecki sprzedawca nie posiada w naszym kraju siedziby lub stałego miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, świadczącego bezpośrednio przedmiotową usługę (co trzeba będzie niestety ustalić), to polski nabywca nie jest zobowiązany do opodatkowania zakupu usługi w ramach importu usług. Podatek od świadczenia rozlicza we własnym zakresie usługodawca, nabywca zaś – na zasadach ogólnych – odlicza VAT z otrzymanej faktury.
Podpis kwalifikowany w prawie pracy
Podpis kwalifikowany jest konieczny, wówczas gdy w sposób elektroniczny strony (lub strona) chciałyby złożyć oświadczenie woli, dla którego wymagana jest forma pisemna.
Prawo pracy wymaga w wielu przypadkach dokonania czegoś (złożenie oświadczenia woli lub wiedzy) na piśmie (np. zawarcie umowy o pracę, zmiany umowy, oświadczenia woli dotyczące zakończenia zatrudnienia – wypowiedzenie, porozumienie stron itp.). Nie w każdym przypadku niezachowanie formy pisemnej skutkuje nieważnością czy wadą prawą. Przykładowo, umowa o pracę zawarta inaczej niż pisemnie jest ważna, ale pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.
Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarczy wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Podpis kwalifikowany przy oświadczeniach elektronicznych pojawić się musi wszędzie tam, gdzie przepisy wymagają formy pisemnej (w Kodeksie pracy wskazują „na piśmie”). Kodeks cywilny wprost w art. 781 Kodeksu cywilnego wskazuje tutaj na podpis kwalifikowany, a nie na jakikolwiek podpis elektroniczny.
Trudno tu mówić o wymienianiu wszystkich możliwych ustaleń (np. umowa o pracę), jednostronnych oświadczeń woli (np. wypowiedzenie zmieniające) albo oświadczeń wiedzy (np. świadectwo pracy), dla których wymagana jest forma pisemna. Wprost wskazuje na to ustawodawca w treści danej regulacji.
Odróżnić to należy jednak od używanych w prawie pracy określeń „w postaci papierowej lub elektronicznej” (m.in. różnego rodzaju wnioski pracowników). Postać w tym przypadku to nie forma cywilnoprawna. Postać elektroniczna to np. zwykły mail, sms, informacja w komunikatorze itp.
W prawie pacy nie wszystko sprowadza się do formy pisemnej. Wnioski urlopowe składane są według przyjętych wewnętrznie zasad, mogą być przekazywane elektronicznie bez konieczności potwierdzania ich podpisem kwalifikowanym. W żadnym miejscu regulacji dotyczących urlopów ustawodawca nie wskazał bowiem na formę do tego się odnoszącą. Już jednak wniosek o urlop bezpłatny może być złożony jedynie na piśmie albo elektronicznie z podpisem kwalifikowanym, gdyż w art. 174 Kodeksu pracy wprost wskazuje się na „pisemny wniosek pracownika”.
Phishing wspierany przez LLM – zagrożenia i odpowiedzi semantyczne w erze AI
LLM-y umożliwiają tworzenie przekonujących, spersonalizowanych wiadomości phishingowych na masową skalę, zaś najskuteczniejszą odpowiedzią pozostają obecnie filtry semantyczne zasilane AI, uzupełnione infrastrukturą zaufania oraz adaptacyjnymi szkoleniami opartymi na symulacjach.
Zdolność LLM do przetwarzania danych OSINT (np. z LinkedIn, GitHub) i generowania wiadomości zawierających terminologię branżową, znacząco podnosi skuteczność phishingu. Jak wykazano w raporcie IBM X-Force 2024, współczynnik kliknięć w wiadomości phishingowe wygenerowane przez GPT-4 wzrósł z 17% do 53%.
Tradycyjne filtry oparte na sygnaturach (np. Bayesian, OCR) okazują się nieskuteczne wobec treści generowanych przez LLM, które nie zawierają typowych błędów językowych, a ich personalizacja (np. imię adresata, konkretne projekty) dodatkowo utrudnia detekcję.
Nowoczesne bramy SEG (Secure Email Gateway) – np. Proofpoint GEN-AI, Microsoft Defender Copilot – korzystają z własnych modeli AI do analizy semantyki wiadomości, osiągając według Forrester Wave Q1/2025 91% skuteczności w rozróżnianiu wiadomości autentycznych i phishingowych.
W zakresie ochrony technicznej skuteczność przynoszą wdrożenia pełnego zestawu polityk SPF, DKIM oraz DMARC z wartością „p=reject”, które – według danych Cloudflare z 2024 roku – redukują spoofing domen nadawczych o 99%. Dodatkowe wsparcie w postaci standardu BIMI (Brand Indicators for Message Identification) poprawia rozpoznawalność legalnych nadawców przez użytkownika końcowego.
Ważnym elementem obrony staje się też podnoszenie świadomości – symulacje kampanii phishingowych generowane przez AI pozwalają na dynamiczne dostosowanie trudności wiadomości do poziomu kompetencji użytkownika. Według Gartnera (2024), tego typu personalizowane szkolenia zwiększają odsetek skutecznie raportowanych incydentów o 44%.
Wreszcie, nawet skutecznie wyłudzone dane dostępowe stają się bezużyteczne w środowiskach opartych o zasady Zero Trust oraz mechanizmy FIDO2 – czyli logowanie sprzętowe i kontekstowe polityki dostępu.
