Korekty dokumentów składanych do ZUS, podobnie jak dokumentów podatkowych, dokonuje ubezpieczony lub płatnik składek, podobnie jak podatnik lub płatnik podatku w przypadku dokumentów związanych z podatkami. Ewentualne obowiązki w zakresie wykonywania określonych czynności związanych z rozliczeniem składek ZUS ciążące na biurze rachunkowym lub na innym podmiocie nie ograniczają tej odpowiedzialności. Poza tym, odpowiedzialności tej nie da się też „podzielić”. Trzeba przy tym pamiętać o zasadach odpowiedzialności podatkowej i składkowej ciążącej na osobach trzecich. Odpowiedzialność tę określa organ w decyzji.
Zgodnie z art. 41 ust. 7a SysUbSpołU, płatnik składek jest obowiązany złożyć imienny raport miesięczny korygujący w ciągu 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. Trzeba tu mieć jednak przepisy art. 41 ust. 7b i art. 48d SysUbSpołU.
I tak, zgodnie z art. 41 ust. 7b SysUbSpołU, jeżeli konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez Zakład w drodze:
1) decyzji – imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony niepóźniej niż w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji;
2) kontroli – imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony niepóźniej niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli albo otrzymania aneksu do protokołu kontroli lub informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń, z uwzględnieniem art. 48d SysUbSpołU.
Płatnik składek jest obowiązany złożyć deklarację rozliczeniową korygującą w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane, łącznie z raportem miesięcznym korygującym, z zastrzeżeniem art. 48d SysUbSpołU. Imiennych raportów miesięcznych nie składa się w przypadku, gdy korekta dotyczy wyłącznie danych wykazanych w deklaracji rozliczeniowej (art. 47 ust. 3 i 3a SysUbSpołU).
Z przywołanego tu art. 48d SysUbSpołU wynika, że deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego płatnik składek nie może złożyć po upływie 5 lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i w tym raporcie. W art. 48d SysUbSpołU określono też zasady postępowania po upływie tego terminu.
Z przepisów tych wynika, że obowiązki w zakresie składania korekt określonych tu dokumentów związanych z rozliczaniem składek na ubezpieczenia społeczne ciążą na płatniku składek.
Jak wiadomo, powierzenie prowadzenia ksiąg i dokonywania rozliczeń podatkowo-składkowych biuru rachunkowemu odbywa się na podstawie zawartej umowy o świadczenie usług zawartej w myśl obowiązującej swobody kontraktowej, czyli zasady swobody zawierania umów, z art. 3531 KC oraz art. 750 KC. Biuro, jako zleceniobiorca odpowiada tu na zasadzie odpowiedzialności kontraktowej określonej przede wszystkim w art. 471 KC.
Umowa taka nie przenosi jednak odpowiedzialności ciążącej na podatniku (ubezpieczonym) ani na płatniku: zaliczek podatkowych i składek. Z przepisów nie wynika też możliwość „podzielenia” odpowiedzialności, o jakiej mowa w pytaniu.
Podobnie jest w przypadku innego podmiotu niż biuro rachunkowe, które dokonuje czynności powierzonych przez podatnika (ubezpieczonego) lub płatnika.
W odniesieniu do odpowiedzialności podatkowej i składkowej trzeba też przypomnieć o przepisach OrdPU, które dotyczą zasad odpowiedzialności za zaległości podatkowe podatnika, która może ciążyć na osobach trzecich. Przepisy te określają, że odpowiedzialność taka, w zakresie określonym właściwymi przepisami, ciąży m.in. na:
1) osobach trzecich zgodnie z art. 107-109 OrdPU – organ podatkowy wydaje tu decyzję uwzględniając zasady określone w tym przepisach, w tym m.in. moment wydania takiej decyzji (nie można jej wydać m.in. przed doręczeniem decyzji określającej zobowiązanie podatkowe). Ponadto, egzekucja zobowiązania wynikającego z decyzji o odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej może być wszczęta dopiero wówczas, gdy egzekucja z majątku podatnika okazała się w całości lub w części bezskuteczna, odstąpiono od czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych albo nie przystąpiono do egzekucji administracyjnej w wyniku uprawdopodobnienia przez organ egzekucyjny braku możliwości uzyskania w toku egzekucji administracyjnej kwoty przewyższającej koszty egzekucyjne;
2) rozwiedzionym małżonku i członkach rodziny – art. 110 i 111 OrdPU;
3) nabywcy przedsiębiorstwa – art. 112 OrdPU;
4) jednoosobowej spółce kapitałowej powstałej w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną (solidarnie z tą osobą) – art. 112b OrdPU;
5) spółce osobowej, do której osoba fizyczna wniosła na pokrycie udziału swoje przedsiębiorstwo – art. 112c OrdPU;
6) firmującym – art. 113 OrdPU;
7) właścicielu rzeczy używanej do prowadzenia działalności gospodarczej, a także dzierżawcy lub użytkowniku nieruchomości – art. 114 i 114a OrdPU;
8) wspólnika spółek osobowych – art. 115 OrdPU;
9) członków zarządu spółek kapitałowych i innych osób prawnych oraz likwidatorów spółki – art. 116, 116a i 116b OrdPU;
10) gwaranta i poręczyciela – art. 117a OrdPU;
11) zarządcy sukcesyjnego oraz zarządcy faktycznego – art. 117d OrdPU;
12) fundacji rodzinnej – art. 117e OrdPU.
Nie można wydać decyzji o odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej, jeżeli od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość podatkowa, upłynęło 5 lat, na zasadach określonych w art. 118 OrdPU.
Zasadniczo, przepisy powyższe dotyczą też składek ZUS, zgodnie z art. 31 SysUbSpołU.
