Obowiązek wydawania kopii dokumentów pracowniczych

Przepis wprowadzający obowiązek wydawania kopii odnosi się do pojęcia dokumentacji pracowniczej, które od 1.1.2019 r. ma swoją legalną definicję w Kodeksie pracy. Składają się na nią akta osobowe oraz inna dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych, listy płac oraz karty przydziału odzieży (obuwia) roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.

Od 1.1.2019 r. istnieje w Kodeksie pracy obowiązek wydania na wniosek (papierowy lub elektroniczny) pracownika kopii całości lub części jego dokumentacji pracowniczej. Z przepisów przejściowych wynika wyraźnie, że przepis nakładający powyższy obowiązek stosuje się także do stosunków pracy nawiązanych przed wejściem w życie ustawy, a więc data zatrudnienia nie ma znaczenia i każdy pracownik ma uprawnienie do wystąpienia o kopie dokumentów ze swojej dokumentacji.

Przepis nie różnicuje w żaden sposób dokumentów, których kopii może żądać pracownik, a więc mogą to być zarówno dokumenty powstałe w 2019 r. oraz starsze, a data, do której można się cofnąć w tym zakresie, będzie wynikała z okresów obowiązkowego przechowywania różnych kategorii dokumentów przez pracodawcę, a więc może wynosić 3 lata, 10 lat czy 50 lat.

Obliczanie wymiaru uzupełniającego urlopu macierzyńskiego

Cel wprowadzenia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego

Celem wprowadzenia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego było dążenie ustawodawcy do ułatwienia opieki rodzicom dzieci przedwcześnie urodzonych bądź długotrwale hospitalizowanych. Instytucja ta ma zrekompensować rodzicom takich dzieci brak możliwości przerwania urlopu macierzyńskiego do upływu 8 tygodni po porodzie, jak i brak możliwości dłuższego sprawowania opieki nad dzieckiem po zakończonej hospitalizacji. Tym samym uzupełniający urlop macierzyński ma stanowić rozwiązanie w następujących sytuacjach:

Obliczanie wymiaru uzupełniającego urlopu macierzyńskiego

Obliczania wymiaru uzupełniającego urlopu macierzyńskiego odwołują się do momentu urodzenia dziecka, masy urodzeniowej dziecka i okresu hospitalizacji, a kształtują się następując:

Minimalny i maksymalny wymiar uzupełniającego urlopu macierzyńskiego

Opierając się na omawianych regulacjach możliwe jest wskazanie zarówno minimalnego, jak i maksymalnego możliwego wymiaru uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, który wynosi:

Sumowanie okresów hospitalizacji dziecka i przykłady obliczania wymiaru uzupełniającego urlopu macierzyńskiego

Powyższy minimalny oraz maksymalny wymiar uzupełniającego urlopu macierzyńskiego ustalany jest zgodnie z regulacjami stanowiącymi, że przy jego ustalaniu okresy pobytu dziecka w szpitalu do upływu odpowiednio 8. albo 15. tygodnia po porodzie sumuje się, a niepełny tydzień zaokrągla się w górę do pełnego tygodnia. Jednocześnie przy udzielaniu uzupełniającego urlopu macierzyńskiego 1 tydzień odpowiada 7 dniom kalendarzowym. Ponadto ogół regulacji dotyczących uzupełniającego urlopu macierzyńskiego uwzględnia ewentualne przerwy pomiędzy hospitalizacjami dziecka, czyli dopuszcza – a właściwie nakazuje – sumowanie okresów pobytu dziecka w szpitalu.

Odniesienie wymiaru uzupełniającego urlopu macierzyńskiego do dziecka a nie rodzica

Wymiar uzupełniającego urlopu macierzyńskiego obliczany jest w odniesieniu do dziecka, a nie w odniesieniu do rodziców. Oznacza to, że uzupełniający urlop macierzyński w wymiarze do 8. albo 15. tygodnia przysługuje na dziecko (lub dzieci w przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka przy jednym porodzie), a nie na każdego z rodziców.

Czas wykorzystania uzupełniającego urlopu macierzyńskiego

Uzupełniający urlop macierzyński osoby uprawnione mogą wykorzystać jednorazowo, bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego i to w pełnym wymiarze. Oznacza to, że czasowo uzupełniający urlop macierzyński należy umiejscowić pomiędzy urlopem macierzyńskim a urlopem rodzicielskim. Bezpośredniość jego realizacji oznacza, że wykorzystanie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego możliwe jest bez okresu przerwy pomiędzy nim a urlopem macierzyńskim/urlopem na prawach urlopu macierzyńskiego. Natomiast możliwość wykorzystania uzupełniającego urlopu macierzyńskiego jednorazowo i w pełnym wymiarze oznacza, że nie jest to urlop dzielony. Ustawodawca nie przewidział możliwości dzielenia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego na części.

Zasiłek macierzyński za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego

Za okres korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego osobom uprawnionym przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 100% podstawy wymiaru zasiłku, bez względu na wymiar uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz bez względu na datę złożenia wniosku o wypłatę zasiłku macierzyńskiego. Innymi słowy: zasiłek macierzyński w wysokości 100% podstawy wymiaru zasiłku przysługuje zarówno za okres 1 tygodnia, 4 tygodni, 8 tygodni, jak i 15 tygodni uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz zarówno w przypadku złożenia wniosku o wypłatę zasiłku macierzyńskiego przed 21. dniem po porodzie, jak i po 21. dniu po porodzie.

Stawka VAT dla sprzedaży pizzy i dodatków

Zgodnie z art. 41 ust. 12f VATU: „Stawkę podatku, o której mowa w ust. 2, stosuje się do dostawy towarów i świadczenia usług klasyfikowanych według Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług w grupowaniu usługi związane z wyżywieniem (PKWiU 56), z wyłączeniem sprzedaży w zakresie:

1) napojów innych niż wymienione w załączniku nr 3 lub załączniku nr 10 do ustawy lub w przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie, w tym ich przygotowania i podania;

2) towarów nieprzetworzonych przez podatnika, innych niż wymienione w załączniku nr 3 lub załączniku nr 10 do ustawy lub w przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie;

3) posiłków, których składnikiem są towary wskazane jako wyłączone z grupowań wymienionych w poz. 2 i 11 załącznika nr 10 do ustawy”.

Z powyższego przepisu wynika reguła jednolitego stosowania stawki 8% do wszystkich czynności, czyli zarówno do świadczenia usług oraz do dostawy towarów, które są klasyfikowane jako usługi związane z wyżywieniem.

Stawka 8% nie ma jednak zastosowania do sprzedaży w zakresie, między innymi, posiłków, których składnikiem są towary wskazane jako wyłączone z grupowań wymienionych w poz. 2 i 11 załącznika nr 10 do VATU. Są nimi m.in owoce morza. Powoduje to, że sprzedaż np. pizzy z niektórymi produktami (wskazanymi w poz. 2 i 11 załącznika nr 10 do VATU) zarówno podawanej na miejscu, jak i na wynos, jest opodatkowana VAT według stawki 23%.

W przypadku jednak standardowych dodatków do pizzy, takich jak dodatek mięsny, warzywny, jak i sos, nie ma podstaw do ujmowania ich jako odrębnego towaru i należy całość świadczenia opodatkować jednolitą stawką VAT, właściwą dla świadczenia głównego, tj. usługi gastronomicznej (8%).

Ewidencja księgowa umorzonych pożyczek udzielonych na rzecz wspólników

Udzielenie pożyczki powinno być ujęte następująco:

1) Wn „Rozrachunki z wspólnikami – udzielone pożyczki”,

2) Ma „Rachunek bankowy”.

Następnie umorzenie ujęte będzie:

1) Wn „Pozostałe koszty operacyjne (niepodatkowe)”,

2) Ma „Rozrachunki z wspólnikami – udzielone pożyczki”.

Udzielenie pożyczki nie wiązało się z uzyskaniem przychodu z tego tytułu dla spółki, zatem jej umorzenie nie wywołuje możliwości zaliczenia tej umorzonej kwoty do kosztów uzyskania przychodów.

Umorzenie pożyczki nie jest zasadniczo przychodem ze stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej, zatem na spółce nie ciążą obowiązki związane z byciem płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych.

Przychody, jakie zostaną uzyskane przez wspólników z tytułu planowanego umorzenia im pożyczek udzielonych przez spółkę, należy zakwalifikować do przychodów z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU) w zw. z art. 20 ust. 1 PDOFizU. Na spółce nie będzie spoczywał obowiązek pobrania podatku dochodowego jako płatnik.

Spółka jednak będzie miała obowiązek informacyjny, tj. obowiązek sporządzenia informacji o wysokości przychodów i przesłania jej wspólnikom oraz właściwemu urzędowi skarbowemu (art. 42a PDOFizU). Stanowisko to potwierdza m.in. Dyrektor KIS w interpretacji z 22.7.2024 r. (0115-KDIT1.4011.368.2024.1.MST). Natomiast wspólnicy będą zobligowani do samodzielnego opodatkowania według skali podatkowej uzyskanych przychodów z tytułu umorzenia pożyczki. Jeśli wartość umorzonej pożyczki przekroczy próg 120 000 zł, to wspólnicy muszą opodatkować ją stawką 32% PIT. Wspólnicy sami zatem powinni w zeznaniu rocznym zapłacić i rozliczyć podatek w wysokości właściwej według ich skali podatkowej.

Ujęcie wydatku w PKPiR na podstawie innego dowodu niż faktura

Faktura nie jest jedynym dowodem księgowym, na podstawie którego można dokonać zapisu w PKPiR.

Jak wynika z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT za dzień poniesienia KUP uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Jednocześnie jak wynika z § 11 ust. 3 rozporządzenia ws. prowadzenia PKPiR podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in.:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej fakturami, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2) inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

3) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;

4) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty;

5) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;

6) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Jak z tego wynika, aby dokonać zapisu w PKPiR nie jest konieczne posiadanie faktury. Nie jest ona również niezbędna do uznania poniesionego wydatku za KUP. Jeżeli kontrahent podatnika nie wystawia faktur, powinien udokumentować dokonaną sprzedaż innym dokumentem zawierającym wskazane powyżej dane (analogicznie, jak czynią to polscy przedsiębiorcy niebędący podatnikami VAT). Należy pamiętać również o tym, że skoro sprzedawca nie jest podatnikiem podatku od wartości dodanej, to w takim przypadku nie dochodzi do WNT.

Przedsiębiorstwo w spadku a opłacanie prywatnych rachunków

Przedsiębiorstwo w spadku stanowi jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej, która jest podatnikiem w okresie od otwarcia spadku do dnia wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego albo uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego, jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony, stosownie do treści art. 1a ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU).

Na gruncie PDOFizU przedsiębiorstwo w spadku ma zatem status samodzielnego podatnika prowadzącego działalność gospodarczą bądź jest traktowane jako podatnik będący wspólnikiem spółki cywilnej. Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 8.10.2022 r. (0114-KDIP3-2.4011.867.2022.1.MJ):

W tej sytuacji są to płatności podatnika za prywatne rachunki innego podatnika, więc w ocenie autora sytuacja taka nie powinna mieć miejsca.

Tego typu jak opisane w pytaniu transfery pomiędzy dwoma różnymi podatnikami – przedsiębiorstwem w spadku i żoną prowadzącą gospodarstwo rolne – nie powinny raczej mieć miejsca.

Wynajem jako działalność gospodarcza w VAT

Tak, osoba, która nie prowadzi działalności gospodarczej w rozumieniu prawa przedsiębiorców i ma uzyskiwać przychody ze źródła „wynajem” (a nie: „pozarolnicza działalność gospodarcza”) w PIT, może się zarejestrować jako podatnik VAT czynny (rezygnując z przysługującego jej zwolnienia podmiotowego z VAT).

Podatnikiem VAT jest osoba, która prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu VAT. Działalnością gospodarczą w rozumieniu VAT obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Jak najbardziej możliwa jest sytuacja, w której osoba nieprowadząca działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów Prawa przedsiębiorców oraz uzyskująca przychody ze źródła „wynajem” a nie ze źródła „pozarolnicza działalność gospodarcza” w PIT, będzie traktowana jako podatnik VAT. Podatnikiem VAT jest bowiem – w świetle powyższej definicji – także osoba, która „wykorzystuje towary w sposób ciągły dla celów zarobkowych”. Takim wykorzystaniem jest m.in. oddanie składnika majątku w najem.

Przy czym – jeśli dany składnik majątku to lokal mieszkalny i miałby on zostać oddany w wynajem na cele mieszkaniowe, to wówczas taka czynność jest zwolniona z VAT. To nie daje prawa do odliczenia podatku naliczonego i wtedy cała operacja jest pozbawiona sensu.

Nie wchodząc w szczegóły – nie dotyczy to wynajmu w ramach tzw. wynajmu krótkoterminowego. On nie ma charakteru zwolnionego z VAT wynajmu na cele mieszkalne.

Reasumując wszakże – tak, osoba, która nie prowadzi działalności gospodarczej w rozumieniu prawa przedsiębiorców i ma uzyskiwać przychody ze źródła „wynajem” (a nie: „pozarolnicza działalność gospodarcza”) w PIT, może się zarejestrować jako podatnik VAT czynny (rezygnując z przysługującego jej zwolnienia podmiotowego z VAT).

Usługi przebudowy samochodów ciężarowych a obowiązek fiskalizacji sprzedaży

Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (dalej: KasRejR): „Zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r. podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, nie przekroczyła kwoty 20 000 zł”.

W § 4 ust. 1 pkt 2 KasRejR zawarto katalog usług, co do których zwolnienie z § 3 KasRejR nie ma zastosowania. Pośród usług, co do których zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących nie ma zastosowania wskazano m.in.:

1) usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania,

2) usługi w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,

3) usługi w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów.

Wskazać należy, iż usługi świadczone przez przedsiębiorcę, które wskazane zostały w opisie stanu faktycznego, nie stanowią usług, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 KasRejR – przedsiębiorca nie dokonuje naprawy pojazdów silnikowych, tylko zajmuje się przebudową samochodów ciężarowych na tzw. „kampery”.

Tego rodzaju działalność określana jest kodem PKD (2025) 29.20.Z „Produkcja nadwozi do pojazdów silnikowych, z wyłączeniem motocykli; produkcja przyczep i naczep”. Wskazany kod obejmuje m.in. przebudowę i dostosowanie pojazdów silnikowych.

Z uwagi na fakt, że usługi świadczone przez przedsiębiorcę na rzecz osób fizycznych nie zostały wymienione w KasRejR, może on skorzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, po spełnieniu warunków, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 KasRejR.

Karty rabatowe dla pracowników a obowiązek odprowadzenia składek ZUS

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wynikający z zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przychodami ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. W szczególności obejmują one wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop oraz inne świadczenia niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Dotyczy to również świadczeń pieniężnych ponoszonych za pracownika oraz wartości innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń.

Kluczowe przy uznaniu danego świadczenia za przychód ze stosunku pracy jest to, czy może ono przysługiwać wyłącznie pracownikom, czy również innym osobom. Do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika nie wlicza się jednak, mimo że są one przychodem w rozumieniu przepisów podatkowych:

Przepisy te przewidują 2 grupy przychodów pracowników zwolnionych z oskładkowania: świadczenia pieniężne oraz świadczenia rzeczowe.

Jednorazowa amortyzacja środków trwałych przez małego podatnika

Zgodnie z art. 22k ust. 7 PDOFizU podatnicy, w roku podatkowym, w którym rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem art. 22k ust. 11 PDOFizU, oraz mali podatnicy, mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych zaliczonych do grupy 3–8 Klasyfikacji, z wyłączeniem samochodów osobowych, w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym równowartości kwoty 50 000 euro łącznej wartości tych odpisów amortyzacyjnych.

Natomiast zgodnie z art. 22k ust 14 PDOFizU podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej nabytych fabrycznie nowych środków trwałych zaliczonych do grupy 3–6 i 8 Klasyfikacji w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 000 zł. Kwota 100 000 zł obejmuje sumę odpisów amortyzacyjnych i wpłaty na poczet nabycia środka trwałego, o której mowa w art. 22 ust. 1s PDOFizU, zaliczonej do kosztów uzyskania przychodów. Powyższe oznacza, iż przepis ten jest dedykowany dla wszystkich podatników (nie tylko małych).

Zatem w opisanym stanie faktycznym można wykorzystać sposób wskazany w pytaniu, z tym że należy pamiętać o przeliczeniu pomocy de minimis i uzyskaniu zaświadczenia.

Zgodnie z art. 22k ust. 8 PDOFizU od następnego roku podatkowego podatnicy dokonują odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 22k ust. 1 PDOFizU lub art. 22i PDOFizU. Suma odpisów amortyzacyjnych, w tym dokonanych w pierwszym roku podatkowym oraz niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 PDOFizU, nie może przekroczyć wartości początkowej tych środków trwałych.