Przepisy prawa pracy ani unijna dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń (dyrektywa 2023/970) nie nakładają na pracowników obowiązku corocznego podpisywania oświadczeń o zapoznaniu się z informacją dotyczącą jawności wynagrodzeń.
Ciężar realizacji tego wymogu spoczywa w całości na pracodawcy i sprowadza się do zagwarantowania przejrzystości oraz corocznego, skutecznego przypominania pracownikom o przysługującym im prawie do występowania o informacje dotyczące poziomów wynagrodzeń i kryteriów wynagradzania.
Ustawa ani dyrektywa nie wymagają przy tym zbierania imiennych, pisemnych potwierdzeń od każdego pracownika. W konsekwencji nie ma również podstaw, aby takie oświadczenia generować i włączać do części B akt osobowych, a ich nadmiarowe gromadzenie mogłoby wręcz budzić wątpliwości z punktu widzenia zasady minimalizacji danych na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych.
Wystarczającym i prawidłowym rozwiązaniem jest zastosowanie ogólnego kanału komunikacji przyjętego zwyczajowo w danym zakładzie pracy, takiego jak wiadomość e-mail przesłana do wszystkich pracowników, komunikat w firmowym intranecie czy ogłoszenie na tablicy informacyjnej.
Z perspektywy pracodawcy kluczowe znaczenie ma możliwość wykazania, że obowiązek informacyjny został w danym roku faktycznie i skutecznie zrealizowany. W tym celu wystarczającym dowodem może być np. zarchiwizowana korespondencja elektroniczna lub potwierdzenie publikacji komunikatu w wewnętrznym systemie.
