W przedstawionym przypadku należy przyjąć, że rozmowa telefoniczna z pracownikiem ZUS nie stanowi wystarczającej podstawy do sporządzenia korekty dokumentów złożonych za zleceniobiorcę. Jeżeli ZUS ma wątpliwości dotyczące prawidłowości zgłoszenia, zasadne jest skontaktowanie się z ZUS w tej sprawie i uzyskanie stosownych wskazówek na piśmie.
Przed dokonaniem korekty, o ile jest to możliwe, warto również skontaktować się ze zleceniobiorcą w celu wyjaśnienia informacji zawartych w złożonym wówczas oświadczeniu dotyczącym jego sytuacji ubezpieczeniowej. Dokonując korekty dokumentów, należy oprzeć się na dokumentach źródłowych, tak aby ponownie nie popełnić błędu, a jednocześnie mieć pewność co do prawidłowości dalszego postępowania.
Niezależnie od sytuacji ubezpieczeniowej zleceniobiorcy w dniu zawarcia umowy zlecenia podlegał on obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu. Jeżeli chodzi o ubezpieczenia społeczne i ZUS kwestionuje obowiązek ich opłacania, zleceniobiorca mógł, ale nie musiał, podlegać dobrowolnym ubezpieczeniom społecznym. Taką możliwość przewiduje ustawa systemowa.
Jeżeli zostanie dokonana korekta dokumentów i zleceniobiorca nie zostanie zgłoszony do dobrowolnych ubezpieczeń społecznych z tytułu zawartej umowy zlecenia, powstanie nadpłata składek. Część składek finansowana przez zleceniobiorcę powinna w takim przypadku zostać mu zwrócona.
Upływ czasu nie powoduje w przedstawionej sytuacji ograniczeń dotyczących dokonania korekty, ponieważ od dokonania zgłoszenia nie upłynęło 5 lat.
Składki w części finansowanej przez zleceniobiorcę, które zostały nienależnie pobrane, podlegają zwrotowi na rzecz tej osoby. Mimo że błąd wynikał z błędnego oświadczenia zleceniobiorcy, płatnik odpowiada za prawidłowość rozliczeń.
Nadpłaty składek w ZUS można ustalić i dochodzić ich zwrotu co do zasady do 5 lat wstecz. W celu ustalenia nadpłaty wynikającej z błędu zazwyczaj konieczne jest złożenie korekty deklaracji rozliczeniowych, co również jest ograniczone terminem 5 lat od terminu płatności składek.
Korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS można składać do 5 lat wstecz, licząc od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek za dany miesiąc. Zakład Ubezpieczeń Społecznych zwraca nadpłacone, tj. nienależnie opłacone, składki, o ile na koncie płatnika nie ma zaległości. W pierwszej kolejności nadpłata jest zaliczana na poczet bieżących lub przyszłych składek. Aby otrzymać fizyczny zwrot środków na rachunek bankowy, należy złożyć odpowiedni wniosek elektroniczny, np. za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS.
ZUS odmówi zwrotu nienależnie opłaconych składek, jeżeli roszczenie o ich wypłatę uległo przedawnieniu. Przedawnienie następuje po upływie 5 lat, licząc od dnia:
1) otrzymania zawiadomienia z ZUS o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą zostać zwrócone, przy czym zawiadomienie jest dokonywane, jeżeli wspomniana kwota przekracza 10-krotność kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
2) opłacenia składek – w przypadku braku zawiadomienia, o którym mowa powyżej.
Korektę błędnego zgłoszenia zleceniobiorcy do ZUS należy dokonać na podstawie prawidłowych danych dotyczących ubezpieczeń, wynikających z rzeczywistego stanu prawnego, zawartej umowy oraz dokumentacji źródłowej, np. oświadczenia zleceniobiorcy dotyczącego zbiegu tytułów do ubezpieczeń.
Zleceniobiorcy podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń spoczywa na płatniku składek, który dokonuje zgłoszenia w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe finansują w równych częściach ubezpieczeni i płatnicy składek.
Przystąpienie do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego następuje na wniosek zleceniobiorcy lub osoby współpracującej. Objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został zgłoszony.
Przy ustalaniu obowiązku ubezpieczeń społecznych z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia istotne znaczenie ma fakt posiadania przez zleceniobiorcę innych tytułów do obowiązkowych ubezpieczeń, a także fakt zawarcia umowy z własnym pracodawcą bądź wykonywania jej na rzecz własnego pracodawcy.
Za pracownika uważa się osobę pozostającą w stosunku pracy, a także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.
Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę i jednocześnie wykonująca umowę zlecenia zawartą z innym podmiotem niż własny pracodawca i niewykonywaną na jego rzecz podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tytułu pozostawania w stosunku pracy. Natomiast z tytułu wykonywania umowy zlecenia ubezpieczenia emerytalne i rentowe mają dla niej charakter dobrowolny, jeżeli podstawa wymiaru składek ze stosunku pracy, w przeliczeniu na okres miesiąca, wynosi co najmniej tyle, ile minimalne wynagrodzenie za pracę.
Tym samym, jeżeli podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu stosunku pracy, w przeliczeniu na okres miesiąca, jest niższa od minimalnego wynagrodzenia, osoba ta podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym również z tytułu wykonywania umowy zlecenia.
Jeżeli osoba wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia pozostaje jednocześnie w dwóch lub więcej stosunkach pracy, dla celów ustalenia obowiązku ubezpieczeń społecznych z tytułu umowy zlecenia należy zsumować podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia z tytułu wszystkich umów o pracę. W sytuacji, gdy łącznie wynoszą one co najmniej tyle, ile wynosi kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę, osoba wykonująca umowę zlecenia podlega z tego tytułu dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Kilka umów zlecenia
Składki na ubezpieczenia społeczne za zleceniobiorcę należy opłacać od każdej umowy zlecenia do czasu, aż podstawa wymiaru składek będzie co najmniej równa minimalnemu wynagrodzeniu za pracę. Ustawodawca przyjął, że zleceniodawca powinien zgłaszać zleceniobiorcę do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, chyba że zleceniobiorca udokumentuje brak konieczności opłacania za niego składek.
Jeżeli płatnik, opierając się na oświadczeniu ubezpieczonego, ma wiedzę, że z pierwszej umowy zleceniobiorca uzyskuje co miesiąc wynagrodzenie co najmniej równe minimalnemu wynagrodzeniu, z drugiej umowy może zgłosić go wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. Jeżeli pierwszy płatnik ureguluje składki od kwoty nie niższej niż minimalne wynagrodzenie, sytuacja będzie prawidłowa i nie będzie konieczności składania korekt.
Płatnicy powinni zatem opracować oświadczenie dla zleceniobiorcy, w którym znajdzie się zapis zobowiązujący go do niezwłocznego poinformowania płatnika o każdej zmianie swojej sytuacji ubezpieczeniowej. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku i konieczności opłacenia przez płatnika dodatkowych składek zleceniobiorca może zostać zobowiązany do ich zwrotu w części finansowanej z jego środków, wraz z odsetkami od powstałego zadłużenia. W ten sposób płatnik może zabezpieczyć swoje interesy. W relacjach z ZUS to jednak płatnik odpowiada za powstałe zadłużenie, nawet jeżeli doszło do niego na skutek braku informacji ze strony ubezpieczonego.
Płatnik może również zgłosić zleceniobiorcę z drugiej umowy zlecenia do obowiązkowych ubezpieczeń, opłacić składki oraz wystąpić do ZUS z pytaniem, czy postąpił prawidłowo. Jeżeli pierwszy płatnik opłaci składki od podstawy w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia, z drugiej umowy obowiązkowa będzie wyłącznie składka zdrowotna. Dla drugiego płatnika będzie to oznaczało konieczność złożenia korekt.
Płatnik może również składać, nawet co miesiąc, wniosek o udzielenie przez ZUS informacji, czy prawidłowo postępuje, opłacając za daną osobę składki. Taki obowiązek ZUS wynika z ustawy systemowej. Ustawodawca przyjął, że w przypadku stwierdzenia przez ZUS błędu w opłacaniu składek, np. gdy za daną osobę opłacana jest wyłącznie składka na ubezpieczenie zdrowotne, podczas gdy powinny być również opłacane składki na ubezpieczenia społeczne, ZUS niezwłocznie poinformuje o tym płatnika oraz ubezpieczonego za pośrednictwem płatnika.
