Wydatki poniesione na zakup subskrypcji oprogramowania, gwarancje serwisowe, licencje czasowe oraz programy antywirusowe – co do zasady – powinny być ujmowane jako usługi obce, a nie jako materiały. Księgowanie ich na koncie materiałów nie odzwierciedla prawidłowo ich ekonomicznego charakteru.
W myśl zasad rachunkowości koszty ujmuje się według ich treści ekonomicznej, a nie nazwy faktury czy przyjętej praktyki technicznej. Wynika to z art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który nakazuje ujmowanie operacji gospodarczych zgodnie z ich rzeczywistą treścią.
Materiały w ujęciu księgowym to składniki majątku w postaci rzeczowej, przeznaczone do zużycia w działalności (np. surowce, części, artykuły biurowe). Tymczasem subskrypcje programów, gwarancje serwisowe czy licencje czasowe:
1) nie mają postaci fizycznej,
2) polegają na dostępie do usługi, aktualizacji lub wsparcia,
3) są świadczeniem ciągłym lub okresowym.
W sensie ekonomicznym stanowią więc świadczenie usług, a nie nabycie materiału, dlatego prawidłowym miejscem ich ewidencji jest konto usług obcych, ewentualnie z rozliczeniem w czasie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, jeśli obejmują okres przekraczający jeden miesiąc lub rok obrotowy. Ujmowanie ich jako materiałów nie powoduje – co do zasady – błędu podatkowego (o ile koszt jest prawidłowo zaliczony do kosztów podatkowych), ale zniekształca strukturę kosztów i może naruszać zasadę wiernego i rzetelnego obrazu sprawozdania finansowego.
