Wydatek na zakup paliwa dokonany za granicą może być udokumentowany paragonem i na tej podstawie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. VAT zapłacony za granicą można odzyskać przez złożenie formularza VAT–REF.
W przypadku dokonywania zakupu paliwa za granicą, inaczej niż w sytuacji gdy jest ono kupowane w kraju, wydatki mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi (§ 13 ust. 5 PodKsPiRR). W takiej sytuacji paragon musi zawierać datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej go oraz określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik uzupełnia jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.
Kosztami uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej mogą być te wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów i jednocześnie nie zostały wymienione w art. 23 PDOFizU w wykazie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Oczywiście wydatek musi też zostać odpowiednio udokumentowany. Jeśli więc w przedstawionym przypadku mamy do czynienia z zakupem paliwa dokonanym we wskazanym celu, to podatnik może rozliczyć poniesiony koszt jako koszt uzyskania przychodów, bo wydatek został prawidłowo udokumentowany, a paliwo nie znajduje się w katalogu wyłączeń z kosztów.
Jeżeli zakup paliwa był dokonany do firmowego samochodu osobowego, to w kosztach można ująć 75% wartości paragonu netto, a jeżeli do samochodu prywatnego, to 20%. Przeliczenia na złotówki należy dokonać po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Zakup paliwa za granicą jest opodatkowany podatkiem od towarów i usług w kraju nabycia. Jak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS (0111-KDIB3-3.4012.21.2017.1): Dostawa towaru była dokonana w momencie zatankowania paliwa na stacji benzynowej. Skoro nie wystąpiło przemieszczenie towaru (paliwa) do Polski, nabycie paliwa, zużytego następnie w trakcie eksploatacji pojazdu nie będzie stanowiło WNT ani importu.
Co za tym idzie, podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego z tytułu dokonanego zakupu. Może jednak odzyskać VAT zapłacony za granicą poprzez złożenie formularza VAT–REF.
