Skutki podatkowe związane z zakupem łodzi
Zakup łodzi powinien być uznany przez podatnika za zakup środka trwałego, w sytuacji gdy podatnik nabył na własność ten składnik majątku, jest on kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania, a jego przewidywany okres używania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej jest dłuższy niż rok. O ile nabyta łódź będzie wykorzystywana wyłącznie do celów działalności gospodarczej podatnika, od jej nabycia można odliczyć 100% podatku naliczonego. Koszty eksploatacji łodzi oraz odpisy amortyzacyjne będą w 100% obciążać koszty podatnika. Łódź motorowa nie jest pojazdem samochodowym. Nie będą więc miały zastosowania w odniesieniu do tej jednostki pływającej ograniczenia w odliczaniu VAT oraz w zaliczaniu do kosztów, odnoszące się do samochodów. Podatnik ma możliwość potrącić podatek naliczony, jeśli towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem należnym.
Od zakupu łodzi, która ma służyć wyłącznie działalności gospodarczej, podatnik może odliczyć 100% podatku naliczonego na zasadach ogólnych. Wykorzystanie łodzi do celów marketingowych ma również związek z działalnością prowadzonego przedsiębiorstwa. Tabor pływający może być nośnikiem reklamy marki własnej firmy, a tym samym służyć promocji produktów podatnika lub jego usług oraz zwiększeniu sprzedaży. Podatnikowi przysługuje uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego z faktury dokumentującej zakup łodzi również z tego względu, co potwierdził Dyrektor KIS w piśmie z 19.7.2024 r. (0114-KDIP4-2.4012.283.2024.3.MŻA).
Zaznaczyć trzeba, że względem jednostek pływających nie ma zastosowania ograniczenie zawarte w art. 86a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU), zgodnie z którym od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi prawo do odliczenia podatku wynosi 50% kwoty VAT. Limitowaniu do 75% nie będą również podlegały wydatki eksploatacyjne związane z używaniem łodzi do celów mieszanych na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU) i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: PDOPrU).
Przez pojazdy samochodowe na potrzeby VATU oraz PDOFizU i PDOPrU rozumie się pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 t. Tak wynika z art. 2 pkt 34 VATU, art. 5a pkt 19a PDOFizU oraz art. 4a pkt 9a PDOPrU.
Łodzie nie są pojazdami samochodowymi, w ogóle nie są pojazdami przeznaczonymi do poruszania się po drodze lub do tego przystosowanymi. Zasady poruszania się jednostek pływających po wodach normują przepisy żeglugowe. Przepisy ruchu drogowego nie mają zatem zastosowania względem jednostek pływających. Skutkiem tego ograniczenia w odliczaniu VAT oraz w zaliczaniu do kosztów, które odnoszą się do pojazdów samochodowych, nie będą mieć zastosowania dla łodzi motorowych.
Nabycie łodzi najpewniej będzie stanowić dla podatnika nabycie środka trwałego. Zgodnie z definicją zawartą w art. 22a ust. 1 PDOFizU oraz art. 16a ust. 1 PDOPrU środki trwałe, to m.in. stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania maszyny, urządzenia i środki transportu, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub podobniej umowy.
Jeśli zatem powyższe warunki zostały spełnione, to podatnik musi uznać zakupioną jednostkę pływająca za swój środek trwały ujmowany w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Przypomnieć warto, że w sytuacji gdy wartość składnika majątku wpisującego się w definicję środka trwałego nie przekracza kwoty 10 000 zł, podatnik może nie wprowadzać tego składnika do ewidencji środków trwałych, a wydatki na jego nabycie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania do używania. Podatnik może również zakwalifikować składnik majątku do środków trwałych, ująć w ewidencji i amortyzować na zasadach ogólnych lub zamortyzować jednorazowo w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym.
Warto również zaznaczyć, że jeśli łódź będzie przez podatnika używana sezonowo, to podatnik może dokonywać odpisów amortyzacyjnych od jej wartości początkowej na zasadach określonych w art. 22h ust. 1 pkt 3 PDOFizU i art. 16h ust. 1 pkt 3 PDOPrU, tj. wyłącznie w okresach faktycznego wykorzystania łodzi w działalności (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 23.7.2024 r., 0114-KDIP3-2.4011.445.2024.4.MG).
NSA wydał kolejny wyrok w sprawie przetwarzania danych osobowych przez banki
W przedmiotowym orzeczeniu (III OSK 984/22, niepubl.), NSA rozstrzygnął ostatecznie spór między Prezesem UODO, a BIK. Według sądu drugiej instancji, jeśli konsument nie zawarł ostatecznie umowy z bankiem (a sama procedura kredytowa zakończyła się na etapie złożenia wniosku), bank i BIK nie mają prawa przetwarzać jego danych osobowych pozyskanych w celu oceny zdolności kredytowej i ryzyka kredytowego. Zdaniem Prezesa UODO, w sytuacji braku zawarcia umowy, nie ma podstaw prawnych do przetwarzania danych.
NSA zajął stanowisko odmienne niż sąd pierwszej instancji, który stwierdził, że BIK działał w ramach podstaw przewidzianych w artykule 6 ust. 1 lit. c i f RODO, tj. na podstawie prawnego obowiązku ciążącego na administratorze i uzasadnionego interesu administratora. Według WSA, obowiązek prawny w tym wypadku stanowiły przepisy prawa bankowego dotyczące funkcjonowania BIK i wymiany informacji między bankami (art. 105 i 105a). Uzasadniony interes administratora został z kolei ulokowany w kwestiach związanych z dochodzeniem i ochroną przed roszczeniami.
NSA całkowicie nie zgodził się z tym stanowiskiem i przychylił się do opinii Prezesa UODO, stwierdzając, że dane osoby, która ostatecznie nie uzyskała kredytu, nie mogą być przetwarzane w celu opracowywania modeli scoringowych, tj. narzędzi służących analizie i opracowywaniu danych statystycznych. Nie jest to pierwsze orzeczenie NSA, w którym sąd zajął takie stanowisko. W lutym tego roku zapadł inny wyrok w podobnej sprawie (III OSK 6563/21, Legalis). W tamtym orzeczeniu sąd pochylił się bliżej nad kwestiami uzasadnionego interesu administratora, wskazując, że nie stanowi on – w tym wypadku – ważnej podstawy przetwarzania danych osobowych.
Źródło: https://uodo.gov.pl/pl/138/3721
Działalność nieewidencjonowana a obowiązek opłacania składek ZUS
Świadczenie usług na rzecz obecnego (lub byłego) pracodawcy nie ma znaczenia dla zasad rozliczania składek z tytułu działalności nieewidencjonowanej. Problem leży jednak gdzie indziej.
Działalność nierejestrowana miała być z założenia rozwiązaniem dającym możliwość prowadzenia działalności zarobkowej w małym rozmiarze bez zbędnych formalność. Prawie się to udało (prawie, to jednak różnica). O ile bowiem od strony podatku dochodowego od osób fizycznych sprawa jest oczywista (przychody z działalności nierejestrowanej są zaliczane do innych źródeł, a podatnik rozlicza je sam na koniec roku), to w zakresie ZUS jest problem. Przepisy ubezpieczeniowe nie zawierają zapisów bezpośrednio odnoszących się do działalności nieewidencjonowanej.
Tym samym „oczywistym jest”, że działalność ta nie powinna generować obowiązku opłacania składek ZUS. Według stanowiska prawodawcy i do niedawna ZUS – stosuje się jednak w tym przypadku przepisy o zleceniu. To zaś oznacza, że nabywca usługi ma status płatnika i obowiązek rozliczania składek. Takie podejście do tematu oznacza nierówne traktowanie obywateli. Jeżeli bowiem w ramach działalności nierejestrowanej sprzedawane byłyby towary – czynność nie podlegałaby składkom ZUS. Jeżeli zaś sprzedawane są usługi – składki należałoby płacić na zasadach właściwych dla zlecenia, co może i można wyprowadzić z językowego brzemienia przepisów ubezpieczeniowych, ale sprzeczne jest z ideą omawianej działalności. To zaś oznacza konieczność zgłoszenia do ZUS i rozliczania składek przez usługobiorcę (nie tylko zdrowotnych, ale też społecznych).
Co ciekawe, w podręczniku dla szkół średnich (Lekcje z ZUS. Materiały dla ucznia., opracowanie merytoryczne: ZUS, 2024) na slajdzie 9 z lekcji 4 czytamy, że działalność nieewidencjonowana nie podlega ZUS, co jest niezgodne z dotychczasowym podejściem tej instytucji. Również na stronie ZUS można znaleźć zapisy mówiące, że działalność nieewidencjonowana nie podlega składkom, podczas gdy na stronie rządowej wciąż znajduje się zapis mówiący, że przy sprzedaży towarów składek się nie płaci, ale przy sprzedaży usług już tak.
W efekcie zakładając, że działalność nieewidencjonowana nie podlega składkom (zgodne z obecną nieśmiałą publicystyką ZUS), świadczenie usług na rzecz obecnego (lub byłego) pracodawcy jest bez znaczenia.
Wspólne opodatkowanie małżonków prowadzących działalność gospodarczą a zaliczki na podatek dochodowy
W przypadku prowadzenia przez małżonków jednoosobowych działalności gospodarczych, wspólne rozliczenie może nastąpić dopiero w rocznym zeznaniu podatkowym. Na etapie zaliczek nie ma możliwości skorzystania z obniżenia ich wysokości w związku ze wspólnym rozliczeniem.
Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o PIT małżonkowie podlegający nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce, pozostający w związku małżeńskim i we wspólności majątkowej przez cały rok albo od dnia zawarcia związku małżeńskiego do ostatniego dnia roku podatkowego – w przypadku, gdy związek małżeński został zawarty w trakcie roku podatkowego – mogą być (z wyjątkami), na wspólny wniosek wyrażony w zeznaniu podatkowym, opodatkowani łącznie od sumy swoich dochodów, po uprzednim odliczeniu kwot pomniejszających dochód. W takim przypadku podatek określa się na imię obojga małżonków w podwójnej wysokości podatku obliczonego od połowy łącznych dochodów małżonków.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje również przepis, zgodnie z którym jeśli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody wspólnie z małżonkiem, wówczas zaliczki za wszystkie miesiące są pobierane według stawki 12%. Przepis ten dotyczy osób uzyskujących od zakładów pracy przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
Podobnych przepisów nie ma w odniesieniu do przychodów z jednoosobowej działalności gospodarczej. Oznacza to, że choć wspólne rozliczenie małżonków jest jak najbardziej dopuszczalne, to ustawodawca nie przewidział możliwości obniżenia podatku już na etapie wpłacanych zaliczek. Zatem dopiero w rocznym zeznaniu podatnik będzie mógł obniżyć podatek do zapłaty.
Minimalny wymagany okres zatrudnienia cudzoziemca w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji
Tak, ponieważ od 1.6.2025 r. możliwe jest udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji w przypadku zatrudnienia cudzoziemca na okres przynajmniej 6 miesięcy.
Z opisanego przez Państwa stanu faktycznego wynika, że planują Państwo zatrudnienie cudzoziemców w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji. Na podstawie art. 127 ustawy o cudzoziemcach zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji udziela się, gdy celem pobytu cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest wykonywanie pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji i spełnione są łącznie warunki przewidziane w tymże art. 127 ustawy o cudzoziemcach. Jednym z wymogów jest, aby cudzoziemiec zawarł na minimalny określony czas umowę o pracę, umowę o pracę nakładczą, umowę cywilnoprawną lub pozostawał w stosunku służbowym. I o ile do 31.5.2025 r. ten minimalny określony czas wynosił 1 rok, o tyle od 1.6.2025 r. ten minimalny określony czas wynosi 6 miesięcy. Dlatego też w obecnym stanie prawnym, tj. od dnia 1.6.2025 r., jest możliwe udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji w przypadku zatrudnienia cudzoziemca na okres krótszy niż 1 rok pod warunkiem, że okres ten wynosi przynajmniej 6 miesięcy.
Wydatki na zakup roweru stacjonarnego a koszty uzyskania przychodów
Wydatki na zakup sprzętu sportowego – co do zasady – nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorcy.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wyłączonych. W przedmiotowej sytuacji nie ma stosownego wyłączenia, a tym samym wystarczy powiązanie z działalnością gospodarczą
Wydatek zaliczony do kosztów uzyskania musi mieć charakter celowy w tym znaczeniu, że musi być poniesiony w celu uzyskania przychodów, ale nie musi przyczyniać się do ich uzyskania. Może być także związany z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.
Rower stacjonarny to sprzęt sportowy. Co do zasady nie jest on związany z uzyskiwaniem przychodów, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła (chyba, że przedsiębiorca np. prowadzi siłownię). Niestety przedmiot działalności gospodarczej nie został ujawniony w pytaniu, więc nie wiadomo, czy zakup ma związek z wykonywaną działalnością.
Jeżeli związek taki nie występuje – brak jest możliwości zaliczenia kosztów zakupu do kosztów uzyskania przychodów. Mimo tego, że wykonywanie działalności gospodarczej w pozycji siedzącej i wpatrywanie się przez wiele godzin w ekran monitora nie jest dobre dla organizmu, wydatek na rower stacjonarny nie powinien znaleźć się w kosztach uzyskania przychodów. Wydatek taki ma bowiem charakter prywatny i jest związany ze zdrowiem przedsiębiorcy, a nie z jego działalnością gospodarczą.
Oczywiście w obowiązujących przepisach nie ma wyraźnego zakazu, wobec czego przedsiębiorca, który zaliczy wydatek do kosztów uzyskania przychodów, może próbować się bronić, ale w przypadku braku związku z przedmiotem działalności nadzieje na wygraną są nikłe.
Pozyskiwanie środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego od 1 czerwca 2025 roku
Środki KFS może pozyskać podmiot, który nie posiada zaległości podatkowych lub zaległości z tytułu innych należności publicznoprawnych, z przeznaczeniem na kształcenie ustawiczne pracujących. Są one limitowane w skali roku na jednego uczestnika i na jednego wnioskodawcę.
Ze środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) mogą korzystać podmioty, które w okresie co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku o przyznanie takich środków opłacały składki na Fundusz Pracy lub są zwolnione z ich opłacania z mocy prawa. Natomiast nie mogą z nich korzystać m.in. podmioty, które posiadają zaległości podatkowe lub zaległości z tytułu innych należności publicznoprawnych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, FP i FGŚP, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz wpłat na PFRON lub pozostają pod zarządem komisarycznym, lub znajdują się w toku likwidacji, albo postępowania upadłościowego, lub naruszyły w sposób rażący jakąkolwiek umowę o przyznanie środków KFS, zawartą ze starostą rozpatrującym wniosek o przyznanie środków w okresie 3 lat poprzedzających dzień złożenia tego wniosku.
Ze środków KFS mogą być finansowane koszty związane z kształceniem ustawicznym nie tylko pracowników, ale i pracodawców, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych. Ze środków tych mogą być finansowane koszty obejmujące należności dla instytucji:
- realizującej szkolenia wskazane przez podmiot wnioskujący o udzielenie pomocy na kształcenie ustawiczne;
- potwierdzającej nabytą wiedzę i umiejętności lub wydającej dokumenty potwierdzające nabycie wiedzy i umiejętności;
- realizującej studia podyplomowe;
- realizującej badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia przez osoby pracujące kształcenia lub zadań zawodowych po ukończonym kształceniu.
Ze środków KFS mogą być finansowane również należności z tytułu ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z podjętym kształceniem, ponoszone przez podmiot wnioskujący o udzielenie pomocy na kształcenie ustawiczne lub instytucję realizującą to kształcenie.
Środki KFS nie mogą natomiast zostać przeznaczone na opłacenie kosztów kształcenia ustawicznego, które:
- zostało sfinansowane z innych środków publicznych;
- pracodawca jest obowiązany zapewnić na podstawie odrębnych przepisów;
- obejmuje działania rozpoczęte przed dniem podpisania umowy o finansowanie.
Na wniosek podmiotu ubiegającego się o pomoc, starosta może przyznać na podstawie umowy środki KFS na finansowanie kosztów w wysokości:
- do 70 % tych kosztów, jednak nie więcej niż 200 % przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym, dla wskazanego we wniosku uczestnika kształcenia ustawicznego,
- do 90 % tych kosztów, jednak nie więcej niż 200 % przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym dla wskazanego we wniosku uczestnika kształcenia ustawicznego – w przypadku podmiotów niezatrudniających pracowników albo zatrudniających w dniu złożenia wniosku o środki KFS w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy nie więcej niż 9 osób.
Ponadto wysokość środków KFS dla jednego wnioskodawcy w roku kalendarzowym nie może przekroczyć kwoty:
- 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia – w przypadku podmiotów niezatrudniających pracowników albo które zatrudniają nie więcej niż 9 osób,
- 8-krotności przeciętnego wynagrodzenia – w przypadku podmiotów, które zatrudniają więcej niż 9 osób, jednak nie więcej niż 49 osób,
- 12-krotności przeciętnego wynagrodzenia – w przypadku podmiotów, które zatrudniają więcej niż 49 osób, jednak nie więcej niż 249 osób,
- 14-krotności przeciętnego wynagrodzenia – w przypadku podmiotów, które zatrudniają więcej niż 249 osób.
Decyduje liczba zatrudnianych pracowników w dniu złożenia wniosku o środki KFS w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
Podmiot ubiegający się o pomoc składa wniosek w postaci elektronicznej za pośrednictwem indywidualnego konta, do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na jego siedzibę albo adres prowadzenia działalności. Płatność ze środków KFS jest dokonywana przelewem na rachunek płatniczy podmiotu, który zawarł umowę o przyznanie środków KFS, w terminie określonym w umowie.
W związku z zawarciem umowy i uzyskaniem środków z KFS pracodawca zobowiązuje się do utrzymania zatrudnienia osoby, na której kształcenie ustawiczne przyznano finansowanie, przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia ukończenia przez nią kształcenia (ustawa określa wyjątki od tej zasady). W przypadku niedotrzymania tego warunku pracodawca nie otrzyma finansowania z KFS w ciągu roku od dnia ukończenia finansowanego kształcenia. Poza tym ustawa określa przypadki, w których podmiot, który zawarł umowę o finansowanie kształcenia ustawicznego ze środków KFS, musi zwrócić te środki (m.in. jeżeli osoba, na której kształcenie ustawiczne przyznano finansowanie bez uzasadnionej przyczyny nie podejmie lub nie ukończy tego kształcenia albo gdy środki KFS zostały wydatkowane niezgodnie z umową).
Dokumentowanie naruszeń w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych
Dokumentowanie naruszeń ochrony danych osobowych
Dokumentowanie naruszeń ochrony danych osobowych jest nie tylko obowiązkiem administratorów, ale również kluczowym narzędziem analizy przyczyn i skutków incydentów oraz skuteczności działań naprawczych organizacji. Prawidłowa dokumentacja pozwala na utrzymanie przejrzystości postępowania, realizację zasady rozliczalności oraz wykazanie przed organem nadzorczym, że administrator prawidłowo ocenił sytuację i podjął odpowiednie kroki w celu ochrony osób dotkniętych naruszeniem.
Każde stwierdzone naruszenie ochrony danych osobowych, niezależnie od jego skali i charakteru, powinno być szczegółowo udokumentowane. Pozwala to na zrekonstruowanie okoliczności incydentu, ocenę podjętych działań naprawczych oraz udokumentowanie przestrzegania przepisów RODO.
Obowiązek dokumentowania naruszeń
Zgodnie z art. 33 ust. 5 RODO, administratorzy mają obowiązek prowadzenia dokumentacji wszystkich naruszeń ochrony danych, niezależnie od tego, czy incydent wymagał zgłoszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Obowiązek dokumentowania dotyczy wszystkich stwierdzonych naruszeń, ale dla pełnej realizacji zasady rozliczalności administratorzy powinni również dokumentować incydenty bezpieczeństwa, które nie zostały zakwalifikowane jako naruszenie, wraz z uzasadnieniem tej decyzji.
Wewnętrzny rejestr naruszeń ochrony danych osobowych
W celu usprawnienia dokumentowania incydentów, zaleca się prowadzenie wewnętrznego rejestru naruszeń ochrony danych osobowych. Choć RODO nie wymaga jego formalnego prowadzenia w określonej formie, administratorzy powinni zadbać o to, aby informacje dotyczące naruszeń były czytelnie oznaczone i dostępne do wglądu w razie potrzeby. Rejestr naruszeń może mieć formę cyfrową lub papierową i powinien być regularnie aktualizowany.
Dokumentacja naruszeń ochrony danych osobowych musi być stale aktualizowana, ponieważ każda nowa informacja dotycząca incydentu, jego skutków czy podjętych działań zaradczych może mieć wpływ na ocenę ryzyka i skuteczność rejestru. Administrator powinien na bieżąco rejestrować postępy w działaniach naprawczych, a w przypadku nowych okoliczności – uzupełniać informacje w rejestrze.
Elementy dokumentacji naruszeń ochrony danych osobowych
Rejestr naruszeń ochrony danych osobowych zgodnie z wytycznymi wynikającymi z art. 33 ust 5 RODO oraz dobrych praktyk w zakresie dokumentowania naruszeń powinien składać się z następujących informacji:
- okoliczności naruszenia – data i czas wykrycia, wystąpienia oraz zakończenia naruszenia, sposób jego wykrycia, przyczyny i przebieg zdarzenia;
- charakter naruszenia – czy naruszenie dotyczyło poufności, integralności czy dostępności danych;
- rodzaj i zakres danych objętych naruszeniem – jakie kategorie danych zostały naruszone oraz ilu osób dotyczył incydent;
- ocena skutków naruszenia – czy wystąpiły faktyczne konsekwencje dla osób, których dane dotyczą, oraz jakie mogą być potencjalne zagrożenia wynikające z incydentu;
- uzasadnienie oceny ryzyka – decyzja, czy naruszenie wymagało zgłoszenia organowi nadzorczemu lub powiadomienia osób poszkodowanych;
- podjęte środki zaradcze i zapobiegawcze – działania mające na celu powstrzymanie skutków naruszenia oraz wdrożenie środków minimalizujących ryzyko podobnych incydentów w przyszłości;
- szczegóły dotyczące zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu – data zgłoszenia, ewentualne przyczyny opóźnienia w zgłoszeniu, kluczowe informacje zawarte w zgłoszeniu lub uzasadnienie decyzji o jego niezłożeniu;
- szczegóły dotyczące zawiadomienia osób, których dane dotyczą – data zawiadomienia, treść komunikatu, metoda powiadomienia, liczba osób poinformowanych lub uzasadnienie decyzji o braku zawiadomienia (zgodnie z art. 34 ust. 3 RODO).
Przetwarzanie danych osobowych w dokumentacji naruszeń
RODO nie określa okresu przechowywania dokumentacji naruszeń, co oznacza, że administratorzy powinni przechowywać ją jak najdłużej, aby zapewnić zgodność z zasadą rozliczalności. Nie zaleca się jednak umieszczania w rejestrze danych osobowych osób zaangażowanych w proces zarządzania naruszeniem, ani szczegółowych informacji o osobach, których dotyczy naruszenie. W sytuacji, gdy takie dane zostaną zawarte w dokumentacji, należy pamiętać o zasadach minimalizacji danych oraz stosować odpowiednie środki ochrony, np. pseudonimizację.
Sankcje za brak dokumentowania naruszeń
Prowadzenie dokumentacji naruszeń ochrony danych osobowych jest obowiązkiem wynikającym z RODO i kluczowym elementem zapewnienia zgodności z zasadą rozliczalności. Administratorzy muszą rejestrować wszystkie stwierdzone naruszenia, niezależnie od tego, czy podlegały one zgłoszeniu do organu nadzorczego. Nieprowadzenie właściwej dokumentacji naruszeń może skutkować istotnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi, w tym ryzykiem nałożenia administracyjnych kar pieniężnych.
Podstawa prawna sankcji – art. 83 RODO
Zgodnie z art. 83 ust. 4 RODO, niewywiązanie się z obowiązku dokumentowania naruszeń, o którym mowa w art. 33 ust. 5 RODO, może skutkować nałożeniem administracyjnej kary pieniężnej w wysokości do 10 milionów euro lub – w przypadku przedsiębiorstw – do 2% ich globalnego rocznego obrotu za poprzedni rok obrotowy. W takiej sytuacji stosowana jest kwota wyższa.
Do zastosowania powyższych kar może dojść m.in. w przypadku:
- całkowitego braku dokumentowania naruszeń – jeśli administrator nie prowadzi żadnej dokumentacji incydentów, co oznacza, że nie jest w stanie wykazać, że właściwie zarządza ochroną danych osobowych;
- niekompletnej lub nieprawidłowej dokumentacji – gdy rejestr naruszeń nie zawiera wymaganych informacji, np. okoliczności naruszenia, skutków incydentu czy podjętych działań zaradczych;
- braku uzasadnienia decyzji o niezgłoszeniu naruszenia do organu nadzorczego – nawet jeśli administrator uzna, że incydent nie wymaga zgłoszenia do Prezesa UODO, powinien udokumentować tę decyzję. Jej brak może być podstawą do nałożenia sankcji;
- braku możliwości wykazania zgodności z RODO – w przypadku kontroli organ nadzorczy może zażądać dostępu do rejestru naruszeń. Jeśli administrator nie będzie w stanie udowodnić, że incydenty były prawidłowo analizowane i dokumentowane, może to skutkować nałożeniem kary.
Kryteria nakładania kar finansowych
RODO przewiduje, że wysokość kary za brak dokumentowania naruszeń powinna być ustalana indywidualnie dla każdego przypadku. Przy ocenie naruszenia organ nadzorczy uwzględnia między innymi:
- charakter, wagę i czas trwania naruszenia – długotrwałe zaniedbanie obowiązku dokumentowania naruszeń może skutkować wyższą sankcją;
- zakres i wpływ naruszenia – jeśli brak dokumentacji uniemożliwił analizę ryzyka lub podjęcie działań naprawczych, kara może być surowsza;
- liczbę incydentów – jeśli organizacja regularnie nie prowadzi dokumentacji naruszeń, organ nadzorczy może uznać to za systemowe naruszenie RODO;
- stopień współpracy z organem nadzorczym – jeśli administrator nie współpracuje podczas kontroli lub nie podejmuje działań korygujących, może to wpłynąć na wysokość kary;
- wdrożone środki organizacyjne i techniczne – jeśli administrator nie wprowadził procedur umożliwiających skuteczne rejestrowanie naruszeń, organ nadzorczy może nałożyć surowsze sankcje.
Jak uniknąć sankcji?
Aby uniknąć konsekwencji związanych z brakiem dokumentowania naruszeń, organizacje powinny wdrożyć odpowiednie procedury i zapewnić zgodność z przepisami RODO. Najważniejsze działania obejmują:
- prowadzenie wewnętrznego rejestru naruszeń – dokumentowanie każdego naruszenia wraz z jego skutkami, oceną ryzyka i podjętymi działaniami naprawczymi;
- ustalanie jasnych procedur dokumentowania incydentów – określenie, jakie informacje powinny być rejestrowane i kto odpowiada za ich zapis;
- regularne aktualizowanie dokumentacji – każda nowa informacja o naruszeniu powinna być odnotowana, co pozwoli na lepszą analizę ryzyka i skuteczność działań zaradczych;
- szkolenie personelu – pracownicy powinni wiedzieć, jakie naruszenia należy dokumentować i jak prowadzić rejestr incydentów;
- przeglądy i audyty wewnętrzne – organizacja powinna okresowo kontrolować zgodność z RODO w zakresie prowadzenia dokumentacji naruszeń;
- współpraca z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) – IOD powinien aktywnie monitorować i wspierać proces dokumentowania incydentów.
Automatyzacja raportowania ESG i CSRD z wykorzystaniem AI
Systemy AI mogą automatycznie integrować dane z różnych źródeł, generować raporty zgodne z ESRS/XBRL, przeprowadzać walidację wskaźników oraz zapewniać pełen ślad rewizyjny, redukując udział człowieka do etapu przeglądu i zatwierdzenia.
Nowoczesne platformy raportowe oparte na AI integrują dane finansowe, środowiskowe i kadrowe z systemów ERP, IoT i HR za pomocą konektorów ETL lub RPA. Następnie narzędzia typu LLM (np. GPT) z funkcją Retrieval-Augmented Generation (RAG) uzupełniają brakujące konteksty (np. polityki ESG) i redagują sekcje tekstowe zgodnie z wymogami standardów ESRS.
Wbudowany moduł walidacyjny (Python/Pandas) sprawdza zgodność danych z regułami raportowania – np. czy emisje Scope 1 i 2 sumują się do całkowitego GHG, czy wskaźniki pokrywają się z kontami taksonomii UE. Nieprawidłowości są automatycznie flagowane do przeglądu. Kolejnym krokiem jest eksport do XBRL – system mapuje wartości do struktury ESEF-CSRD, zapewniając kompatybilność z wymogami technicznymi i niską liczbę błędów (<1%, zgodnie z benchmarkiem PwC 2024).
Każdy KPI zawiera hiperłącze do źródła w hurtowni danych, co spełnia wymóg pełnej audytowalności (traceability). Całość działa w reżimie MLOps, który archiwizuje wersje modelu, reguły walidacji i przebieg rewizji. Dzięki temu możliwe jest spełnienie wymagań kontroli zewnętrznej i wewnętrznej zgodnie z zasadą rozliczalności. Co kwartał system automatycznie aktualizuje cele ESG i identyfikuje trend odchyleń, generując alerty dla CFO i komitetu ESG w przypadku przekroczenia ustalonego progu (np. 5%).
Rejestrowanie na kasie fiskalnej sprzedaży biletów na basen
Spółka nie musi rejestrować w kasie biletów na basen zakupionych przez konsumentów, opłaconych w formie bezgotówkowej, jednakże pod warunkiem, że będzie prowadzić ewidencję pozwalającą połączyć wykonane świadczenia (usługi wstępu na basen i do sauny) z przyjmowanymi płatnościami na rachunek bankowy.
Sprzedaż bezrachunkową ujmuje się w JPK VAT zbiorczo, na podstawie dowodu wewnętrznego oznaczonego symbolem „WEW”.
Względem usług wstępu do obiektu sportowego zastosowanie może znaleźć wyłącznie zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących przewidziane w § 2 ust. 1 w zw. z poz. 42 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (dalej: KasRejR). Stosownie do jego treści, aby podatnik miał prawo do skorzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy użyciu kasy, muszą łącznie zostać spełnione następujące warunki:
- zapłata za usługę musi być dokonana w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem);
- z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła;
- przedmiotem świadczenia nie są usługi wymienione w § 4 KasRejR.
Usługi wstępu na basen i do sauny nie zostały wymienione w § 4 KasRejR. Należy zatem przyjąć, że w przypadku gdy spółka z o.o. za usługi wstępu będzie przyjmowała zapłatę bezgotówkowo przy użyciu terminala płatniczego, jednocześnie prowadząc ewidencję umożliwiającą powiązanie otrzymanych płatności z wykonywanymi usługami wstępu, to nie musi niniejszych czynności rejestrować w kasie.
Sprzedaż bezrachunkową, tj. sprzedaż na rzecz osób fizycznych, która jest zwolniona z ewidencji w kasie fiskalnej, deklaruje się w ewidencji VAT w wysokościach zbiorczych na podstawie dowodu wewnętrznego oznaczonego w pliku JPK VAT symbolem „WEW”.
