Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy dopuszczającej możliwość wystawiania e-faktur

RM przyjęła projekt ustawy 

31.8.2021 r. Rada Ministrów przyjęła, przedłożony przez ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej, projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, zgodnie z którym rząd chce wprowadzić możliwość wystawiania e-faktur, czyli faktur elektronicznych posiadających tzw. ustrukturyzowany format XML. Korzystanie z e-faktur będzie dobrowolne. Projekt ustawy zostanie przekazany do Sejmu, zgodnie z założeniami nowe rozwiązania mają wejść w życie 1.1.2022 r.

Faktura ustrukturyzowanych jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji

Zgodnie z uzasadnieniem do ustawy, należy wskazać, że projektowana ustawa reguluje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Przyjmuje się, że faktura ustrukturyzowana będzie uznana za rodzaj faktury elektronicznej, tym samym do faktur ustrukturyzowanych, co do zasady, będą miały zastosowanie ogólne regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych, za wyjątkiem przepisów szczególnych wprowadzanych projektem ustawy przyjętej w dniu 31 sierpnia 2021 roku przez rząd. Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i otrzymywane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj.: Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało akceptacji odbiorcy

Wprowadzane projektowaną ustawą rozwiązanie ma charakter fakultatywny a nie obligatoryjny. Stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury, np. poprzez zaakceptowanie stosownego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub samego poboru faktur z systemu przez API (zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą). Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, ponieważ nie będzie istniała możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF.

Model poświadczeń – wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie

Projektowane rozwiązanie będzie oparte na modelu poświadczeń, tzn. wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie. Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu poprzez API, dzięki czemu cały proces przekazywania faktur będzie szybszy i sprawniej będzie można przekazywać faktury pomiędzy stronami. W tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Poza podatnikiem faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp podmiot uprawniony do dostępu do KSeF. Wprowadza się możliwość uprawnienia do wystawienia faktur ustrukturyzowanych w imieniu podatnika lub do dostępu do takich faktur np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby.

Numer identyfikujący e-fakturę

Jak wskazano wyżej, wszystkie faktury, w tym również faktury korygujące, będą mogły być sporządzone w systemie księgowo-finansowym podatnika oraz przesłane do KSeF za pomocą API. Po przesłaniu faktury, KSeF przydzieli numer identyfikujący tę fakturę w systemie z oznaczeniem daty i czasu. Numer identyfikujący fakturę ma charakter systemowy i nie należy go utożsamiać ze stanowiącym element faktury numerem, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 VATU. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę, będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną. Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana zarówno w drodze faktury korygującej według zasad dotychczas obowiązujących (w tym przypadku korekta podstawy opodatkowania i podatku należnego będzie odbywać się zgodnie z zasadami określonymi w art. 29a ust. 13 VATU), jak i faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej za pośrednictwem KSeF. Każdy podatnik poprzez indywidualne konto w systemie e-faktur będzie mógł wystawić fakturę z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.

Podsumowanie

Warto wskazać najważniejsze założenia i propozycje zmian przewidziane w komentowanej ustawie, która trafi obecnie do Sejmu, gdzie na etapie prac parlamentarnych może jeszcze ulec zmianie.

1. Warunkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest posiadanie uprawnień do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych.
2. Wprowadzane rozwiązanie w pierwszym etapie będzie miało charakter fakultatywny.
3. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury.
4. Podatnikom wystawiającym w całym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane, z pewnymi zastrzeżeniami, będzie przysługiwać preferencja w postaci skróconego z 60 do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT.
5. Dla podatników, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, podpisem zaufanym oraz unikalnym lub wygenerowanym przez KSeF tokenem, wprowadzono możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z systemu.
6. E-faktury będzie mógł wystawić podatnik lub osoba upoważniona. Podatnik będzie mógł udzielić upoważnienia do wystawienia e-faktury w imieniu i na jego rzecz, np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby.
7. Każdy podatnik, poprzez indywidualne konto w systemie KSeF, będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.
8. Podatnicy, którzy zdecydują się wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF, zostaną zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizacji przez okres 10 lat. W KSeF, to administracja podatkowa zapewnia przez 10 lat przechowywanie wystawionych za jego pośrednictwem faktur.

Dobrowolne badania okresowe w czasie epidemii koronawirusa

Czasowa zmiana zasad wykonywania badań profilaktycznych w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii

Rzeczywiście zasady wykonywania badań profilaktycznych pracowników w okresie epidemii zostały czasowo zmienione. W okresie stanu epidemii oraz stanu zagrożenia epidemicznego badania wstępne i kontrolne są nadal wykonywane, natomiast obowiązek wykonywania badań okresowych został zawieszony. Orzeczenia lekarskie wydane w ramach wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, których ważność upłynęła po 7.3.2020 r., zachowują ważność, nie dłużej jednak niż do upływu 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii albo po odwołaniu stanu epidemii, pracodawca i pracownik są obowiązani niezwłocznie podjąć wykonywanie zawieszonych obowiązków (czyli powrócić do badań okresowych) i wykonać je w okresie nie dłuższym niż 180 dni od dnia odwołania danego stanu. Z czasem wprowadzono także pewne czasowe złagodzenia w zakresie badań wstępnych uchylając w wyraźnie określonych przypadkach obowiązek przeprowadzenia takich badań.

Skierowanie na badania okresowe mimo braku obowiązku

Zawieszenie obowiązku wykonywania badań okresowych oznacza czasowy brak obowiązku w tym zakresie, co nie jest równoznaczne z zakazem wykonywania badań. W konsekwencji pracodawcy mogą wystawiać pracownikom skierowania na takie badania, a pracownicy mogą je wykonywać. W literaturze prawa pracy podkreśla się, że badania okresowe powinny być obecnie realizowane jako dobrowolne, tj. za obopólną zgoda pracodawcy i pracownika. Choć nie brak opinii, że skoro pracodawca kieruje pracownika na takie badania, to jego obowiązkiem jest badania wykonać. Zasada ta obowiązywała przed epidemią koronawirusa. Niemniej jednak obecny kształt przepisów dotyczących badań okresowych zdaje się wskazywać na ostrożne jej stosowanie. Przepisy zawieszają obowiązek badań okresowych, a zatem trudno jest obecnie znaleźć wyraźny przepis, na którym pracodawca może się oprzeć wymagając badań okresowych od pracowników, którzy nie chcą ich wykonywać. Oczywiście dotyczy to tylko tych pracowników, którzy mają ważne badania profilaktyczne w oparciu o przepis art. 31 m KoronawirusU.

 

Składka zdrowotna 9% czy 3%, odliczana czy jednak bez takiej możliwości?

W ramach trwających konsultacji społecznych – z których z początkiem września powinien wyłonić się nowy projekt ustawy z 26.7.2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw – pojawiły się informacje, że pomysł zlikwidowania możliwości odliczania większości składki zdrowotnej od podatku został źle odebrany zarówno wśród pracowników jak i przedsiębiorców. W związku z tym są rozważane alternatywne rozwiązania dotyczące jej wysokości i naliczania. Poniżej opisujemy trzy warianty, które są obecnie analizowane przez resort finansów. 

3% zamiast 9% składki zdrowotnej 

Pierwsza propozycja przewiduje, że rząd zdecyduje się na całkowitą zmianę i wycofa się w znacznej części ze swoich pomysłów. Składka zdrowotna zostanie zmniejszona z 9% do 3% ale zniknie również możliwość odliczenia ponad 80% jej wartości od podatku.

Już nie 7,75% z 9% odliczane od podatku 

Druga propozycja, to pozostawienie wysokości składki zdrowotnej na tym samym 9% poziomie, natomiast zmniejszona zostałaby część, którą można odliczyć od podatku, już nie 7,75% a np. 4,75%. Dzięki czemu wzrost składki zdrowotnej byłby mniej odczuwalny, co byłoby pewnym kompromisem.

Plan wzrostu składki zdrowotnej z 3% do 9% w kolejnych latach 

Trzeci wariant, to obniżenie składki zdrowotnej z 9% do 3%, bez możliwości jej odliczania od podatku, przy jednoczesnym rozłożeniu w czasie jej podwyżki. Co oznacza, że w 2022 r. składka może wynosić 3%, w 2023 r. np. 4% i takie sukcesywne podwyższanie miałoby miejsce w kolejnych latach. Nie zostało określone czy każdy rok to byłaby podwyżka o jeden punkt procentowy czy już np. w 2023 r. wartość składki zdrowotnej wzrosłaby przykładowo do 5%.

Podsumowanie

Szczegóły finalnego rozwiązania maja zostać zaprezentowana przez rząd na początku września.

Zmiany w składce zdrowotnej od 1.1.2022 r.

RODO zmniejszyło innowacyjność w Europie

Raport opiera się na danych z Crunchbase oraz VentureXpert, które są komercyjnymi bazami danych inwestycyjnych, które należą do koncernu Reuters. Brano pod uwagę dane na dwa lata przed wejściem RODO i dwa lata po wejściu w życie rozporządzenia.

Inwestycje venture, na których oparto raport zdaniem autorów raportu są wskaźnikiem innowacyjności. Tego rodzaju inwestycje charakteryzują się inwestowaniem średnio i długoterminowym w przedsiębiorstwa będące we wczesnej fazie rozwoju. Najczęściej są to inwestycje wyspecjalizowanych podmiotów.

Jak wskazuje raport, spadek inwestycji w startup’y po wejściu w życie RODO wyniósł około jednej trzeciej. Przy jednoczesnym niewielkim wzroście inwestycji w pozostałych częściach świata. Biorąc pod uwagę ogół inwestycji, różnica jest jeszcze większa, ponieważ inwestycje poza Unią Europejską wzrosły o 50%.

Największe spadki inwestycji odnotowano w zakresie inwestycji w firmy z sektora opieki zdrowotnej oraz dojrzałych startup’ów. Dojrzałe startup’y to takie, które poszukują większego finansowania do dalszego rozwoju.

Podczas gdy ogólne inwestycje w Unii Europejskiej spadają, to inwestycje w startup’y zajmujące się prywatnością, bezpieczeństwem czy bezpieczeństwem danych wzrosły o 50% po wprowadzeniu rozporządzenia. Autorzy raportu przewidują, że wzrost inwestycji w tego typu startup’y jest trendem długoterminowym i choć obecnie nie bilansuje inwestycji w innych branżach może tak się stać w przyszłości.

Raport przewiduje, że zmniejszenie inwestycji w innych branżach utrzyma się w związku z wyższymi barierami wejścia jakie wprowadziło rozporządzenie. Jak również potencjalne kary jakie mogą nakładać organy ochrony danych za naruszenia ochrony danych mogą odstraszać potencjalnych inwestorów.

Spadek inwestycji w startup’y, a w konsekwencji zmniejszenie innowacyjności w Unii Europejskiej po wprowadzeniu rozporządzenia było do przewidzenia. W związku ze zmianami jakie w swoich zasadach dotyczących bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych wprowadzili giganci technologiczni – Amazon, Facebook czy Google, które doprowadziły do zmniejszenia przychodów początkowych.

Oczywiście na spadek inwestycji po wprowadzeniu rozporządzenia, pod koniec 2019 r. oraz w 2020 r. wpłynął również wybuch pandemii COVID-19. Jednak w odróżnieniu od innych części świata, gdzie wraz z ponownym otwarciem wzrosły inwestycje, Unia Europejska pozostaje w tyle.

Źródło: https://www.adexchanger.com/data-exchanges/academic-study-shows-european-startup-investments-diminished-in-the-wake-of-gdpr/

Dokumentowanie w PKPiR wydatków poniesionych w związku z realizacją umowy zlecenia

Nie, wystawiony przez zleceniobiorcę rachunek nie może być podstawą zaewidencjonowania w PKPiR kosztu uzyskania przychodów.

Uzasadnienie

Podstawą ewidencjonowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe, wymienione w § 11-13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: PodKsPiRR). W myśl tych przepisów dowodami księgowymi są, m.in.,:

1. faktury, faktury RR, rachunki oraz dokumenty celne, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach (§ 11 ust. 3 pkt 1 PodKsPiRR),
2. inne dowody opłat oraz dokumenty zawierające co najmniej (§ 12 pkt 5 PodKsPiRR):
3. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
4. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
5. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
6. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi, dokonanymi na jego podstawie.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów generalnie uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaewidencjonowania kosztu w PKPiR.

Wydawać więc by się mogło, że wystawiony przez zleceniobiorcę rachunek jest wystarczającą podstawą do ujęcia wydatku z tytułu wykonanej usługi za koszt uzyskania przychodów.

Tymczasem, mając na względzie słowa Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, który w swojej interpretacji indywidualnej z dnia 29 października 2019 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.431.2019.2.AC, stwierdził: „(…) każdy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej”, należy zauważyć, że wydatki poniesione w związku z rozliczeniem się ze zleceniobiorcą (również i wykonawcą umowy o dzieło) są wynagrodzeniem z tytułu umowy zlecenia (o dzieło), a to oznacza, że ogólna zasada momentu ujęcia kosztu w PKPiR nie znajduje tu zastosowania.

Moment ujęcia wynagrodzenia w kosztach uzyskania przychodów określa art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU). Zgodnie z tym przepisem za koszt uzyskania przychodów nie uważa się niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułu, m.in., umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Oznacza to, że należność wynikająca z wystawionego przez zleceniobiorcę rachunku będzie mogła zostać uznana za koszt podatkowy zleceniodawcy wyłącznie w dacie jej realizacji (zapłaty za rachunek).

Powyższe oznacza, że wystawiony rachunek nie może być podstawą zaewidencjonowania kosztu.

Pozostaje więc, na podstawie § 12 pkt 5 PodKsPiRR, ustalić inny sposób ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów.

Moim zdaniem najlepszy dokumentem będzie dowód poniesienia opłaty bankowej. Dowód taki jest „Potwierdzeniem wykonania operacji”, wystawionym przez bank lub bezpośrednio pobranym przez podatnika w formie elektronicznej. Bankowe potwierdzenie wykonania operacji wypełnia prawie wszystkie elementy dowodu księgowego, o których mowa w § 12 pkt 5 PodKsPiRR. Brakuje tylko podpisu podatnika. Podatnik więc powinien uzupełnić ten dokument o własnoręczny podpis.

Jeżeli jednak podatnik, dokonując przelewu bankowego, nie umieści na nim wszystkich danych, o których mowa w § 12 pkt 5 PodKsPiRR (wymienionych wyżej), wówczas powinien sporządzić odrębny dowód z wyszczególnieniem wszystkich danych (nazywając go, np. „dowodem księgowym”), który będzie stanowił podstawę zaewidencjonowania kosztu w PKPiR, dołączając do niego bankowe potwierdzenie wpłaty.

Wielu interpretatorów prawa podatkowego twierdzi, że wystarczającym dowodem dokonania wpłaty bankowej jest wyciąg bankowy. Moim zdaniem wyciąg nie może stanowić dowodu księgowego, ponieważ nie zawiera wszystkich danych, o których mowa w § 12 pkt 5 PodKsPiRR.

Jedynym przypadkiem, kiedy otrzymany przez podatnika, od zleceniobiorcy, rachunek może być podstawą do zaewidencjonowania kosztu podatkowego jest sytuacja, kiedy należność zostanie wypłacona wystawcy rachunku w gotówce. Wówczas zleceniobiorca powinien na rachunku własnoręcznym podpisem potwierdzić fakt otrzymania gotówki, z wyraźnym oznaczeniem daty jej otrzymania. Datą uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów będzie data wypłacenia należności zleceniobiorcy.

Warto, na zakończenie, dodać, że należne zleceniobiorcy wynagrodzenie należy zaewidencjonować w kol. 12 księgi – „wynagrodzenia w gotówce i w naturze”.

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw

Najważniejsze zmiany w ustawach dotyczą:

1. Ustawa o rachunkowości

2. Ustawa o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym

Pozostałe zmiany – w zakresie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy o Krajowym rejestrze Sądowym oraz ustawy o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, służą dostosowaniu przepisów tych ustaw do projektowanych zmian w ustawie o rachunkowości oraz ustawie o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym.

 

Źródło: Ministerstwo Finansów

SLIM VAT 2 z podpisem Prezydenta

Celem ustawy jest dalsze uproszczenie rozliczania podatku od towarów i usług przez podatników – tzw. pakiet Slim VAT 2 (ang. Simple Local and Modern VAT), a także dostosowanie krajowych przepisów do sytuacji wynikającej z wystąpienia Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej z Unii Europejskiej. Ustawa zawiera ponadto, przepisy mające na celu wykonanie wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, tj. wyroku z dnia 15 października 2020 r. E. Sp. z o.o. Sp. k. przeciwko Ministrowi Finansów. Wniosek o wydanie orzeczenia w trybie prejudycjalnym złożony przez Naczelny Sąd Administracyjny, C-335/19 oraz wyroku z dnia 18 marca 2021 r. A. przeciwko Dyrektorowi Krajowej Informacji Skarbowej. Wniosek o wydanie orzeczenia w trybie prejudycjalnym złożony przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach, C-895/19.

Zmiany dotyczą m.in.:

Uproszczenia zaczną obowiązywać od 1 października 2021 r., przy czym zmiany w zakresie korekt importu towarów i neutralnego rozliczenia WNT, importu usług i dostaw krajowych podlegających odwrotnemu obciążeniu mają obowiązywać już od następnego dnia po ogłoszeniu ustawy w Dzienniku Ustaw. Możliwość płacenia z rachunku VAT składek na KRUS będzie natomiast możliwa od 1 stycznia 2022 r.

SLIM VAT 2 – bilety jako faktury

SLIM VAT 2 to również zmiana rozporządzenia w zakresie zasad uznawania biletów za faktury. To wyjście naprzeciw oczekiwaniom wielu przewoźników i realizacja postulatów zgłaszanych na forum dialogu Ministerstwa Finansów z biznesem. Dzięki tej zmianie przewoźnik uniknie konieczności wystawiania faktur na żądanie dla przejazdów poniżej 50 km. Jednocześnie nabywca skorzysta z prawa odliczenia podatku VAT, na podstawie biletów, bez względu na liczbę przejechanych kilometrów. Oczywiście dla celów realizacji prawa do odliczenia zakup musi mieć związek z prowadzeniem działalności gospodarczej, m.in. w przypadku podróży służbowej.

Zmiana obowiązuje od 1 lipca 2021 r. – rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 17 czerwca 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (plik PDF; 284 KB).

Jednocześnie Ministerstwo Finansów wprowadziło uproszczone raportowanie tego typu faktur w JPK_VAT z deklaracją.

SLIM VAT 2 i zmiany w fakturowaniu

W ramach projektu legislacyjnego wdrażającego do polskiego systemu prawnego e-fakturę, procedowane są również zmiany w fakturowaniu stanowiące część pakietu SLIM VAT 2. Dotyczą one:

Źródło: Ministerstwo Finansów

Polski Ład. Ulga dla klasy średniej

W praktyce okazało się, że konieczne jest przygotowanie propozycji ulg, dzięki którym osoby zarabiające do kwoty około 133 tys. złotych nie będą tracili na wszystkich zmianach.

1. W przypadku podatników, których – podlegające opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 27 ustawy PIT – roczne przychody z pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy PIT (z wyjątkiem przychodów, do których mają zastosowanie 50% koszty uzyskania przychodów, o których mowa art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy PIT) mieszczą̨ się̨ w przedziale od 68 412 zł do 102 588 zł, kwota obniżki korygującej wynosi: (przychody z pracy x 0,06684549) – 4 572 zł / 0,17.
2. W przypadku podatników, których – podlegające opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 27 ustawy PIT – roczne przychody z pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy PIT (z wyjątkiem przychodów, do których mają zastosowanie 50% koszty uzyskania przychodów, o których mowa art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy PIT) są̨ wyższe od 102 588 zł i nie przekraczają̨ kwoty 133 692 zł, kwota ulgi wynosi: – (przychody z pracy x 0,07346090) + 9821,75 zł / 0,17.

Ulga dla pracowników stosowana będzie w rozliczeniu rocznym oraz przy obliczaniu zaliczek na podatek między innymi przez zakłady pracy, które będą stosować ulgę̨ za miesiące, w których podatnik uzyska od tego zakładu pracy przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy (podlegające opodatkowaniu zgodnie z art. 27 ustawy, z wyłączeniem przychodów, do których mają zastosowanie koszty uzyskania przychodów, o których mowa art. 22 ust. 9 pkt 3) w wysokości od 5 701 zł do 11 141 zł.

Jeżeli warunek wysokości i rodzajów przychodów będzie spełniony, zakład pracy pomniejszy dochód o kwotę ulgi dla pracowników w wysokości obliczonej według jednego z wzorów: (A x 0,06684549) – 381 zł / 0,17

– gdzie A oznacza przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy (które podlegają̨ opodatkowaniu zgodnie z art. 27 ustawy, z wyłączeniem przychodów, do których mają zastosowanie koszty uzyskania przychodów, o których mowa art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy) w wysokości wyższej od 5701 zł i nieprzekraczającej kwoty 8549 zł miesięcznie,

albo – (A x 0,07346090) + 818,48 zł / 0,17

– gdzie A oznacza uzyskane przez podatnika w roku podatkowym przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy (które podlegają̨ opodatkowaniu zgodnie z art. 27 ustawy, z wyłączeniem przychodów, do których mają zastosowanie koszty uzyskania przychodów, o których mowa art. 22 ust. 9 pkt 3) w wysokości wyższej od 8549 zł i nieprzekraczającej kwoty 11 141 zł miesięcznie.

Warto podkreślić, że komentowane ulgi nie obejmują osób świadczących pracę na podstawie stosunku zlecenia. Szczególnie, że trwają obecnie prace mające na celu całkowite oskładkowanie (chociaż z pewnymi wyjątkami) umów zlecenia. W tym zakresie warto jeszcze poczekać na kolejne wersje projektów ustaw, ponieważ może się okazać, że przepisy dotyczące zleceniobiorców będą ulegały dalszym zmianom.

UKNF wydał stanowisko odnośnie korzystania z mediów społecznościowych przez podmioty nadzorowane

Materiał stanowi dość obszerną publikację i zawiera kilka praktycznych przykładów nie akceptowanych praktyk w zakresie korzystania z mediów społecznościowych. Kuczowe kwestie z tego dokumentu to obowiązek podmiotów nadzorowanych w zakresie:

Stanowisko nie ma zastosowania do wykorzystywania mediów społecznościowych na prywatne potrzeby, niezwiązane z działalnością podmiotu nadzorowanego, przez osoby zatrudnione w podmiotach nadzorowanych i nie w ramach czynności wykonywanych na rzecz podmiotu nadzorowanego.

Dokument dostępny pod linkiem https://www.knf.gov.pl/knf/pl/komponenty/img/Stanowisko_social_media_24-08-2021_74497.pdf

Źródło: UKNF

Praca zdalna spowodowana COVID-19 – skutki w PIT, CIT, VAT i ZUS

I. Zasady pracy zdalnej określone przez specustawę (aspekt prawny)

Ogólne zasady wykonywania pracy zdalnej przez pracownika zostały określone w art. 3 ustawy z 2.3.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1842 ze zm.; dalej: specustawa). Zgodnie z tymi przepisami w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Przy czym polecenie wykonywania pracy zdalnej pracodawca może cofnąć w każdym czasie.

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Sprzęt wykorzystywany przez pracownika w pracy zdalnej

Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Kontrola czasu pracy i rozliczanie efektów pracy zdalnej

Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.

II. Praca zdalna w przychodach ze stosunku pracy (aspekt podatkowo – składkowy)

Konsekwencją wykonywania pracy w domu lub mieszkaniu pracownika jest konieczność zrekompensowania ponoszonych przez niego kosztów wykonywania pracy w trybie home office. W większości przypadków praca zdalna oznacza pracę za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Wykorzystanie środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (e-mail, komunikatory) wymaga posiadania przez pracownika szybkiego łącza internetowego, które umożliwia efektywne wykonywanie zadań służbowych poprzez m.in. stały dostęp do ogólnofirmowych zasobów. Wykonywanie pracy w tej formule skutkuje również ponoszeniem przez pracownika zwiększonych wydatków z tytułu zużycia energii elektrycznej, ogrzewania oraz internetu. Praca w trybie home office powoduje też zwiększone fizyczne zużycie mebli wykorzystywanych podczas pracy. Z tych powodów pracodawcy ustalają różnego rodzaju rekompensaty mające na celu zwrot kosztów pracy zdalnej ponoszonych przez pracowników.

Aspekt podatkowo – składkowy

PIT. Zgodnie z art. 12 ust. 1 PDOFizU do przychodów ze stosunku pracy zalicza się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Świadczenie uznane za przychód ze stosunku pracy może jednak korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 PDOFizU. W myśl tego przepisu wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Zastosowanie tego zwolnienia przedmiotowego wymaga spełnienia w sposób łączny następujących przesłanek:

ZUS. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe stanowi, co do zasady, przychód pracownika uzyskany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, co wynika z art. 18 ust. 1 ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.; dalej: ustawa o sus). Dla ustalenia czy dany przychód stanowi podstawę wymiaru składek decydujące znaczenie ma fakt, czy dla celów PDOFizU zostanie on uznany za przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przy czym pojęcie przychodu definiuje art. 4 pkt 9 ustawy o sus.

Jeśli pracownik otrzymuje od pracodawcy sprzęt potrzebny do wykonania obowiązków służbowych podczas pracy zdalnej, np. telefon, sprzęt komputerowy lub sprzęt biurowy, to nie można mówić o powstaniu po stronie tego pracownika przychodu ze stosunku pracy. Pracownik nie uzyskuje z tego tytułu żadnego przysporzenia majątkowego. Przekazanie sprzętu wynika z potrzeb pracodawcy, który w ramach prowadzonej działalności chce w ten sposób osiągnąć określone rezultaty. Wątpliwości powstają dopiero wtedy, gdy pracownik w związku z wykonaniem pracy zdalnej ponosi koszty w celach służbowych, które następnie pracodawca mu rekompensuje.

1. Ekwiwalent za pracę zdalną w celu pokrycia kosztów wykorzystania prywatnego łącza internetowego oraz zwiększonego zużycia energii elektrycznej i ogrzewania (aspekt podatkowo – składkowy)

Z art. 3 ust. 4 specustawy wynika, że to pracodawca zapewnia narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej. Przepis ten pozostawia pracodawcy swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi i materiałów potrzebnych mu do wykonywania tej pracy. Zapewnienie to może mieć zatem charakter rzeczowy, poprzez wyposażenie stanowiska pracy w narzędzia i materiały, jak i wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika. W dotychczasowej praktyce pracodawcy zazwyczaj przyjmowali to drugie rozwiązanie polegające na przyznaniu pracownikom ekwiwalentów za zwiększone zużycie mediów.

Ekwiwalenty za zwiększone zużycie mediów jako przychód ze stosunku pracy

Konieczność pracy zdalnej skutkuje po stronie pracowników wzrostem rachunków za domowe media. Organy podatkowe twierdzą, że wypłacane pracownikom kwoty ekwiwalentu za zwiększone zużycie internetu, energii elektrycznej i ogrzewania – w związku z potrzebami wynikającymi z obowiązku świadczenia pracy zdalnej na podstawie art. 3 specustawy – w ogóle nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 PDOFizU. Skoro zaś nie stanowią one przychodu podatkowego to nie ma potrzeby analizowania zastosowania zwolnienia z opodatkowania, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 13 PDOFizU. Jeśli bowiem dane świadczenie nie jest przychodem w rozumieniu art. 12 ust. 1 PDOFizU, nie może być objęte zwolnieniem podatkowym. Zwolnić z opodatkowania można wyłącznie te świadczenia i ich wartości, które są uznane za przychód podatkowy.

Potwierdzenie tego stanowiska można odnaleźć m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS  z 15.12.2020 r. sygn. 0115-KDIT2.4011.739.2020.1.RS, który odniósł się do sytuacji, w której firma miała zamiar wypłacać pracownikom, wykonującym pracę zdalną przez co najmniej 60% swojego wymiaru czasu pracy, miesięczny ekwiwalent w kwocie 100 – 150 zł za korzystanie z prywatnego łącza internetowego oraz zwiększone zużycie energii elektrycznej i ogrzewania. Pracownicy nie byli zobligowani do przedstawiania faktur od zewnętrznych dostawców mediów ani kalkulacji faktycznego zużycia energii elektrycznej. W tych okolicznościach organ podatkowy uznał, że:

„(…) wypłacone przez Wnioskodawcę kwoty ekwiwalentu za zużycie Internetu i energii elektrycznej pracownikom wykonującym pracę zdalną nie będą stanowiły przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W tej sytuacji, bezprzedmiotowa pozostaje kwestia zastosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”

W ten sam sposób Dyrektor KIS ocenił przypadek przyznania pracownikom jednorazowego ryczałtu w wysokości 300 euro. Jak wyjaśnił podatnik, wskazana kwota ryczałtu była jednakowa dla wszystkich pracowników, ze względu na respektowanie zasady równego traktowania przy jednoczesnym ograniczeniu ingerencji w sprawy osobiste pracowników, tj. m.in. w wysokość indywidualnych opłat za media. Kwota ta miała rekompensować poniesione przez danego pracownika zwiększone koszty zużycia prądu i wody oraz koszty dostępu do internetu. Ponadto wysokość ryczałtu obejmowała także zakup sprzętu w postaci monitora, biurka i fotela do biurka. W tych okolicznościach Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 5.3.2021 r. sygn. 0114-KDIP3-2.4011.817.2020.2.AK wskazał, że:

„(…) świadczenie pieniężne przyznane przez Wnioskodawcę w formie ryczałtu za zwiększone koszty prądu i wody oraz koszty organizacyjne, tj. koszty dostępu do Internetu, zakupu sprzętu elektronicznego (monitora), zakupu mebli (biurka i fotela) pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym na Wnioskodawcy jako płatniku nie ciąży obowiązek pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.”

Analogiczne stanowisko Dyrektor KIS wyraził również w interpretacji indywidualnej z 16.3.2021 r. sygn. 0114-KDIP3-2.4011.810.2020.2.AK oraz z 14.7.2021 r. sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.421.2021.1.MS.

Ekwiwalenty za zwiększone zużycie mediów w podstawie wymiaru składek ZUS

Organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych wydawanych na temat wypłaty ekwiwalentów za zwiększone zużycie internetu, prądu i ogrzewania podczas świadczenia przez pracownika pracy w trybie zdalnym twierdzą, o czym mowa była wyżej, że nie stanowią one przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art.  12 ust. 1 PDOFizU. Skutkiem uznania, że wskazane ekwiwalenty nie stanowią przychodu podatkowego, jest niewliczanie ich do podstawy wymiaru składek ZUS. Stanowisko to potwierdził ZUS Oddział w Gdańsku w interpretacji indywidualnej z 20.5.2021 r., sygn. DI/100000/43/283/2021. Organ rentowy potwierdził, że wypłata jednorazowego świadczenia, którego celem jest zrekompensowanie pracownikowi ponoszonych przez niego kosztów związanych z pracą zdalną, nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS, jeżeli świadczenie to nie jest przychodem pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. ZUS Oddział w Gdańsku zastrzegł jednak, że:

„(…) jeżeli organ podatkowy dokona kwalifikacji podatkowej rzeczonego przychodu tj, jednorazowego świadczenia, którego celem ma być zrekompensowanie pracownikom ponoszonych przez nich kosztów związanych z pracą zdalną w sposób odmienny niż Wnioskodawca, niniejsza interpretacja nie wywołuje skutków prawnych.”

ZUS Oddział w Gdańsku podobne stanowisko zaprezentował w interpretacji indywidualnej z 20.4.2021 r., sygn. DI/100000/43/292/2021 uznając, że ekwiwalent wypłacony pracownikom świadczącym pracę zdalną za dostęp do internetu oraz zwiększone zużycie prądu nie stanowi  podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

2. Rekompensata za wyposażenie stanowiska pracy zdalnej (aspekt podatkowo – składkowy)

Wykonywanie przez pracowników obowiązków służbowych podczas pracy zdalnej wiąże się również z koniecznością zapewnienia przez pracodawcę odpowiednich warunków świadczenia tej pracy. Zasadniczo do wykonywania pracy niezbędne jest bowiem posiadanie przez pracowników odpowiednich mebli biurowych zapewniających prawidłową ergonomię pracy.

III. Świadczenie pracy w trybie zdalnym a pracownicze koszty uzyskania przychodów

Przychody uzyskane ze stosunku pracy, zanim zostaną opodatkowane, są pomniejszane o tzw. pracownicze koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 2 PDOFizU. Koszty te mają rekompensować pracownikowi wydatki związane z dojazdem do pracy. Pracownik mieszkający w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, ma prawo do pomniejszenia przychodów uzyskanych ze stosunku pracy o 250 zł miesięcznie (nie więcej niż 3000 zł rocznie), natomiast pracownik dojeżdżający z innej miejscowości korzysta z prawa do odliczenia kosztów w podwyższonej wysokości, tj. 300 zł miesięcznie (nie więcej niż 3600 zł rocznie). W sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę zdalną w swoim domu lub mieszkaniu można zastanawiać się nad wpływem tego miejsca pracy na pracownicze koszty uzyskania przychodów.

Świadczenie pracy w domu lub mieszkaniu, w związku z epidemią wywołaną przez COVID-19, nie pozbawia pracownika prawa do zastosowania przez płatnika (zakład pracy) pracowniczych kosztów uzyskania przychodów do wynagrodzenia ze stosunku pracy otrzymywanego za okres świadczenia pracy w trybie zdalnym. Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną i uzyskującemu z tego tytułu wynagrodzenie ze stosunku pracy przysługuje zatem prawo do stosowania podstawowych kosztów uzyskania przychodów w wysokości 250 zł miesięcznie i to nawet wtedy, gdy praca zdalna była przez niego świadczona przez cały miesiąc.

Sytuacja komplikuje się nieco przy podwyższonych kosztach pracowniczych, które przysługują w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, co wynika z art. 22 ust. 2 pkt 3 PDOFizU. Moim zdaniem, jeśli pracownikowi przysługiwały dotychczas podwyższone koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 2 pkt 3 PDOFizU  to wykonywanie pracy zdalnej nie pozbawia go tego prawa. Pracownik wypełnia warunek określony w tym przepisie, tj. nadal mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy (jego miejsca pracy zdalnej nie można uznać za zakład pracy). Należy jednak przeanalizować jeszcze inne aspekty tego zagadnienia.

Na podstawie art. 32 ust. 5 PDOFizU uwzględnienie przez płatnika podwyższonych kosztów jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia o spełnieniu warunków do stosowania kosztów w podwyższonej wysokości określonej przez art. 22 ust. 2 pkt 3 PDOFizU. Po otrzymaniu takiego oświadczenia zakład pracy, jako płatnik, może zaprzestać stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów dopiero wtedy, gdy pracownik powiadomi go (najlepiej na piśmie) o zmianie stanu faktycznego, który wyklucza ich stosowanie (art. 32 ust. 5 w zw. z ust. 4 PDOFizU). Dopiero informacja otrzymana od pracownika, której treść wskazuje na brak warunków do zastosowania podwyższonych kosztów pracowniczych, zobowiązuje zakład pracy do stosowania u pracownika kosztów podstawowych.

W zakresie stosowania podwyższonych kosztów pracowniczych płatnik (zakład pracy) jest zatem związany treścią oświadczenia pracownika oraz stanem faktycznym. Moim zdaniem, pracownikowi, który przed przejściem na pracę zdalną spełniał warunki do stosowania podwyższonych kosztów pracowniczych, koszty te nadal przysługują, jeśli:

Dyskusyjna może być dopiero sytuacja, w której pracownik przez cały miesiąc świadczył pracę zdalną, co powoduje, że w praktyce nie ponosił zwiększonych kosztów dojazdu do pracy. Uważam, że także ten przypadek nie pozbawia pracownika prawa do podwyższonych kosztów, ponieważ nie zmienił się warunek określony przez art. 22 ust. 2 pkt 3 PDOFizU, tj. miejsce zamieszania pracownika i zakład pracy nadal znajdują się w różnych miejscowościach. Miejsce pracy zdalnej, czyli dom lub mieszkanie pracownika, to jego „przejściowe” miejsce wykonywania pracy, co wynika także z treści art. 3 ust. 1 specustawy. Według mnie, w cel przepisu określonego przez art. 22 ust. 2 pkt 3 PDOFizU wpisuje się natomiast relacja stałego miejsca faktycznego wykonywania pracy przez pracownika (wskazanego zazwyczaj w umowie o pracę) do miejsca zamieszkania. Jeżeli stałe miejsce pracy zdalnego pracownika znajduje się w miejscowości innej niż jego miejsce zamieszkania to brak jest podstaw do pozbawienia go podwyższonych kosztów uzyskania przychodów nawet jeśli – ze względu na COVID-19 – wykonywał on pracę zdalną w swoim domu lub mieszkaniu przez cały miesiąc.

IV. Wydatki firmy na pracę zdalną w kosztach uzyskania przychodów

Aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów jego poniesienie musi nastąpić w związku z osiągnięciem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów (art. 22 ust. 1 PDOFizU oraz art. 15 ust. 1 PDOPrU). Zarówno zakup sprzętu biurowego czy komputerowego (np. krzesła, biurka, fotela laptopa, drukarki czy monitora) przekazanego pracownikowi w celu świadczenia pracy zdalnej z miejsca zamieszkania, jak i wypłata pracownikom ekwiwalentów z tytułu zwiększonego zużycia energii elektrycznej, ogrzewania czy internetu oraz doposażenia stanowiska pracy zdalnej zasadniczo spełniają ten warunek. Poniesienie wymienionych wydatków jest celowe przede wszystkim ze względu na konieczność zorganizowania przez firmę pracy w sposób:

Zakup sprzętu biurowego. Wydatki poniesione na zakup wyposażenia biurowego przekazanego pracownikowi do świadczenia pracy zdalnej w jego miejscu zamieszkania można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów bezpośrednio lub poprzez odpisy amortyzacyjne. Decydująca jest wartość początkowa tego rzeczowego składnika firmowego majątku. Jeżeli zakupiony sprzęt biurowy spełnia warunki do uznania go za środek trwały a jego wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10 000 zł to wówczas podatnik może, w zależności od dokonanego wyboru:

Jeżeli natomiast wartość początkowa składnika firmowego majątku przekracza 10 000 zł to należy wprowadzić go do ewidencji środków trwałych i jego wartość zaliczać w koszty podatkowe poprzez odpisy amortyzacyjne.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na brzmienie art. 23 ust. 1 pkt 49 PDOFizU oraz art. 16 ust. 1 pkt 52  PDOPrU. Zgodnie z tymi przepisami do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku podatnika, niezaliczanych do środków trwałych – w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów działalności prowadzonej przez podatnika, lecz służą osobistym celom pracowników i innych osób albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą podatnika. Wyłączenie to nie ma zastosowania w przypadku rzeczowych składników majątku powierzonych pracownikom do świadczenia przez nich pracy zdalnej mimo tego, że składniki te znajdują się poza siedzibą podatnika. Nie służą one celom osobistym pracowników, ale są wykorzystywane do celów działalności prowadzonej przez podatnika. Znajdowanie się tych składników majątku poza siedzibą podatnika jest uzasadnione wprowadzeniem zdalnego trybu pracy ze względu na zagrożenie COVID-19.

Szczegółowe zasady korzystania przez pracownika podczas pracy zdalnej z firmowego sprzętu powinny wynikać z odpowiednich regulacji wewnątrzzakładowych (np. regulaminu pracy lub regulaminu wynagradzania) bądź z umowy o pracę, które będą wykluczały użytek tego sprzętu na cele osobiste pracownika.

Ekwiwalenty.  Zasadniczo to na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia pracownikowi narzędzi, sprzętu i materiałów (dalej: narzędzi) niezbędnych do świadczenia pracy. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik wykorzystywał własne narzędzia a pracodawca wypłacał mu z tego tytułu ekwiwalent. Jeżeli firma nie może zapewnić sprzętu biurowego lub komputerowego  wszystkim pracownikom świadczącym pracę w sposób zdalny, to wówczas wypłaca ekwiwalenty za wykorzystywanie do tej pracy prywatnego sprzętu pracownika oraz zwiększone zużycie mediów w jego miejscu zamieszkania. Wydatki te są funkcjonalnie powiązane z działalnością gospodarczą, którą podatnik (pracodawca) prowadzi w celu osiągnięcia przychodów oraz zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, co wypełnia cele wskazane w art. 22 ust. 1 PDOFizU oraz art. 15 ust. 1 PDOPrU. Jednocześnie w obu ustawach o podatku dochodowym brak jest przepisów, które wyłączałyby tego rodzaju ekwiwalenty z kosztów uzyskania przychodów.

Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków w postaci ekwiwalentów przyznanych pracownikom w związku z wykonywaniem przez nich pracy zdalnej, poza wykazaniem ich    celowości i związku z przychodem, wymaga także prawidłowego udokumentowania. Szczegółowe zasady wypłaty ekwiwalentów za używanie przez pracowników do celów firmowych własnych narzędzi, sprzętu i materiałów powinny wynikać z regulacji wewnątrzzakładowych (np. regulaminu pracy lub regulaminu wynagradzania), z umowy o pracę lub odrębnej umowy zawartej między pracownikiem a pracodawcą na okoliczność wykorzystywania prywatnego majątku pracownika do celów służbowych. Zasady wypłaty ekwiwalentów za używanie narzędzi własnych pracownika powinny określać:

1. rodzaj narzędzi własnych pracownika wykorzystywanych na potrzeby pracodawcy,
2. okres ich wykorzystywania do celów służbowych,
3. wysokość ekwiwalentu i termin jego wypłaty,
4. sposób pomniejszenia ekwiwalentu w przypadku zaprzestania wykorzystywania narzędzi przed upływem okresu, o którym mowa w punkcie 2 (np. z powodu rozwiązania stosunku pracy, uszkodzenia lub utraty narzędzi przez pracownika czy wcześniejszej rezygnacji pracownika z wykorzystywania własnych narzędzi na potrzeby pracodawcy).

Pozostałe wydatki. Do kosztów uzyskania przychodów firma może zaliczyć również inne wydatki, związane ściśle ze świadczeniem przez jej pracowników pracy w trybie home office, jak np. zakup materiałów biurowych w postaci papieru i tonerów do drukarki czy długopisów.

V. Praca zdalna w podatku od towarów i usług

Świadczenie pracy w trybie home office może powodować wątpliwości związane z:

1. VAT należny przy przekazaniu sprzętu pracownikom zdalnym

Na podstawie art. 8 ust. 2 pkt 1 VATU użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w m.in. do celów osobistych jego pracowników, jest uznawane za odpłatne świadczenie usług, które podlega opodatkowaniu VAT. Zasada ta jest stosowana jeśli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Przekazanie przez przedsiębiorcę (podatnika) sprzętu biurowego lub komputerowego niezbędnego do świadczenia przez pracownika pracy zdalnej, w tym np. laptopa, drukarki, monitora, mebli biurowych, nie mieści się w dyspozycji tego przepisu, co oznacza, że nie skutkuje obowiązkiem wykazania podatku należnego. Sprzęt jest przekazywany pracownikom ze względu na potrzeby wynikające z prowadzonej działalności gospodarczej, tj. w związku z koniecznością prowadzenia tej działalności w reżimie sanitarnym, a nie w celu zaspokojenia potrzeb osobistych pracowników.

2. Wydatki firmy na pracę zdalną a prawo do odliczenia podatku naliczonego

Z art. 86 ust. 1 VATU wynika, że w zakresie, w jakim dokonane przez podatnika zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Jeżeli firma, w związku ze świadczeniem pracy zdalnej przez jej pracowników, ponosi wydatki na nabycie towarów i usług, które są związane z wykonywanymi przez nią czynnościami opodatkowanymi, to zasadniczo przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego przy ich nabyciu. Miejsce świadczenia pracy przez pracownika (siedziba firmy czy mieszkanie/dom pracownika) nie zmienia tego prawa. Tym samym pracodawca (czynny podatnik VAT) przy nabyciu towarów i usług związanych ze świadczeniem pracy zdalnej przez pracowników odlicza VAT na tych samych zasadach, które obowiązywały, gdy pracownik świadczył pracę w swoim dotychczasowym miejscu pracy, np. w siedzibie firmy lub innym miejscu pracy wskazanym w umowie o pracę. Jeśli firma prowadzi działalność opodatkowaną VAT to – w związku z pracą zdalną jej pracowników – może na ogólnych zasadach odliczyć podatek naliczony przy nabyciu usług telekomunikacyjnych (łącze internetowe), materiałów biurowych (tusz, papier, długopisy), sprzętu komputerowego (drukarki, kamery, laptopy, monitory), itp.