Obowiązek przygotowania, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania finansowego, a także jego opublikowania wynika z RachunkU. Sprawozdania finansowe sporządzają podmioty prowadzące pełną księgowość, które podlegają RachunkU. Prowadzenie ksiąg rachunkowych może także zostać dobrowolnie wybrane przez podmioty, które nie mają takiego obowiązku (np. spółki jawne osób fizycznych, partnerskie, których przychody nie przekroczyły 2 mln euro).
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe należy sporządzać za każdy rok obrotowy działalności podmiotu, w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego (za 2023 r. – do 31.3.2024 r.).
Następnie sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone, we właściwym trybie przyjętym dla danej jednostki, w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Zatem za 2023 r. powinno być zatwierdzone do 30.6.2024 r.
Podmioty zatwierdzające sprawozdanie finansowe to w przypadku:
1) spółki z o.o. – zwyczajne zgromadzenie wspólników;
2) spółki akcyjnej – zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy;
3) spółki jawnej, partnerskiej – wszyscy wspólnicy;
4) jednoosobowej działalności gospodarczej – właściciel.
Złożenie sprawozdania finansowego
Zatwierdzone sprawozdanie finansowe, należy przekazać do KRS lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Sprawozdanie finansowe i towarzyszące mu dokumenty, a także oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania można złożyć do KRS tylko elektronicznie.
Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, sporządzające sprawozdania finansowe np. spółki z o.o., spółki akcyjne, spółki komandytowe – są zobowiązane do złożenia sprawozdania finansowego do KRS w terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Zatem za 2023 r. najpóźniej powinny złożyć sprawozdanie do 15.7.2024 r. Sprawozdanie finansowe należy złożyć w podanym terminie nawet, jeśli nie zostało zatwierdzone. Po jego zatwierdzeniu należy go złożyć ponownie w ciągu 15 dni wraz z dokumentami potwierdzającymi zatwierdzenie.
Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe – są zobowiązani do ich złożenia Szefowi KAS w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Brak pełnej księgowości a sprawozdanie finansowe
Spółki jawne oraz spółki partnerskie, jeśli ich przychody są mniejsze niż równowartość kwoty 2 mln euro i nie wybrały prowadzenia pełnej księgowości, nie sporządzają sprawozdań finansowych. Jednak mają obowiązek złożenia do sądu rejestrowego oświadczenie o braku obowiązku sporządzania i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Termin na wypełnienie tego obowiązku wynosi 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy (za 2023 r. do 30.6.2024 r.). Oświadczenie składa się drogą elektroniczną w Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Z usługi można korzystać, nawet jeśli spółka jest zarejestrowana w sposób tradycyjny, a nie w systemie S24.
Oświadczenie wymaga podpisania podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu. Aby to zrobić trzeba mieć konto w systemie elektronicznym Ministerstwa Sprawiedliwości.
Złożenie sprawozdania
Złożenie sprawozdania finansowego można przeprowadzić na dwa sposoby:
1) za pośrednictwem eKRS,
2) za pośrednictwem portalu S24.
Składanie sprawozdania finansowego przez eKRS – jest bezpłatne i dostępne dla wszystkich przedsiębiorców, którzy wpisali swoją działalność do KRS. Sprawozdanie finansowe może złożyć osoba uprawniona do reprezentowania firmy, jeśli jej numer PESEL widnieje w KRS. Proces przeprowadza się w tzw. Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).
Składanie sprawozdania finansowego przez portal S24 – jest odpłatne i dotyczy głównie spółek, w których członkami zarządu są cudzoziemcy bez numeru PESEL, czyli osoby, których numer PESEL nie widnieje w KRS. W tym przypadku raport z działalności firmy składa się przez portal S24 wraz z opłatą w wysokości 140 zł.
Sporządzone w elektronicznej postaci sprawozdanie finansowe musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez każdą jednostkę prowadzącą księgi rachunkowe. Sprawozdania podpisuje osoba reprezentująca podmiot, a także osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych, np. główny księgowy. Gdy organizacją kieruje wieloosobowy zarząd, wówczas sprawozdanie może podpisać przynajmniej jedna osoba, a pozostali członkowie tego organu składają oświadczenia, że sprawozdanie spełnia określone prawem wymagania.
W KRS należy złożyć następujące dokumenty: roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania (jeśli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu), odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, sprawozdanie z działalności (jeśli jednostka na podstawie art. 49 ust. 1 RachunkU była zobowiązana je sporządzać).
