Wydatki poczynione przez radcę prawnego na rzecz i w imieniu klienta nie stanowią kosztów poniesionych w celu osiągnięcia przychodów ani kosztów poniesionych w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W związku z powyższym nie powinny one być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, a zwracane kwoty do przychodów radcy prawnego. Należy jednak zwrócić uwagę, że – dla wskazanego powyżej sposobu interpretowania wydatków tytułem opłat urzędowych – kluczowe są w postanowienia umowy zawartej pomiędzy radcą prawnym oraz klientem wskazującej, że radca prawny zobowiązany jest (np. jako pełnomocnik) do wniesienia opłaty urzędowej, który to wydatek zostanie zwrócony radcy prawnemu (lub środki na opłatę urzędową zostały z wyprzedzeniem przekazane radcy prawnemu, który następnie w imieniu i na rzecz klienta przekazał je tytułem określonej opłaty urzędowej).
Ewidencja księgowa, w sytuacji niezaliczenia opłat urzędowych do kosztów/przychodów podatkowych, powinna odbywać się z wykorzystaniem konta „Pozostałe rozrachunki”.
Wydatki poniesione w imieniu klienta w kosztach podatkowych
Występowanie na rzecz i w imieniu klienta może rodzić sytuacje, w których kancelaria prawna ponosi opłaty za klienta, które są następnie zwracane radcy prawnemu. Zaliczenie określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodu radcy prawnego wymaga weryfikacji, czy dany wydatek przyczynia się do osiągnięcia przychodu lub do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu w działalności gospodarczej (art. 22 ust. 1 PDOFizU oraz art. 15 ust. 1 PDOPrU). Z powyższej reguły wyłączone są pozycje wymienione w art. 23 ust. 1 PDOFizU oraz art. 16 ust. 1 PDOPrU.
Jeżeli ponoszone wydatki nie zostaną uznane za koszty uzyskania przychodu, bo nie są ponoszone przez podatnika, tj. radcę prawnego będącego jedynie pośrednikiem w przekazywaniu kwot do odpowiedniego urzędu, to konsekwentnie zwrot wydatkowanych kwot nie będzie stanowił przychodów radcy prawnego. Powyższe dotyczy wyłącznie kosztów wydatkowanych na rzecz i w imieniu klienta, a nie np. kosztów podróży radcy prawnego, zamówionych ekspertyz, czy innych usług, za które obciążany jest klient zgodnie z ustalonym cennikiem. Wskazane w poprzednim zdaniu przykłady wydatków stanowią koszty uzyskania przychodów radcy prawnego, następnie ujmowane w cenie sprzedaży usługi. Tym samym, będą one również zaliczane do przychodów, w sytuacji uwzględnienia ich np. w osobnej pozycji na fakturze wystawionej klientowi za świadczone usługi.
Ewidencja księgowa wydatków poniesionych w imieniu klienta
Ewidencja księgowa wydatkowania środków pieniężnych na rzecz i w imieniu klienta, a następnie ich zwrot powinna służyć prawidłowemu ustaleniu wysokości należności od klienta, a następnie rozliczeniu tych należności, w momencie zwrotu wydatków.
Właściwym rozwiązaniem ewidencyjnym jest wykorzystanie konta „Pozostałe rozrachunki” dla odrębnego ujęcia tych kwot od kwot należności głównej wynikającej z zawartej umowy i ustalonej ceny usługi radcy prawnego, której wykonanie dokumentowane jest fakturą. Jeżeli jednostka w swojej polityce rachunkowości określiła, że dla celów rozliczeń wskazanych w pytaniu, wykorzystuje konto „Rozrachunki z odbiorcami (z tytułu dostawi usług)” to też jest to rozwiązanie prawidłowe. Dla odróżnienia (rachunkowego oraz podatkowego) kwot wydatkowanych na rzecz i w imieniu klienta od kwot stanowiących przychody zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz zgodnie z regulacjami podatku dochodowego (od osób fizycznych lub prawnych), wydaje się właściwym zastosowanie jednak odrębnych kont księgowych, tj. konta „Rozrachunki z odbiorcami (z tytułu dostawi usług)” dla należności głównej (przychodów z tytułu świadczonej usługi) oraz konta „Pozostałe rozrachunki” dla rozliczeń z klientem wynikających z wydatkowanych/zwracanych kwot opłat urzędowych.
Dokumentem właściwym do rozliczenia zwrotu wydatków jest nota księgowa wystawiana na podstawie dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku w imieniu klienta. Nota księgowa wystawiana jest w wysokości poniesionych w imieniu klienta wydatków i stanowi podstawę ujęcia w księgach rachunkowych na koncie „Pozostałe rozrachunki”.
