Umowa o pracę, jak również inne umowy lub porozumienia z pracownikiem powinny wskazywać nazwę pracodawcy i adres jego siedziby. Podawanie numerów identyfikacyjnych wynika z odrębnych przepisów ale brak tych informacji nie skutkuje nieważnością umowy.
Umowa o pracę określa strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adres zamieszkania. Przepisy prawa pracy nie narzucają wprost podawania w umowach NIP, REGON, KRS i brak tych danych nie wpływa na kwestię ważności umowy.
Zgodnie z art. 20 Prawa przedsiębiorców, przedsiębiorca umieszcza w oświadczeniach skierowanych w zakresie wykonywanej działalności gospodarczej do oznaczonych osób i organów numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz posługuje się tym numerem w obrocie prawnym i gospodarczym. Wynika z tego, że w umowie NIP powinien się znaleźć.
Według art. 206 Kodeksu spółek handlowych, pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać:
1) firmę spółki, jej siedzibę i adres;
2) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
3) numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4) wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione;
5) oznaczenie grupy spółek, jeżeli spółka do niej należy.
Jak podkreśla np. A. Opalski [w:] A. Opalski (red.), Kodeks spółek handlowych. Tom IIA. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Komentarz. Art. 151–226, wyd. 1, 2018, art. 206, Nb 3: „(…) z zakresu przepisu należy wyłączyć umowy, ponieważ nie są one korespondencją kierowaną do innych osób. Obowiązki informacyjne dotyczą wymiany korespondencji przed zawarciem umowy, nie zaś samej umowy. (…) W praktyce, z ostrożności, dane wymagane przez art. 206 § 1 są powoływane w umowach zawieranych przez spółki, zazwyczaj w ich komparycjach”.
Podawanie numeru REGON nie jest prawnym obowiązkiem.
