Pomyłki polegające na zaewidencjonowaniu niewłaściwych kwot sprzedaży w kasie fiskalnej, inne niż oczywiste, podlegają ujęciu w odrębnej ewidencji, tzw. ewidencji pozostałych korekt, która jest podstawą do zmiany wartości sprzedaży detalicznej wynikającej z raportów okresowych „RO”. W przypadku błędów, które nie kwalifikują się jako oczywiste pomyłki, przepisy nie nakładają obowiązku ponownego ewidencjonowania transakcji poprzez kasę fiskalną w prawidłowej wysokości.
Zasady korekty sprzedaży dokonywanej przy zastosowaniu kas rejestrujących regulują przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
W § 3 ust. 2 i 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wyróżnia się dwa rodzaje ewidencji służących do korygowania sprzedaży zaewidencjonowanej przy użyciu kasy rejestrującej, tj. ewidencję zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług oraz ewidencję oczywistych pomyłek. Praktyka podatkowa dopuszcza jednak korzystanie z trzeciego rodzaju ewidencji, tzw. ewidencji „pozostałych” korekt (dla błędów innych, niż oczywiste).
W niniejszym stanie faktycznym przez pomyłkę podatnik zaewidencjonował niewłaściwą kwotę w kasie fiskalnej. Swój błąd wykrył dopiero w następnym miesiącu. Ujawnienie błędu po upływie miesiąca powoduje, że nie można mówić o wystąpieniu oczywistej pomyłki. Niniejsze zdarzenie nie podlega więc z tego powodu ujęciu w ewidencji oczywistych pomyłek.
Mimo, że błąd nie jest „oczywisty”, podatnik ma prawo (a wręcz obowiązek) skorygować sprzedaż, aby ewidencja VAT i zgromadzona dokumentacja odzwierciedlała faktyczny przebieg transakcji z kontrahentem.
Zaznaczyć należy, że błąd polegający na ujęciu niewłaściwej kwoty obrotu w urządzeniu rejestrującym – z wiadomych względów – nie podlega wpisaniu do ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji.
Pomyłki popełnione przy rejestrowaniu sprzedaży detalicznej przy zastosowaniu kasy fiskalnej, inne niż oczywiste, ujmowane są zatem przez podatników w trzeciego rodzaju ewidencji, tj. ewidencji pozostałych korekt. Sposób prowadzenia tego rejestru nie jest sztywno uwarunkowany obowiązującymi regulacjami, jednak wynika z praktyki podatkowej organów podatkowych, zawartej w indywidualnych interpretacjach.
W interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 13.8.2021 r. (0111-KDIB3-2.4012.375.2021.1.MN) wskazano, że:
Ewidencja pozostałych korekt nie ma określonego wzoru, ale powinna zawierać ona co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty wartości obrotu z kasy rejestrującej, a zapisy w niej widniejące powinny pozwalać na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego podatnika za konkretny okres rozliczeniowy.
Wpisanie do ewidencji pozostałych korekt błędnie zarejestrowanej kwoty sprzedaży w kasie fiskalnej umożliwi podatnikowi korektę zbiorczego raportu sprzedaży z kas rejestrujących „RO” za wskazany miesiąc. Należy podkreślić, że ewidencja korekt stanowi wyłączną podstawę do zmiany (modyfikacji) wartości sprzedaży zrealizowanej przez podatnika, wynikającej z okresowych raportów z kasy „RO”.
W przypadku oczywistej pomyłki, przepisy nakazują niezwłoczne ujęcie błędu w ewidencji i ponowne zaewidencjonowanie sprzedaży w prawidłowej wysokości (§ 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Z tego względu, że w przedstawionym stanie faktycznym nie doszło do oczywistej pomyłki, podatnik nie powinien ujmować ponownie w kasie fiskalnej tej transakcji, tym razem już we właściwej kwocie.
