Podwyżka wiązać się powinna ze zmianą umowy o pracę dokonaną porozumieniem zmieniającym podpisanym przez pracownika i osobę działającą w imieniu pracodawcy. Jeżeli strony ograniczą się do pisma informującego o podwyżce, to konieczna będzie akceptacja wskazanych w tym piśmie warunków przez pracownika.
Pracownik musi uzyskać indywidualną informację o zmianie wysokości wynagrodzenia w każdym przypadku takiej zmiany. Nie można ograniczyć się to ogólnego wskazania, że nastąpią podwyżki, szczególnie podając jedynie sposób ustalenia kwoty wynagrodzenia. Jeżeli mówimy o zmianie na korzyść pracowników – a taką jest podwyżka – to nadal konieczne jest uzyskanie chociażby dorozumianej zgody na zmianę warunków zatrudnienia na konkretną kwotę wskazaną pracownikowi.
Zmiana warunków wynagradzania na korzyść pracownika, polegająca na przyznaniu mu wyższego wynagrodzenia, wymaga dla swej skuteczności jego wyraźnej lub dorozumianej zgody. Tak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 21.10.2003 r. (I PK 512/02, Legalis), w którego uzasadnieniu czytamy m.in.: „(…) Przepisy art. 42 § 1-3 KP przewidujące obowiązek pracodawcy wypowiedzenia wynikających z umowy warunków płacy nie określą, czy obowiązek ten istnieje w każdej sytuacji, czy też tylko w razie zamierzonej zmiany wynagrodzenia na niekorzyść pracownika. W praktyce jednak najczęstsze są sytuacje, w których podwyższenie pracownikowi wynagrodzenia następuje bez dokonania wypowiedzenia. Pracodawca czyni to tzw. nowym angażem, czyli w drodze zawiadomienia pracownika na piśmie o swojej decyzji, natomiast pracownik przyjmuje nowe warunki płacy, składając swój podpis na tym piśmie. Jest to więc ze strony pracownika dorozumiana akceptacja zmiany warunków umowy o pracę.”.
Najtrafniejszym działaniem jest zawarcie porozumień zmieniających. W takim przypadku nie ma potrzeby przechowywania dodatkowo pisma informującego o podwyżce – w aktach przechowywane będzie porozumienie zmieniające. Możliwe jest także dokonanie zmiany poprzez pismo informujące o podwyżce zaakceptowane przez pracownika. Wówczas w aktach konieczne jest przechowywanie tego pisma z zawartą na nim akceptacją nowych warunków płacowych przez pracownika.
